So berechnen Sie das Tagegeld für eine Geschäftsreise • BUOM

22. Februar 2021

Viele Unternehmen übernehmen die Reisekosten für Geschäftsreisende, sodass das Unternehmen die Kosten abschreiben kann. Für Geschäftsreisende kann dies den gesamten Prozess deutlich zugänglicher und erschwinglicher machen, insbesondere bei Reisen zu teuren Zielen. Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, können Sie Ihre Ausgaben gegenüber Ihrem Arbeitgeber besser dokumentieren, wenn Sie wissen, wie das Reisetagegeld berechnet wird. In diesem Artikel erklären wir, was ein Tagessatz ist, für welche verschiedenen Kategorien er gilt und wie man den Tagessatz berechnet.

Was ist ein Tagegeld?

Unter Tagegeld versteht man im Allgemeinen den Geldbetrag, den ein Arbeitgeber einem reisenden Arbeitnehmer zur Deckung seiner Reisekosten zur Verfügung stellt. In der Regel handelt es sich bei den Tagessätzen um Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten (M&IE). Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitern einen Tagessatz zu zahlen. Dies ermöglicht es einem Unternehmen jedoch, Geschäftsreisen als Aufwand abzuschreiben, wenn diese im Einklang mit den Richtlinien der Regierung durchgeführt werden.

Für Arbeitnehmer können Tagegelder zur Deckung von Reisekosten sehr sinnvoll sein. Einige Arbeitgeber arbeiten möglicherweise mit einem Reiseunternehmen zusammen, sodass bestimmte Ausgaben wie Flüge und Hotels direkt vom Unternehmen bezahlt werden, ohne dass ein Erstattungsverfahren erforderlich ist. Für andere Ausgaben, wie z. B. Mahlzeiten, müssen Sie möglicherweise im Voraus bezahlen und dann eine Erstattung beantragen. Der Tagessatz kann abhängig von den gesetzlichen Bestimmungen und der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Ihren Reisetag festlegt, variieren.

Arten von Tagessätzen

Für die meisten Mitarbeiter fällt Ihr Tagessatz in eine von zwei Kategorien:

• Unterkunft: Dies bezieht sich auf Hotels, kann aber auch Airbnb-Anmietungen oder ähnliche Privatvermietungen für Geschäftsreisen umfassen. Die kurzfristige Unterbringung in einer Wohnung kann durch das Taggeld abgedeckt werden, wenn die Dienstreise länger dauert.

• M&IE: Dazu gehören alle Mahlzeiten, die Sie tagsüber gegen Geld zu sich nehmen, sowie Trinkgelder für Essen und andere Dienstleistungen wie die Gepäckabfertigung.

Viele Unternehmen beschreiben ihre Reiserichtlinien in ihrem Mitarbeiterhandbuch.

So berechnen Sie das Tagegeld

Dank des Regierungsleitfadens zur Bestimmung des Tagessatzes ist die Berechnung des Tagessatzes recht einfach:

1. Siehe IRS-Richtlinien

Das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern in der Regel eine Tagespauschale an, damit sie die Ausgaben gemäß den Richtlinien der Regierung steuerlich absetzen können. US General Services Administration bietet Hinweise dazu, wie viel Sie für Unterkunft und M&IE an verschiedenen Orten, zu verschiedenen Jahreszeiten oder in verschiedenen Situationen ausgeben sollten. Da sich die meisten Unternehmen an diese Richtlinien halten, können Sie diese heranziehen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Tagessätze Ihnen an welchen Standorten oder in welchen Situationen zur Verfügung stehen.

2. Verstehen Sie, was nicht in Frage kommt.

Wenn Sie eine Geschäftsreise vorbereiten und Ihr verfügbares Tagegeld berechnen, ist es wichtig zu wissen, welche Arten von Reisekosten nicht durch das Tagegeld abgedeckt sind. Dies sind zunächst einmal die Transportkosten für:

• Flüge

• Züge

• Taxi und Mitfahrgelegenheiten

• Mietwagen und Kilometerentschädigung für Ihr eigenes Auto

Für diese Art von Ausgaben hat Ihr Arbeitgeber möglicherweise Richtlinien dazu, wie viel Sie ausgeben dürfen und wie die Ausgaben gedeckt werden. Flüge müssen möglicherweise über den Reiseservice Ihres Arbeitgebers gebucht werden, während Taxis möglicherweise nach der Reise erstattet werden müssen.

Weitere Ausgaben, die unter den Reisekosten abgedeckt, aber nicht im Tagesgeld enthalten sein dürfen:

• Bezahlen für das Internet im Flugzeug oder im Hotel

• Kosten für den externen Druck

• Wäsche oder chemische Reinigung

• Gepäckkontrolle.

Besprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten, welche Ausgaben während Ihrer Reise zulässig sind, damit Sie wissen, was erstattet wird, wie viel Ihr Tagegeld abdeckt und was Ihr Arbeitgeber nicht zahlen wird.

3. Entscheiden Sie, welche Methode Sie verwenden möchten

Nach Angaben der Regierung gibt es zwei Methoden zur Berechnung des Tagessatzes. Diese beiden Methoden sind die Standardmethode und die High-Low-Methode. Jeder hat seine eigenen Vorteile und Ihr Arbeitgeber kann entscheiden, welcher für Ihre Reise am besten geeignet ist.

Bei der Standardmethode bestimmt Ihr Aufenthaltsort, wie viel Sie für Ihr Tagesgeld ausgeben müssen. Nicht alle Orte haben ihre eigene Tagespauschale. In diesem Fall sollten Sie die Standardgebühr von 96 $ für die Unterkunft und 55 $ für M&IE verwenden. Es gibt standortspezifische Tagessätze, die unter die Standardmethode fallen, insbesondere in Bundesstaaten mit teuren Stadtgebieten oder Touristenzielen. Diese können je nach Monat variieren, erfordern jedoch in der Regel eine höhere Tagespauschale, um die Kosten für den Aufenthalt an diesem Ort abzudecken.

Eine weitere Möglichkeit ist die High-Low-Methode, bei der Arbeitgeber zwischen zwei verschiedenen Tagessatzvarianten wählen können. Der hohe Tarif gilt für Gebiete mit hohen Kosten und der niedrige Tarif gilt für Gebiete mit niedrigeren Kosten. Es gibt keine großen Unterschiede zwischen den Tarifen, aber der Vorteil besteht darin, dass man die beiden Tagessatzoptionen besser im Blick behalten kann. Bei dieser Methode müssen Sie nicht nach Tagessätzen für Ihr Reiseziel suchen, sondern sollten unbedingt bedenken, wie hoch die Kosten für Ihr Reiseziel sein werden.

4. Kennen Sie die Richtlinien Ihres Arbeitgebers

Informieren Sie sich, ob Ihr Arbeitgeber eine feste Regelung zur Bestimmung des Reisetagegelds eines Mitarbeiters hat oder ob es Richtlinien zur Bezahlung des Reisetagegelds gibt. Wenn Ihr Arbeitgeber immer die High-Low-Methode anwendet, wissen Sie, wie Sie feststellen können, ob der Ort, an den Sie gehen, teuer oder günstig ist.

Darüber hinaus geben Ihnen einige Arbeitgeber möglicherweise einen bestimmten Bargeldbetrag, den Sie pro Tag für M&IE ausgeben können, und den Rest, der übrig bleibt, können Sie behalten. Andere Arbeitgeber verlangen, dass Sie die entsprechenden Quittungen aufbewahren, um die Ausgaben zu erstatten. Das Tagesgeld deckt also nur die Ausgaben ab, die Sie ausgegeben haben, und nicht mehr. Die meisten Arbeitgeber, deren Mitarbeiter reisen, verfügen über spezielle Richtlinien, die alles von der Buchung eines Fluges bis zur Einreichung von Erstattungsbelegen abdecken. Daher ist es wichtig, sich mit diesen Richtlinien vertraut zu machen.

5. Informieren Sie sich über die Kosten Ihrer Reise

Sobald Sie wissen, welche Methode Sie verwenden und wie hoch die verfügbaren Tagessätze für den Zielort sind, können Sie die Kosten Ihrer Reise abschätzen. Die beiden wichtigsten Zahlen, die Sie bei der Berechnung Ihres Tagessatzes berücksichtigen sollten, sind der Betrag, den Sie pro Nacht für Ihren Aufenthalt zahlen können, und der Betrag, den Sie für M&IE erhalten. Bedenken Sie auch eventuelle Teilreisetage, denn an diesen Tagen beträgt Ihr Tagegeld einen Prozentsatz des Tagessatzes.

Einige Arbeitgeber verfügen über einen Reiseservice, der bei Flügen und Hotels behilflich sein kann. Dies kann nützlich sein, wenn Ihr Unternehmen Beschränkungen hinsichtlich der Ausgaben für Flüge hat und Ihre Unterbringungskosten innerhalb Ihres Tagessatzes bleiben, da es möglicherweise einen Rabatt oder einen Firmentarif gibt. Was die Unterbringung betrifft, können Sie dadurch möglicherweise auch die Kosten direkt über Ihren Arbeitgeber bezahlen, anstatt sie selbst zu bezahlen und eine Erstattung zu erhalten. Wenn es um M&IE-Kosten geht, informieren Sie sich im Voraus darüber, wie viel das Essen an Ihrem Zielort kosten wird, damit Sie wissen, wie Sie Ihr Budget einplanen.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Reise buchen, sollten Sie bedenken, dass eine Überschreitung des verfügbaren Tagessatzes für Ihre Reise häufig dazu führt, dass Sie für die Überschreitung verantwortlich sind. Dies kann normal sein, insbesondere wenn Sie beabsichtigen, einen geliebten Menschen oder Freund zu Ihrer Reise einzuladen oder Ihren Aufenthalt aus persönlichen Gründen zu verlängern. In dieser Situation zahlen die meisten Arbeitgeber bis zum maximalen Tagessatz für diesen Standort oder diese Methode und verlangen von Ihnen einen Aufpreis.