So entwickeln Sie eine Projektmanagement-Checkliste in 12 Schritten • BUOM

13. Mai 2021

Unternehmensprojekte umfassen typischerweise viele Personen, Ressourcen, Aufgaben und andere Komponenten. Projektmanagement-Checklisten können allen an einem Projekt Beteiligten dabei helfen, organisiert zu bleiben, Aufgaben pünktlich zu erledigen und zu verstehen, wie ihre Verantwortlichkeiten zum Gesamtprojekt beitragen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, kann eine Checkliste besonders nützlich sein, um den Projektverlauf zu steuern und zu überwachen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektmanagement-Checkliste ist, warum Projekt-Checklisten wichtig sind und wie man eine Projektmanagement-Checkliste anhand von Beispielen entwickelt.

Was ist eine Projektmanagement-Checkliste?

Eine Projektmanagement-Checkliste ist ein Dokument, mit dem alle Aufgaben, Fristen, Ressourcen und Ziele verfolgt werden, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Projektmanager, Teamleiter und Vorgesetzte verwenden häufig Projektmanagement-Checklisten, um den Fortschritt verschiedener Projektelemente zu organisieren und zu überwachen.

Warum ist eine Projektmanagement-Checkliste wichtig?

Projektmanagement-Checklisten können einem Projektmanager in einem Unternehmen oder einer Abteilung viele Vorteile bieten, darunter:

• Gleichzeitige Verwaltung mehrerer Verantwortlichkeiten: Projektmanager beaufsichtigen häufig verschiedene Mitarbeiter, Teams, Leistungen, Unteraufgaben und mehr. Eine Checkliste hilft Projektmanagern, den Überblick über alle an einem Projekt beteiligten Personen und Aufgaben auf einmal zu behalten.

• Klarheit schaffen, wo man anfangen soll: Projekte können viele Unteraufgaben haben, was es für einige Mitarbeiter schwierig machen kann, zu wissen, was sie zuerst tun sollen. Eine Checkliste gibt Projektmanagern mehr Möglichkeiten, Teammitgliedern Ratschläge zu geben, welche Aufgaben sie ausführen sollen, in welcher Reihenfolge sie erledigt werden sollen und welche Methode sie verwenden sollen.

• Minimierung potenzieller Risiken. Projektmanagement-Checklisten können Managern dabei helfen, die verschiedenen Aufgaben und Aufgaben eines Projekts im Vorfeld zu durchdenken. Das bedeutet, dass Sie Risiken proaktiv mindern können, bevor sie zu Problemen werden.

• Effektives Ressourcenmanagement: Eine Projektmanagement-Checkliste kann Ihnen dabei helfen, den Einsatz von Zeit, Geld und anderen Ressourcen im Voraus zu planen.

So entwickeln Sie eine Projektmanagement-Checkliste

Hier sind 12 Schritte, um Projektmanagern, Teamleitern, Vorgesetzten und anderen Projektmanagern bei der Erstellung effektiver Projektmanagement-Checklisten zu helfen:

1. Studieren Sie das Projekt

Bevor Sie eine Checkliste entwickeln, führen Sie eine Recherche zu Ihrem Projekt durch. Überprüfen Sie Branchenberichte, Projektstrategien, Aufzeichnungen vergangener, von Ihrem Team abgeschlossener Projekte und andere relevante Dokumente oder Informationen. Entwickeln Sie ein Verständnis für vergangene Erfolge in Ihrem Projektbereich, unabhängig davon, ob diese Erfolge innerhalb Ihres Unternehmens oder in der gesamten Branche erzielt wurden.

2. Treffen Sie Ihre Stakeholder

Informieren Sie sich über die Prioritäten, Interessen und Erwartungen der Projektbeteiligten. Zu den Projektbeteiligten zählen sowohl diejenigen, die aktiv an der Entwicklung des Projekts beteiligt sind, als auch diejenigen, die von den Endergebnissen des Projekts betroffen sind. Je nach konkretem Projekt können folgende Projektbeteiligte sein:

• Investoren

• Leiter anderer Abteilungen oder Teams

• Kunden

• Am Projekt beteiligte Mitarbeiter

• Auftragnehmer

• Verkäufer

• Führungskräfte oder Manager von Unternehmen

Sprechen Sie nach Möglichkeit mit allen Projektbeteiligten. Treffen mit diesen Stakeholdern können Ihnen ein tieferes Verständnis dafür vermitteln, wie jeder Stakeholder den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts beeinflusst.

3. Kennen Sie die Projektanforderungen

Bestimmen Sie im Voraus die spezifischen Anforderungen für jede Komponente des Projekts. Verstehen Sie die mit dem Projekt verbundenen Faktoren, die auf einen Erfolg hinweisen können. Abhängig von der Art des Projekts und Ihrem Unternehmen können für unterschiedliche Aufgaben numerische oder Datenanforderungen gelten, beispielsweise Testspezifikationen oder die Anzahl der zu erbringenden Leistungen. Bitte vermerken Sie dies in Ihrer Projektanforderungsdokumentation.

4. Entwickeln Sie eine Projektvision

Erstellen Sie ein Projekt-Vision-Statement, manchmal auch Projekt-Charta genannt. Die Projektvision sollte kurz erläutern, was das Gesamtziel des Projekts ist und wie alle Elemente des Projekts zusammenarbeiten. Während die meisten Projektvisionserklärungen nur wenige Sätze lang sind, können einige länger sein, um komplexere oder umfassendere Ideen zu vermitteln.

Denken Sie beim Schreiben Ihrer Projektvision an Folgendes:

• Zukünftige Ambitionen Ihres Teams und Ihres Unternehmens für dieses Projekt

• Hauptziele des Projekts

• Projekt Stakeholder

• Mögliche oder gewünschte Marktauswirkungen im Zusammenhang mit diesem Projekt

• Allgemeiner Projektplan

5. Projektziele festlegen

Formulieren Sie die Ziele und Ziele des Projekts. Setzen Sie sich ehrgeizige, aber erreichbare Ziele. Ihre Ziele sollten Ihre vorhandenen oder zugesagten Ressourcen berücksichtigen, einschließlich der Zeit, die Ihnen für die Fertigstellung des Projekts zur Verfügung steht. Es kann hilfreich sein, Ziele nach SMART-Prinzipien zu entwickeln, was bedeutet, dass Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbasiert sein sollten. Versuchen Sie bei jedem Ziel und jeder Zielsetzung Folgendes zu vermitteln:

• Wie trägt diese Komponente dazu bei, Ihre allgemeinen Geschäftsziele zu erreichen?

• Welches Problem versucht Ihr Team zu lösen?

• Wie Ihr Team oder Ihre Kunden von dieser Herausforderung profitieren können

6. Erstellen Sie einen Projektplan

Ein Projektplan ist ein umfassendes Dokument, das den Gesamtumfang, die Ziele, die Vision und die Vorgaben eines Projekts beschreibt. Projektpläne enthalten auch detailliertere Informationen zu Faktoren wie:

• Arbeitsabläufe

• Aktivität

• Abhängigkeiten oder Aufgaben, die vor anderen Aufgaben abgeschlossen werden müssen

• Ressourcen

• Qualitativ

• Zeitpläne

7. Erstellen Sie ein Budget

Ein Projektbudget schätzt alle mit dem Projekt verbundenen Kosten, einschließlich direkter und indirekter Kosten. Direkte Kosten sind Kosten, die mit der Fertigstellung eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, z. B. Löhne, Software, Transport, Materialien und Forschung. Indirekte Kosten sind nebenbei anfallende Ausgaben, die nicht speziell mit dem Projekt in Zusammenhang stehen, wie etwa Büromiete, Nebenkosten oder Lizenzgebühren. Aus dem Budget sollte hervorgehen, wo auf der Projektzeitachse voraussichtlich Kosten anfallen werden.

8. Planen Sie Ihre Ressourcennutzung

Weisen Sie jeder am Projekt beteiligten Person Aufgaben basierend auf ihren Fähigkeiten, ihrem Erfahrungsniveau und ihrer Rolle im Unternehmen zu. Möglicherweise kennen Sie bereits alle an diesem Projekt beteiligten Mitarbeiter und müssen ihnen nur konkrete Verantwortlichkeiten für das Projekt zuweisen. In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise festlegen, welche Mitarbeiter des Unternehmens in das Projekt einbezogen werden sollen.

Planen Sie auch die Zuweisung anderer Ressourcen wie Hardware, Software, Produktionsmaterialien oder Zeitpläne ein. Wenn Sie Ressourcenengpässe oder Terminkonflikte bemerken, müssen Sie möglicherweise die Ressourcenzuteilung ändern, Auftragnehmer beauftragen oder Lagerbestände bestellen.

9. Legen Sie einen Projektzeitplan fest

Erstellen Sie einen Projektzeitplan, der abschätzt, wie lange jede Komponente des Projekts dauern könnte. Wenn Sie die Dauer verschiedener Projektelemente kennen und wissen, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen, können Sie den Gesamtzeitplan Ihres Projekts genauer vorhersagen. Geben Sie im Projektplan an, wie jede Aufgabe erledigt werden soll, beispielsweise die Art der Umsetzung oder das einzubeziehende Personal. Wenn verschiedene Aspekte des Projekts beginnen, müssen Sie möglicherweise den Projektzeitplan aktualisieren, um Änderungen oder neue Entwicklungen widerzuspiegeln.

10. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Ein Projektkommunikationsplan hilft allen am Projekt beteiligten Fachleuten, Projektaktualisierungen, -fortschritte und -änderungen effektiv zu kommunizieren. Abhängig von der Anzahl der am Projekt beteiligten Personen, der Art des Projekts, der Projektdauer und damit verbundenen Faktoren kann der Kommunikationsplan Folgendes umfassen:

• Wöchentliche Treffen mit Personen, die am Projekt arbeiten

• Zweiwöchentliche Treffen mit dem gesamten Team oder den Teamleitern

• Projektstart bzw. erstes Treffen mit allen Projektbeteiligten

• Regelmäßige E-Mails mit Projektaktualisierungen an Stakeholder

• Methoden zur Dokumentation aller Kommunikationsmethoden

11. Risiken reduzieren

Minimieren Sie die potenziellen Verbindlichkeiten, Unfälle oder Gefahren Ihres Projekts mit einem Risikomanagementplan. Der Risikomanagementplan identifiziert Projektrisiken, analysiert die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und beschreibt Strategien zur proaktiven Vermeidung des Risikos oder zur Reduzierung seiner Auswirkungen.

12. Überwachen Sie Ihren Fortschritt

Behalten Sie zu Beginn des Projekts den Überblick über verschiedene Aufgaben, Aufgaben und Projektfristen. Bewahren Sie Ihren Projektplan im selben digitalen oder physischen Ordner auf wie andere projektbezogene Dokumente, beispielsweise Arbeitsberichte, Zeitprotokolle oder Besprechungsnotizen. Um allen Projektbeteiligten zu helfen, über den Fortschritt und die Entwicklung auf dem Laufenden zu bleiben, aktualisieren Sie den Projektzeitplan, die Visionserklärung oder andere Dokumente nach Bedarf.

Beispiele für Projektmanagement-Checklisten

Die genauen Punkte auf Ihrer Projektmanagement-Checkliste können je nach Projekttyp, Stakeholdern, Zeitplan und anderen Faktoren variieren. Hier sind einige Beispiele für Punkte, die Sie in Ihre Projektmanagement-Checkliste aufnehmen sollten:

• Bestimmen Sie den Bedarf für das Projekt

• Recherche im Zusammenhang mit vergangenen Projekten und Entwicklungen in der Branche

• Überprüfen Sie die Projektanforderungen und -spezifikationen

• Erstellen und unterzeichnen Sie eine Projektvisionserklärung

• Schreiben Sie die Projektziele auf

• Finden Sie den zukünftigen Nutzen des Projekts für Kunden, Teammitglieder oder Ihr Unternehmen heraus.

• Die Erwartungen der wichtigsten Stakeholder verstehen

• Finden Sie Sponsoren für das Projekt

• Erstellen Sie einen Projektplan, der sich ändern kann, wenn verschiedene Projektkomponenten gestartet oder abgeschlossen werden.

• Erstellen Sie ein realistisches Budget

• Weisen Sie Spezialisten spezifische Projektrollen und Verantwortlichkeiten zu

• Legen Sie Kommunikationsstrategien fest, beispielsweise regelmäßige E-Mails oder Besprechungen

• Erstellen Sie einen Projektzeitplan, der Zeitpläne für alle Projektkomponenten anzeigt.

• Vervollständigen und übermitteln Sie regelmäßige Projektberichte oder Statusaktualisierungen

• Planen Sie, wie Sie Risiken reduzieren oder vermeiden können

• Aktualisieren Sie die Verwaltungsprotokolle regelmäßig

• Unterzeichnen Sie Berichte, wenn die Mitarbeiter sie ausfüllen