Fragen und Beispielantworten • BUOM

1. April 2021

Persönliche Assistenten sind in einer Vielzahl von Branchen tätig und können mit hochrangigen Führungskräften und Managern in großen Unternehmen oder mit Menschen mit vielbeschäftigten Familien oder Behinderungen zusammenarbeiten. Die Arbeit als persönlicher Assistent erfordert viel Geduld, Organisation, Kommunikationsfähigkeit und Multitasking. Wenn Sie daran interessiert sind, als persönlicher Assistent zu arbeiten oder auf der Suche nach Ihrer nächsten Stelle als persönlicher Assistent sind, kann die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche Ihre Antworten effektiver machen.

In diesem Artikel stellen wir einige allgemeine Fragen zu persönlichen Assistenten, Fragen zu Erfahrungen und Hintergrundinterviews, ausführliche Interviewfragen für persönliche Assistenten und Antworten auf einige dieser Fragen.

Allgemeine Fragen an persönliche Assistenten

Bei einem Vorstellungsgespräch für eine Stelle als persönlicher Assistent werden Ihnen möglicherweise einige häufig gestellte Fragen gestellt, die denen ähneln, die Ihnen für andere Stellen gestellt werden:

• Erzählen Sie über sich selbst.

• Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?

• was sind deine größten Stärken?

• Was sind deine größten Schwächen?

• Warum verlassen Sie Ihren aktuellen Job?

• Darf man Überstunden machen?

• Mit welchem ​​Persönlichkeitstyp arbeiten Sie gerne zusammen?

• Wie hast du von dieser Position erfahren?

• Warum sollten wir Sie einstellen?

• Wann kannst du anfangen?

Fragen zu Erfahrung und Hintergrund

Auch wenn es sich bei der Stelle als persönlicher Assistent möglicherweise um einen Einstiegsjob handelt, möchten potenzielle Arbeitgeber möglicherweise nach Ihren bisherigen Erfahrungen in der Position oder nach anderen Erfahrungen fragen, die Sie gesammelt haben und die möglicherweise auf die Arbeit als persönlicher Assistent anwendbar sind. Hier sind einige Fragen, die sie stellen könnten:

• Haben Sie schon einmal als persönlicher Assistent gearbeitet?

• Welche Art von Menschen haben Sie als persönlicher Assistent unterstützt?

• Was war die schwierigste Aufgabe, die Sie je gemacht haben?

• Welche Aufgaben als persönlicher Assistent können Sie Ihrer Meinung nach besonders gut beherrschen?

• Welche Aufgaben haben Sie in der Vergangenheit als persönlicher Assistent ausgeführt?

• Was sind Ihrer Meinung nach die drei wichtigsten Fähigkeiten für einen persönlichen Assistenten?

• Verfügen Sie über spezielle Schulungen oder Zertifizierungen?

• Wie gehen Sie mit Fristen um?

• Welche Programme haben Sie in der Vergangenheit verwendet?

• Wie sind Sie bisher mit Änderungen im Zeitplan Ihres Kunden umgegangen?

• Wie gehen Sie mit dem Zwang zum Multitasking um?

Detaillierte Fragen für persönliche Assistenten

In jedem Vorstellungsgespräch werden Ihnen möglicherweise detailliertere Fragen gestellt, die längere oder durchdachtere Antworten erfordern. Sie können sich speziell auf die Position beziehen, für die Sie sich bewerben, oder allgemeiner sein. Hier sind einige detaillierte Fragen, die Ihnen während Ihres Vorstellungsgesprächs als persönlicher Assistent gestellt werden könnten:

• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

• Wie gehen Sie mit Anfragen nach personenbezogenen Daten Ihres Kunden oder Managers um?

• Was dich motiviert?

• Was sind deine Karriereziele?

• Wie kommen Sie mit der Arbeit mit unterschiedlichen Persönlichkeiten zurecht?

• Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie schwierige Entscheidungen über die Priorisierung von Aufgaben treffen mussten.

• Was ist dein Traumberuf?

• Wie gehst du mit stress um?

• Was ist Ihr größter beruflicher Erfolg?

• Du hast Fragen?

Interviewfragen mit Beispielantworten

Hier sind einige der Fragen, die Ihnen möglicherweise zu Ihrem Job als persönlicher Assistent gestellt werden, warum Arbeitgeber diese Fragen stellen und Richtlinien für Antworten:

Haben Sie schon einmal als persönlicher Assistent gearbeitet?

Arbeitgeber stellen diese Frage, um zu sehen, ob Sie Erfahrung in der Position haben. Abhängig von der Art Ihres persönlichen Assistenten und dem, wofür Sie sich bewerben, handelt es sich bei einigen Positionen möglicherweise um Einsteigerpositionen, während bei anderen möglicherweise Erfahrung erforderlich ist. Wenn Sie zuvor als persönlicher Assistent gearbeitet haben, sollte Ihre Antwort auf diese Erfahrung eingehen. Wenn Sie noch nie in dieser Position gearbeitet haben, sollte aus Ihrer Antwort hervorgehen, dass Sie keine direkte Erfahrung, aber auch Erfahrung in der Ausführung verwandter Aufgaben haben.

Beispiel: „Ich habe noch nie als persönlicher Assistent gearbeitet, sondern als Verwaltungsassistent für ein kleines Unternehmen, wo ich für viele der gleichen Aufgaben verantwortlich war. Ich verwaltete den Kalender der Eigentümerin, half ihr bei der Korrespondenz, organisierte ihren Transport und andere Aufgaben für sie und erledigte allgemeine geschäftliche Aufgaben wie Rechnungsstellung und Anrufbeantworter.“

Welche Art von Menschen haben Sie als persönlicher Assistent unterstützt?

Potenzielle Arbeitgeber stellen diese Frage, da es mehrere Definitionen eines persönlichen Assistenten gibt, zu denen die Arbeit für Führungskräfte, die Arbeit für vielbeschäftigte Menschen in ihrem Privatleben und die Hilfe für Menschen mit Behinderungen gehören können. Während alle diese Definitionen ähnliche Aufgaben haben, hat jede von ihnen einzigartige Verantwortlichkeiten, weshalb Arbeitgeber wissen möchten, ob Sie Erfahrung in der von ihnen angebotenen Stelle haben. Sie sollten ehrlich über Ihre Erfahrungen antworten, und wenn Sie wissen, dass sich Ihre Erfahrungen von der Stelle unterscheiden, auf die Sie sich bewerben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Fähigkeiten mit dem verknüpfen, wonach sie suchen.

Beispiel: „In meiner letzten Position als persönlicher Assistent habe ich für eine ältere Frau mit einer Behinderung in ihrem Zuhause gearbeitet. Ich erledigte Besorgungen für sie, verwaltete ihren Zeitplan, einschließlich der Planung von Arztterminen, stellte ihr den Transport zur Verfügung, unterstützte sie bei der Korrespondenz und kommunizierte bei Bedarf mit ihrem Pflegeteam und ihrer Familie. Obwohl ich weiß, dass es ein wenig anders ist, als für eine vielbeschäftigte Familie zu arbeiten, denke ich, dass viele Aufgaben ähnlich sind.“

Welche Aufgaben haben Sie in der Vergangenheit als persönlicher Assistent ausgeführt?

Auch auf diese Weise versuchen potenzielle Arbeitgeber zu verstehen, ob Sie die Aufgaben ihrer Position schon einmal wahrgenommen haben, insbesondere da nicht alle persönlichen Assistenten die gleichen Verantwortlichkeiten haben. Sie sollten diese Frage so detailliert wie möglich beantworten. Es kann hilfreich sein, vor Ihrem Vorstellungsgespräch die Stellenangebote durchzulesen, um die mit der Stelle verbundenen Verantwortlichkeiten zu notieren und sie mit Ihren eigenen Erfahrungen in Verbindung zu bringen.

Beispiel: „In meiner letzten Rolle habe ich den Kalender der CEO verwaltet, einschließlich der Planung von Besprechungen für sie, der Planung von Terminen und der Erinnerung an geplante Aufgaben. Ich beantwortete auch ihre Anrufe und überprüfte Anrufe, beantwortete einige ihrer einfacheren E-Mails und leerte ihren Posteingang. Ich habe ihr bei Bedarf mit der Technologie geholfen, sei es beim Einrichten eines Videoanrufs oder bei der Fehlerbehebung bei neuer Technologie, die sie gerade erhalten hatte. Ich habe auch Reisevorbereitungen für sie getroffen, wann immer sie aus geschäftlichen oder privaten Gründen reisen musste, einschließlich der Buchung von Flug-, Hotel- und Transportkosten.“

Wie sind Sie bisher mit Änderungen im Zeitplan Ihres Kunden umgegangen?

Dies ist eine spezifischere Frage, die Arbeitgeber zu Aufgaben als persönlicher Assistent stellen, aber sie kann ihnen zeigen, wie Sie auf Veränderungen reagieren und mit veränderten Erwartungen umgehen. Da diese Veränderungen dringend sein können, zeigen sie außerdem, wie Sie auf Stress und eine sich schnell verändernde Umgebung reagieren. Auf solche Fragen sollten Sie eine vorbereitete Antwort haben, die der STAR-Methode folgt, also Situation, Aufgabe, Aktion und Ergebnis.

Beispiel: „Mein früherer Manager, der CCO, hatte häufige Terminänderungen. Eines Tages reisten sie zu einer Reihe von Geschäftstreffen ab und ich erhielt einen Anruf von der Firma, mit der sie sich am nächsten Tag treffen wollten, und teilte mir mit, dass sie einen neuen Termin vereinbaren müssten. Sie waren erst eine Stunde später verfügbar und es war ein äußerst wichtiges Treffen für den CCO. Ich wusste, dass mein Vorgesetzter daran teilnehmen könnte, also habe ich einen Termin vereinbart und es meinem Vorgesetzten gesagt. Mein Vorgesetzter war zufrieden, weil wir eine wichtige Geschäftsbeziehung gepflegt hatten.“

Welche Aufgaben als persönlicher Assistent können Sie Ihrer Meinung nach besonders gut beherrschen?

Dies ist eine ähnliche Frage, die Arbeitgeber nach Ihren Stärken stellen, sie ist jedoch gezielter auf die Position ausgerichtet. Arbeitgeber möchten verstehen, welche Art von Arbeit Ihnen Spaß macht, und auch sehen, ob es potenzielle Probleme mit dem gibt, was Sie im Hinblick auf ihre Erwartungen erwähnt haben. Sie sollten ehrlich antworten, aber es kann hilfreich sein zu erwähnen, dass Sie alle Aufgaben eines persönlichen Assistenten gut beherrschen.

Beispiel: „Ich bin besonders gut darin, die Korrespondenz und den Kalender meiner Kunden oder Vorgesetzten zu verwalten. Dies sind Aufgaben, die Organisation, gute Kommunikationsfähigkeiten und ein Verständnis für Technologie erfordern, um sie effektiv bewältigen zu können. Es macht mir wirklich Spaß, obwohl ich alle Aspekte der Arbeit als persönlicher Assistent genieße.“