So bereiten Sie sich auf ein Projektüberprüfungstreffen vor (mithilfe einer Vorlage) • BUOM

Beim Erstellen oder Aktualisieren eines Produkts wie einer mobilen App ist es hilfreich, regelmäßige Designbesprechungen zu führen, damit die Teams neue Ideen entwickeln und Lösungen für Probleme finden können. Während eines Design-Review-Meetings besprechen die Teams das Produktdesign und schlagen Möglichkeiten zur Änderung oder Verbesserung vor, bevor das Produkt auf den Markt kommt. Wenn Sie als Designer Ihre Arbeit anderen präsentieren, ist es hilfreich zu verstehen, wie Sie ein produktives Design-Review-Meeting organisieren, um Diskussionen zu ermöglichen und relevantes Design-Feedback einzuholen.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Projektreview-Meeting ist, beschreiben, wie der Prozess funktioniert, definieren die Arten von Projektreviews, skizzieren, wie man sich auf diese Meetings vorbereitet, und stellen eine Tagesordnungsvorlage bereit.

Was ist ein Projektreview-Meeting?

Bei einem Design-Review-Meeting handelt es sich um eine Diskussion, die zwischen funktionsübergreifenden Teams stattfindet, um das Design eines Produkts anhand bestimmter Kriterien wie Stil oder Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Diese Treffen finden typischerweise in der Softwareentwicklung statt, obwohl jedes Unternehmen, das Produkte entwickelt, beispielsweise medizinische Geräte, davon profitieren kann. Bei diesen Treffen besprechen Designer, Ingenieure und andere Mitglieder des Produktentwicklungsteams das Produktdesign, stellen Fragen und geben Feedback. Der Zweck dieser Treffen besteht darin, den kreativen Prozess zu leiten, um sicherzustellen, dass das endgültige Design den Zielen des Produkts entspricht.

Wie funktioniert der Design-Review-Prozess?

Während einer Entwurfsüberprüfung halten die Teams eine Besprechung ab, um den Designern Feedback zu geben, damit das Projekt voranschreitet. Diese Überprüfungen können in jeder Phase der Produktentwicklung stattfinden und es ist hilfreich, wenn Teams während des gesamten Produktentwicklungslebenszyklus mehrere Design-Review-Meetings abhalten. An diesen Treffen nehmen in der Regel wichtige Interessengruppen wie Manager oder Führungskräfte teil, die dem Projekt die endgültige Genehmigung erteilen können. Der Design-Review-Prozess besteht aus mehreren Teilen, die Folgendes umfassen können:

• Design-Showcase: Während eines Review-Meetings stellt der leitende Designer dem Team normalerweise den Entwurf oder Prototyp zur Bewertung vor.

• Sammeln Sie Feedback: Nach der Überprüfung des Entwurfs stellt das Team Fragen und gibt Feedback, während der Designer sein Feedback sammelt, um es bei der weiteren Arbeit am Entwurf zu berücksichtigen.

• Ideen überprüfen: Nach dem Meeting überprüft der leitende Designer die Ideen des Teams und priorisiert das Feedback basierend auf Machbarkeit und Produktzielen.

• Änderungen vornehmen: Sobald der Designer das Feedback priorisiert hat, nimmt er Änderungen am Design vor, um die Vorschläge und Ideen des Teams zu berücksichtigen.

• Genehmigung einholen: Der Designer stellt dem Team den aktualisierten Entwurf vor und kann in der letzten Phase des Überprüfungsprozesses die Genehmigung der wichtigsten Designbeteiligten einholen.

Arten von Designbewertungen

Hier sind gängige Arten von Designbewertungen, die Designer zur Strukturierung ihrer Besprechungen verwenden können:

Der runde Tisch

An einem Design-Review-Meeting sind Mitglieder aus funktionsübergreifenden Teams wie Designern, Ingenieuren und Unternehmensleitern beteiligt, die das Designkonzept finalisieren. Während dieses Treffens stellt der leitende Designer normalerweise das Produktdesign vor und bittet die Teilnehmer um Feedback. Jeder kann Ideen einbringen und Fragen stellen, was die Zusammenarbeit aller Teammitglieder fördert, um potenzielle Designprobleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Art von Treffen kann auch für Designer in der Endphase der Produktentwicklung nützlich sein, um die Designgenehmigung einzuholen.

Feedback-Workshop

Im Gegensatz zu einer Diskussion am runden Tisch hat ein Feedback-Workshop normalerweise ein strukturierteres Format, dem die Teilnehmer folgen müssen. Während dieser Besprechungen stellt der leitende Designer seinen Entwurf vor und gibt allen Besprechungsteilnehmern Zeit, das Konzept zu überprüfen. Jeder Teilnehmer präsentiert dann seine Gedanken zum Design, normalerweise auf einer Karteikarte oder einem Aufkleber, den der Designer an einem in Quadranten unterteilten Poster anbringt, um Feedback wie Ideen oder Fragen zu erhalten. Mithilfe dieses Formats können Projektteams im erhaltenen Feedback häufige Probleme oder Muster identifizieren. Dies gibt jedem Teilnehmer auch die Möglichkeit, seine Kommentare abzugeben.

So bereiten Sie sich auf ein Design-Review-Meeting vor

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um sich auf ein Projektüberprüfungstreffen für Teammitglieder vorzubereiten:

1. Identifizieren Sie die Teilnehmer

Identifizieren Sie Teammitglieder, die wertvolle Beiträge zur Produktentwicklung leisten können. An diesen Treffen nehmen in der Regel der leitende Designer und andere Designer teil, die sich mit dem Produkt auskennen. Es ist auch wichtig, andere Mitglieder des Produktentwicklungsteams einzubeziehen, die neu im Design sind, beispielsweise Ingenieure oder Programmierer. Dies wird Ihnen helfen, während der Überprüfung ein unvoreingenommenes Feedback zu erhalten. An diesen Treffen sind in der Regel andere Interessengruppen beteiligt, beispielsweise Unternehmensleiter, die dem Produktdesign die endgültige Genehmigung erteilen. Beschränken Sie diese Treffen nach Möglichkeit auf maximal acht Teilnehmer, um sicherzustellen, dass jeder Zeit hat, seine Meinung zu äußern.

2. Bestimmen Sie Zeit und Ort des Treffens

Nachdem Sie die Teilnehmer identifiziert haben, legen Sie Zeit und Ort des Treffens fest. Überprüfen Sie den Arbeitsplan jedes Teilnehmers, um einen Tag und eine Uhrzeit zu finden, die in den Zeitplan aller passen. Planen Sie die Besprechung auf eineinhalb Stunden ein, damit das Team in der Regel eine produktive Diskussion über den Entwurf führen kann. Versuchen Sie, einen Treffpunkt zu finden, der für alle Teammitglieder zentral gelegen ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Besprechungsraum über die technischen Möglichkeiten verfügt, die Sie benötigen, z. B. über Bildschirme zur Anzeige von Besprechungsvideos, wenn Sie Remote-Teilnehmer haben.

3. Legen Sie eine Agenda fest

Entscheiden Sie bei der Erstellung einer Agenda für eine Diskussion, ob Sie eine Diskussionsrunde oder einen Feedback-Workshop zur Festlegung der Agenda veranstalten möchten. Obwohl die beiden Stile unterschiedliche Formate haben, gibt jeder dem Designer Zeit, seinen Entwurf vorzustellen und Feedback einzuholen. Nehmen Sie sich in der Tagesordnung Zeit, einen Überblick über das Meeting und relevante Designinformationen, wie zum Beispiel den erwarteten Benutzer, zu geben. Vereinbaren Sie dann einen detaillierten Rundgang durch den Entwurf, der möglicherweise eine Demonstration seiner Fähigkeiten beinhaltet. Erwägen Sie, nach der Präsentation Zeit einzuplanen, damit die Teilnehmer ihre Meinung äußern können.

4. Teilen Sie Informationen über das Meeting

Stellen Sie den Teilnehmern detaillierte Informationen zum Meeting zur Verfügung, einschließlich Zeit, Ort und Tagesordnung. Es ist hilfreich, eine Besprechung mithilfe eines freigegebenen Kalenders zu planen, in dem Sie normalerweise sehen können, wer die Besprechungseinladung angenommen hat. Sie können auch andere Details mitteilen, die für die Teilnehmer hilfreich sein könnten, z. B. den Projektzeitplan und die Überprüfungsziele. Teilen Sie den Teilnehmern in Ihrer Besprechungseinladung auch den Umfang der Besprechung mit. Sie können ihnen beispielsweise sagen, dass es bei diesem Treffen um das Design der Produktfunktionen und nicht um das Gesamtbild des Produkts geht.

5. Wählen Sie einen Moderator

Auch wenn in diesen Meetings in der Regel der Produktdesigner die Diskussion leitet, ist es hilfreich, einen Moderator zu benennen, der Sie beim Notizenmachen unterstützt. Diese Person kann das Feedback der Teilnehmer verfolgen, Überprüfungsfragen dokumentieren und alle wichtigen Aufgaben aufschreiben, die erledigt werden müssen. Wählen Sie jemanden, der mit den Zielen und dem Design des Produkts vertraut ist, beispielsweise ein anderes Mitglied des Designteams, das Feedback zu Ihren Fortschritten gegeben hat. Diese Person kann informative Notizen machen, die Sie nach der Besprechung überprüfen können.

6. Sammeln Sie Vorräte

Sammeln Sie vor dem Meeting genügend Vorräte, um sicherzustellen, dass jeder alles hat, was er für die Teilnahme benötigt. Wenn Sie einen Feedback-Workshop veranstalten, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Stifte, Bleistifte, Haftnotizen oder Karteikarten haben, damit jedes Teammitglied mehrere Ideen präsentieren kann. Sie können vor dem Meeting auch ein Poster mithilfe eines Whiteboards oder einer Staffelei vorbereiten. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Besprechungsraum über genügend Sitzplätze für jeden Teilnehmer verfügt. Es ist auch eine gute Idee, zusätzliche Kopien der Tagesordnung auszudrucken, damit jeder sie während des Meetings verfolgen kann.

7. Bereiten Sie Fragen vor

Das Vorbereiten einiger Fragen für die Teilnehmer kann die Diskussion während des Meetings erleichtern. Diese Fragen können den Teilnehmern helfen, kritisch über den Entwurf nachzudenken und ihre Ideen oder Vorschläge zu formulieren. Ihre Antworten auf Ihre Fragen können Ihnen auch dabei helfen, Bereiche für Designverbesserungen zu identifizieren. Während die Art der von Ihnen gestellten Fragen je nach aktuellem Entwicklungsstand des Produkts variieren kann, finden Sie hier einige häufig gestellte Fragen für Teilnehmer:

• Entspricht das Design den Zielen des Produkts? Warum oder warum nicht?

• Welche potenziellen Risiken birgt dieses Design?

• Gibt es Produktanforderungen, die wir in das Design einbeziehen können?

• Gibt es für den Benutzer Probleme mit diesem Design?

• Gibt es andere Teammitglieder, die zum Design beitragen können?

• Was sind die nächsten Schritte im Designprozess?

8. Ermutigen Sie zu einer respektvollen Diskussion.

Laden Sie die Teilnehmer vor Beginn des Meetings zu einer respektvollen Diskussion des Produktdesigns ein. Dies kann dazu beitragen, den Ton des Meetings festzulegen und die Teilnehmer daran zu erinnern, dass Sie hart an den Designkonzepten gearbeitet haben. Wenn Sie Ideen oder Verbesserungsvorschläge von Mitgliedern erhalten, versuchen Sie, auf deren Feedback einzugehen und es freundlich anzunehmen. Eine respektvolle Diskussion unter den Teammitgliedern kann Ihnen helfen, das Design zu verbessern und Lösungen für potenzielle Probleme zu finden, bevor Sie das Produkt öffentlich veröffentlichen.

Design-Review-Agenda-Vorlage

Hier ist eine Vorlage für eine Tagesordnung für die Projektüberprüfung, mit der Sie sich auf Ihr nächstes Meeting vorbereiten können:

Projektname: (Listen Sie den Namen des Projekts auf.)
Datum der Besprechung: (Geben Sie Ihr Besprechungsdatum an.)
Namen der Teilnehmer: (Listen Sie die Namen Ihrer Teilnehmer auf.)

Обзор повестки дня: (Geben Sie eine kurze Erläuterung der Tagesordnung und der Besprechungsziele. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Tagesordnung und das Format der Besprechung zu erläutern. Beantworten Sie alle Fragen der Teilnehmer zu den Zielen der Besprechung.)

Relevante Informationen: (Geben Sie alle relevanten Informationen über das Produkt an, die für die Teilnehmer hilfreich sein können, z. B. den Projektzeitplan oder wichtige Anforderungen des Designs.)

Kommentar hinzufügen: (Geben Sie eine detaillierte Bewertung des Entwurfs ab. Wenn möglich, teilen Sie einen Prototyp oder führen Sie eine Demonstration durch, damit die Teilnehmer die Entwurfskonzepte vollständig verstehen können. Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich während dieses Teils des Meetings Notizen zu machen.)

Bewerten Sie Folgendes: (Schreiben Sie Feedback von Besprechungsteilnehmern. Lassen Sie einen Moderator Notizen zu den Bewertungen des Teammitglieds machen, damit Sie dessen Feedback überprüfen und priorisieren können, um notwendige Änderungen am Design vorzunehmen.)