So entschuldigen Sie sich für eine Verzögerung (per E-Mail und persönlich) • BUOM

30. April 2021

Nehmen wir an, Sie stellen fest, dass Sie auf eine wichtige E-Mail noch nicht geantwortet haben. Sie können auf die Nachricht antworten und sich beim Empfänger für die Verzögerung entschuldigen. Wenn Sie wissen, wie Sie auf eine verspätete Nachricht reagieren, können Sie eine aufrichtige Entschuldigung aussprechen, die der Empfänger möglicherweise annimmt. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Vorteilen einer Entschuldigung für eine Verspätung, besprechen, wie man sich für eine Verspätung entschuldigt, und geben Beispiele dafür, wie man eine Entschuldigung schreibt oder spricht.

Warum ist es wichtig, sich für die Verzögerung zu entschuldigen?

Es ist wichtig, sich für die verspätete Antwort zu entschuldigen, da Sie dadurch Folgendes erreichen können:

• Geben Sie Ihren Fehler zu: Mit einer direkten Entschuldigung können Sie Ihren Fehler zugeben, nicht früher auf die Nachricht geantwortet zu haben. Es könnte Sie jedoch ermutigen, in Zukunft bei der Beantwortung von E-Mails oder Telefonanrufen eine organisiertere Technik anzuwenden.

• Bitten Sie den ursprünglichen Absender um Verzeihung: Es ist wichtig zu bedenken, was der Absender über die Verzögerung denken könnte. Bitten Sie den Absender, Ihnen die Verzögerung Ihrer Antwort zu verzeihen, und versichern Sie ihm, dass Sie sein Verständnis zu schätzen wissen.

• Pflegen Sie eine professionelle Beziehung: Die Anerkennung Ihrer Verzögerung kann Ihre Professionalität zeigen. Dies kann Ihre Kollegen dazu ermutigen, sich bei Fragen oder Empfehlungen an Sie zu wenden.

So entschuldigen Sie sich für eine Verzögerung

Befolgen Sie diese Schritte, um sich per E-Mail oder persönlich für die Verzögerung zu entschuldigen:

1. Begrüßen Sie den Empfänger persönlich

Beginnen Sie ein Gespräch, indem Sie den Empfänger mit seinem Namen ansprechen. Wenn Sie persönlich anwesend sind, können Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen. Wenn Sie per E-Mail antworten, können Sie dem Empfänger zeigen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die Nachricht zu personalisieren.

Die Wahl der Begrüßung kann von Ihrer beruflichen Beziehung zum Empfänger abhängen. Beispielsweise könnten Sie beim CEO Ihrer Organisation eine formellere Begrüßung verwenden als bei einem Kollegen in Ihrer Abteilung. Wählen Sie eine Begrüßung, die zu Ihrem Gesprächspartner und zum Kontext der ursprünglichen Nachricht, die Sie erhalten haben, passt. Hier sind einige Beispiele:

• Hallo

• Guten Abend, Morgen oder Nachmittag

• Lieber (Name des Empfängers einfügen)

2. Entschuldigen Sie die verspätete Antwort.

Im Anschluss an Ihre Begrüßung entschuldigen Sie sich umgehend für die verspätete Antwort. Verwenden Sie einen einfachen Satz, der Ihre Verspätung anerkennt. Hier sind einige Beispiele:

• Es tut mir leid

• es tut mir leid

• Meine aufrichtige Entschuldigung

3. Erklären Sie den Grund für die Verzögerung der Antwort

Obwohl dies nicht erforderlich ist, sollten Sie den Grund für Ihre verspätete Antwort kurz erläutern, um Ihre Entschuldigung zu untermauern. Hier sind Beispiele für Faktoren, die zu einer Verzögerung der Reaktion führen können:

• Organisatorischer Arbeitsablauf: Ihr Arbeitsplan kann es für Sie schwieriger machen, auf Ihre Nachrichten von Kollegen zu antworten. Wenn der Empfänger jemand aus Ihrer Organisation ist, erwägen Sie, den Status Ihres aktuellen Projekts zu erläutern.

• Urlaub. Möglicherweise sind Sie kürzlich aus dem Arbeitsurlaub zurückgekehrt und können Ihre geschäftlichen E-Mails nicht lesen und beantworten. Erwägen Sie, den Empfänger über Ihre kürzliche Rückkehr zu informieren, nachdem Sie Ihre Entschuldigung verfasst haben.

• Urlaub: Nehmen wir an, Sie haben sich aus persönlichen Gründen frei genommen, zum Beispiel wegen Mutterschafts- oder Elternurlaubs oder um sich von einer Krankheit zu erholen. Während Sie Ihre Privatsphäre schützen, entschuldigen Sie sich für die Verspätung und geben Sie damit an, dass Sie für längere Zeit nicht im Büro waren.

• Personalveränderungen: Wenn Sie eine neue Position antreten, müssen Sie möglicherweise Kontakte zu Personen knüpfen, die auf Antworten von der Person warteten, die zuvor Ihre Position innehatte. Nutzen Sie eine verspätete Antwort als Gelegenheit, sich Ihren Kollegen vorzustellen.

• Technische Schwierigkeiten. In Ihrer Organisation sind möglicherweise Probleme mit neuer Software aufgetreten, z. B. dass Sie sich nicht mehr bei Ihrem E-Mail-Konto anmelden können. Wenn Sie sich entschuldigen, versichern Sie dem Empfänger Ihrer Nachricht, dass Sie die technischen Probleme gelöst haben.

4. Senden Sie die Nachricht weiterhin zurück

Nachdem Sie sich entschuldigt haben, nutzen Sie den Rest des Gesprächs, um auf die ursprüngliche Nachricht zu antworten. Beantworten Sie die vom ursprünglichen Einreicher gestellten Fragen und schlagen Sie zusätzliche Fragen vor, um die Diskussion voranzutreiben. Danken Sie dem Absender für seine Geduld und bekräftigen Sie Ihr Engagement für das Projekt. Wenn Sie sich bei einem Manager oder Kunden entschuldigen, kann es hilfreich sein, ihm zu versichern, dass Sie in Zukunft effektiver auf E-Mails antworten werden.

Tipps, wie Sie sich für eine Verzögerung entschuldigen können

Nutzen Sie die folgenden Richtlinien, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie sich für eine Verzögerung entschuldigen können:

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre E-Mails zu lesen

Wählen Sie eine Zeit in Ihrem Zeitplan aus, um Ihren Posteingang auf verpasste Nachrichten zu überprüfen. Dies kann Ihnen helfen, Anrufe und E-Mails so schnell wie möglich zu beantworten. Reservieren Sie sich beispielsweise montags und donnerstags 30 Minuten Zeit, um Ihren Posteingang zu überprüfen oder Voicemails abzuhören.

Organisieren Sie Ihren Posteingang

Durch die Organisation Ihres Posteingangs können Sie E-Mails leichter lesen und beantworten. So können Sie Ihren Posteingang strukturieren:

• Junk-Mail löschen. Es kann hilfreich sein, Ihren E-Mail-Posteingang zu bereinigen, indem Sie Junk-Mails und andere Nachrichten löschen, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Sie können Ihren Spam-Ordner auch regelmäßig leeren.

• Abbestellen. Wenn Sie beispielsweise Werbe-E-Mails von Einzelhandelsgeschäften abbestellen, kann die Anzahl der Nachrichten, die in Ihrem Posteingang eingehen, begrenzt werden, sodass Sie wichtige E-Mails leichter identifizieren können.

• Ordnen Sie Ihre E-Mails Ordnern zu. Kategorisieren Sie die E-Mails, die Sie erhalten, und erstellen Sie beispielsweise separate Ordner für die Korrespondenz mit Ihrem Chef und Ihren Kunden. Mit Ordnern können Sie Ihre Nachrichten an einem Ort lesen und so bei Bedarf Konversationen finden.

• Markieren Sie E-Mails von bestimmten Absendern. Verwenden Sie Ihre E-Mail-Einstellungen, um Nachrichten von wichtigen Personen wie Managern oder Kunden zu kennzeichnen. Dadurch können Sie E-Mails schneller anzeigen und beantworten.

Priorisieren Sie Ihre Antworten

Sobald Sie die Nachrichten gefunden haben, auf die Sie antworten müssen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Antwort für einige Gespräche relevanter ist als für andere. Nutzen Sie Ihre Beziehung zum Absender und die Wichtigkeit der Nachricht, um Nachrichten von der höchsten zur geringsten Dringlichkeit zu priorisieren. Sie könnten beispielsweise zuerst einem Kunden antworten, der nach einem Projekt gefragt hat, bevor Ihnen ein ehemaliger Klassenkamerad zu Ihrem neuen Job gratuliert.

Wissen Sie, wann eine Entschuldigung angebracht ist

Berücksichtigen Sie beim Verfassen Ihrer Antwort die folgenden Faktoren, um zu entscheiden, ob eine Entschuldigung angemessen ist:

• Zeitpunkt Ihrer Antwort: Wenn die Verzögerung Ihrer Antwort kurz ist, können Sie die Entschuldigung überspringen und das Gespräch fortsetzen. Wenn Sie beispielsweise eine Stunde nach Erhalt der ursprünglichen Nachricht eine Antwort eingeben, ist eine Entschuldigung möglicherweise unnötig.

• Nachrichtenkontext: Der ursprüngliche Absender gibt in der E-Mail möglicherweise an, dass er weiß, dass Sie beschäftigt sind und keine sofortige Antwort erwartet. Wenn die Nachricht beiläufig und nicht dringend ist, können Sie sich in Ihrer Antwort nicht entschuldigen.

• Persönlichkeit des Empfängers: Auch wenn der Zeitpunkt und der Kontext der Nachricht Ihnen sagen, dass eine Entschuldigung unnötig ist, können Sie sich dennoch dazu entschließen, sich zu entschuldigen. Sie können sich beispielsweise trotzdem entschuldigen, wenn der Empfänger ein potenzieller Kunde oder Kollege ist, mit dem Sie selten kommunizieren.

Seien Sie immer höflich

Die Art und Weise, wie Sie sich entschuldigen, kann Ihnen dabei helfen, einen guten Ruf am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Achten Sie beim Tippen oder Lesen Ihrer Antwort auf Ihre Worte und Ihren Tonfall. Bevor Sie eine E-Mail senden, lesen Sie Ihre Worte noch einmal, um sicherzustellen, dass Ihre Entschuldigung klar ist. Wenn Sie ein persönliches Gespräch mit einem Kollegen beginnen, achten Sie darauf, dass Ihre Körpersprache und die Tonhöhe Ihrer Stimme zu Ihren Worten passen. Wenn Sie beispielsweise flüstern, wenn Sie sich entschuldigen, kann Ihre Entschuldigung unaufrichtig erscheinen. Daher ist es wichtig, eine der Situation angemessene Sprache zu verwenden.

Beispiele für eine Entschuldigung für Verspätung per E-Mail

Befolgen Sie diese Beispiele, um verspätete Nachrichten per E-Mail zu versenden:

Beispiel 1

Hallo Dr. Thomas,

Vielen Dank, dass Sie sich gemeldet haben. Ich entschuldige mich für die verspätete Antwort. Ich war nicht im Büro, nahm an Ausschusssitzungen teil, um unseren neuen Lehrplan zu genehmigen, und hatte keine Zeit, auf E-Mails zu antworten. Was Ihren Beitrag betrifft, denke ich, dass eine andere Campus-Organisation eine tolle Idee wäre! Lassen Sie uns nächste Woche ein Treffen vereinbaren, um dies ausführlicher zu besprechen.

Danke,
Dr. Johnson

Beispiel 2

Guten Morgen Jill,

Ich hoffe, dass alles in Ordnung ist.

Ich entschuldige mich für meine späte Antwort. Im Anhang finden Sie das von Ihnen angeforderte Dokument. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder sonst etwas benötigen.

Danke,
Jane

Beispiel 3

Hallo Herr Wright,

Ich entschuldige mich aufrichtig dafür, dass ich Ihnen nicht früher geantwortet habe. Die neue Kampagne hat viel Zeit in Anspruch genommen, aber ich gebe zu, ich hätte besser auf E-Mails antworten sollen. Sind Sie weiterhin an einer Zusammenarbeit mit unserer Agentur interessiert? Ich habe heute Nachmittag Zeit für ein kurzes Telefonat. Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie verfügbar sind.

Nochmals vielen Dank für Ihre Geduld.

Mit besten Grüßen,
Paul Jones

Beispiele für persönliche Entschuldigungen für Verzögerungen

Befolgen Sie diese Beispiele, um sich persönlich für verspätete Nachrichten zu entschuldigen:

Beispiel 1

Guten Morgen, Herr Barnes. Wie geht es dir?

Ich möchte mich aufrichtig für die Verzögerung bei der Beantwortung Ihrer Nachricht entschuldigen. Haben Sie jetzt Zeit, sich auf einen Kaffee zu treffen? Ich würde gerne über die Strategie für die nächste Kampagne sprechen.

Beispiel 2

Hallo Miss Franklin.

Tut mir leid, dass ich mich gerade erst bei Ihnen gemeldet habe. Geben Sie mir zehn Minuten und ich unterschreibe alle Dokumente. Vielen Dank, dass Sie mit mir zusammengearbeitet haben.

Beispiel 3

Hallo Charlie.

Es tut mir leid, dass ich Ihre Nachrichten verpasst habe. Ich bin gerade aus dem Urlaub ins Büro zurückgekehrt. Hier ist das fertige Angebot, nach dem Sie gefragt haben. Ich hoffe, Sie hatten ein wundervolles Wochenende.