Geschäftsprozessentwicklung (mit Tipps und Beispielen) • BUOM
26. März 2021
Die Implementierung der Nutzung eines Geschäftsprozesses in Ihrem Unternehmen kann zu einer gesteigerten Produktivität und einer besseren Verwaltung von Unternehmensaufgaben führen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Geschäftsprozesse intern und extern zu erstellen und umzusetzen, wird Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich sein.
In diesem Artikel definieren wir Geschäftsprozesse, warum sie für den Erfolg eines Unternehmens wichtig sind, wie man einen Geschäftsprozess schreibt, Tipps und Fallstudien und wann man sie verwendet.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess kann als eine Reihe von Schritten definiert werden, durch die ein Unternehmen seine Ziele erreicht. Es kann weiter definiert werden als der Prozess, durch den ein Unternehmen einen Kunden davon überzeugt, sein Produkt oder seine Dienstleistung zu kaufen. Ein Geschäftsprozess läuft innerhalb eines Unternehmens auf Mikro- und Makroebene ab. Abteilungen verfügen möglicherweise über einen eigenen Geschäftsprozess zur Erfüllung ihrer spezifischen Aufgaben, aber jeder einzelne Geschäftsprozess zielt darauf ab, den gesamten Unternehmensprozess zu erreichen.
Warum sind Geschäftsprozesse wichtig?
Geschäftsprozesse sind wichtig, weil sie die Funktionalität der Aktivitäten und Abteilungen eines Unternehmens definieren und festlegen, wie das Unternehmen als Einheit arbeitet, um Produkte an Verbraucher zu liefern. Sie steigern die Produktivität, reduzieren Verwirrung und begrenzen Fehler im Unternehmen.
Wie schreibe ich einen Geschäftsprozess?
Um einen Geschäftsprozess zu schreiben, der die Leistung Ihres Unternehmens verbessert, müssen Sie eine Reihe von Schritt-für-Schritt-Anweisungen befolgen, die Ihnen dabei helfen, interne Stakeholder zu identifizieren und Rollen zuzuweisen.
Definieren Sie die Ziele des Unternehmens.
Erstellen Sie einen strukturierten Plan für Ihren Geschäftsprozess.
Erstellen Sie Aufgaben basierend auf den Unternehmenszielen.
Weisen Sie Aufgaben Abteilungen oder Einzelpersonen zu.
Führen Sie einen Testlauf des Prozesses durch.
Integrieren Sie es in Ihr Unternehmen.
Notieren Sie seinen Erfolg.
Überarbeiten und wiederholen.
1. Unternehmensziele definieren
Der erste Schritt, den Sie unternehmen müssen, um eine Geschäftsprozessinnovation zu schaffen, besteht darin, die aktuellen und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens zu definieren. Sie können die Grundlage dafür bilden, was Sie in Ihren Geschäftsprozess integrieren möchten.
Beispiel: Sie sind der Leiter eines Unternehmens und haben mehrere Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen soll. Sie möchten Ihre Kundendienstabläufe verbessern. Mithilfe dieser Ziele können Sie Ihren Geschäftsprozess strukturieren.
2. Erstellen Sie einen strukturierten Plan für Ihren Geschäftsprozess
Der zweite Schritt beim Verfassen eines guten Geschäftsprozesses besteht darin, die Verfahren zu skizzieren, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind.
Beispiel: Da Sie nun Ihre Ziele kennen, können Sie mit der Ausarbeitung Ihres Geschäftsprozesses beginnen. Sie erstellen einen detaillierten Plan für jede Ebene oder Abteilung Ihres Unternehmens und legen fest, wie diese zum Prozess beitragen.
3. Erstellen Sie Aufgaben basierend auf den Unternehmenszielen
Im dritten Schritt müssen Sie sich eingehender mit den Aufgaben befassen, die zum Abschluss jeder Phase des Geschäftsprozesses erforderlich sind.
Beispiel: Nachdem Sie nun die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ermittelt haben, können Sie damit beginnen, den Geschäftsprozess auf Mikroebene zu betrachten.
4. Weisen Sie Aufgaben Abteilungen oder Einzelpersonen zu
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie Aufgaben ganzen Abteilungen oder Einzelpersonen zuweisen. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Person oder Personengruppe über die zu erledigenden Aufgaben informieren und klare Anweisungen dazu geben.
Beispiel: Da nun Aufgaben zugewiesen sind, die erledigt werden müssen, können Sie damit beginnen, sie dem entsprechenden Personal zuzuweisen. Sie benötigen zehn Kundendienstmitarbeiter, die jeden Monat Umfragen zur Kundenzufriedenheit versenden, Sie benötigen fünf weitere Mitarbeiter, um Umfrageergebnisse zu erfassen, und Sie benötigen einen Kundendienstleiter, der die Abteilungsdaten bei monatlichen Abteilungsbesprechungen präsentiert.
5. Führen Sie den Prozess testweise aus
Der fünfte Schritt beim Schreiben eines Geschäftsprozesses, der für Ihr Unternehmen gut funktioniert, ist die Durchführung eines Testlaufs. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Aufnahmebereitschaft und das Verständnis Ihres Mitarbeiters für den neuen Prozess zu beurteilen. Dies ist auch die Zeit, den Mitarbeitern Fragen zu ihren spezifischen Rollen zu stellen.
Beispiel: Nach einem ersten Testlauf treffen Sie sich mit dem Kundendienst. Sie beantworten Fragen und fragen sie, was sie über die ihnen zugewiesenen Aufgaben denken.
6. Integrieren Sie es in Ihr Unternehmen
Nachdem Sie den Probelauf nun abgeschlossen und alle notwendigen Fehler oder Missverständnisse korrigiert haben, können Sie schrittweise mit der Implementierung in die täglichen Geschäftstaktiken Ihres Unternehmens beginnen.
Beispiel: Sie beginnen mit der Implementierung eines Kundendienstprozesses in die täglichen Aufgaben Ihrer Kundendienstabteilung. Sie beantworten zusätzliche Fragen und überprüfen deren Fortschritt. Die Hoffnung besteht darin, dass sie sich mit der Zeit an ihre neuen Aufgaben gewöhnen und durch die termingerechte Erledigung zur Produktivität des Unternehmens beitragen.
7. Notieren Sie seinen Erfolg
Es ist wichtig, dass Sie den Erfolg Ihres Geschäftsprozesses verfolgen, ihn mit den Zielen Ihres Unternehmens vergleichen und prüfen, ob Ihr Unternehmen die richtigen Meilensteine erreicht. Dies ist ein wichtiger Schritt in einem Geschäftsprozess, da er dessen Wirksamkeit misst und feststellt, ob sich Ihr Unternehmen gut darauf eingestellt hat.
Beispiel. Bei jeder monatlichen Abteilungsbesprechung überprüfen Sie die für den Vormonat gesammelten Daten. Sie sollten auch prüfen, ob Aufgaben pünktlich erledigt wurden und ob sich Zeitplanverzögerungen auf Ihre Kundendienstbemühungen ausgewirkt haben.
8. Aktualisieren und wiederholen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse aktualisieren, um mit den Veränderungen in Ihrem Unternehmen Schritt zu halten. Wenn Sie bemerkt haben, dass bestimmte Aufgaben zu Produktivitätseinbußen führen, ist es jetzt an der Zeit herauszufinden, warum und wie Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern können, um den Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen.
Beispiel: Nachdem Sie Ihren Geschäftsprozess zum ersten Mal in Ihrem Unternehmen ausgeführt haben, stellen Sie fest, dass es den für die Datenerfassung zuständigen Kundendienstmitarbeitern schwerfällt, ihre Aufgaben in der ihnen zugewiesenen Zeit zu erledigen. Sie überarbeiten Ihren Geschäftsprozess und fügen der Aufgabe drei zusätzliche Mitarbeiter hinzu, in der Hoffnung, dass eine Verbesserung erzielt wird.
Tipps zum Schreiben eines Geschäftsprozesses
Im nächsten Abschnitt werden wichtige Faktoren erörtert, die beim Schreiben eines Geschäftsprozesses zu berücksichtigen sind.
Treffen mit Abteilungsleitern. Dies kann ein nützlicher Teil bei der Erstellung Ihres Geschäftsprozesses sein. Durch Treffen mit einzelnen Abteilungen können Sie Ideen und Herausforderungen vorstellen, um zu sehen, wie diese in ihren Abteilungen aufgenommen werden könnten.
Erwägen Sie den Einsatz von Geschäftsprozesssoftware. Erwägen Sie die Investition in Geschäftsprozesssoftware, die Ihnen dabei helfen kann, Aufgaben zuzuweisen und Ihren Fortschritt zu verfolgen.
Verwenden Sie Diagramme und Diagramme, um Aufgaben visuell zu interpretieren. Sie können Diagramme und Diagramme verwenden, um Arbeitsverantwortlichkeiten zu trennen, einen strukturierten Aufgabenplan zu skizzieren oder Abteilungsziele zu vergleichen.
Beispiele für Geschäftsprozesse
Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste von Beispielsituationen, in denen ein Geschäftsprozess für Ihr Unternehmen nützlich sein kann.
Onboarding-Prozesse für Mitarbeiter
Der Prozess der Einstellung und Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen kann als Geschäftsprozess betrachtet werden. Möglicherweise haben Sie eine Abteilung, die sich der Integration neuer Mitarbeiter widmet, oder eine Gruppe von Personen, die ihnen bei der Weiterentwicklung helfen. Außerdem müssen Ihre neuen Mitarbeiter Formulare ausfüllen und an Onboarding-Meetings teilnehmen.
Liefermanagementsysteme
Wenn Sie Produkte an Ihre Kunden oder andere Unternehmen versenden, gilt dies als Geschäftsprozess. Sie erhalten Bestellungen, bestimmte Mitarbeiter holen die Bestellungen ab und es gibt eine festgelegte Zeit für den Versand der Sendungen. Auch Rechnungen sind Teil des Liefermanagement-Geschäftsprozesses.
Produkterstellung
Die Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um Produkte für Kunden zu entwerfen, herzustellen und herzustellen, werden ebenfalls als eine Art Geschäftsprozess betrachtet.