Fragen im Vorstellungsgespräch für Schulsekretäre • BUOM

13. Mai 2021

Schulsekretäre arbeiten im Schulbüro des Schulleiters und erledigen vielfältige Aufgaben. Ihre beruflichen Aufgaben ähneln denen eines Assistenten der Geschäftsleitung und eines Verwaltungsassistenten. Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben, sollten Sie sich auf die Fragen im Vorstellungsgespräch vorbereiten, damit Sie wissen, was Sie erwartet. In diesem Artikel stellen wir Fragen und Beispielantworten für Vorstellungsgespräche mit Schulsekretären.

Hauptfragen

Hier sind häufige Fragen, die Personen, die sich für eine Stelle als Schulsekretär bewerben, erwarten können:

• Welche Computerprogramme kennen Sie?

• Was macht eine erfolgreiche Schulsekretärin aus?

• Wie organisieren und verfolgen Sie Besprechungen und Termine?

• Wie halten Sie die aktuellen Verfahren und Richtlinien des Schulbezirks aufrecht?

• Welche Schulzeugnisse und zugehörigen Dokumente haben Sie erstellt?

• Erzählen Sie uns von Ihrem früheren Arbeitgeber.

• Wie bereiten Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch als Schulsekretärin vor?

• Was sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Schulsekretärin?

• Warum möchten Sie an dieser Schule als Sekretärin arbeiten?

• Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen?

Fragen zu Erfahrung und Hintergrund

Hier sind Fragen, die einem Arbeitgeber helfen können, Ihre Erfahrungen besser zu verstehen:

• Wissen Sie, wie man Besprechungsprotokolle schreibt? Können Sie ein Beispiel aus Ihrer bisherigen Arbeit nennen?

• Wie haben Sie in Ihrem letzten Job als Sekretärin die Zeitpläne von Lehrern und Mitarbeitern verwaltet?

• Über welche Erfahrung verfügen Sie, um verschiedene Telefonleitungssysteme zu nutzen, und wie gehen Sie mit Anrufen um, wenn Sie beschäftigt sind?

• Bewerten Sie Ihre schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten im schulischen Umfeld.

• Was ist das Beste daran, Schulsekretärin zu sein?

• Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen beim Ablegen und Verwalten großer Mengen an Papierkram unter dem Druck, Fristen einzuhalten.

• Haben Sie schon einmal ein Schuldokument mit Fehlern eingereicht?

• Haben Sie Erfahrung im Umgang mit Geld?

• Was motiviert Sie als Schulsekretärin am meisten?

• Wie können Sie Konflikte mit einem Elternteil oder Kollegen lösen? Gib ein Beispiel.

Fragen und Antworten zum Vorstellungsgespräch als Schulsekretärin

Hier sind einige Fragen und Beispielantworten, die Ihnen bei der Vorbereitung auf Ihr Vorstellungsgespräch als Schulsekretärin helfen sollen:

1. Arbeiten Sie gut mit anderen Sekretärinnen, Lehrern, Eltern und Schülern zusammen?

Teamarbeit ist eine wichtige Fähigkeit in der Sekretariatsarbeit. Der Wert der Zusammenarbeit mit Lehrern, Sekretären, Administratoren, Schülern und Eltern muss anerkannt werden. Der Interviewer stellt diese Frage, um Ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Teammitgliedern zu ermitteln. Betonen Sie bei der Beantwortung dieser Frage Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten wie Problemlösungsfähigkeit, Liebe zum Detail, Geduld und Teamarbeit.

Beispiel: „Während meiner Sekretariatsausbildung am Northern Institute of Secretarial and Administration habe ich gelernt, wie wichtig es ist, mit Kollegen, Eltern und Lehrern zu kommunizieren. Eines Tages rief mich ein Elternteil an und sagte, dass sie ohne Hilfe im Büro warteten. Ich musste meine Assistentin anrufen, um sich um sie zu kümmern, da ich mit anderen Aufgaben der Schulsekretärin in der Bibliothek beschäftigt war. Diese Kommunikation hat uns geholfen, für alle eine passende Lösung zu finden.“

2. Wie würden Sie mit einem harten Lehrer oder Elternteil umgehen?

Als Schulsekretär brauchen Sie Geduld und Mitgefühl. Die Eltern befinden sich möglicherweise in einer schwierigen Situation und sind daher möglicherweise launisch. Wenn Sie in Ihrem Büro einem besorgten Elternteil begegnen, nehmen Sie sich die Zeit, ihn zu beruhigen. Beruhigen Sie sie und hören Sie sich ihre Bedenken an. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Antwort alle schwierigen Vorkommnisse, die Sie möglicherweise mit Ihren Eltern erlebt haben.

Beispiel: „Als ich als Schulsekretärin arbeitete, begegnete ich einem strengen Lehrer, der von mir verlangte, jeden Tag an einem bestimmten Projekt zu arbeiten. Ich konnte meine täglichen Aufgaben nicht erledigen und das führte mich zur Figur des Lehrers. Mir wurde klar, dass dies der Schulleiter war, der von allen verlangte, bei der Arbeit produktiv zu sein. Deshalb musste ich mein Programm verschieben, um Probleme mit irgendjemandem bei der Arbeit zu vermeiden.“

3. Wie gehen Sie mit Termindruck um?

Als erfahrene Schulsekretärin stehen Sie aufgrund der Arbeitsbelastung vor vielen Herausforderungen. Es ist wichtig zu erklären, wie Sie mit den emotionalen und körperlichen Herausforderungen umgehen, die erforderlich sind, um den Auftrag pünktlich abzuschließen. Der Personalmanager möchte verstehen, wie Sie mit Druck umgehen, wenn Sie eine Frist haben.

Beispiel: „Während des jährlichen Sekretariatsseminars ermutigte uns einer der Motivationsredner, durch harte Arbeit Fristen einzuhalten. Seitdem erstelle ich meinen eigenen Zeitplan und erledige meine Arbeit nach Bedarf. Wenn ich viel zu tun habe, versuche ich effizienter zu sein, um keine Fristen einhalten zu müssen.“

4. Was tun Sie, wenn Ihr Ersatz nicht eintrifft?

Der Interviewer möchte wissen, was Sie tun werden, wenn Ihr Ersatz nicht eintrifft. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie nach anderen Optionen suchen werden, um sicherzustellen, dass die Stelle besetzt ist und Studenten oder Lehrkräfte die Dienste erhalten, die sie benötigen. Sagen Sie dem Arbeitgeber, dass Sie wissen, dass Sie mit der Situation professionell umgehen können.

Beispiel: „In meinem letzten Job als Sekretärin bei der Methodist Group of Schools konnte ich eines Abends keinen Ersatz finden. Meine vierstündige Schicht in der Schule war vorbei und ich war bereit, meinen Arbeitsplatz zu verlassen. Ich habe mich mit meinem Schulleiter beraten und wir haben das Problem gelöst, indem wir einen anderen Ersatz aus einer anderen Abteilung gefunden haben.“

5. Wie würden Sie Meinungsverschiedenheiten mit Ihrem Lehrer lösen?

Wenn ein Personalmanager diese Frage stellt, betonen Sie als Antwort Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten wie Flexibilität, Problemlösung, aktives Zuhören und Teamarbeit. Teilen Sie dem Interviewer in Ihrer Antwort mit, dass Sie bei Bedarf Rücksprache mit der Führungskraft halten können.

Beispiel: „Ich hatte eine Situation, in der ich in den Schulen von St. Martin arbeitete. Ich habe den Lehrern Materialien zur Verfügung gestellt und einem Lehrer das falsche Material geliefert. Nachdem ich meinen Bericht durchgesehen hatte, stellte ich fest, dass ich dem Lehrer die falschen Gegenstände geschickt hatte. Als ich mich an den Lehrer wandte, verwendeten die Schüler für ihre Abschlussprüfung die falschen Materialien. Ich habe mit dem Direktor gesprochen und wir haben die Probleme gelöst.

6. Erklären Sie, wie Sie Ihre Arbeitsbelastung verwalten

Wenn Sie diese Frage stellen, betonen Sie, wie engagiert Sie sich für die Betreuung von Kunden in unterschiedlichen Umgebungen einsetzen. Geben Sie in Ihrer Antwort ein Beispiel dafür, wie Sie mit einem erhöhten Aufgabenvolumen umgegangen sind, ohne Kompromisse bei Qualität oder Verfahren einzugehen.

Beispiel: „Es gab eine Zeit, in der wir während der Ferienzeit unter Personalmangel litten und auch mehr Eltern kamen, um die Schulgebühren ihrer Kinder zu bezahlen. Ich bot an, noch ein paar Stunden bei der Arbeit zu bleiben, um Geschäfte abzuschließen. Während der gesamten Saison haben unsere Teammitglieder miteinander kommuniziert, wenn wir eine Pause brauchten oder gegenseitige Hilfe brauchten.“

Verwandt: (12 wesentliche Aufgaben des Sekretärs)(Karriereberatung/Arbeitssuche/Sekretariatsaufgaben)

7. Sind Sie Mitglied in einem Berufsverband?

Die Antwort, die Sie auf diese Frage geben, soll Ihnen dabei helfen, dem Arbeitgeber zu zeigen, welche Vorteile die Mitgliedschaft in einem Schulsekretärsverband für Sie mit sich bringt. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Ihren Lebenslauf mit Zertifizierungen hervorzuheben, Ihr Verständnis für Arbeitsabläufe zu zeigen und zusätzliche Informationen über die Stelle bereitzustellen, auf die Sie sich bewerben. Beziehen Sie bestimmte Bereiche ein, die Ihnen als Schulsekretär am Herzen liegen.

Beispiel: „Ich bin zertifiziertes Mitglied der American School Secretaries and Educators Association und des American Institute of Secretarial and Administrative Services. Es macht mir Spaß, anderen als Sekretärin zu dienen und ich bin immer auf dem neuesten Stand der aktuellen Sekretariatsabläufe. Während meiner Zeit bei Verbänden habe ich auch Fortbildungen für Sekretärinnen absolviert.“

8. Wie würden Sie mit einer Krise umgehen?

Zeigen Sie Ihre starken Fähigkeiten, wenn Sie diese Frage beantworten. Ihre Antwort kann dem Personalmanager dabei helfen, Ihre Fähigkeit zur Bewältigung von Notfallsituationen einzuschätzen. Sie teilen dem Arbeitgeber auch mit, wie Sie auf bestimmte schwierige und herausfordernde Situationen reagieren.

Beispiel: „Bei meinem letzten Job als Sekretärin im Büro des Gouverneurs gab es einen Brand. Ich arbeitete in der Nachtschicht und die meisten Mitarbeiter waren zu Hause. Ich musste schnell handeln und 911 anrufen, bevor das Feuer außer Kontrolle geriet. Ich habe schnell auf das Problem reagiert und wertvolles Eigentum und Leben gerettet.“

9. Würden Sie im Falle eines Unfalls sofort die Notrufnummer 911 anrufen? Wie würden Sie Kinder beruhigen?

Bei dieser Frage müssen Sie dem Interviewer zeigen, über welche zwischenmenschlichen Fähigkeiten Sie verfügen. Erwähnen Sie unbedingt relevante Fähigkeiten wie Empathie, Fürsorge und aktives Zuhören. Sie sollten dem Personalmanager mitteilen, wie Sie mit persönlichen Problemen mit Kollegen oder Kunden umgehen.

Beispiel: „Im Notfall halte ich mich an die Notfallrichtlinien der Schule und stehe jederzeit für Hilfe zur Verfügung.“ Ich würde diesen Prozess koordinieren, um sicherzustellen, dass alle Opfer die gleiche und qualitativ hochwertige Versorgung erhalten.“

10. Wie würden Sie reagieren, wenn Sie gebeten würden, persönliche Bürodienstleistungen außerhalb Ihres Jobs zu erbringen?

Als Sekretärin kann es vorkommen, dass Sie auf Situationen stoßen, in denen jemand möchte, dass Sie Büroarbeiten für sie erledigen. Da Sie die Büroarbeit nicht für die Eltern erledigen können, lassen Sie die Assistentin des Lehrers einen Teil der Arbeit für sie erledigen.

Beispiel: „Eine Freundin meiner Familie hat mich gebeten, die Eigentumsurkunde für ihr Grundstück zu überprüfen. Ich musste ihr jedoch sagen, sie solle sich hilfesuchend an das Titelamt wenden, da ich nicht über eine Datenbank zur Überprüfung der Grundstücksinformationen verfügte. Sie war ziemlich hartnäckig, aber ich blieb standhaft, und eines Tages ging sie zum Titelbüro und überprüfte es.“

11. Was kann Ihrer Meinung nach eine erfolgreiche Schulsekretärin tun?

Um diese Frage zu beantworten, erwähnen Sie Ihre besten Eigenschaften wie eine positive Einstellung, Anpassungsfähigkeit, Loyalität gegenüber Ihrem Arbeitgeber, Verantwortungsbewusstsein und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.

Beispiel: „In den vielen Jahren, in denen ich als Sekretärin gearbeitet habe, hatte ich stets ausgezeichnete Beziehungen zu meinem Chef und meinen Kollegen. Ich konzentriere mich auch darauf, hart zu arbeiten, Freunde zu finden, alle zugewiesenen Aufgaben zu erledigen und mich an neue Arbeitsbedingungen anzupassen.“

12. Wo sehen Sie sich in drei Jahren?

Der Personalchef stellt diese Frage, um Ihre Ambitionen zu verstehen. Sie können Ihre Karriereziele und Ihr erwartetes Gehalt darlegen. Achten Sie jedoch darauf, dass die von Ihnen gegebene Antwort mit der Stellenbeschreibung übereinstimmt. Sie müssen dem Personalvermittler mitteilen, dass Sie eine Schulsekretärin mit Ambitionen sind.

Beispiel: „In drei Jahren erwarte ich einen Masterabschluss in diesem Bereich. Ich möchte auch auf leitender Ebene als Schulsekretärin in dieser Schule oder einem anderen wettbewerbsfähigen Unternehmen arbeiten, das ein herausforderndes Arbeitsumfeld bieten kann. Ich werde mich jedoch darauf konzentrieren, die Produktivität dieser Institution zu verbessern, um langfristige Ziele zu erreichen. Ich bin auf der Suche nach einer Festanstellung und würde diese Position im Falle einer Einstellung gerne langfristig behalten.“

13. Können Sie mit MS Office arbeiten?

In der Regel interessiert sich der Arbeitgeber für Ihre Computerkenntnisse. Seien Sie bei der Beantwortung dieser Frage ehrlich und teilen Sie dem Personalmanager mit, welche Aufgaben Sie mit Computern erledigen können.

Beispiel: „Während meiner Karriere als Schulsekretärin habe ich Computer verwendet, um eine Vielzahl von Aufgaben mit Microsoft Excel, Word, Office und anderen Anwendungen auszuführen. Mit der genannten Software kann ich verschiedene Aufgaben erledigen und gedruckte oder veröffentlichte Exemplare bereitstellen.“