Leitfaden zur physischen Bestandsaufnahme | • BUOM
Zählen Inventar Einzelhandelsgeschäfte sind wichtig, da sie den Managern und der Muttergesellschaft des Geschäfts nützliche Informationen liefern können, damit sie wichtige Geschäftsentscheidungen treffen können, z. B. welche Artikel oder Produkte nachbestellt werden sollten und ob das Geschäft Schulungen oder Entwicklungen benötigt, um seine Verkaufs- und Umsatzleistung zu verbessern. . Der Einsatz wichtiger Zähltechniken und das Verständnis nützlicher Begriffe wie physische Inventurzählungen können Einzelhandelsgeschäften dabei helfen, ihre Produkte effizienter zu verwalten und der Unternehmensleitung genaue Zahlen zu übermitteln.
In diesem Artikel besprechen wir, was eine Inventurzählung ist, erklären die Arten von Inventurzählungen und listen Schritte auf, die Ihnen zeigen, wie Sie eine Inventurzählung selbst durchführen können.
Was sind physische Inventuren?
Eine physische Inventur ist eine persönliche Zählung der Einzelhandelsartikel und Produkte, die ein Unternehmen besitzt. Am häufigsten zählt ein Mitarbeiter eines Einzelhandelsgeschäfts den auf der Verkaufsfläche verkauften Bestand und die derzeit im Lager gelagerten Produkte, um Ergebnisse der Inventur zu erhalten. Diese Berechnungen erfolgen in der Regel am Ende jedes Berichtszeitraums, und ein Unternehmen kann die daraus resultierenden Informationen auf verschiedene Weise nutzen, darunter:
Sicherstellung korrekter Lagerbestände: Im Einzelhandel spiegeln Berichte möglicherweise nicht immer den tatsächlichen Lagerbestand wider. Mithilfe einer Bestandszählung kann sichergestellt werden, dass die Bestandsaufzeichnungen korrekt sind und das Geschäft Abweichungen berücksichtigt hat.
Überwachen Sie Diebstahl oder Schäden am Inventar. Eine Bestandsaufnahme kann Geschäften auch dabei helfen, etwaige Diebstähle oder Schäden an Waren aufzuspüren. Wenn Inventar gestohlen wird, kann eine Inventurzählung dabei helfen, anhand des Datums der letzten Inventur festzustellen, welches Inventar entnommen wurde und wann es ungefähr durchgeführt wurde. Wenn Produkte beschädigt sind, kann es für das Geschäft hilfreich sein, sie sofort zu ersetzen.
Einnahmen- und Ertragsberichte: Die Kenntnis der korrekten Lagerbestände kann Geschäften auch dabei helfen, einen genauen Einnahmen- und Ertragsbericht zu erstellen, der widerspiegelt, wie viel Geld das Geschäft verdient hat. Dies kann einem Unternehmen dabei helfen, nützliche Finanzberichte für Stakeholder und Investoren zu erstellen.
Erstellen eines verlässlichen Budgets. Wenn Sie wissen, wie viel Lagerbestand ein Geschäft verkauft hat und wie viel noch übrig ist, können Unternehmen ein genaues Budget erstellen und wissen, wie viel Lagerbestand sie in Zukunft kaufen müssen.
Arten von Inventar
Hier sind die vier Arten der Inventurzählung:
Elektronische Rechnung
Beim elektronischen Zählen werden spezielle Technologien und Geräte verwendet, um den Bestand zu scannen und ihn auf Computern, Tablets und anderen Systemen zu organisieren, um eine genauere Zählung von Artikeln und Produkten zu ermöglichen. Mit der elektronischen Zählung können Unternehmen effizientere Tools entwickeln, die es Mitarbeitern ermöglichen, Lagerbestände sofort zu finden und zu verfolgen, um Kunden besser zu unterstützen. Obwohl die Bestandszählung mit diesem System die Genauigkeit verbessert, kann die mit der Zählung verbundene Elektronik die Kosten für ein Unternehmen erhöhen, und die Einrichtung und Verwendung des Systems kann die für die Durchführung der Zählung erforderliche Zeit verlängern.
Zykluszählung
Zykluszählung führt zu verschiedenen Zeitpunkten im Laufe des Tages oder der Woche eine Bestandsaufnahme durch. Dadurch können Geschäfte Zeit und Ressourcen sparen, da sie eine vollständige Zählung in überschaubaren Abschnitten durchführen können. Außerdem können die Geschäfte geöffnet bleiben, sodass sie den Betrieb nicht schließen müssen, wie dies bei einem vollen Lagerbestand der Fall wäre. Abhängig von der Zykluszählungsmethode erstellen einige Geschäfte jedoch möglicherweise nicht häufig genug eine vollständige Bestandsliste, um für die Finanzberichte des Unternehmens nützlich zu sein.
Manuelle Vervollständigung
Bei der manuellen Zählung werden ein oder mehrere Mitarbeiter eingesetzt, die sowohl auf dem Boden als auch im Lager durch das Geschäft gehen, den Bestand zählen und die Ergebnisse mit Stift und Papier aufzeichnen. Nachdem die Mitarbeiter mit der Zählung fertig sind, werden die Zahlen zusammengestellt und auf Richtigkeit überprüft. Diese Zählmethode kann dazu beitragen, dem Unternehmen Kosten wie teure Technik und andere Ressourcen zu ersparen. Abhängig von der Größe des Geschäfts und dem Zweck der Zähler kann es jedoch zu Ungenauigkeiten in der endgültigen Erfassung kommen.
Vollständiger Bestand
Zur Vervollständigung des Filialinventars setzen Filialen bestehende Mitarbeiter ein oder stellen Zeitarbeitskräfte ein. Manager können den Mitarbeitern hilfreiche Zähldokumente und Anweisungen zur Verfügung stellen, um die Mengen von Artikeln und Produkten genau zu erfassen.
Wenn Sie ein externes Unternehmen mit der Zählung beauftragen, kann es für das Geschäft von Vorteil sein, seinen Bestand zu organisieren und zu verdichten, um die Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten. Eine vollständige Bestandszählung kann sehr genau sein, aber in den meisten Fällen entstehen dem Geschäft zusätzliche Arbeitskosten und es muss häufig den Geschäftsbetrieb einstellen, um seine Aufgaben erfüllen zu können.
Vorteile der physischen Bestandsaufnahme
Eine Bestandsaufnahme hat eine Reihe von Vorteilen, darunter:
Erhöhte Kundenzufriedenheit. Wenn Ihre Bestandsliste korrekt ist und den aktuellen Lagerbestand widerspiegelt, können Kunden besser verstehen, was zum Kauf verfügbar ist, was die Kundenzufriedenheit und den Umsatz steigern kann. Einige Unternehmen haben beispielsweise die Möglichkeit, ihren Lagerbestand elektronisch zu verfolgen und online anzuzeigen. Wenn ein Kunde genau sehen kann, was Sie auf Lager haben, kann er leichter finden, was er sucht.
Helfen Sie bei der Planung von Verlusten: Durch die Zählung des physischen Lagerbestands können Geschäfte feststellen, ob bestimmte Artikel oder Produkte zur Neige gehen. Wenn ein Geschäft Gefahr läuft, nicht mehr vorrätig zu sein, kann es diese Informationen nutzen, um mehr Artikel zu bestellen, damit dieser rechtzeitig ankommt, und so seinen aktuellen Vorrat zu erhöhen.
Identifizieren von Produkten für Aktionsverkäufe: Nach der Bestandsaufnahme kann es sein, dass sich Artikel oder Produkte schlecht verkaufen oder größere Mängel aufweisen, wie z. B. kaputte oder zerfetzte Verpackungen. Mithilfe von Bestandszählungen können Mitarbeiter diese Produkte identifizieren und kennzeichnen, sodass das Geschäft sie zum Verkauf anbieten oder sie loswerden kann, um Platz für profitablere Verkäufe zu schaffen.
So zählen Sie physische Bestände
Hier ist eine Liste von fünf Schritten, die Sie befolgen können, um Ihre physischen Reserven zu berechnen:
1. Planen Sie eine Zählung
Je nachdem, welche Art von Zählung Sie planen, kann es wichtig sein, diese im Voraus zu planen, um sicherzustellen, dass sie den Ladenverkauf nicht beeinträchtigt. Wenn Sie beispielsweise planen, eine vollständige Inventurzählung durchzuführen, kann es sinnvoll sein, diese außerhalb der Geschäftszeiten zu planen, z. B. kurz vor Ladenschluss, oder die Mitarbeiter so einzuplanen, dass sie die Inventurzählung nach oder vor Ladenschluss durchführen . der Laden öffnet.
Dies kann es dem Laden ermöglichen, Schließungen zu vermeiden und seine besten Verkaufszeiten einzuhalten. Wenn ein Geschäft eine manuelle Inventur durchführt, ist es wichtig, die Mitarbeiter, die diese Aufgabe ausführen, so einzuplanen, dass sie zu Beginn ihrer Schicht mit der Inventur beginnen, damit sie genügend Zeit haben, die Inventur zusammenzufassen, bevor sie ihre Arbeit beenden.
2. Boden auffüllen
Vor dem Zählen ist es wichtig, möglichst viel Inventar im Raum aufzufüllen, um den Zählvorgang zu erleichtern. Das Verschieben und Sortieren des Inventars vom Hinterzimmer in die Verkaufsfläche kann den Mitarbeitern dabei helfen, Produkte zu organisieren, sodass sie sie beim Zählen leichter finden können. Dies kann auch dazu beitragen, die Menge an Lagerbeständen zu reduzieren, die die Mitarbeiter am Ende zählen müssen, und dabei helfen, Platz für eingehende Produkte freizugeben.
3. Erklären Sie den Prozess
Wenn Sie eine Inventur durchführen, an der mehrere Mitarbeiter oder Einzelpersonen beteiligt sind, kann es hilfreich sein, den Prozess zu erklären und alle wichtigen Informationen in der Inventurdokumentation zu prüfen. Bei der Verwendung spezieller Geräte oder Technologien für das elektronische Zählen kann es außerdem wichtig sein, das Betriebssystem der Zählsoftware zu erläutern und zu zeigen, wie bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden können. Eine detaillierte Erläuterung des Zählvorgangs im Vorfeld kann dazu beitragen, Zeit zu sparen, da auf alle Fragen und Bedenken der Mitarbeiter sofort eingegangen werden kann.
4. Standorte zuweisen
Abhängig von der Art der Zählung, die das Geschäft verwendet, kann es hilfreich sein, jeder Person oder Personengruppe bestimmte Standorte zuzuordnen. Dies kann dazu beitragen, die Geschwindigkeit und Effizienz des Zählens zu erhöhen. Wenn Sie beispielsweise eine vollständige Inventur eines großen Einzelhandelsgeschäfts durchführen, kann es für einen Manager hilfreich sein, seine Mitarbeiter in Gruppen einzuteilen und jede Gruppe damit zu beauftragen, Artikel und Produkte aus verschiedenen Abteilungen zu zählen, darunter Küchengeräte, Spielzeug und Spiele . , und mehr.
Wenn ein Geschäft den Betrieb schließen muss, um effizienter zählen zu können, kann die Zuweisung von Standorten Zeit sparen und dabei helfen, das Geschäft schneller zu öffnen, sodass dem Geschäft nicht zu viele Umsätze entgehen.
5. Mengen zusammenstellen und anzeigen
Es ist wichtig, alle Zähldokumente zu sammeln und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, da die Zählung die Muttergesellschaft über wichtige Details informieren kann, die sie für wichtige finanzielle Entscheidungen wie Bestandsnachbestellungen, Unternehmensbudgets und sogar Gehaltsabrechnungsanpassungen verwenden kann. Wenn in Ihrem Geschäft eine Zählung durchgeführt wurde, an der mehr als ein Mitarbeiter beteiligt war, kann es hilfreich sein, die Dokumente zu überprüfen, um sicherzustellen, dass jede Kategorie auf der Liste gezählt wurde, und die Informationen dann zu einem vollständigen Datensatz zusammenzufassen.
Nachdem Sie die Daten zusammengestellt haben, vergleichen Sie die Ergebnisse der aktuellen Inventur mit den vorherigen. Wenn sie relativ ähnlich sind, kann dies bedeuten, dass die Ergebnisse recht genau sind. Wenn es jedoch große Abweichungen zwischen den beiden Zählungen gibt, sollten Sie darüber nachdenken, einige Mitarbeiter zu bitten, bestimmte Produkte oder Abteilungen des Geschäfts zu zählen.