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11. März 2021

Das Formular W-2 ist ein wichtiges Dokument für die Einreichung Ihrer jährlichen Steuern. Zu Beginn eines jeden Jahres verschicken Unternehmen W-2-Formulare an alle ihre Mitarbeiter, die Einkommens- und Steuerinformationen für das Vorjahr enthalten. Wenn Sie letztes Jahr den Arbeitsplatz gewechselt haben, sollten Sie von Ihrem früheren Arbeitgeber dennoch ein Formular W-2 erhalten, um Ihre Steuern korrekt einzureichen. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, wie Sie von Ihrem bisherigen Arbeitgeber ein Formular W-2 erhalten und geben Ihnen Tipps, falls Sie noch keins erhalten haben.

Warum benötigen Sie ein W-2-Formular von Ihrem früheren Arbeitgeber?

Wenn Sie im vergangenen Jahr den Arbeitsplatz gewechselt haben, benötigen Sie für die Steuererklärung ein Formular W-2, auch Lohn- und Steuererklärung genannt, von Ihrem früheren Arbeitgeber. Mit diesem Formular erfahren Sie, wie viel Steuern Sie schulden bzw. ob Sie mit einer Steuerrückerstattung rechnen können. Dieses Formular enthält Informationen wie:

• Wie viel Geld haben Sie im letzten Jahr mit diesem Unternehmen verdient?

• Der Betrag der von Ihrem Einkommen einbehaltenen Bundes-, Landes-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern.

• Ihre jährlichen Beiträge zur Pensionskasse

• Der Beitrag des Arbeitgebers zu Ihrer Gesundheit

• Höhe der Pflegeleistungen, die Sie erhalten haben

Der Internal Revenue Service (IRS) verlangt von Unternehmen, W-2-Formulare an alle aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter zu senden, die im vergangenen Jahr mindestens 600 US-Dollar verdient haben.

So erhalten Sie ein W-2 von einem ehemaligen Arbeitgeber

Das IRS verlangt von Ihrem ehemaligen Arbeitgeber, dass er Ihnen bis Ende Januar eine Kopie des Formulars W-2 zusendet. Wenn Ihr W-2-Formular in den ersten Wochen des Jahres noch nicht eingetroffen ist oder Sie das Formular verlegt haben, müssen Sie möglicherweise Maßnahmen ergreifen, um Strafen für die Steuererklärung zu vermeiden. Mit den folgenden einfachen Schritten können Sie sicherstellen, dass Sie Ihr W-2 rechtzeitig erhalten:

1. Überprüfen Sie das Datum

Informieren Sie sich über wichtige Steuertermine und behalten Sie den Kalender im Auge, um zu bestimmen, wann Sie eingreifen sollten. Ihr ehemaliger Arbeitgeber hat bis zum 31. Januar Zeit, Ihr Formular W-2 einzusenden. Daher kann es sein, dass es erst in der ersten Februarwoche eintrifft. Laut IRS sollten Sie Ihr W-2 spätestens am 14. Februar erhalten.

2. Ändern Sie Ihre Adresse, wenn Sie umgezogen sind

Wenn sich Ihre Adresse geändert hat, seit Sie nicht mehr für Ihren früheren Arbeitgeber arbeiten, füllen Sie unbedingt ein Adressänderungsformular bei Ihrem örtlichen US-Postamt aus. Nach dem Absenden dieses Formulars müssen Sie in der Regel sieben bis zehn Tage warten, bis USPS Ihre Anfrage bearbeitet und die Post an Ihrer neuen Adresse eintrifft. Wenn Sie bei Ihrem Umzug vergessen haben, dieses Formular auszufüllen, wird die an Ihre alte Adresse gesendete Post nicht an Ihren neuen Wohnort weitergeleitet und der Postdienst hat Ihr Formular W-2 möglicherweise an Ihren früheren Arbeitgeber zurückgeschickt.

3. Finden Sie Ihre E-Mail

Vielleicht möchten Sie die Steuererklärung lieber papierlos erhalten oder Ihr ehemaliger Arbeitgeber möchte Steuerunterlagen lieber digital versenden. Suchen Sie in Ihrem Posteingang und Spam-Ordner nach einer E-Mail, die Sie darüber informiert, dass Ihre Steuerunterlagen fertig sind. Dieser Hinweis enthält normalerweise einen Link zu einer sicheren Online-Plattform, auf der Sie auf wichtige Dateien wie Ihr W-2 zugreifen und diese herunterladen können.

4. Kontaktieren Sie Ihren ehemaligen Arbeitgeber

Wenn Sie Ihr W-2 nicht bis Ende Januar erhalten haben, wenden Sie sich zunächst an Ihren vorherigen Arbeitgeber. Wenn das Unternehmen, für das Sie gearbeitet haben, über eine Personalabteilung (HR) verfügt, rufen Sie den Personalvertreter an oder senden Sie ihm eine E-Mail, um sich nach dem Status Ihres W-2 zu erkundigen und zu bestätigen, dass er über Ihre korrekte Postanschrift verfügt. Möglicherweise haben sie das Formular per Post verschickt, aber es ist in der Post verloren gegangen oder an die falsche Adresse gegangen. Wenn das Unternehmen keine Personalabteilung hat, rufen Sie Ihren ehemaligen Vorgesetzten an. Bieten Sie an, den W-2 persönlich abzuholen, um Zeit zu sparen.

5. Kontaktieren Sie Ihren Lohnbuchhalter

Wenn das Unternehmen, für das Sie gearbeitet haben, einen Dritten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragt, rufen Sie den Lohn- und Gehaltsabrechnungsadministrator an oder senden Sie ihm eine E-Mail. Bestätigen Sie noch einmal die Adresse, die für Sie hinterlegt ist, und bitten Sie um die Zusendung einer Ersatzkopie, falls das Formular per Post verschickt wurde und dieses nicht angekommen ist.

6. Kontaktieren Sie den IRS

Wenn Sie Ihren früheren Arbeitgeber nicht kontaktieren können, dieser nicht auf Ihre Anfrage reagiert oder Sie Ihr W-2 nicht bis zum 14. Februar erhalten haben, rufen Sie das IRS unter 800-829-1040 an. Teilen Sie dem Vertreter Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) mit, die Sie auf Ihren alten Gehaltsabrechnungen oder dem Formular W-2 aus dem Vorjahr finden. Möglicherweise müssen Sie auch Informationen wie Ihre Kontaktinformationen und Sozialversicherungsnummer, Kontaktinformationen des Arbeitgebers, geschätzte Einnahmen und Daten angeben, an denen Sie für das Unternehmen gearbeitet haben. Das IRS sendet dann Ihrem ehemaligen Arbeitgeber eine Erinnerung per Post mit Formular W-2.

Wenn Sie Ihre Steuern lieber persönlich verhandeln möchten, können Sie einen Termin bei Ihrem örtlichen IRS Taxpayer Assistance Center vereinbaren. Bringen Sie die notwendigen Informationen mit, einschließlich der EIN des Unternehmens, um den Prozess zu beschleunigen.

Tipps, wenn Sie von Ihrem vorherigen Arbeitgeber kein W-2 bekommen können

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben und glauben, dass Sie Ihr W-2-Formular nicht bis zum Stichtag 15. April erhalten werden, müssen Sie trotzdem eine Steuererklärung einreichen. Sie haben mehrere Möglichkeiten, IRS-Bußgelder zu vermeiden:

• Beantragen Sie eine Verlängerung: Reichen Sie das Formular 4868 (Antrag auf automatische Verlängerung der Frist für die Einreichung einer individuellen Einkommensteuererklärung) ein, um den IRS zu bitten, Ihnen mehr Zeit für die Einreichung Ihrer Steuererklärung einzuräumen. Wenn Sie angenommen werden, haben Sie weitere sechs Monate Zeit, Ihre Steuern einzureichen, müssen Ihre Steuern aber trotzdem pünktlich bezahlen. Geben Sie auf dem Formular Ihre bestmögliche Schätzung der Steuerschuld und der Höhe Ihrer Steuerschuld an.

• Ohne Formular W-2 einreichen: Wenn Sie nicht damit rechnen, von Ihrem früheren Arbeitgeber ein Formular W-2 zu erhalten – wenn er beispielsweise nicht mehr im Geschäft ist – können Sie Formular 4852, ein Ersatzformular W-2, einreichen. Lohn- und Steuererklärung mit Ihrer Steuererklärung anstelle des Formulars W-2. Nutzen Sie die Informationen aus Ihrer letzten Gehaltsabrechnung dieses Unternehmens, um Ihre Einkünfte und Einbehalte zu schätzen und füllen Sie das Formular 4852 aus. Wenn Sie ein Formular W-2 erhalten haben, nachdem Sie das Formular 4852 eingereicht haben, bestätigen Sie Ihre Schätzungen und füllen Sie das Formular 1040x aus, um etwaige Ungenauigkeiten zu korrigieren.

Sie können diese Formulare auf der IRS-Website finden und herunterladen und müssen sie bis zum Steuererklärungstermin im April einreichen. Eine Verlängerung oder das Einreichen eines Ersatzformulars kann die Bearbeitung Ihrer Rücksendung verlangsamen und Ihre Rückerstattung verzögern, verhindert jedoch, dass der IRS Ihnen ein Bußgeld wegen verspäteter oder nicht eingereichter Steuern auferlegt.