Ressourcenzuweisung im Projektmanagement: Ein hilfreicher Leitfaden • BUOM

Unter Ressourcenallokation versteht man den Prozess der Organisation der Vermögenswerte eines Unternehmens für verschiedene Aktivitäten und Aufgaben. Durch die Implementierung der Ressourcenzuweisung, einem wichtigen Schritt im Projektmanagement, können Unternehmensleiter sicherstellen, dass ihre Teams die Unterstützung erhalten, die sie zum Erreichen strategischer Ziele benötigen. Wenn Sie ein Projektmanager oder ein anderer Fachmann sind, werden Sie davon profitieren, wenn Sie lernen, wie Sie Ressourcen effektiv finden, organisieren und verwalten. In diesem Artikel besprechen wir die Definition der Ressourcenzuteilung, untersuchen ihre Bedeutung, liefern Beispiele, betrachten häufige Probleme bei der Ressourcenzuteilung und schlagen Schritte für die korrekte Durchführung des Prozesses vor.

Was ist Ressourcenallokation im Projektmanagement?

Unter Ressourcenallokation im Projektmanagement, auch Ressourcenplanung genannt, versteht man die Beschaffung und Zuweisung von Mitteln und Materialien für Geschäftszwecke. Unternehmen geben Geld für Dienstleistungen und Lieferungen aus, um verschiedene Projekte und Designaufgaben abzuschließen. Da die Ressourcen begrenzt sind, ist es wichtig, sie an die richtigen Orte zu bringen, um Abfall zu minimieren und die Kapitalrendite zu maximieren. Während die Zuweisung ein notwendiger Schritt zu Beginn des Projektplanungsprozesses ist, überwachen Manager auch weiterhin die Ressourcennutzung während des gesamten Projektlebenszyklus und weisen die Ressourcen bei Bedarf neu zu.

Hier sind einige typische Ressourcentypen im Projektmanagement:

• Arbeitskräfte: Ein Teil der Ressourcenallokation besteht darin, die Talente, Fähigkeiten und Berufserfahrungen der Mitarbeiter zu nutzen und Aufgaben und Positionen zu delegieren, die dem Qualifikationsniveau der Mitarbeiter entsprechen. Zu den Arbeitskräften zählen auch externe Dienstleistungen oder Leiharbeitskräfte, die vom Unternehmen zur Unterstützung eingesetzt werden, beispielsweise von IT-, Beratungs- oder Marketingagenturen.

• Ausrüstung. Bei dieser Art von Ressource handelt es sich um jede Maschine oder jedes Werkzeug, jede Hardware oder Software, die Unternehmen verwenden, um Produkte zu erstellen, Dienstleistungen bereitzustellen oder andere Geschäftsaufgaben auszuführen. Beispielsweise könnte die Ausrüstung eines Bauunternehmens Bagger, Bulldozer und CAD-Software umfassen.

• Raum: Unternehmen benötigen Raum, um Arbeiten auszuführen, Produkte zu entwickeln und Dienstleistungen anzubieten, und sie können physische Räume und Hauptsitze mieten oder kaufen. Beispielsweise kann sich ein Innenarchitekturunternehmen für die Anmietung von Büroräumen entscheiden, in denen sich Führungskräfte mit Kunden treffen und Mitarbeiter Projekte abschließen können.

• Materialien: Eine Materialressource umfasst alle materiellen Ressourcen, die einem Unternehmen dabei helfen, Ergebnisse oder Produkte zu erzielen oder die Bereitstellung von Dienstleistungen zu erleichtern. Dazu gehören Rohstoffe wie Stahl, Öl und Bauholz, Inventar zum Verkauf an Kunden und Bürobedarf wie Computer, Tische, Stühle, Drucker, Bürobedarf und Schreibgeräte.

• Geld: Manchmal besteht ein Teil der Ressourcenzuweisung darin, Budgets und Mittel verschiedenen Geschäftsabteilungen zuzuweisen, um Projektphasen abzuschließen. Diese Teams können das Geld verwenden, um Ressourcen zu kaufen, Mitarbeiter zu bezahlen und sogar Investitionen zu tätigen, um den Umsatz des Unternehmens zu steigern.

Warum ist die Ressourcenallokation im Projektmanagement wichtig?

Die Ressourcenzuteilung im Projektmanagement ist wichtig, da sie eine Möglichkeit zur Organisation und Planung eines Projekts darstellt. Die Erstellung eines Aktivitätsplans im Voraus kann sicherstellen, dass Teams effektiv zusammenarbeiten und hochproduktiv sind. Hier sind einige Gründe, warum die Ressourcenzuteilung für Unternehmen wichtig ist:

• Den Erfolg von Projekten sicherstellen: Der Erfolg von Projekten hängt davon ab, ob sie über die richtigen Ressourcen verfügen. Unternehmensführer können sicherstellen, dass Ziele erreicht werden, indem sie Geld, Arbeit, Ausrüstung und Materialien richtig zuweisen.

• Kosten minimieren. Die Planung der Ressourcenzuteilung kann einem Unternehmen dabei helfen, die besten Ressourcen für ein Projekt zu den besten Preisen zu ermitteln. Sie können die kostengünstigsten Strategien identifizieren, die Rentabilität verbessern und eine hohe Kapitalrendite sicherstellen.

• Projekte termin- und budgetgerecht abliefern: Die Organisation der Ressourcenverfügbarkeit zu Beginn von Arbeitsprozessen kann die Bemühungen des Teams unterstützen, das Projekt termin- und budgetgerecht abzuschließen. Dies kann dann zu Kundenzufriedenheit und Markenbekanntheit führen.

• Verbesserte Produkte und Dienstleistungen: Mit den richtigen Ressourcen können Unternehmen Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die qualitativ hochwertig und auf Verbrauchermärkten wettbewerbsfähig sind. Sie können auch den Vertrieb im Laufe der Zeit verbessern, um Produktinnovationen zu fördern.

• Optimierung der Fähigkeiten der Mitarbeiter: Die Zuweisung von Personal- oder Teammitgliedern zu verschiedenen Arten von Projekten kann ihnen dabei helfen, Fähigkeiten zu erwerben und sich beruflich weiterzuentwickeln. Dies kann ihre Fähigkeit optimieren, zur Mission und den Zielen des Unternehmens beizutragen.

• Erhöhte Mitarbeiterproduktivität. Mitarbeiter, die über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten zur Erledigung von Aufgaben verfügen, können in der Regel mehr Begeisterung für ihre Arbeit zeigen und bessere Leistungen erbringen. Sie können eine hohe Produktivität erzielen und effektiv zusammenarbeiten.

Beispiele für die Ressourcenallokation

Während die Strategien zur Ressourcenzuteilung je nach den Zielen und Prioritäten eines Unternehmens variieren, kann Ihnen das Studium von Beispielen bei der Erstellung Ihres eigenen Plans helfen. Hier sind drei beispielhafte Prozesssituationen:

Beispiel 1

Jacqueline besitzt eine Farm und möchte einen Ressourcenzuteilungsplan für das kommende Quartal erstellen. Sie beschließt, sich auf die Bereitstellung von Ressourcen für ein Projekt zur Installation eines Hochtunnelsystems auf ihrer Farm zu konzentrieren. Da ein solches Projekt viel Kapital erfordert, aber eine hohe Kapitalrendite erzielen kann, wendet sie 20 % ihres Einkommens dafür auf. Um die Betriebsmittelkosten zu decken, beantragt sie Zuschüsse für kleine landwirtschaftliche Betriebe.

Beispiel 2

Stacey ist Projektmanagerin für eine kleine Marketingfirma und verantwortlich für die Zuweisung von Ressourcen für ein bevorstehendes Projekt für digitale Inhalte. Sie konzentriert sich auf die Suche und Entwicklung hochwertiger Humanressourcen für das Projekt, indem sie bezahlte Praktikanten einstellt. Während die erfahrenen Mitarbeiter Studenten ausbilden, betreuen und anleiten können, können die Studenten selbst Input und Innovation für die Marketingbemühungen der Agentur liefern.

Beispiel 3

Fred ist für die Zuweisung von Ressourcen für ein Informationstechnologieprojekt für einen Kunden verantwortlich. Er möchte für einen Kunden sowohl Hardware als auch Software installieren, um seine Internetverbindung und Kommunikationsmethoden zu verbessern. Es stellt Ressourcen für Computerausrüstung und IT-Support bereit, um die Mitarbeiter im Umgang damit zu schulen.

Häufige Probleme bei der Ressourcenzuweisung

Hier sind einige häufige Probleme, auf die Ressourcenmanager stoßen können, und einige Ideen zu deren Vermeidung oder Lösung:

• Legacy-Software: Während einige Unternehmen immer noch Legacy-Software für eine zentrale Organisationsstruktur zur Verwaltung ihrer Ressourcen verwenden, kann es von Vorteil sein, stattdessen cloudbasierte Software zu verwenden. Dadurch können Projektmanager Änderungen in Echtzeit vornehmen, Inkonsistenzen und Missverständnisse vermeiden und mit Computerautomatisierungsfunktionen Zeit und Aufwand sparen.

• Änderungen im Projektumfang: Insbesondere bei der Arbeit mit einem Kunden möchte ein Projektmanager möglicherweise auf unerwartete Änderungen im Projektumfang und -umfang sowie auf Ressourcenbelastungen vorbereitet sein. Eine der besten Möglichkeiten, auf eine solche Situation zu reagieren, besteht darin, Ressourcen- und Projektpläne zu aktualisieren und kreative Fähigkeiten zur Problemlösung zu nutzen, um Ressourcen effektiv neu zuzuweisen.

• Schlechtes Talentmanagement der Mitarbeiter. Für Unternehmen ist es wichtig, die Talente ihrer Mitarbeiter gut zu verwalten und den richtigen Teammitgliedern die richtigen Aufgaben zuzuweisen. Stellen Sie sicher, dass erfahrene Mitarbeiter Verantwortlichkeiten haben, die ihrem Qualifikationsniveau entsprechen, um Engagement und Interesse zu fördern, und weisen Sie Nachwuchskräfte mit der Arbeit an neueren Aufgaben ab, um einem Burnout vorzubeugen.

• Änderungen in der Ressourcenverfügbarkeit: Bei jedem Projekt kann es zu unerwarteten Änderungen in der Verfügbarkeit von menschlichen oder nichtmenschlichen Ressourcen kommen, weil Mitarbeiter erkranken, Maschinen ausfallen oder andere Probleme auftreten können. Erstellen Sie im Voraus Backup-Pläne für solche Situationen, damit Sie diese sofort bewältigen und diese Probleme problemlos bewältigen können.

• Fehlende Kommunikation. Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Projekterfolg, und es ist für Manager wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Zugriff auf Ressourcenpläne und -anforderungen haben. Erwägen Sie den Einsatz cloudbasierter Projektmanagementsoftware, um Dokumente, Kalender und Zeitpläne zu teilen und Teammitgliedern die Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen.

So verteilen Sie Ressourcen im Projektmanagement

Hier sind vier Schritte zur richtigen Zuweisung von Ressourcen in Projektmanagementsituationen:

1. Entwickeln Sie einen Projektplan

Entwickeln Sie zunächst einen Projektplan, in dem die Projektidee, die Ziele und das Team dargelegt werden. Unterteilen Sie das Projekt in Hauptbereiche, Phasen und Aufgaben und erstellen Sie einen Projektstrukturplan dafür. Dies kann Ihnen dann dabei helfen, einen breiten Zeitrahmen für jedes Ergebnis festzulegen.

2. Legen Sie den Ressourcenbedarf für jede Projektaufgabe fest.

Indem Sie zu jeder Projektaufgabe eine Tabelle erstellen, können Sie den Ressourcenbedarf für jede Komponente ermitteln. Dabei kann es sich um menschliche oder nichtmenschliche Ressourcen handeln. Stellen Sie im Personalbereich die Fähigkeiten und Kompetenzen fest, die Sie bei den Teammitgliedern suchen. Geben Sie für nichtmenschliche Ressourcen die Spezifikationen an, nach denen Sie für Ausrüstung und Materialien suchen. Während Sie diesen Ressourcenbedarf auflisten, prognostizieren Sie das Budget für jedes Projekt oder jede Projektphase.

3. Finden Sie Ressourcen und Finanzierung

Sobald Ihr Ressourcenbedarf bestätigt ist, können Sie mithilfe der Software die Verfügbarkeit der internen oder externen Ressourcen Ihres Unternehmens ermitteln. Möglicherweise möchten Sie neue Mitarbeiter einstellen, Ausrüstung mieten oder andere Entscheidungen treffen, um Unterstützung für das Projekt zu erhalten. Berücksichtigen Sie die Kosten dieser Ressourcen in den Gesamtfinanzplänen Ihres Projekts und Unternehmens.

4. Weisen Sie die Ressourcen planmäßig zu

Sobald Sie Ihre Ressourcen geschützt haben, verteilen Sie sie entsprechend Ihrem Plan. Stellen Sie sicher, dass alle Unternehmensleiter ein klares Verständnis der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen haben. Überwachen Sie die Ressourcennutzung und -leistung mit Dashboards und Berichten und passen Sie Ihren Plan nach Bedarf an. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Ressourcen ersetzen oder einige davon einem Projekt mit hoher Priorität neu zuweisen.