Projektmanagementprozesse und warum sie wichtig sind • BUOM

10. September 2021

Unter Projektmanagement versteht man den gesamten Prozess der Organisation, Steuerung und Durchführung eines Projekts. Da dies ein komplexer Prozess sein kann, lässt er sich am besten verstehen, indem man ihn in Schritte unterteilt. Unabhängig davon, ob Sie an einem kleinen oder großen Projekt arbeiten, kann Ihnen das Verständnis der Schritte des Projektmanagements dabei helfen, die zu erbringenden Leistungen effektiv zu verwalten und das Team bei der Erledigung von Aufgaben zu unterstützen. In diesem Artikel besprechen wir die Phasen des Projektmanagements und erfahren, was jede dieser Phasen beinhaltet.

Fünf Phasen des Projektmanagements

Der Projektmanagement-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen, darunter der Initiierungsphase, der Planungsphase, der Ausführungsphase, der Überwachungsphase und der Abschlussphase. Schauen wir uns die einzelnen Phasen des Projektmanagements genauer an:

Konzeptions- und Initiationsphase

Hier bestimmen Sie die Bedeutung des Projekts und die Anforderungen des Kunden. Hier erfahren Sie, ob das Unternehmen über die nötigen Ressourcen verfügt, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Hier sind die Schritte, um Ihr Projekt zu starten:

1. Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts. Definieren Sie klar, wie das Endergebnis oder Produkt aussehen soll, damit Ihre Teammitglieder eine klare Vorstellung davon haben, was sie erreichen müssen.

2. Bestimmen Sie die Ergebnisse. Ergebnisse sind kleine Meilensteine. Wenn das Ziel eines Projekts beispielsweise darin besteht, 100 Autos zu produzieren, teilen Sie es in kleine Teillieferungen auf. Zu diesen Leistungen können die Fertigstellung der Außenmontage, der Einbau der Sitze und die Anbringung der Räder gehören.

3. Identifizieren Sie Projektbeteiligte. Bestimmen Sie, wer an dem Projekt beteiligt sein soll und welche Ressourcen oder Anweisungen sie von Ihnen benötigen.

4. Überlegen Sie sich einen Business Case. Der Business Case umfasst eine Bewertung der mit dem Projekt verbundenen Risiken, Vorteile, Kosten, technischen Lösungen und Zeitpläne. Mithilfe dieser Schätzungen können Sie feststellen, ob ein Projekt machbar und lohnenswert ist.

5. Entwickeln Sie technische Spezifikationen. Eine technische Spezifikation ist ein Dokument, das alle Aspekte des Projekts definiert und aufzeichnet. Sie notieren den Zeitplan, die zu erbringenden Leistungen und die Aktivitäten für das Projekt. Dieses detaillierte Dokument legt den Grundstein für Ihren Projektplan.

Planung

In der Planungsphase wird allen Projektbeteiligten mitgeteilt, was die Ziele sind und wie man diese erreichen will. Hier dokumentieren Sie Projektpläne und erstellen einen Projektzeitplan. Hier sind die Schritte, um die Planungsphase effektiv abzuschließen:

1. Erstellen Sie einen Projektplan. Bestimmen Sie den Projektzeitplan, einschließlich Projektmeilensteinen, Aufgaben, die Ihr Team erledigen muss, und möglichen Einschränkungen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektplan spezifisch, messbar und terminiert ist, damit das daran arbeitende Team seine Aufgaben effizient und schnell erledigen kann.

2. Erstellen Sie Workflow-Diagramme. Visualisieren Sie Ihre Prozesse mithilfe eines Flussdiagramms, um sicherzustellen, dass Stakeholder und Teammitglieder ihre Rollen im Projekt klar verstehen.

3. Bewerten Sie Ihr Budget. Um ein Budget zu schätzen, ermitteln Sie alle Arten von Kosten, die für das Projekt von Anfang bis Ende anfallen könnten, einschließlich Arbeitsaufwand, Ausrüstung und Materialien.

4. Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest. KPIs sind Messinstrumente zur Bestimmung, wie gut Teams bestimmte Ziele erreichen. Beispiele für KPIs sind Projektergebnisse, monatliche Arbeitskosten und Ressourcenzuweisung.

3. Ausführungsphase

In der Ausführungsphase wird Ihr Plan in die Tat umgesetzt. Dies ist in der Regel die längste Phase im Projektmanagement-Lebenszyklus. Wenn Sie ein Projektmanager sind, besteht Ihre Aufgabe in dieser Phase darin, Teammitglieder zu organisieren, Fristen zu verwalten und sicherzustellen, dass zugewiesene Aufgaben erledigt werden. Hier sind die Schritte, um durch die Ausführungsphase eines Projekts zu navigieren:

1. Vereinbaren Sie ein Kickoff-Meeting. Da die Ausführungsphase den Übergang von der Planung zur Umsetzung darstellt, kann ein Kickoff-Meeting alle Projektbeteiligten auf die Ergebnisse und Schlüsselergebnisse des Projekts hinweisen.

2. Teams verwalten. Bilden Sie ein Team, dessen Mitglieder über die entsprechenden Fähigkeiten zur Lösung der Projektprobleme verfügen. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Ihr Team über die erforderlichen technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten verfügt, um die Arbeit zu erledigen. Wenn Konflikte auftreten, können Sie eingreifen und zur Lösung beitragen.

3. Befolgen Sie die Prozesse. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied in Übereinstimmung mit allen Richtlinien oder Prozessen im Projektplan und in der Leistungsbeschreibung arbeitet.

4. Verbreiten Sie es weiter. Kommunizieren Sie Statusaktualisierungen an Teammitglieder und Stakeholder. Sie können im Voraus die spezifischen Phasen definieren, in denen Sie Updates bereitstellen möchten, um sicherzustellen, dass Sie andere in angemessener Häufigkeit informieren.

4. Überwachungsphase

Während sich das Projekt entfaltet, wird empfohlen, dass Sie sich bemühen, den Fortschritt zu verfolgen. Dazu können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Bericht über wichtige Leistungsindikatoren (KPI). Durch die Analyse Ihrer KPIs können Sie feststellen, wie effektiv Ihr Team arbeitet. Wenn Ihre KPIs einen langsamen Fortschritt anzeigen, können Sie mit den Teammitgliedern sprechen und den Projektplan entsprechend anpassen.

2. Achten Sie auf den Umfang. In einigen Fällen kann es sein, dass der Kunde seine Meinung über den Umfang des Projekts ändert, nachdem Sie mit der Arbeit begonnen haben. In diesem Fall müssen Sie feststellen, ob Sie den erweiterten Umfang des Projekts innerhalb des ursprünglichen Budgets und Zeitplans bewältigen können. Wenn nicht, kehren Sie zur Planungsphase zurück, um die Erwartungen sowie neue Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären.

3. Kontrollieren Sie Ihre Ausgaben. Die Kostenkontrolle ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektmanagements. Daher müssen Sie Änderungen im geplanten Budget ständig und klar überwachen.

4. Qualitätskontrolle. Dadurch wird sichergestellt, dass die Projektergebnisse den Erwartungen der Kunden entsprechen. Überprüfen Sie Prozesse und qualitätsbezogene KPIs regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Projektziele zu erreichen.

5. Erleichtern Sie die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Eine wirksame Projektüberwachung erfordert die Information aller Beteiligten. Regelmäßige Treffen mit Teammitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern können dazu beitragen, Terminüberschreitungen und Missverständnisse zu vermeiden.

5. Letzte Phase

Die letzte Phase, auch Abschlussphase genannt, konzentriert sich auf das Endergebnis des Projekts. Diese Phase gibt Ihnen, Ihrem Team und Ihren Kunden die Möglichkeit zu bewerten, wie erfolgreich das Projekt war und welche Erkenntnisse Sie dabei gewonnen haben. Hier sind die Schritte, um die Abschlussphase erfolgreich abzuschließen:

1. Reichen Sie alle Ergebnisse offiziell ein. Der erste Schritt zum Projektabschluss ist die Übertragung der Projektergebnisse an den Kunden. Holen Sie Genehmigungen für Projektleistungen mit offiziellen Unterschriften von Projektbeteiligten ein und dokumentieren Sie diesen Schritt für Ihre Unterlagen.

2. Studieren Sie alle Unterlagen und Verträge. Überprüfen Sie nach Abschluss des Projekts alle Unterlagen, um sicherzustellen, dass Sie alle Parteien für die Arbeit bezahlt haben und keine Reste übrig bleiben.

3. Stakeholder freigeben. Sobald Teammitglieder, Auftragnehmer, Lieferanten und andere Stakeholder ihre letzten Projektaufgaben abgeschlossen haben, können Sie sie aus dem Projektteam entlassen. Teilen Sie ihnen mit, dass das Projekt beendet ist, bestätigen Sie alle Verpflichtungen und kündigen Sie ihren Vertrag offiziell, damit sie an anderen Projekten arbeiten können.

4. Überprüfen Sie das Projekt. Analysieren Sie die Probleme, Misserfolge und Erfolge des Projekts und identifizieren Sie Möglichkeiten für weitere Verbesserungen. Berechnen Sie die Projektleistung in Bezug auf Qualität, Zeitplan und Kosten. Es kann hilfreich sein, ein Überprüfungstreffen mit den Interessenvertretern zu vereinbaren, damit diese Gelegenheit haben, ihre Ansichten zu äußern.

5. Archivdokumentation. Sobald Sie die Projektprüfung abgeschlossen haben, können Sie alle Dokumente finalisieren und zur späteren Bezugnahme indizieren. Machen Sie sich klare Notizen zur Projektleistung und zu Verbesserungsmöglichkeiten, damit Sie in Zukunft problemlos darauf zurückgreifen können.