Finden Sie heraus, wie Sie stellvertretender Büroleiter werden können • BUOM

1. April 2021

Professionelle Büroassistenten sind ein wichtiger Teil der Arbeit von Managern und anderen Fachkräften und werden benötigt, um die gesamten Front-Office-Aktivitäten mit minimaler Aufsicht zu koordinieren und zu unterstützen. Sie unterstützen ihre Manager bei der Ausführung von Aufgaben am Arbeitsplatz, einschließlich Einkauf, E-Mail, Terminplanung, Produktionsplanung, Empfangsmanagement und Einrichtungskoordination. Wenn Sie diesen Beruf anstreben, sollten Sie über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, um sich für diese Stelle zu bewerben. In diesem Artikel besprechen wir einen stellvertretenden Büroleiter, was ein stellvertretender Leiter macht, welche Fähigkeiten erforderlich sind, um einer zu werden, sein Gehalt, seine Berufsaussichten und häufig gestellte Fragen zu stellvertretenden Büroleitern.

Was ist ein stellvertretender Büroleiter?

Ein Büroleiter ist ein Mitarbeiter, der für die administrative Unterstützung und den reibungslosen Ablauf des Büros verantwortlich ist. Der Job umfasst ein breites Aufgabenspektrum, einschließlich der Bearbeitung, Entgegennahme und Unterstützung von Einreichungen an bestimmte Abteilungen oder bestimmte Arten von Dokumenten. Die erfolgreichsten stellvertretenden Geschäftsführer nutzen ihre umfangreiche Erfahrung als Büroangestellter, um ihre Aufgaben gut zu erfüllen. Sie verlassen sich bei der Erledigung ihrer Aufgaben auch auf ihre Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen wie Excel und Word.

Assistenzbüroleiter sind Fachkräfte, die Büroabläufe und Verwaltungsaufgaben koordinieren und organisieren. Ihre Aufgabe besteht darin, ein hervorragendes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten und dabei eine hohe Kommunikation, Sicherheit und organisatorische Effektivität zu gewährleisten.

Was macht ein stellvertretender Büroleiter?

Zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines stellvertretenden Büroleiters gehören verschiedene Tätigkeiten, beispielsweise die allgemeine Bürounterstützung für Mitarbeiter des Unternehmens. Diese Fachkräfte sind auch für die Planung von Besprechungen, die Begrüßung von Besuchern und die Bestellung von Büromaterial verantwortlich. Vorkenntnisse als Bürokaufleute oder Büroleiter können dabei helfen, dass stellvertretende Büroleiter ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen können. Sie benötigen außerdem Kenntnisse über Bürosoftware wie Datenbanken, E-Mail-Tools und Tabellenkalkulationen, um Büroverwaltungsaufgaben korrekt ausführen zu können.

Oft kann ein stellvertretender Büroleiter dazu beitragen, dass das Büro reibungslos läuft, indem er die Abläufe im Unternehmen verbessert und andere alltägliche Aufgaben erledigt, darunter:

• Bestellen von Verbrauchsmaterial

• Durchführung von Wartungsarbeiten

• Einkaufstouren

• Ausführung von Aufträgen

• Ausrüstungsservice

• Die Rechnungen bezahlen

• Planen von Besprechungen und Terminen

• Bestellung von Geräten und Schreibwaren

• Organisation des Bürolayouts

• Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um die Bürorichtlinien nach Bedarf zu pflegen und zu aktualisieren.

• Kontrolle der Büroabläufe und -abläufe

• Interaktion mit der IT-Abteilung bei Fragen zur Büroausstattung.

• Bestätigung, dass alle Artikel pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden

• Verhandlung von Preisen und Verträgen mit Bürovermietern, Bürodienstleistern und Dienstleistern

• Sorgen Sie für eine zeitnahe und genaue Berichterstattung und Verwaltung des Bürobudgets

• Betreuung der Besucher

• Unterstützung bei der Anpassung neuer Mitarbeiter

• Unterstützung bei der Lösung von Mitarbeiterproblemen in Bezug auf Fragen des Büromanagements (Organisation von Geschäftsreisen, Büromaterial, Ausrüstung usw.)

• Zusammenarbeit mit Anbietern von Einrichtungen, einschließlich Catering-, Reinigungs- und Sicherheitsdiensten.

• Planung von außerberuflichen Veranstaltungen wie Partys, Konferenzen, Sport und Feiertagen.

Stellvertretende Büroleiter stellen sicher, dass alle Pflichten und Verantwortlichkeiten erfüllt werden, um die Produktivität der Organisation zu steigern. Sie arbeiten auch mit anderen Teammitgliedern zusammen, um ihren Kunden Dienstleistungen und Produkte bereitzustellen und ihre Ziele zu erreichen. Unabhängig vom Arbeitsumfeld wird von den Mitarbeitern in dieser Position erwartet, dass sie ihre Aufgaben genau erfüllen und ihre Karriere weiterentwickeln, um mehr Vorteile vom Unternehmen zu erhalten, einschließlich Beförderungen, Gehaltserhöhungen und verbesserten Arbeitsbedingungen.

So werden Sie stellvertretender Büroleiter

Eine durchdachte Herangehensweise an den Jobsucheprozess und die Vorbereitung können Ihnen zu einer erfolgreichen Erfahrung verhelfen. Zu den Schritten auf dem Weg zum stellvertretenden Büroleiter gehören:

1. Studieren Sie den Arbeitsmarkt

Bevor Sie eine Karriere als stellvertretender Büroleiter beginnen, informieren Sie sich über den Arbeitsmarkt. Stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten, die Sie erwerben möchten, Ihnen bei der Arbeit helfen, die Sie lieben. Berücksichtigen Sie andere Aspekte des Arbeitsumfelds, die Art des Arbeitgebers, die Aufstiegschancen, das Gehalt und die Zeit für die Fortbildung.

2. Holen Sie sich Ihr Abitur

Die meisten Fachkräfte, die als stellvertretende Büroleiter arbeiten, könnten ihre Karriere als Absolventen beginnen. Mit diesem Bildungsabschluss können Sie eine Stelle in jeder Organisation bekommen, die auf der Suche nach stellvertretenden Büroleitern ist. Während des Studiums des Secondary Certificate können Sie Buchhaltung, Naturwissenschaften, Handel und Betriebswirtschaft studieren.

Diese Kurse helfen Ihnen dabei, Ihr High-School-Diplom für die folgenden Bildungsabschlüsse zu erwerben, einschließlich Associate-Abschlüssen und Bachelor-Abschlüssen. Einige Arbeitgeber berücksichtigen für die Position des stellvertretenden Büroleiters auch Kandidaten mit einem Hochschulabschluss.

3. Holen Sie sich einen Bachelor-Abschluss

Wenn Sie als Assistent eines Büroleiters erfolgreich sein möchten, sollten Sie einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement oder einem anderen verwandten Abschluss in Betracht ziehen. Diese Abschlüsse vermitteln Ihnen verschiedene Hard- und Soft Skills, einschließlich Büromanagement und Budgetierung, die für Ihre Karriere als stellvertretender Büroleiter erforderlich sind.

4. Schärfen Sie Ihre Fähigkeiten

Um ein erfolgreicher stellvertretender Büroleiter zu sein, sind viele Fähigkeiten erforderlich. Zu den zu berücksichtigenden Fähigkeiten gehören organisatorische Zuverlässigkeit, zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeiten, Flexibilität und Zeitmanagementfähigkeiten. Wer diese Karriere anstrebt, sollte seine Fähigkeiten in diesen Bereichen verbessern und potenzielle Kandidaten für diese Position werden.

5. Sammeln Sie relevante Erfahrung im Büromanagement.

Bevor Sie die Position des stellvertretenden Büroleiters in einem Unternehmen übernehmen, müssen Sie Erfahrungen sammeln, um Arbeitgeber zu gewinnen. Verwaltungsfunktionen sind der beste Weg, praktisches Wissen im Bereich der Unterstützung zu erwerben und Personalmanagern zu zeigen, dass Sie über die nötige Erfahrung verfügen, um eine offene Position zu besetzen. Erwägen Sie Praktika bei verschiedenen Organisationen, die sich auf die Aufgaben eines Büroleiters beziehen, und sammeln Sie die relevante Erfahrung, die Sie benötigen, um ein Profi in diesem Bereich zu werden.

6. Beherrschen Sie Microsoft Outlook, Excel und Word.

Die Verwendung von Software, vorzugsweise QuickBooks, kann etwas sein, was stellvertretende Büroleiter benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können. Das bedeutet, dass sie Computerkenntnisse benötigen, um Aufgaben in Microsoft Excel, Outlook und Word ausführen zu können. Sie können Computerkurse belegen, während Sie Ihr Abitur machen oder während eines vierjährigen Bachelorstudiums. Sie können nach Abschluss Ihres Studiums auch Computer ausprobieren und Ihr Beschäftigungspotenzial als stellvertretender Büroleiter erhöhen.

7. Erwägen Sie eine Zertifizierung

Viele Zertifizierungen im Bereich Büromanagement können Ihnen die erforderlichen Qualifikationen vermitteln und Ihnen dabei helfen, stellvertretender Büroleiter zu werden. Eine Zertifizierung ist zwar nicht erforderlich, kann Arbeitgebern aber dabei helfen, darauf zu vertrauen, dass Sie in der Position gute Leistungen erbringen können. Sie können die Zertifizierung „Certified Administration Professional“ über die International Association of Administration oder eine entsprechende Zertifizierung erwerben, die Sie zu einem besseren Kandidaten für die Stelle macht.

8. Erstellen Sie einen aussagekräftigen Lebenslauf

Wer als stellvertretender Büroleiter offene Stellen bei Personalvermittlern besetzen möchte, muss einen Lebenslauf erstellen und ein Anschreiben beifügen. Schreiben Sie einen Lebenslauf, der alle Ihre Qualifikationen, Berufserfahrung und andere wichtige Details enthalten kann. Ein gut geschriebener Lebenslauf kann Arbeitgeber ansprechen und Informationen enthalten, die den Anforderungen des Unternehmens des Arbeitgebers entsprechen.

9. Reichen Sie Ihre Bewerbung ein

Sobald Sie die nötige Erfahrung gesammelt haben, können Sie sich für eine Stelle als stellvertretender Büroleiter bewerben. Wenn Sie neu in dieser Karriere sind, suchen Sie weiter nach Arbeit und geben Sie niemals auf, bis Sie eine Position gefunden haben, die Ihren Interessen und Fähigkeiten am besten entspricht.

Erforderliche Fähigkeiten für einen stellvertretenden Büroleiter

Um stellvertretender Büroleiter zu werden, müssen Sie über mehrere Fähigkeiten verfügen, darunter:

Administrativ

Sie müssen einige Verwaltungsaufgaben erledigen, darunter die Durchführung von Leistungsbeurteilungen, die Entlassung und Einstellung von Mitarbeitern sowie die Beaufsichtigung und Schulung von Teammitgliedern. Sie müssen außerdem offizielle Anfragen genehmigen, Aufzeichnungen führen, Personalakten führen und Geschäftstransaktionen durchführen. Verwaltungskenntnisse können Ihnen helfen, sich auf Dinge zu konzentrieren wie:

• Mailing-Prozess

• Planung

• Lösen Sie den Konflikt

• Entscheiden

• Delegation

analytisch

Zu Ihren Aufgaben kann es gehören, bessere Möglichkeiten für die Erledigung Ihrer Arbeit zu finden. Sie müssen Ineffizienzbereiche identifizieren und eine Lösung entwickeln, die Arbeitgebern Geld und Ihren Teammitgliedern viel Ärger erspart. Ein ausgezeichneter stellvertretender Büroleiter bewertet alle Prozesse, Verfahren und Praktiken des Unternehmens. Sie können die folgenden Strategien nutzen, um ihre Leistung zu verbessern:

• Optimierung

• Kreativität

• Kritisches Denken

• Probleme lösen

• Prozessmanagement

Aufmerksamkeit fürs Detail

Als stellvertretender Büroleiter sind die Mitarbeiter auf Sie angewiesen. Sie sind für die rechtzeitige Bestellung von Büromaterial verantwortlich und sorgen für eine organisierte und genaue Buchhaltung. Die Liebe zum Detail wird Ihnen helfen, Folgendes zu verbessern:

• Genauigkeit

• Proaktivität

• Buchhaltung, Rechnungswesen, Aufzeichnungen

• Intuition

Kommunikation

Als stellvertretender Büroleiter empfangen Sie regelmäßig Besuch. Wenn Sie der Einzige sind, der Besucher empfängt, fungieren Sie als effektive Sekretärin und erledigen gleichzeitig andere Aufgaben. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten helfen Ihnen, effektiv mit Besuchern umzugehen und in dieser Position erfolgreich zu sein. Entwickeln Sie schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, die Ihnen helfen, effektiv mit Kollegen, Managern und Kunden zu interagieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikationsfähigkeiten stets freundlich, präzise, ​​effizient und professionell sind.

Computer

Als stellvertretender Büroleiter benötigen Sie umfassende Computerkenntnisse. Die Besonderheiten Ihres Arbeitgebers können darüber entscheiden, ob Sie für die Stelle geeignet sind, aber im Allgemeinen können Sie mit Tabellenkalkulationen, Datenbanken und IT-Kenntnissen in der Stelle erfolgreich sein. Die Leitung von Büros kann mit einem enormen Arbeitsaufwand verbunden sein, der von Ihnen u. U. hervorragende Leistungen bei folgenden Aufgaben erfordert:

• Dateneingabe

• Operationssystem

• Digitaler Kalender

• Fehlerbehebungssoftware

• Datenaustausch

Finanzen

Zu Ihren Aufgaben können Buchhaltung, Budgetierung, Budgetierung, Rechnungsstellung und Buchhaltung gehören. Sie benötigen möglicherweise auch die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, QuickBooks und Portokassentransaktionen. Auch die Bereitstellung von Quartals- und Jahresberichten kann in Ihrer Verantwortung liegen. Wenn Sie über finanzielle Kenntnisse verfügen, können Sie als stellvertretender Büroleiter erfolgreich sein.

Führung

Als stellvertretender Manager einer möglicherweise großen Gruppe von Bürobetreibern müssen Sie dafür sorgen, dass alle koordiniert und motiviert werden. Hervorragende Führungsqualitäten hängen von der Zusammenarbeit ab, um das Wachstum der Organisation sicherzustellen und andere bei ihrer Karriere zu unterstützen. Diese Aspekte helfen Ihnen, Ihre Führungsqualitäten zu verbessern:

• Zusammenarbeit

• Koordinierung

• Motivation

• Management

• Erwartungen managen und setzen

Gehalts- und Berufsaussichten

Das landesweite Durchschnittsgehalt für Büroleiterassistenten in den Vereinigten Staaten beträgt 43.499 $ pro Jahr. Dieses Gehalt kann je nach Berufserfahrung, geografischem Standort und Art des Arbeitgebers variieren.

Entsprechend US-Büro für Arbeitsstatistik, könnten die Aussichten für stellvertretende Büroleiter zwischen 2019 und 2029 um 6 Prozent wachsen, schneller als der Durchschnitt aller Berufe. Aufgaben wie Facility Management, Anlagenmanagement und Notfallvorsorge werden in vielen Branchen weiterhin von zentraler Bedeutung sein.