Leitfaden zur Projektpriorisierungsmatrix • BUOM

25. März 2022

Die Projektprioritätsmatrix dient dazu, Unternehmen dabei zu helfen, Projekte zu priorisieren. Dies kann dem Team zu Beginn eines Projekts und während der gesamten Arbeit Klarheit verschaffen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektprioritätsmatrix ist, warum Sie sie verwenden könnten, welche Prioritäten enthalten sind und wie Sie eine Projektprioritätsmatrix entwickeln.

Was ist eine Projektprioritätsmatrix?

Eine Projektprioritätsmatrix, auch Priorisierungsmatrix genannt, ist ein strukturierter Ansatz zur Festlegung von Prioritäten bei der Arbeit an einem Projekt. Eine einfache Prioritätsmatrix zeigt die drei wichtigsten, aber konkurrierenden Prioritäten in einem Projekt: Zeit, Kosten und Umfang.

Durch die Erstellung einer Projektprioritätsmatrix können Sie verschiedene Elemente nach Wichtigkeit sortieren, sodass Sie leicht erkennen können, welche Ziele zuerst erreicht werden müssen. In der Regel hilft das gesamte Projektteam bei der Definition der Prioritätenmatrix des Projekts, wobei das Management und andere Stakeholder Beiträge einbringen.

Hauptelemente des Projekts

Der Projekterfolg wird durch drei Hauptelemente bestimmt: Kosten (Budget), Zeit (Zeitplan) und Umfang (Leistung). Die Beziehungen zwischen diesen drei Projektelementen sind für verschiedene Projektbeteiligte oft unterschiedlich.

Um eine Projektprioritätsmatrix zu entwickeln, müssen Sie ermitteln, welches Element des Projekts eingeschränkt, akzeptiert und verbessert werden muss. Durch diese Priorisierung kann das Team bestimmen, was in seinem Projekt am wichtigsten ist.

Zeit

Timing kann für die Projektprioritäten verschiedene Bedeutungen haben. Möglicherweise haben Sie eine harte Frist, die nicht verschoben werden kann. Möglicherweise gibt es keine festgelegte Frist, aber das Management möchte nicht, dass das Projekt zu lange dauert. Bei manchen Projekten spielt die Zeit jedoch im Vergleich zu den anderen beiden Prioritäten möglicherweise keine Rolle.

Kosten

Die Kosten beziehen sich darauf, wie viel Projektabschlusskosten. Bei einigen Projekten können die Kosten ein großes Problem sein, da das Ziel darin besteht, nicht mehr als einen bestimmten Betrag auszugeben. Für andere sind die Kosten möglicherweise nicht so wichtig, wenn das Projekt effizient und pünktlich abgeschlossen wird. Manchmal steigen die Kosten für die Bereitstellung dieser Dinge, wenn Sie den Zeitplan und die Qualität eines Projekts priorisieren.

Volumen

Das Projektmaßstab bezieht sich auf das, was darin enthalten ist. Der Umfang, manchmal auch Produktivität genannt, umfasst sowohl die Qualität des Projekts als auch die Anzahl der darin enthaltenen Dinge. Möglicherweise ist der Umfang des Projekts begrenzt und es muss sich auf einen bestimmten Bereich mit größerer Flexibilität hinsichtlich Kosten und Zeit konzentriert bleiben. Vielleicht möchte das Team, dass der Umfang des Projekts breit ist und ein breites Themenspektrum abdeckt.

So entwickeln Sie eine Projektprioritätsmatrix

Hier sind 6 Schritte zur Entwicklung einer Projektprioritätsmatrix:

1. Treffen Sie sich mit allen Teilnehmern

Um eine Projektprioritätsmatrix zu entwickeln, sollten Sie sich möglichst zunächst mit dem gesamten Projektteam oder zumindest allen beteiligten Managern treffen. Betroffenen Parteien oder jeder, der die Aufsicht über das Projekt hat und die Befugnis hat, vorrangige Entscheidungen zu treffen. Es wäre hilfreich, wenn die Teilnehmer ihre eigene Matrix idealer Projektprioritäten ausfüllen würden. Sie können sie dann alle überprüfen, um eine allgemeine Projektprioritätsmatrix zu erstellen. Es ist nicht notwendig, dass sich alle über Prioritäten einig sind. Diejenigen mit der größten Autorität über das Projekt müssen die endgültige Entscheidung darüber treffen, welche Matrix verwendet werden soll.

2. Wählen Sie aus, welches Element eingeschränkt werden soll

Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welches der drei Designelemente durch harte Einschränkungen eingeschränkt wird, wie zum Beispiel:

• Begrenzte Kosten: Das Projektbudget darf einen bestimmten Betrag nicht überschreiten.

• Zeitlich begrenzt: Das Projekt kann nicht über einen bestimmten Fertigstellungs- oder Liefertermin hinaus fortgesetzt werden.

• Begrenzter Umfang: Ein Projekt hat einen begrenzten Umfang, der von seinen Stakeholdern festgelegt wird.

3. Entscheiden Sie, welches Element Sie akzeptieren möchten

Als nächstes müssen Sie auswählen, welches Element akzeptiert werden soll. Durch die Annahme eines Elements priorisiert das Team die Erledigung dessen, was erledigt werden muss, auch wenn es außerhalb der ursprünglichen Projektparameter liegt.

• Erschwingliche Kosten: Das Team kann alles ausgeben, was es möchte, solange es für die Erreichung der anderen beiden Elemente erforderlich ist.

• Akzeptierte Zeit: Das Team kann jede benötigte Zeit nutzen, um das Projekt abzuschließen oder abzuliefern.

• Akzeptierter Umfang: Das Team kann den Umfang des Projekts ohne Einschränkungen definieren.

4. Wählen Sie aus, welches Element verbessert werden soll

Nun entscheiden Sie, welches Element über seinen Hauptzweck hinaus verbessert werden soll.

• Erhöhte Kosten: Das Projektziel des Teams besteht darin, weniger auszugeben.

• Verlängerte Zeit: Das Team hat möglicherweise eine endgültige Frist, wird jedoch ermutigt, das Projekt frühzeitig abzuschließen.

• Erweiterter Umfang: Wenn schließlich der Umfang eine Priorität für die Erweiterung darstellt, verfügt das Team möglicherweise über einen Basisumfang, versucht jedoch, diesem weitere Elemente hinzuzufügen.

5. Erstellen Sie eine Matrix mit Prioritäten

Sobald das Team eine allgemeine Einigung darüber erzielt hat, wo die einzelnen Prioritäten platziert werden sollen, können Sie die endgültige Projektprioritätsmatrix erstellen. Die Matrix ist einfach zu erstellen und zu vervollständigen, bietet aber denjenigen, die das Projekt verwalten und daran arbeiten, viele nützliche Informationen.

Die eigentliche Matrix könnte so aussehen:

TimeCostScopeConstrainXAcceptXEnhanceX

6. Verwenden Sie die Matrix, wenn Sie an einem Projekt arbeiten

Sobald die Matrix fertiggestellt ist, kann das Team sie bei der Arbeit als Erinnerung verwenden. Beispielsweise könnte ein Team feststellen, dass die Kosten eine begrenzte Priorität haben, aber nach der Arbeit an einem Projekt das Gefühl haben, dass zusätzliche Mittel ihnen dabei helfen könnten, etwas mehr zu erreichen. In dieser Situation fragen sie sich möglicherweise, ob das Budget erhöht werden kann. Da jedoch die Kosten eine Priorität darstellten, die das Team begrenzen wollte, wird das Budget wahrscheinlich fest bleiben.