Fragen und Beispielantworten für Verwaltungsinterviews • BUOM

22. Februar 2021

Verwaltungsassistenten sind im Rahmen ihres Arbeitsalltags für vielfältige Aufgaben verantwortlich und kümmern sich in der Regel auch um Organisations- und Dokumentationsprozesse für die Organisationen, für die sie arbeiten. Darüber hinaus sind diese Fachkräfte auf eine Vielzahl von Fähigkeiten angewiesen, die Hard Skills wie Computeranwendungen und Soft Skills wie effektive Kommunikation und Liebe zum Detail kombinieren.

Wenn Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Verwaltungsassistent oder Büroassistent vorbereiten, müssen Sie sich auf einige Fragen vorbereiten. In diesem Artikel besprechen wir Fragen zu Vorstellungsgesprächen mit Führungskräften, darunter allgemeine Fragen zu Ihren Erfahrungen und detaillierte Fragen mit einigen Beispielen, damit Sie Ihre Antworten im Voraus üben können.

Hauptfragen

Sie müssen wahrscheinlich grundlegende Fragen beantworten, die dem Interviewer helfen, Sie kennenzulernen und zu beurteilen, ob Sie für die Stelle gut geeignet sind. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen helfen sollen, zu verstehen, worauf Sie sich vorbereiten sollten:

• Wie würdest du dich selbst beschreiben?

• Was hat Sie an dieser besonderen Verwaltungsposition gereizt?

• Was wissen Sie über unser Unternehmen?

• Wie sehen Sie Ihren Beitrag für unser Unternehmen?

• Wie hast du von dieser Position erfahren?

• Welche Fähigkeiten helfen Ihnen, bei der Arbeit erfolgreich zu sein?

• Was ist Ihr ideales Arbeitsumfeld?

• Was ist Ihrer Meinung nach eine Schwäche, die Sie gerne verbessern würden?

• Was sind deine Ziele?

• Wo sehen Sie sich in fünf bis zehn Jahren?

Fragen zu Erfahrung und Hintergrund

Diese Fragen geben dem Interviewer eine Vorstellung von Ihrer bisherigen Berufserfahrung, Ihrer Ausbildung oder besonderen Qualifikationen und Ihren Leistungen in früheren Positionen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die Sie möglicherweise zu Ihrem Hintergrund haben:

• Welche Eigenschaften sind Ihrer Meinung nach als Verwaltungsassistent/in unerlässlich?

• Können Sie Ihre Computerkenntnisse beschreiben?

• Wie hoch ist Ihre durchschnittliche Schreibgeschwindigkeit in Wörtern pro Minute?

• Was ist einer Ihrer größten Erfolge?

• Für welche Aufgaben waren Sie bei Ihrem letzten Job zuständig?

• Wie würden Ihre früheren Arbeitgeber Sie beschreiben?

• Welche Schritte unternehmen Sie in Ihrer beruflichen Weiterentwicklung?

• Wie empfinden Sie die Arbeit im Team?

• Wie gehen Sie selbstständig an Ihre Arbeit heran und woher wissen Sie, wann Sie um Unterstützung bitten müssen?

• Haben Sie Erfahrung im Halten von Präsentationen?

Ausführliche Fragen

Wenn der Interviewer während des Interviews tiefer in die Materie eintaucht, können Sie Antworten auf Fragen dazu erwarten, wie Sie mit schwierigen Situationen umgehen, wie Sie an Probleme herangehen, wie Sie Ihre Arbeit organisieren und andere Fragen im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Verwaltungsrolle. Die folgenden Fragen sind Beispiele dafür, was Sie erwartet:

• Wie verwalten Sie mehrere Zeitpläne?

• Beschreiben Sie einen typischen Tag für Sie als Verwaltungsassistent.

• Wie gehen Sie große Aufgaben und Projekte mit ähnlichen Fristen an?

• Welche Erfahrungen haben Sie mit Excel und anderen Datenorganisationssoftware?

• Wenn Sie eine Meinungsverschiedenheit mit Ihrem Vorgesetzten haben, wie gehen Sie damit um?

• Wie hängt der Kundenservice mit der Verwaltung zusammen?

• Wie stellen Sie die Vertraulichkeit persönlicher Akten und vertraulicher Dokumente sicher?

• Wie wollen Sie unsere Büroabläufe verbessern?

• Was würden Sie tun, wenn Sie sehen würden, dass ein Kollege etwas Unethisches tut?

• Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigen Aufgaben eines Verwaltungsassistenten?

Fragen für ein Interview mit der Verwaltung und Beispielantworten

Nutzen Sie die folgenden Management-Interviewfragen und Beispielantworten, um sich im Voraus vorzubereiten:

Welche Tools und Ressourcen verwenden Sie, um Ihre Aufgaben und Zeitpläne zu organisieren?

Der Interviewer fragt Sie möglicherweise danach, um Ihre Kenntnisse im Umgang mit bestimmten Technologien oder Computeranwendungen zu beurteilen, die Ihnen bei der Organisation von Projekten und der Verfolgung mehrerer Zeitpläne helfen. Sprechen Sie über Software oder Anwendungen, mit denen Sie Erfahrung haben, und wie Sie diese zur Organisation Ihrer Arbeit nutzen.

Beispiel: „Ich kenne mich sehr gut mit der Microsoft Office-Software aus. Ich bevorzuge Excel, um alle meine Projekte zu organisieren, weil ich Prioritäten auf verschiedene Seiten und anpassbare Eingaben aufteilen kann. Außerdem gefällt mir die Vielseitigkeit von SharePoint, da ich abteilungsübergreifend zusammenarbeiten kann. und Rollen und Projektaufgaben für jedes Team organisieren.“

Wie würden Sie die Führung anderer Mitarbeiter angehen?

In vielen Fällen übernehmen Verwaltungsassistenten und Bürokaufleute Management- und Führungsaufgaben. Der Interviewer wird Sie wahrscheinlich nach Ihren Erfahrungen beim Führen anderer fragen oder nach Ihrer Herangehensweise an die Arbeit in einer Führungsposition. Betonen Sie Ihre Fähigkeit, zusammenzuarbeiten, effektiv zu kommunizieren und als Teil eines Teams Projekte oder Aufgaben zu leiten und zu verwalten.

Beispiel: „In meiner letzten Position hatte ich die Möglichkeit, die Einarbeitung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen zu leiten. Ich habe mich auf die Schulungsverfahren des Unternehmens verlassen und verschiedene Strategien angewendet, um sicherzustellen, dass unsere neuen Mitarbeiter alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um im Unternehmen erfolgreich zu sein. Es hat mir Spaß gemacht, Schulungsveranstaltungen zu leiten und neue Teammitglieder zu unterstützen, und ich freue mich, meine Erfahrungen hier zu teilen.“

Können Sie eine Zeit beschreiben, in der Sie ein großes Projekt unter einem engen Zeitplan übernehmen mussten? Wie sind Sie dabei vorgegangen?

Ein Interviewer stellt Ihnen möglicherweise eine Frage wie diese, um Ihre Fähigkeit zu beurteilen, unter Druck und in einem schnelllebigen Umfeld zurechtzukommen. Zeigen Sie dem Interviewer, dass Sie Prioritäten setzen und Ihre Zeit schnell einteilen können, indem Sie Beispiele aus Ihren bisherigen Erfahrungen verwenden.

Beispiel: * „Ich habe kürzlich meinem Manager geholfen, einen Jahresfinanzbericht zu erstellen, um den Aktionären des Unternehmens Gewinnprognosen zu veranschaulichen. Mein Vorgesetzter und ich warteten immer noch darauf, dass mehrere Transaktionen abgeschlossen waren, bevor wir die Berichtsdokumente vorbereiteten und organisierten, wofür wir zwei Tage brauchten. unsere Konferenz mit unseren Investoren.

Ich beschloss, an diesen beiden Tagen etwas später als üblich zu arbeiten, um meiner Chefin bei der Organisation und Überprüfung der Richtigkeit ihrer Dokumente zu helfen, damit wir bereit waren, die Informationen unseren Aktionären vorzulegen.“

Welche Änderungen haben Sie vorgenommen, die zu Verbesserungen in Ihrer vorherigen Rolle geführt haben?

Diese Art von Frage kann dem Interviewer helfen, Einblicke zu gewinnen, wie Sie ähnliche Ziele und Erfolge für sein Unternehmen erreichen könnten. Betonen Sie Ihre Motivation zum Erfolg und wie Sie in Ihrer früheren Position Verbesserungen oder Erfolge erzielt haben, die der Organisation, für die Sie gearbeitet haben, zugute kamen.

Beispiel: „In meiner letzten Organisation habe ich erfolgreich eine neue Planungssoftware integriert, die alle Kalender optimiert und Benachrichtigungen sowie einfache Eingaben eingerichtet hat.“ Verfolgung und Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Transaktionen. Dies reduzierte den Zeitaufwand für die vierteljährliche Berichterstattung und erleichterte meinem Chef das Auffinden wichtiger Informationen.“

Was halten Sie davon, einige Arbeitsaufgaben virtuell zu erledigen?

Neben Ihren Computeranwendungskenntnissen möchte der Interviewer möglicherweise wissen, wie komfortabel Sie virtuell an bestimmten Projekten arbeiten würden. Betonen Sie Ihre Fähigkeit, virtuelle Plattformen zu nutzen, um zu kommunizieren, Projekte zu verwalten und den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben zu behalten.

Beispiel: „Bei meinem letzten Job habe ich meinem Chef geholfen, viele unserer nicht dringenden Aufgaben auf Online-Kommunikations- und Projektmanagementsysteme zu verlagern, weil er aufgrund einer Änderung seines Zeitplans zwei Tage in der Woche nicht im Büro war. Der Übergang zur Fernkommunikation und -unterstützung war zunächst schwierig, aber mit Hilfe der richtigen Tools gelang mir der Wechsel problemlos. Ich fühle mich sehr wohl, wenn ich in Zukunft ähnliche Aufgaben übernehmen werde.“