Schritte und Tipps zu deren Bewältigung • BUOM

5. August 2021

Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, ist eine wichtige Fähigkeit am Arbeitsplatz. Das Setzen von Prioritäten kann Ihnen helfen, sich auf die wichtigsten Dinge in Ihrer Karriere zu konzentrieren, z. B. Ihre Verantwortlichkeiten zu organisieren und die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Wenn Sie wissen, wie Sie Prioritäten setzen, können Sie in Ihrer Rolle hervorragende Leistungen erbringen, unabhängig von der Branche, in der Sie arbeiten. In diesem Artikel besprechen wir die Schritte, die Sie unternehmen können, um Prioritäten zu setzen, und stellen Ihnen eine Liste mit Tipps zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, effektiv Prioritäten zu setzen.

Warum ist es wichtig, Prioritäten zu setzen?

Priorisierung ist wichtig, um im Berufs- und Privatleben organisiert zu bleiben. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie kontinuierlich Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele machen. Zu wissen, wie man Prioritäten setzt, ist eine Fähigkeit, die in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein kann, einschließlich der Fähigkeit, Ziele zu erreichen, ohne sich überfordert zu fühlen, und einer produktiven Arbeitsmoral.

Wenn Sie Prioritäten festlegen, können Sie auch Ihren Zeitplan und die Zeit, die Sie für andere Aufgaben haben, besser verwalten. Dies kann Ihnen dabei helfen, Projekte zu verwalten oder festzustellen, wann Sie sich von zusätzlichen Verantwortlichkeiten zurückziehen müssen.

Wie man Prioritäten setzt

Sie können Prioritäten festlegen, indem Sie Folgendes tun:

1. Erstellen Sie eine Liste der zu erledigenden Aufgaben

Das Erstellen einer Liste der Aufgaben, die erledigt werden müssen, kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, welche Sie gegenüber anderen priorisieren sollten. Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf ein Blatt Papier oder tippen Sie sie in ein Dokument ein. Zu den Aufgaben, die Sie einbeziehen können, gehören das Bearbeiten einer Kursarbeit, das Abschließen einer Arbeitsaufgabe, das Erledigen von Hausarbeiten oder das Lernen für einen bevorstehenden Test.

Da einige Karriereprioritäten erfordern, dass Sie Aufgaben nach der Arbeit erledigen, und sich persönliche Prioritäten mit beruflichen Verantwortlichkeiten überschneiden können, ist es hilfreich, bei der Prioritätensetzung beide aufzulisten.

2. Bewerten Sie Ihre Aufgaben

Überprüfen Sie alle Ihre Aufgaben und ordnen Sie sie nach Wichtigkeit. Berücksichtigen Sie das Fälligkeitsdatum oder den Arbeitsaufwand für jede Aufgabe. Ordnen Sie Aufgaben mit früherem Fälligkeitsdatum oder solchen, deren schnellere Erledigung möglicherweise wichtiger ist, weiter oben auf Ihrer Liste. Aufgaben, die nicht bald fällig sind oder weniger Arbeit erfordern, erhalten möglicherweise eine niedrigere Bewertung. Sie können Ihre Aufgaben auch danach organisieren, was Sie tun müssen, tun sollten oder tun möchten. Erforderliche Aufgaben haben eine höhere Priorität als diejenigen, die Sie für nützlich halten.

3. Grenzen Sie Ihre Liste ein

Da Sie nun wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, grenzen Sie Ihre Liste ein. Beachten Sie die Fristen, die Sie einhalten müssen. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die auf Ihrer Liste einen höheren Rang haben, bevor Sie mit anderen Aufgaben fortfahren.

4. Verteilen Sie den Zeitbedarf für jede Aufgabe

Teilen Sie den Zeitbedarf für jede Aufgabe auf, um abzuschätzen, wie viel Zeit Sie pro Tag für die Erledigung jeder Aufgabe reservieren müssen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, zu bestimmen, wie viele Prioritäten Sie in einem bestimmten Zeitraum bewältigen können. Notieren Sie den Zeitgewinn für jede Aufgabe auf Ihrer Liste.

5. Verwenden Sie einen Zeitplan, um Ihren Tag zu priorisieren.

Sobald Sie Ihre wichtigsten Aufgaben und die dafür benötigte Zeit kennen, fügen Sie sie Ihrem Zeitplan hinzu. Dadurch erhalten Sie einen visuellen Hinweis darauf, wann Sie bestimmte Aufgaben erledigen müssen. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der Ihre täglichen und monatlichen Aufgaben enthält. Versuchen Sie, jede Woche und jeden Monat eine bestimmte Anzahl von Aufgaben von Ihrer Liste zu streichen.

11 Tipps zum effektiven Setzen und Verwalten Ihrer Prioritäten

Nutzen Sie diese Tipps, um Ihr Privat- und Berufsleben zu priorisieren:

1. Wissen Sie, wann Sie Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste entfernen müssen

Wenn Sie Ihre To-Do-Liste verkürzen, fühlen Sie sich weniger überfordert und können leichter genug Zeit für die Verwaltung Ihrer Prioritäten einplanen. Wissen Sie, wann Sie Aufgaben von Ihrer Liste entfernen müssen, damit Sie mehr Zeit haben, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren. Erwägen Sie, Aufgaben am Ende der Liste zu entfernen. Möglicherweise möchten Sie Ihre Verantwortlichkeiten auch mit Ihrem Vorgesetzten besprechen, um dessen Meinung zu Ihren arbeitsbezogenen Prioritäten einzuholen.

2. Lassen Sie in Ihrem Zeitplan Raum für das Unerwartete.

Wenn Sie jede Minute Ihres Tages planen, bleibt wenig Spielraum für unerwartete Änderungen in Ihrem Zeitplan. Die Aufgabe kann länger dauern als geplant oder Sie müssen möglicherweise zusätzliche Aufgaben übernehmen. Einige Aufgaben können auch hinsichtlich der Priorität gefördert werden. Lassen Sie in Ihrem Zeitplan Raum, um diese unerwarteten Änderungen zu berücksichtigen und sich besser darauf einzustellen.

3. Seien Sie realistisch

Je realistischer Ihre Ziele und Prioritäten sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sie erreichen. Dabei geht es nicht nur darum, Prioritäten zu setzen, die erreichbar, sondern auch innerhalb eines bestimmten Zeitraums machbar sind. Seien Sie sich bewusst, dass es zu Unterbrechungen kommen kann und dass es an manchen Tagen schwieriger sein kann, sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren.

4. Denken Sie an die Vergangenheit

Ein Rückblick kann Ihnen eine neue Perspektive auf die Bedeutung Ihrer Aufgaben geben. Beginnen Sie dazu mit einer Aufgabe, die Sie für am wichtigsten halten. Vergleichen Sie diese Aufgabe mit den anderen Top-Aufgaben auf Ihrer Liste. Denken Sie über die Konsequenzen nach, wenn Sie nicht jedes einzelne Projekt bald abschließen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Liste der wichtigsten Prioritäten einzugrenzen, indem Sie diejenigen identifizieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

5. Machen Sie Pausen

Machen Sie Pausen, um Übermüdung zu vermeiden. Pausen können Ihnen helfen, sich von weniger wichtigen Aufgaben abzulenken und herauszufinden, was Ihnen wirklich wichtig ist. Planen Sie bei Bedarf Pausen ein, um Zeit dafür zu haben.

6. Aktualisieren Sie Ihre Liste häufig

Wenn Aufgaben erledigt sind oder neue Projekte entstehen, aktualisieren Sie Ihre Liste entsprechend. Schreiben Sie am Ende des Tages die fünf wichtigsten Dinge auf, auf die Sie sich am nächsten Tag konzentrieren möchten. Einige Elemente vom Vortag können auf den nächsten Tag übertragen werden oder Sie können neue Aufgaben hinzufügen.

7. Nutzen Sie Zeitmultiplikatoren

Zeitmultiplikatoren sind Strategien, die Ihnen in der Zukunft mehr Zeit verschaffen. Dazu gehört auch die Strategieplanung, was Sie heute tun können, damit Sie morgen mehr Zeit haben, Prioritäten zu setzen und daran zu arbeiten. Sie könnten beispielsweise einen Tag damit verbringen, zu lernen, wie man Prioritäten setzt und einen detaillierten Zeitplan erstellt. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung und Zeiteinsparungen in der Zukunft.

8. Erstellen Sie Unteraufgaben

Die Verwaltung von Prioritäten lässt sich einfacher verwalten, wenn Sie jeden Fortschritt als Fortschritt betrachten. Um zu vermeiden, dass bestimmte Aufgaben überfordert werden und Sie sich auf sie als Ganzes konzentrieren können, teilen Sie sie in Teilaufgaben auf. Erwägen Sie, sich jeden Tag 15 Minuten Zeit zu nehmen, um die Aufgabe zu erledigen. Letztendlich können Sie Fortschritte bei der vollständigen Erledigung der Aufgabe machen.

9. Betrachten Sie Ihre produktivsten Stunden

Wenn Sie die Tageszeiten im Auge behalten, zu denen Sie am produktivsten sind, können Sie Ihre Prioritäten rechtzeitig erledigen. Bestimmen Sie, wann Sie produktiver sind: am frühen Morgen oder am späten Abend. Weisen Sie in dieser Zeit Ihre wichtigsten Prioritäten zu. Dies kann Ihnen helfen, mehr zu erledigen, wenn Sie sich konzentrieren können und mehr Zeit für andere Aufgaben haben.

10. Minimieren Sie Ablenkungen

Reduzieren Sie Ablenkungen, um bei Ihren Prioritäten Fortschritte zu erzielen. Schätzen Sie ab, wann Sie während des Arbeitstages am wahrscheinlichsten abgelenkt werden, und nutzen Sie diese Zeit, um eine Pause einzulegen. Sie können auch eine Arbeitsumgebung wählen, die tagsüber weniger Ablenkungen verursacht.

11. Teilen Sie Ihre Prioritäten mit anderen

Teilen Sie Ihre Prioritäten mit anderen, um Ihnen zu helfen, Verantwortung zu übernehmen. Besprechen Sie Ihre Prioritäten mit Kollegen, Freunden oder sogar Ihrem Chef. Sie können Ihnen auch hilfreiches Feedback geben, damit Sie Ihre Zeit und Ressourcen optimal nutzen können.