So beantworten Sie Fragen im Vorstellungsgespräch zu organisatorischen Fähigkeiten (mit Beispielen) • BUOM

26. August 2021

Organisationsfähigkeiten sind übertragbare Eigenschaften, die für die meisten Berufsfelder erforderlich sind. Während des Vorstellungsgesprächs stellen Arbeitgeber häufig Fragen zu den organisatorischen Fähigkeiten der Kandidaten, um zu verstehen, wie sie diese Qualifikationen nutzen können, um in der Position erfolgreich zu sein. Wenn Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten, ist es wichtig zu verstehen, wie Sie Fragen zu Ihren organisatorischen Fähigkeiten beantworten. In diesem Artikel schauen wir uns die Beantwortung von Fragen zu Vorstellungsgesprächen zu organisatorischen Fähigkeiten an und geben einige Beispielfragen und Antworten, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen sollen.

So beantworten Sie Fragen im Vorstellungsgespräch zu organisatorischen Fähigkeiten

Während des Vorstellungsgesprächs stellen Arbeitgeber möglicherweise Fragen, die ihnen helfen, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu verstehen. Fragen dazu, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren, Ihre Zeit einteilen und Ordnung in Ihrem Tagesablauf aufrechterhalten, können dem Interviewer helfen zu verstehen, inwieweit Ihre Fähigkeiten für die Stelle geeignet sind. Daher ist es bei der Beantwortung solcher Fragen wichtig, Beispiele anzugeben, die Ihre Liebe zum Detail, Ihre Organisationstechniken und Ihre Planungsfähigkeit unterstreichen. Hier sind einige effektive Ansätze, die Ihnen bei der Beantwortung von Fragen zu Ihren organisatorischen Fähigkeiten helfen:

1. Verwenden Sie bei der Beantwortung die STAR-Methode: Beschreiben Sie bei der Beantwortung von Fragen zu Organisationsfähigkeiten das Projekt oder die Situation, Ihre Rolle oder Aufgabe darin, die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen und die erzielten Ergebnisse. Dies wird dem Interviewer helfen zu verstehen, wie Ihre Fähigkeiten Ihnen helfen können, ähnliche Ziele bei der Arbeit zu erreichen.

2. Beschreiben Sie Ihre Erfolge: Geben Sie Einzelheiten zu den Erfolgen oder Zielen an, die Sie durch Ihre Fähigkeit, Ihre Arbeitszeit zu organisieren, Prioritäten zu setzen und zu verwalten, erreicht haben. Dies zeigt dem Interviewer, dass Sie die Bedeutung dieser Fähigkeiten verstehen und wissen, wie Sie sie anwenden können, um positive Ergebnisse zu erzielen.

3. Nennen Sie Beispiele für Strategien. Erwägen Sie, einige der Strategien oder Techniken zu besprechen, mit denen Sie Ihren Arbeitsplatz organisiert halten. Beschreiben Sie unbedingt, wie Sie ähnliche Techniken in Ihrem neuen Job implementieren möchten, damit der Interviewer Ihre Erfolgsmotivation besser verstehen kann.

6 Fragen und Beispielantworten im Vorstellungsgespräch zu organisatorischen Fähigkeiten

Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung Ihres Vorstellungsgesprächs die folgenden beispielhaften Fragen und Antworten zu organisatorischen Fähigkeiten, die Ihnen helfen sollen:

1. Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit?

Der Interviewer wird wahrscheinlich Ihre Fähigkeit bewerten wollen, Ihren Arbeitsprozess so zu organisieren, dass Sie wichtige Projekte und Aufgaben pünktlich abschließen. Diese Frage gibt dem Interviewer auch eine Vorstellung davon, welche Strategien Sie bei der Erstellung Ihrer täglichen Aufgabenlisten anwenden. Nennen Sie einige Beispiele für die Ansätze, die Sie zur Organisation Ihrer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Projekte verwenden, und wie diese Methoden Ihnen bei der Organisation und Erledigung Ihrer Arbeit helfen.

Beispiel: „Ich habe eine einfache Strategie entwickelt, die mir hilft, bei der Aufgabe zu bleiben und sie pünktlich abzuschließen.“ Jeden Morgen überprüfe ich die Arbeit des Vortages, um zu sehen, welche Aufgaben ich noch erledigen muss. Bevor Sie meinen Vorgesetzten kontaktieren, um herauszufinden, ob es dringende Projekte oder Aufgaben gibt, die meine Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn es keine vorrangigen Projekte gibt, beginne ich meinen Arbeitstag dort, wo ich am Vortag aufgehört habe. Ich finde, dass mir das hilft, die Aufgaben, die ich noch erledigen muss, zu organisieren und gleichzeitig in meinem Zeitplan Zeit für die Erledigung aller neuen, vorrangigen Aufgaben einzuplanen.“

2. Welche Organisationsmethoden halten Sie für wirksam?

Der Interviewer möchte möglicherweise auch wissen, welche Methoden Sie für die gesamte Büroorganisation verwenden und welche Strategien Sie zur Priorisierung verwenden. Markieren Sie anhand Ihrer Antwort eine oder zwei Methoden, mit denen Sie Dokumente verfolgen, Dateien speichern oder Ihren Arbeitsablauf auswerten. Diese Beispiele können dem Interviewer helfen zu verstehen, wie Sie seinem Unternehmen helfen können, die Organisation im Büro zu verbessern.

Beispiel: „In meinem letzten Unternehmen haben ein Kollege und ich ein wöchentliches Verfahren zur Prüfung unserer Verwaltungsakten entwickelt. Zuerst fiel uns auf, dass das Unternehmen nicht in der Lage war, Kundendateien in physischen Dokumenten zu speichern, da wir uns in der Regel auf unsere Datenbank und unser Computersystem bezogen. Ein Kollege und ich beschlossen jedoch, die Kundendateien alphabetisch und nach Kontotyp neu zu ordnen, was zu einer effizienteren Suche und dem Abrufen von Kundendokumenten führte.“

3. Wie stellen Sie sicher, dass wichtige Fristen eingehalten werden?

Diese Frage testet Ihre organisatorischen Fähigkeiten in Bezug auf die Planung von Zeitplänen und die Organisation von Fristen. Beschreiben Sie, wie Sie Aufgaben oder Phasen eines Projekts planen, Ihren Arbeitsablauf planen und Fristen basierend auf der Dringlichkeit festlegen. Diese Eigenschaften können dem Interviewer zeigen, dass Sie auf Details achten und Ihre Zeit effektiv einteilen können.

Beispiel: „Ich finde, dass die Aufteilung großer Projekte in kleinere wöchentliche Aufgaben mir hilft, den Überblick zu behalten und die Arbeit zu organisieren, die ich erledigen muss.“ Ich schaue auch, welche Fristen am nächsten sind, damit ich weiß, welche Projekte zuerst abgeschlossen werden müssen. Ich habe einen Kalender und einen Papierkalender auf meinem Schreibtisch, um persönliche Deadlines für kleine Aufgaben und Firmentermine anzuzeigen, damit ich weiß, welche Prioritäten an erster Stelle stehen. vor dem Servieren.

4. Können Sie eine Zeit beschreiben, in der Sie mehrere Projekte gleichzeitig unter einen Hut bringen mussten?

Wenn Sie mehr als eine Aufgabe gleichzeitig erledigen, kann der Interviewer Ihre Fähigkeit zum Multitasking und zur gleichzeitigen Bewältigung mehrerer Arbeitsaufgaben besser einschätzen. Nennen Sie einige Beispiele für ein oder zwei Projekte, die Sie in der Vergangenheit abgeschlossen haben und die einen ähnlichen Zeitrahmen hatten, und wie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Multitasking-Fähigkeit Ihnen zum Erfolg verholfen haben.

Beispiel: „Ich habe kürzlich einem Kunden bei der Prüfung seiner Unternehmenswebsite geholfen. Dies erforderte, dass ich mehrere Projekte übernehmen musste, die alle ähnliche Fristen hatten. In einem Projekt konzentrierte ich mich auf die Erstellung von Inhalten, während andere Aufgaben eine Neukonfiguration der Website-Funktionalität beinhalteten. . Ich habe meine Content-Projekte in Wochen unterteilt und jedes Projekt in kleinere Aufgaben unterteilt, die mir geholfen haben, meine Produktivitätsziele zu erreichen. Das Ergebnis ist eine vollständige Website mit zusätzlichen Barrierefreiheitsfunktionen und aktualisierten Inhalten, die für die Zielgruppe des Kunden relevant sind.“

5. Welche Faktoren berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Projektplänen?

Strategische Planung, das Organisieren von Zielen und das Delegieren von Aufgaben sind oft organisatorische Fähigkeiten, nach denen Arbeitgeber suchen, und diese Frage kann dem Interviewer dabei helfen, Ihre Fähigkeiten in diesen Bereichen einzuschätzen. Um diese Frage zu beantworten, beschreiben Sie Ihre Erfahrungen bei der Planung und Entwicklung jeder Phase des Projekts.

Beispiel: „In meiner vorherigen Organisation habe ich mit einem kleinen Entwicklerteam zusammengearbeitet, in dem jeder von uns zum Entwurf des Projekts beigetragen hat. Mein Team und ich überprüften immer die Spezifikationen des Kunden und des Unternehmens, bevor wir formelle Projektausführungspläne erstellten. Diese Informationen haben meinem Team und mir dabei geholfen, zusätzliche Parameter wie Usability-Tests, Budgetbeschränkungen und Terminplanung festzulegen – einige weitere Faktoren, die wir bei der Planung immer berücksichtigt haben.“

6. Können Sie mir ein Beispiel dafür geben, wie Ihre Planung zu erfolgreichen Ergebnissen geführt hat?

Mithilfe dieser Frage kann der Interviewer beurteilen, wie effektiv Sie planen und wichtige Ziele erreichen. Betrachten Sie ein Beispiel für eine Situation, in der Sie Planungsmethoden bereitgestellt, Projektzeitpläne skizziert oder Aufgaben delegiert haben, da diese Aktionen Ihre Fähigkeit unterstreichen können, Aktionspläne zur Erreichung von Zielen zu organisieren und zu skizzieren.

Beispiel: „In meinem letzten Job habe ich meinem Vorgesetzten geholfen, die Budgets unserer Abteilung zu organisieren. Da wir immer an mehreren Projekten arbeiteten, war die Organisation der Dokumente unserer Abteilung eine große Aufgabe. Da es sich um ein sehr arbeitsintensives Projekt handelte, half ich meinem Vorgesetzten. Planen Sie einen Zeitplan speziell für die Neuorganisation dieser Budgetdateien.

Dies half meinem Vorgesetzten, da er sich auf seine Arbeit konzentrieren konnte, während meine Teamkollegen und ich abwechselnd jeden Tag eine Stunde lang arbeiteten, um unseren Budgetpapierkram in Ordnung zu bringen. Dank meiner Fähigkeit, diesen Zeitplan im Voraus zu planen, konnte mein Team die Effizienz unserer Dokumentation steigern und weiterhin wichtige Projekttermine einhalten.“