Grundlegendes zu Third Party Administrators (TPAs) | • BUOM

1. April 2021

Viele Unternehmen verfügen über komplexe Verwaltungssysteme, die ein hohes Maß an Koordination, Planung und Kontrolle erfordern. Die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben an ein anderes Unternehmen auszulagern, kann Unternehmen dabei helfen, die Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation zu verwalten und die Einhaltung gesetzlicher Standards für Dokumentation und Archivierung sicherzustellen. Diese externen Unternehmen, sogenannte Third-Party-Administratoren, leisten wesentliche Unterstützung in mehreren wichtigen Branchen.

In diesem Artikel erklären wir, was Drittanbieter-Administratoren sind, welche Funktionen sie ausführen und wie sie in einer Geschäftsumgebung arbeiten.

Was ist TPA?

Ein Drittverwalter, auch TPA genannt, ist ein Unternehmen, das sich auf Verwaltungsvorgänge für andere Unternehmen spezialisiert hat. TPAs sind vor allem in der Versicherungsbranche verbreitet, aber jedes Unternehmen kann einen TPA mit der Erbringung seiner Verwaltungsdienstleistungen beauftragen. Unternehmen lagern ihre Beschwerden und Kundeninteraktionen an einen TPA aus, der sich dann um den gesamten Prozess der Informationsbeschaffung, Speicherung von Dokumenten und Vornahme von Änderungen an Kundenkonten kümmert. TPAs verfügen über eine umfassende Dokumentations- und Schadensbearbeitungsinfrastruktur, die es ihnen ermöglicht, große Mengen an Schadensersatzforderungen ihrer Kunden zu bearbeiten.

Was machen Drittanbieter-Administratoren?

Drittanbieter-Administratoren bieten ihren Kunden viele verschiedene Dienste an, um ihnen dabei zu helfen, die Kontrolle über ihre Verwaltungsvorgänge zu übernehmen. Zu den häufigsten Aufgaben, die TPAs ​​für ihre Kunden übernehmen, gehören:

Underwriting

Wenn ein Unternehmen einen Antrag auf einen Kredit oder eine Versicherungspolice erhält, kann es den Underwriting-Prozess an eine ATP auslagern. Dazu gehört die Prüfung des Antrags, das Sammeln von Informationen über den Risikograd der Antragsteller und die Abgabe von Empfehlungen zur Kreditgenehmigung oder -ablehnung.

Anmeldung

TPAs unterstützen ihre Kunden bei der Erledigung des Papierkrams bei der Anmeldung neuer Mitglieder für einen Leistungs- oder Versicherungsplan. Sie erstellen neue Konten, geben Informationen genau ein, verfolgen den Fortschritt der Vorteile und helfen Mitgliedern beim Zugriff auf Informationen über ihre Vorteile.

Schadensbearbeitung

Wenn jemand eine Versicherung oder Leistungen beantragt, übernimmt die TPA oft den gesamten Prozess der Prüfung des Antrags, der Beweiserhebung, der Anpassung der Leistungsbeträge und der Verteilung etwaiger Leistungen. Sie aktualisieren Kundenkonten in jeder Phase und speichern Dokumente und Mitteilungen zu jedem Anspruch.

Lieferantenmanagement

Einige TPAs ​​helfen bei der Koordinierung der Dienstleistungen und Produkte wichtiger Lieferanten für ihre Kunden. Dazu gehört die Verwaltung von Verträgen, die Verwaltung von Rechnungen und die Suche nach neuen Lieferanten.

Kundendienst

TPAs können auch als Ansprechpartner für die Kunden eines Unternehmens fungieren, insbesondere bei Fragen zu deren Versicherungsplänen. Sie bieten personalisierte Empfehlungen für Kunden, die auf Verwaltungsinformationen zugreifen und andere grundlegende Aufgaben ausführen möchten. Unternehmen können Kundendienstanfragen an einen TPA weiterleiten, wo sie optimierte Fehlerbehebungsprozesse nutzen, um Fragen zu beantworten, ohne die Kernressourcen des Unternehmens zu überlasten.

Forensische Buchhaltung

Unternehmen können einen TPA mit der Durchführung forensischer Buchhaltungsaufgaben beauftragen, um etwaige finanzielle Unregelmäßigkeiten im Unternehmen aufzudecken. Dazu gehört die Überprüfung von Kontoauszügen, Hauptbüchern und anderen Finanzdokumenten, um Unstimmigkeiten oder Verwaltungsfehler festzustellen. TPAs fungieren als neutrale Dritte, die finanzielles Missmanagement erkennen und administrative Kontrollen einrichten können, um zukünftige Missbräuche zu verhindern.

Leistungsprüfung

TPAs führen Vergütungsprüfungen für Unternehmen durch, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter die Leistungspläne des Unternehmens angemessen nutzen. Dies kann alle Arten von Leistungen abdecken, wie etwa bezahlte Freistellung, Arbeitnehmerunfallansprüche oder Arbeitgebererstattungen. Die TPA überprüft regelmäßig Leistungsanträge und dokumentiert Informationen zur Auslastung, um Arbeitgebern bei der Optimierung ihrer Leistungspläne zu helfen.

Notfallplanung

Einige TPAs ​​bieten Notfallplanungsdienste an, bei denen sie Risikobewertungsstrategien und bewährte Verwaltungsverfahren nutzen, um maßgeschneiderte Unternehmensverfahren für potenzielle Notfallsituationen zu entwickeln. Sie erstellen Informationen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern über den Umgang mit einem Notfall weitergeben können, und helfen bei der Lösung von Haftungsproblemen des Unternehmens im Falle eines Vorfalls.

Kontoführung und Fondsvertrieb

Wenn der Versicherungsplan einen Anspruch begleicht, aktualisiert die TPA das Konto des Begünstigten und verteilt dessen Gelder. Sie versenden Schecks, überweisen Geld über virtuelle Transaktionen und erstellen Kontoauszüge sowohl für die Versicherungsgesellschaft als auch für Kundendaten.

Sonstige Verwaltungsaufgaben

Abhängig von der Größe ihres Unternehmens und der Art der Kunden, die sie betreuen, können TPAs ​​möglicherweise auch andere Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. TPA-Dienste können von einfachen Büroaufgaben wie der Dateneingabe bis hin zu komplexeren Prozessen wie Qualitätskontrolle oder Bundesberichterstattung reichen.

Wie funktioniert TPA?

TPAs funktionieren, indem sie Informationen von ihren Kunden entgegennehmen, sie verarbeiten und die Ergebnisse dann an die Kunden zurücksenden. TPAs verfügen möglicherweise über eigene Kundenportale, die sie dem Kunden bei der Beauftragung ihrer Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Sie verwalten den Prozess der Durchführung administrativer Aufgaben für Geschäftskunden und machen es für ihre Kunden überflüssig, als Verbindungsmann zu fungieren.

Unternehmen, die TPAs ​​beauftragen, sparen Zeit und Geld, indem sie komplexe Dienstleistungen auslagern, anstatt in ihre eigenen Verwaltungsmethoden zu investieren, während TPAs ​​einen Gewinn erzielen können, indem sie Verwaltungsaufgaben für mehrere ähnliche Unternehmen gleichzeitig effizient erledigen. Einige Unternehmen zahlen TPA einen Pauschalsatz basierend auf den von ihnen gewählten Dienstleistungen, während andere TPA einen Prozentsatz ihrer Versicherungsprämien zahlen.

Gängige Arten von Drittanbieter-Administratoren

TPAs sind in der Regel auf eine bestimmte Branche spezialisiert, um den Kundensupport zu erleichtern. Hier sind einige grundlegende Beispiele für Drittanbieter-Administratoren:

Verwaltung von Haftpflicht- und Sachversicherungen

Die komplexen Verwaltungsprozesse im Zusammenhang mit der Haftpflicht- und Sachversicherung machen sie zu einer der führenden Branchen für TPAs. Sie bearbeiten typischerweise Schadensfälle für große Unternehmen und multinationale Konzerne, die ein hohes Volumen an Versicherungsansprüchen sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden bearbeiten. Haftpflichtversicherungsvertreter können auch mit Versicherungsunternehmen zusammenarbeiten und in deren Namen Schadensfälle regulieren.

Gesundheitsverwaltung

TPAs, die im Gesundheitsmanagement tätig sind, arbeiten für Krankenkassen und Unternehmen, die ihren Kunden eine betriebliche Krankenversicherung anbieten. Sie erledigen die tägliche Schadensbearbeitung für Unternehmen, die sich selbst versichern, und nutzen dabei einen speziellen Fonds zur Begleichung von Schadensfällen für den Kunden. Wenn sie mit Krankenversicherungsgesellschaften zusammenarbeiten, helfen sie bei Ansprüchen, Inkasso und Kundenkommunikation gemäß den Richtlinien und Verfahren des jeweiligen Unternehmens.

Verwaltung von Pensionsplänen

Rentenplanverwalter sind TPAs, die mit Unternehmen zusammenarbeiten, die 401(k) und andere Rentenleistungen für ihre Mitarbeiter verarbeiten. Sie nehmen Anfragen für Abhebungen, Einzahlungen und Ausschüttungen an einzelne Mitarbeiter entgegen. TPAs für Altersvorsorgepläne können auch bei der Übertragung von Geldern von einem Anlagekonto auf ein anderes helfen.

Anlage- und Maklerverwaltung

TPAs können auch die administrativen Aspekte anderer Anlagekonten außerhalb der Altersvorsorge verwalten. Sie arbeiten mit Wertpapierfirmen und Maklern zusammen, um Transaktionen zu dokumentieren, Compliance-Richtlinien einzuhalten und Kundenkontoinformationen zu aktualisieren.