So bilden Sie einen Vorstand (mit Schritten) • BUOM

22. April 2021

Die Gründung eines Vorstands ist ein wichtiger Schritt für ein Unternehmen und erfordert Sorgfalt, Planung und Umsicht. Ein leistungsstarker Vorstand kann den Erfolg, den Ruf und die Gewinne eines Unternehmens steigern. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Vorstand bilden und welche Aufgaben in dessen Zuständigkeitsbereich fallen, können Sie ein tieferes Verständnis für das Unternehmen gewinnen und Einblicke in die Bildung Ihres eigenen Vorstands gewinnen. In diesem Artikel definieren wir, was ein Vorstand ist, was er tut, und teilen fünf Schritte mit, die bei der Gründung eines Vorstands zu befolgen sind.

Was ist ein Vorstand?

Ein Vorstand ist eine Gruppe ernannter oder gewählter Fachleute, die eine Organisation, ein Unternehmen oder ein Unternehmen beaufsichtigen. Sie treffen sich regelmäßig, um Richtlinien festzulegen oder Daten zu überprüfen. Ihr Zweck besteht darin, den Standpunkt des Aktionärs zu vertreten. Gemeinsam beaufsichtigt der Vorstand auch den Chief Executive Officer (CEO) des Unternehmens und kann Entscheidungen auf der Grundlage der Leistung des CEO treffen.

Jeder Bundesstaat verlangt von Unternehmen die Bildung eines Vorstands, dessen Größe jedoch je nach Bundesstaat unterschiedlich sein kann. Beispielsweise gestatten einige Bundesstaaten, dass ein Direktor dem Vorstand angehört, während andere mindestens drei Direktoren verlangen. Sie können Ihren Vorstand jedoch vergrößern, wenn Ihr Unternehmen wächst, meist durch eine Änderung der Satzung Ihres Unternehmens.

Was macht der Vorstand?

Der Vorstand eines Unternehmens trägt die Hauptverantwortung für den Schutz der Vermögenswerte und die Sicherstellung einer Kapitalrendite seiner Aktionäre. Der Vorstand, der die gemeinnützige Organisation beaufsichtigt, ist für die Programmentwicklung, die Mittelbeschaffung und das Finanzmanagement verantwortlich. Sowohl bei gemeinnützigen als auch bei gewinnorientierten Unternehmen können die Aufgaben des Vorstands Folgendes umfassen:

• Festlegung des Zwecks und der Mission der Organisation

• Genehmigung oder Ernennung von Personen zu hohen Positionen in einem Unternehmen, sogenannten Officers

• Hilfs- und Kontrolloffiziere

• Festlegung der Höhe der Vorstandsvergütung

• Finanzielles Ressourcenmanagement

• Bewertung der Dividendenpolitik und -zahlungen

• Empfehlung zum Aktiensplit

• Arbeit in Unterausschüssen

• Gewinnung potenzieller neuer Vorstandsmitglieder

• Werbung für eine Organisation oder ein Unternehmen

• Überwachung von Übernahmen und Fusionen, sofern diese stattfinden

So bilden Sie einen Vorstand

Da jeder Staat bestimmte Aspekte des Vorstands regelt, gibt es keine einheitliche Art und Weise, einen Vorstand zu bilden. Es müssen jedoch einige allgemeine Schritte unternommen werden, um einen Vorstand zu organisieren, darunter die folgenden fünf Schritte:

1. Registrieren Sie die Satzung

Um eine juristische Person zu werden, müssen Sie in Ihrem Bundesstaat eine Satzung einreichen. Dabei handelt es sich häufig um das Gründungsdokument Ihres Unternehmens, das Sie beim Außenminister Ihres Unternehmens einreichen. Es enthält den Namen des Unternehmens und eine Liste seiner Gründer, gibt den Zweck und die Mission des Unternehmens an und gibt Einzelheiten zu den ausgegebenen Aktien und der Anzahl der Aktien an.

2. Erstellen Sie eine Charta

Schreiben Sie eine Satzung für Ihr Unternehmen, in der die Struktur, Positionen und Verantwortlichkeiten des Vorstands Ihres Unternehmens detailliert beschrieben werden. Schauen wir uns insbesondere die folgenden Aspekte an:

Vorsitzende

Besprechen Sie, wie Sie den Vorsitzenden ernennen und abberufen, beispielsweise durch Mehrheitsbeschluss anderer Vorstandsmitglieder oder ob ein Konsens erforderlich ist. Beschreiben Sie, was passiert, wenn der CEO oder Gründer auch Vorsitzender ist und zurücktreten oder zurücktreten möchte.

Direktor

Geben Sie die Anzahl der Direktoren an, die in Ihrem Vorstand sitzen werden. Die Anzahl der Vorstandsposten entspricht in der Regel der Unternehmensgröße, was dem Vorstand hilft, wirksame Managemententscheidungen zu treffen. Die richtige Anzahl ermöglicht eine gute Vielfalt an Perspektiven und sorgt außerdem für Konzentration, Disziplin und Engagement. Erwägen Sie, eine ungerade Anzahl von Direktoren im Vorstand zu belassen, um gleiche Entscheidungsbefugnisse zu vermeiden.

Bedingungen

Sie können optional Grenzen dafür festlegen, wie lange ein Mitglied dem Vorstand angehören kann, einschließlich der Länge der Amtszeit und der Anzahl der Amtszeiten, die es ausüben kann. Amtszeitbeschränkungen können dazu beitragen, neue Talente und Ideen zu gewinnen und Aufsichtspersonen für das Unternehmen zu gewinnen. Gestaffelte Amtszeiten sind auch eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Rotation der Vorstandsmitglieder über einen längeren Zeitraum erfolgt und nicht alle auf einmal.

Freie Plätze

Beschreiben Sie das Protokoll für den Fall, dass ein Vorstandssitz frei wird, und wie dieser besetzt werden soll. Wählt beispielsweise ein bestehendes Mitglied einen Nachfolger, stimmt die Geschäftsleitung über seine Ernennung ab oder wählen Unternehmensmitglieder ein neues Vorstandsmitglied mit Mehrheitsbeschluss?

Entschädigung

Die Vorstandsvergütung variiert häufig, insbesondere abhängig davon, ob es sich bei dem Vorstand um ein gemeinnütziges oder ein gewinnorientiertes Unternehmen handelt. Für Unternehmen sind Aktien oft eine Option, da sie den Vorstand anhand der Unternehmensleistung mit Gewinnen belohnen und als Motivation dienen können. Auch Mitglieder großer Konzerne können hohe Jahresgehälter erzielen. In gemeinnützigen Organisationen arbeiten die meisten Vorstandsmitglieder unentgeltlich. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Vorstand letztendlich dazu da ist, dem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, unabhängig von der Vergütung.

Behörde

Legen Sie die Befugnisse fest, die der Vorstand ausüben muss, um Fortschritte und Gewinne sicherzustellen, z. B. die Ernennung oder Abberufung von Führungskräften, die Bildung von Ausschüssen, die Genehmigung von Finanzentscheidungen oder die Festlegung von Richtlinien. Die Verwaltung des Machtumfangs des Vorstands von Anfang an kann dazu beitragen, potenzielle Probleme in der Zukunft abzumildern oder zu verhindern.

Treffen

Überprüfen Sie die erforderliche Anzahl der Jahresversammlungen, die in Ihrem Bundesstaat erforderlich sind, und nehmen Sie die Anzahl, die Sie abhalten möchten, in Ihre Satzung auf. Besprechen Sie, wann und wie Besprechungen stattfinden werden, und geben Sie jeweils die Vorankündigungsfrist an. Geben Sie unbedingt die Anzahl der Vorstandsmitglieder an, die zur formellen Durchführung der Sitzung anwesend sein müssen, z. B. fünf von sechs Teilnehmern.

3. Erstellen Sie eine Vorstandsvereinbarung

Neben der Satzung ist auch die Zustimmung des Vorstandes wichtig. Darin werden die spezifischen Pflichten und Verantwortlichkeiten jedes Vorstandsmitglieds gegenüber dem Vorstand und dem Unternehmen und umgekehrt festgelegt. Schreiben Sie die Erwartungen der Vorstandsmitglieder auf und notieren Sie alle Schritte, die unternommen werden müssen, wenn diese nicht erfüllt werden.

4. Wählen Sie Ihren Vorstand

Bei der Auswahl eines Vorstands sind mehrere Dinge zu berücksichtigen, vor allem die bisherige Vorstandserfahrung. Je erfahrener Ihre Vorstandsmitglieder sind, desto schneller führen Sie Ihr Unternehmen und desto weniger Zeit verbringen Sie mit Schulungen. Erfahrene Vorstände sind mit der Funktionsweise vertraut und bringen darüber hinaus Prestige, Reputation, Ideen, Kontakte und ein etabliertes Netzwerk mit. Ehemalige oder pensionierte CEOs sind aufgrund ihrer Erfahrung und Kontakte oft hervorragende Vorstandsmitglieder.

Hier finden Sie weitere Tipps zur Auswahl von Vorstandsmitgliedern:

• Umfangreiche Branchenerfahrung ist hilfreich, auch wenn Sie in einem Parallelbereich tätig sind. Beispielsweise könnte der Vorstand einer Fluggesellschaft eine Führungskraft eines Gastgewerbeunternehmens einstellen, weil die gemeinsame Gastgewerbe- und Kundendienstbranche Fachwissen aus einer anderen Perspektive bietet.

• Auch bei der Wahl des Vorstandsvorsitzenden kommt es auf die Erfahrung an. Suchen Sie nach jemandem, der eine vielfältige Gruppe von Stakeholdern verwalten und den CEO betreuen kann.

• Wählen Sie zusätzliche Direktoren aus, die über eine Reihe von Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen, die das Unternehmen stärken kann, beispielsweise durch die Auswahl von Vorstandsmitgliedern in bestimmten Fachgebieten oder in den Bereichen Buchhaltung, Recht, Marketing oder Kundenservice.

• Die Investoren eines Unternehmens sitzen oft im Vorstand, obwohl es wichtig ist, dies auch mit anderen Mitgliedern in Einklang zu bringen.

5. Halten Sie Ihre erste Aktionärsversammlung ab

Ihre erste Aktionärsversammlung verabschiedet die Unternehmenssatzung und genehmigt oder wählt einen Vorstand. Sie werden wahrscheinlich die ausgewählte Uhrzeit, das Datum und den Ort dieses Treffens in Ihrer Charta angeben. Erkundigen Sie sich auch unbedingt, ob Sie die Anwesenheit eines Bevollmächtigten als offiziellen Vertreter des Aktionärs zulassen. Viele Unternehmen erlauben die Stimmabgabe bei Aktionärsversammlungen per Post oder online und gestatten auch die Stimmrechtsvertretung.

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Weitere Tipps zur Vorstandsbildung

Hier sind einige weitere Tipps, die Sie bei der Bildung eines Vorstands beachten sollten:

Ziehen Sie als Alternative den Rat von Beratern in Betracht

Abhängig von Ihrem Unternehmen ist ein Beratergremium möglicherweise besser geeignet als ein Vorstand. Der Beirat gibt Empfehlungen ab, die das Unternehmen berücksichtigen kann, hat jedoch in der Regel keine Weisungsbefugnisse. Ein Beirat ermöglicht es Ihnen, von Brainstorming-Sitzungen sowie Diskussionen und Debatten über die Entscheidungsfindung im Unternehmen zu profitieren, ohne die formelle Autorität oder treuhänderische Verantwortung zu haben, die ein Vorstand hat.

Erstellen und teilen Sie Pläne im Voraus

Das Erstellen und Teilen einer Tagesordnung, unabhängig von der Größe Ihres Vorstands, gibt die Richtung vor und stellt sicher, dass die Besprechung gut verläuft. Dies gibt Ihrem Vorstand auch genügend Zeit, alle Materialien durchzugehen und Ihre Gedanken oder Fragen vorzubereiten. Arbeiten Sie bei der Festlegung der Tagesordnung mit leitenden Angestellten, anderen Vorstandsmitgliedern und allen anderen relevanten Parteien zusammen, obwohl in der Regel der Vorsitzende oder CEO die Verantwortung für das Verfassen und Verteilen der Tagesordnung übernimmt.

Protokollierung der Sitzung führen

Besprechungsprotokolle sind eine Aufzeichnung von Ereignissen und dienen als Überblick darüber, was während der Besprechung passiert ist. Fügen Sie bei der Dokumentation des Protokolls eine Liste der Teilnehmer, die Start- und Endzeiten des Meetings sowie die besprochenen oder abgestimmten Schlüsselthemen bei. Erlauben Sie dem Vorstand, das Protokoll zu prüfen und es als „genehmigt“ oder „korrigiert“ zu markieren. Protokolle werden oft handgeschrieben, getippt oder mit Audio oder Video aufgezeichnet.