Prozess, Vorteile und wann man es verwendet • BUOM

Ein wichtiges Ziel eines jeden Unternehmens ist es, Probleme schnell zu erkennen und zu lösen. Dadurch können sie ihren Kunden bessere Dienstleistungen oder Produkte anbieten. Um dies zu erreichen, können Unternehmen ein Issue-Management-System nutzen, um auftretende Probleme zu lösen. In diesem Artikel besprechen wir, was Issue-Management ist, welche Vorteile es hat und wie der Issue-Management-Prozess implementiert wird.

Was ist Problemmanagement?

Unter Problemmanagement versteht man den Prozess der Lösung aller Probleme, die während eines Projekts oder innerhalb einer Organisation auftreten. Wenn ein Problem auftritt, ist es wichtig, es so schnell wie möglich zu lösen, um die negativen Auswirkungen zu begrenzen. Um dies zu erreichen, implementieren Projektmanager einen Rahmen zur Bewältigung aller auftretenden Probleme. Dabei geht es darum, die Schwere des Problems einzuschätzen und die beste mögliche Lösung zu finden.

Zu den häufigsten Arten von Problemen gehören:

• Produkte von geringer Qualität, z. B. fehlerhafte Software

• Teammitglieder, denen bestimmte Fähigkeiten fehlen, beispielsweise Kundendienstfähigkeiten

• Projekte, die das Budget oder den Zeitplan überschreiten, z. B. wenn für die Fertigstellung des Produkts zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.

• Ineffektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern, z. B. Sprachbarrieren oder fehlende Besprechungen

• Technische Probleme, beispielsweise funktioniert die Kommunikationssoftware nicht.

• Probleme mit dem Lieferanten, z. B. keine Antwort vom Lieferantenkontakt

Vorteile des Problemmanagements

Ein strukturierter Issue-Management-Prozess bietet mehrere Vorteile, darunter:

Verbesserte Organisation

Indem man weiß, wer sich mit dem jeweiligen Problem befasst und weiß, welchen Status dieses Problem hat, wird der Problemlösungsprozess besser organisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass an jedem Problem jemand arbeitet und der Projektmanager weiß, an wen er sich wenden kann. Es ist auch einfacher, aktuelle und vergangene Probleme zu überprüfen, wenn für jeden Vorfall eine Dokumentation vorhanden ist.

Vereinfachte Problembewertung

Die Bestimmung der Schwere des Problems hilft Projektmanagern, die angemessene Menge an Ressourcen zuzuweisen. Sowohl die Dokumentation als auch ein zugewiesener Problembetreuer können dabei helfen, die zur Lösung des Problems erforderlichen Ressourcen zu klären. Durch die einfachere Beurteilung der Schwere von Problemen können Projektmanager diese schneller lösen und sich wieder anderen Aufgaben widmen.

Beste Lösungen

Durch die Durchführung von Problembewertungen können Projektmanager und Problemmanager bessere Entscheidungen darüber treffen, wie sie zukünftige Probleme vorhersehen können. Dies liegt daran, dass sie bei jedem Problem mehr Informationen sammeln und dokumentieren können. Anschließend können sie untereinander oder mit ihrem Team die Möglichkeiten besprechen und die beste Lösung umsetzen.

Schnellere Ergebnisse

Wenn innerhalb eines Projekts ein Problem auftritt, möchten Projektmanager es oft so schnell wie möglich lösen. Eine etablierte Issue-Management-Struktur ermöglicht es den Teammitgliedern, Probleme effektiver zu kommunizieren. Ein optimierter Berichtsprozess ermöglicht es dem Problemmanager, die Aufgabe anschließend einer anderen Person zur Lösung zuzuweisen.

Wann sollte Problemmanagement eingesetzt werden?

Projektmanager nutzen bei den meisten Projekten Problemmanagement. Sie entwickeln vor Projektbeginn eine Struktur und verwenden diese Struktur dann, wenn während des Projekts Probleme auftreten. Projektmanager können damit Probleme jeder Größe lösen, da es einen besser organisierten Ansatz für das gesamte Team schafft.

Eine weitere Möglichkeit, Problemmanagement einzusetzen, sind Probleme innerhalb eines Unternehmens. Beispielsweise kann ein Manager ein Problemmanagementsystem erstellen, in dem Mitarbeiter Probleme aufzeichnen können, auf die sie während der Arbeit stoßen, beispielsweise eine langsame Internetverbindung oder eine fehlerhafte Heizungsanlage. Der Manager hat dann eine Aufzeichnung aller auftretenden Probleme und kann diese systematisch angehen, sobald sie auftreten. Dies ermöglicht es ihnen, Verbesserungen für ihre Mitarbeiter vorzunehmen und sie zufrieden zu stellen.

So erstellen Sie einen Problemmanagementprozess

Obwohl Problemmanagementsysteme unterschiedlich sind, umfassen sie typischerweise die folgenden Schritte:

1. Erstellen Sie ein Tagebuch

Durch die Erstellung eines Protokolls, in das ein Manager oder ein Teammitglied Informationen zu jedem Problem eingeben kann, lässt sich der Lösungsprozess einfacher verfolgen. Dieses Protokoll enthält wichtige Informationen wie Problemtyp, Schweregrad und Zeitpunkt des Auftretens. Abhängig von der Größe des Teams, das an dem Projekt arbeitet, können Projektmanager jedes Teammitglied bitten, auftretende Probleme hinzuzufügen, oder die Aufgabe, Probleme zu verfolgen, einigen ausgewählten Mitgliedern zuweisen. Das Protokoll kann ein einfaches Dokument sein oder der Projektmanager kann eine Problemmanagementsoftware implementieren.

2. Bewerten Sie das Problem

Durch die Durchführung einer Problembewertung wird der Projektmanager über die Schwere des Problems informiert. Es gibt Probleme, die einer sofortigen Lösung bedürfen, und es gibt weniger dringende. Wenn der Projektmanager die Schwere des Problems kennt, kann er bessere Entscheidungen zur Lösung treffen, beispielsweise wie viel Zeit oder Ressourcen er aufwenden muss.

3. Verantwortung zuweisen

Durch die Zuweisung der Verantwortung für ein Problem wird sichergestellt, dass jemand die Lösung umsetzt. Indem Sie eine Person oder ein Team für die Lösung eines Problems auswählen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Team das Problem vergisst, oder die Wahrscheinlichkeit, dass mehrere Personen versuchen, unterschiedliche Lösungen umzusetzen. Projektmanager können die Eigentümerschaft für ein Problem öffentlich zuweisen, sodass jeder weiß, wem die Eigentümerschaft für das Problem zugewiesen ist.

4. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Um sicherzustellen, dass die zugewiesenen Teammitglieder Probleme lösen, können Projektmanager ihren Fortschritt verfolgen. Dies beinhaltet in der Regel die Kontaktaufnahme mit der verantwortlichen Person und die Bitte um Aktualisierungen. Möglicherweise haben sie auch einen Platz im Problemprotokoll oder in der Problemverwaltungssoftware, wo ein benannter Problemmanager Aktualisierungen bereitstellen kann.

5. Schließen Sie die Frage

Nachdem der Task-Manager das Problem gelöst hat, schließt der Projektmanager es, indem er diese Informationen protokolliert. Dadurch wird es aus der Liste entfernt und die Teammitglieder können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Er informiert auch alle anderen Teilnehmer darüber, dass das Problem kein Problem mehr darstellt.

Die Probleme und Risiken verstehen

Das Problemmanagement ist dem Risikomanagement sehr ähnlich, allerdings führen Manager diese Schritte zu unterschiedlichen Zeitpunkten durch. Ein Risiko ist eine mögliche negative Auswirkung, und ein Problem ist eine negative Auswirkung, die derzeit auftritt. Daher erfolgt das Risikomanagement in der Regel vor Projektbeginn und das Problemmanagement dann, wenn Probleme auftreten.