So erhalten Sie ein altes W-2-Formular von Ihrem Arbeitgeber (mit Tipps) • BUOM

16. September 2021

Formular W-2 ist ein wichtiges Finanzdokument. Dies ermöglicht es Steuerzahlern, Steuern einzureichen, genaue Aufzeichnungen zu führen und für bestimmte Anträge Einkommensnachweise vorzulegen. Es ist hilfreich zu wissen, wie und wo Sie dieses Dokument bei Bedarf erhalten können. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Formular W-2 ist, Situationen, in denen Sie möglicherweise ein altes Formular W-2 benötigen, und Schritte, um ein altes Formular W-2 von Ihrem Arbeitgeber zu erhalten.

Was ist ein W-2?

Ein W-2 ist ein offizielles Dokument des Internal Revenue Service (IRS), in dem die einbehaltenen Löhne und Steuern der Mitarbeiter aufgeführt sind. Es erfasst gegebenenfalls sowohl Bundes- als auch Landessteuern und ist ein erforderliches Dokument für die Einreichung Ihrer Steuern.

Formular W-2 enthält wichtige Informationen zu Ihrem Einkommen und Ihren persönlichen Daten, wie zum Beispiel:

• Jahresgehalt

• Die Bundessteuer wird von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten

• Die staatliche Steuer wird von Ihrem Gehalt einbehalten

• Sozialsteuer einbehalten

• Medicare-Quellensteuer

• Ihr Name und Ihre Adresse

• Steueridentifikation des Arbeitgebers

• Leistungen bei Pflegebedürftiger

Fast alle Arbeitnehmer erhalten ein W-2, wenn sie Steuern auf ihr Einkommen zahlen und mindestens 600 US-Dollar verdienen. Arbeitgeber, die Löhne über die Lohn- und Gehaltsabrechnung zahlen, reichen für jeden Arbeitnehmer, einschließlich Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigter, ein W-2 ein. Unabhängige Auftragnehmer, die in der Regel selbstständig sind, erhalten kein W-2. Sie erhalten stattdessen eine 1099.

Warum braucht man einen alten W-2?

Es gibt mehrere Gründe, für das Vorjahr einen W-2-Abschluss zu erhalten, darunter:

Steuern einreichen

Sie benötigen das Formular W-2, wenn Sie Ihre Steuern einreichen. Das Formular enthält Informationen über Ihre im Laufe des Jahres einbehaltenen Löhne und Steuern. Wenn Sie innerhalb desselben Steuerjahres den Arbeitsplatz wechseln, benötigen Sie möglicherweise W-2-Formulare von beiden Arbeitsplätzen.

Aufzeichnungen führen

Es ist nützlich, W-2-Formulare aufzubewahren, um Ihre Einkommens- und Steuererklärungen nachzuverfolgen. Eine jährliche Aufzeichnung Ihres Einkommens kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Finanzen zu budgetieren und zu verwalten. Einige Finanzexperten empfehlen, Ihre Steuerunterlagen etwa vier Jahre lang aufzubewahren, für den Fall, dass eine Agentur Ihre Steuerinformationen anfordert.

Einen Kredit beantragen oder große Anschaffungen tätigen

Vor der Kreditvergabe benötigen Kreditsachbearbeiter einen Einkommensnachweis. Sie können Kopien alter W-2-Ausweise weitergeben, um nachzuweisen, dass Sie ein regelmäßiges Einkommen erzielen und daher Ihren Kredit zurückzahlen können. Neben Kreditanträgen ist die Einreichung dieser Formulare häufig auch bei großen Anschaffungen, etwa einem Auto, oder beim Ausfüllen eines Leasingantrags erforderlich.

Steueranpassungen

Wenn in Ihren Steuererklärungen ein Fehler vorliegt, können Sie Ihre Steuerunterlagen anhand Ihrer alten W-2-Formulare korrigieren und erneut einreichen. Wenn die Berechnungen der Steuerbehörde von Ihren Angaben abweichen, kann es sein, dass sie von Ihnen die Zahlung eines bestimmten Steuerbetrags verlangt oder Ihnen den tatsächlichen Steuererklärungsbetrag mitteilt, den Sie erhalten. Dies ist zwar ein Grund, Ihr W-2 aufzubewahren, aber wenn Sie es verlieren oder wegwerfen, möchten Sie möglicherweise eine weitere Kopie von Ihrem Arbeitgeber anfordern.

So erhalten Sie ein altes W-2 von einem Arbeitgeber

Wenn Sie einen alten W-2 benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie die Personalabteilung Ihres bisherigen Arbeitgebers an.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die W-2-Formulare des letzten Jahres zu erhalten, besteht darin, die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers anzurufen oder eine E-Mail zu senden. In den meisten Fällen können Ihnen Gehaltsabrechnungsexperten dabei helfen, Ihr W-2 zu erhalten. Möglicherweise werden Sie gebeten, Sicherheitsfragen zu beantworten, z. B. Ihre Mitarbeiter-Identifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer. Dadurch können Personalmitarbeiter sicherstellen, dass sie das W-2 an die richtige Person weitergeben. Wenn Sie jedoch per E-Mail kommunizieren, geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer nur dann an, wenn Sie ausdrücklich von einer vertrauenswürdigen Person dazu aufgefordert werden.

2. Bestimmen Sie das Steuerjahr für Formular W-2.

Da Sie für jedes Jahr ein Formular W-2 erhalten, teilen Sie Ihrem Personalberater mit, welches Steuerjahr Sie auf dem Formular W-2 angeben müssen. Wenn Sie einen Finanzexperten oder Kreditsachbearbeiter um eine Zufriedenheit bitten, bitten Sie ihn, zu klären, welches Formular W-2 er für seinen Prozess benötigt. Je nachdem, aus welchem ​​Grund Sie das Formular W-2 erhalten haben, benötigen Sie möglicherweise mehrere Kopien für ein bestimmtes Jahr oder mehrere Kopien für mehrere Jahre. Wenn ja, teilen Sie diese Informationen Ihrem HR-Experten mit. So stellen Sie sicher, dass Sie schnell die richtige Dokumentation erhalten.

3. Geben Sie an, wie Sie das Formular erhalten möchten

Sobald Ihr früherer oder aktueller Arbeitgeber der Zusendung des Formulars W-2 zustimmt, legen Sie fest, wie Sie es erhalten möchten. Arbeitgeber können die Unterlagen per Post, E-Mail oder Fax verschicken oder eine gedruckte Kopie vorbereiten, die Sie bei ihnen abholen können. Je nach Unternehmen gibt es möglicherweise ein Protokoll für den Austausch von W-2, beispielsweise per Post oder über ein verschlüsseltes System. Wenn nicht, kann es sein, dass der HR-Experte Sie nach Ihren Präferenzen fragt.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihrer bevorzugten Methode zum Erhalt des Formulars W-2 die folgenden Faktoren:

• Fristen: Wenn Sie eine Frist haben, bitten Sie Ihren Arbeitgeber, das Formular W-2 per E-Mail zu senden oder es von Ihnen abholen zu lassen. Bei anderen Versandmethoden, beispielsweise per Post, kann es länger dauern.

• Bedarf: Wenn Sie Formular W-2 für einen digitalen Antrag oder ein Aufzeichnungssystem verwenden, ist es am besten, Formular W-2 elektronisch zu erhalten, damit Sie keine gedruckte Kopie über einen Scanner einreichen müssen. Wenn Sie eine gedruckte Kopie vorlegen müssen, ist es am einfachsten, Ihren Arbeitgeber zu bitten, das Formular W-2 per Post zu senden.

• Arbeitgeberunterlagen: Wenn Ihr Arbeitgeber das Dokument per Post verschickt, stellen Sie sicher, dass Ihre korrekte Adresse hinterlegt ist. Wenn nicht, können Sie diese Informationen angeben oder sich für eine andere Methode entscheiden.

Tipps zum Anfordern des Formulars W-2

Beachten Sie diese Tipps, wenn Sie ein Formular W-2 von einem früheren oder aktuellen Arbeitgeber anfordern müssen:

Anfrage per E-Mail

Wenn Sie einem HR-Experten eine E-Mail mit der Bitte um ein W-2-Formular senden, sollten Sie die Verwendung dieser Vorlage als Rahmen für die Nachricht in Betracht ziehen:

Lieber (Name des HR-Experten),

(Erklären Sie, dass Sie schreiben, um ein altes W-2 anzufordern. Geben Sie Ihre aktuelle Beziehung zum Unternehmen an, insbesondere, ob Sie ein früherer oder gegenwärtiger Mitarbeiter sind. Wenn Sie eine Mitarbeiternummer haben oder hatten, geben Sie diese hier an, um der Personalabteilung zu helfen Bitten Sie einen Fachmann, Ihre Datei zu finden. Fragen Sie, ob weitere Informationen benötigt werden, und geben Sie dann an, welche Methode Sie für den Erhalt des Formulars bevorzugen.)

Am besten,
(Ihr vollständiger Name)

Anfrage per Telefon

Wenn Sie sich entscheiden, die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers anzurufen, um ein W-2 anzufordern, können Sie sagen: „Hallo, hier ist (Ihr Name). Ich rufe an, um eine Kopie meines (Steuerjahres-)Formulars W-2 anzufordern. Welche Informationen benötigen Sie von mir, um dieser Anfrage nachzukommen?“ Geben Sie bei Ihrem Anruf unbedingt alle erforderlichen Informationen an, z. B. Ihre Ausweisnummer oder Adresse, und geben Sie an, mit welcher Methode Ihr W-2 gesendet werden soll. Erwägen Sie, herauszufinden, wie lange es dauern kann, bis Sie Ihr W-2-Formular erhalten, damit Sie entsprechend planen können.