Etikette-Leitfaden für die Beantwortung aller E-Mails • BUOM

19. April 2021

Mit der „Allen antworten“-Funktion von E-Mail können Sie effektiv in einer Gruppe kommunizieren. Es ist jedoch hilfreich, zunächst sicherzustellen, dass Sie mit den sozialen Standards von „Allen antworten“-E-Mails vertraut sind. Das Verständnis der Etikette für die Beantwortung aller E-Mails trägt dazu bei, Unordnung im Posteingang zu vermeiden und die Kommunikationskanäle am Arbeitsplatz zu optimieren. In diesem Artikel besprechen wir die Antwort-an-alle-Etikette, stellen Beispielszenarien für die Verwendung dieser Funktion bereit und diskutieren alternative E-Mail-Methoden.

Was bedeutet „Allen antworten“ in einer E-Mail?

Die Funktion „Allen antworten“ bedeutet, dass Sie Ihre Antwort per E-Mail sowohl an den Absender der vorherigen Nachricht als auch an alle Personen senden, die die ursprüngliche E-Mail erhalten haben. Kontakte in den Feldern „An“ und „Cc“ früherer Nachrichten erhalten Ihre E-Mail.

Wann sollten Sie „Allen antworten“ wählen?

Im Folgenden sind einige Arbeitssituationen aufgeführt, in denen die Antwort auf alle die effektivste Kommunikationsmöglichkeit ist:

1. Sie haben dringende Fragen?

Verwenden Sie „Antworten an alle“, wenn Sie eine Frage haben, die möglicherweise auch andere Kontakte im Thread haben. Indem man diese Art von Frage durch eine Antwort stellt, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass der ursprüngliche Absender mehrere Antworten mit derselben Antwort gibt.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten nach per E-Mail angekündigten Änderungen an der Urlaubsrichtlinie des Unternehmens fragen möchten, antworten Sie allen, um den Kommunikationsprozess zwischen Ihrem Vorgesetzten und Kollegen zu vereinfachen.

Die Funktion „Allen antworten“ ist auch nützlich, wenn ein Manager eine E-Mail mit logistischen Inkonsistenzen sendet. Durch die Einbindung aller Beteiligten in die Kommunikationskette zur Korrektur von Terminen und Fristen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter ihre Kalender korrekt aktualisieren.

2. Ihre Antwort kann einen direkten Einfluss auf andere haben.

Allen antworten ist die effektivste Option, wenn Sie wichtige Informationen für die Mehrheit der im Nachrichtenthread enthaltenen Personen haben.

Wenn Ihre Antwort nur eine geringere Anzahl von Empfängern betrifft, bearbeiten Sie die Kontaktliste im Feld „An“, sodass Sie nur mit den Betroffenen kommunizieren.

Beispielsweise wäre es am effektivsten, allen zu antworten, wenn Sie wissen, dass einige der Informationen in einer früheren E-Mail nicht mehr wahr sind. Wenn Sie an einem Unternehmensprojekt arbeiten und andere Projektmitglieder über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden halten müssen, ist es in der Regel auch akzeptabel, allen zu antworten.

3. Sie planen ein Treffen mit einer kleinen Gruppe.

Allen zu antworten ist eine kluge Option, wenn Sie in Ihrer vorherigen E-Mail eine Einladung oder den Versuch, ein Treffen mit weniger als zehn Personen zu koordinieren, forderten. Wenn ein Manager oder Kollege versucht, sich mit einer kleinen Gruppe von Personen zu koordinieren, ist es wahrscheinlich erforderlich, dass die meisten oder alle E-Mail-Empfänger anwesend sind.

Wenn Sie in diesem Szenario allen antworten, können Sie schnell einen Zeitpunkt finden, der für alle oder die meisten Kontakte geeignet ist. Sowohl die Empfänger als auch der ursprüngliche Absender bleiben über etwaige Terminkonflikte und verfügbare Zeitblöcke informiert.

Erfahren Sie mehr: So planen Sie ein Meeting per E-Mail

Wann Sie auf eine E-Mail anders antworten sollten

Wenn die E-Mail Informationen enthält, die einige Empfänger der ursprünglichen Nachricht möglicherweise nicht benötigen, ist es wahrscheinlich besser, eine andere Art von Antwort zu verwenden. Im Folgenden finden Sie Szenarien, in denen jeder eine Alternative verwenden sollte, anstatt zu antworten:

1. Ihre Antwort ist nur für den Absender relevant

Wenn sich Ihre Antwort nur an den ursprünglichen Absender und nicht an alle Personen in der Kontaktliste des Nachrichtenthreads richtet, senden Sie die E-Mail nur an diese Person.

Wenn der ursprüngliche Absender beispielsweise eine Antwort mit Bestätigung angefordert hat, können Sie dieser Person nur mit Ihrer Bestätigung antworten. Wenn Sie am Arbeitsplatz persönliche Informationen wie Gehalt oder Sozialversicherungsnummer offenlegen müssen, ist es in der Regel auch am besten, nur dem Absender zu antworten.

2. Sie möchten mehreren Personen in einem Listserver oder einer Diskussionsgruppe antworten.

Mailinglisten oder E-Mails von Diskussionsgruppen am Arbeitsplatz können Kontaktinformationen für eine Gruppe von Kunden, mehrere Abteilungen in Ihrem Unternehmen oder das gesamte Unternehmen enthalten. Listservs sind abonnementbasierte E-Mail-Flüsse, bei denen beim Senden von E-Mails an eine Gruppenadresse E-Mails an die E-Mail-Adressen jedes einzelnen Mitglieds gesendet werden.

Führungskräfte empfehlen ihren Mitarbeitern in der Regel, nicht mehr regelmäßig auf E-Mails und Newsletter des Unternehmens zu antworten, damit sie sich stattdessen auf ihre wichtigsten E-Mails konzentrieren können. Sofern Ihre E-Mail keine Frage stellt, die auch andere haben könnten, keinen direkten Einfluss auf die meisten Empfänger hat oder die Planung eines Treffens mit einer kleinen Gruppe erfordert, ist es am besten, eine effektivere Kommunikationsmethode zu finden.

Wenn beispielsweise eine Newsletter-Nachricht verschickt wird, in der einem Kollegen gratuliert wird, ist es am sinnvollsten, nur dieser Person zu antworten, um ihr zu gratulieren, und nicht dem gesamten Thread.

Wenn Sie als Antwort auf eine Listserv-Nachricht einen Witz schreiben möchten, sollten Sie den Witz an einem geeigneteren Ort veröffentlichen, beispielsweise in einem Instant-Messaging-Kanal, der für informellere Gespräche am Arbeitsplatz gedacht ist. Alternativ können Sie eine neue E-Mail erstellen und den Witz nur an wenige Freunde senden.

3. Die Antwort ist nur für ausgewählte Personen geeignet

Einige unternehmensinterne E-Mail-Systeme antworten standardmäßig auf alle E-Mails. Die Überprüfung der Empfänger in den Feldern „An“ und „Cc“ vor dem Senden einer Antwort ist immer ein kluger Schachzug, insbesondere wenn der Inhalt Ihrer E-Mail für einige Empfänger nicht geeignet ist.

Manchmal kannst du zum Beispiel darüber reden, was dich bei der Arbeit stört. Es ist jedoch am besten, solche Antworten per E-Mail an einige ausgewählte Freunde zu senden, idealerweise außerhalb des internen E-Mail-Systems des Unternehmens. Wenn Sie eine berechtigte Beschwerde zu einer Stelle haben, senden Sie diese in einem neuen E-Mail-Thread direkt an den Personalvertreter oder einen anderen Ansprechpartner im Unternehmen, der Ihnen bei der Lösung des Problems helfen kann.

Alternative Antworten auf alle E-Mails

Um die Antwort-Alles-Etikette zu verstehen, muss man auch verstehen, wann weder die Antwort- noch die Alles-Antwort-Funktion die richtigen Informationen an die richtigen Personen weiterleitet. Wenn Sie wissen, wann Sie Alternativen zum Antworten und „Allen antworten“ nutzen sollten, können Sie sicherstellen, dass wichtige Informationen in den richtigen Posteingängen landen.

1. Vorwärts

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht weiterleiten, wird die Nachricht an einen Kontakt gesendet, der nicht im ursprünglichen Feld „An“ aufgeführt ist.

Wählen Sie stattdessen die E-Mail-Weiterleitung, wenn der Kontakt, der die weitergeleitete Nachricht erhält, keine zukünftigen Nachrichten im Thread erhalten muss und frühere Empfänger keinen der Inhalte benötigen, die Sie der weitergeleiteten Nachricht hinzugefügt haben.

2 Kopien

Eine elektronische Durchschrift oder Carbon Copy ähnelt einer Weiterleitung insofern, als die vorherige Nachrichtenkette an einen neuen Empfänger gesendet wird.

In einer E-Mail kopierte Kontakte sind in der Regel von der Nachricht betroffen, der Absender hat den Inhalt der E-Mail jedoch direkt an einen anderen Personenkreis adressiert. Kopien werden bevorzugt, wenn der Empfänger ohne persönliche Eingabe über eine Korrespondenzkette informiert werden muss, etwa aus Compliance-Gründen oder um ihn darüber zu informieren, dass eine Geschäftstransaktion im Gange ist.

Mitarbeiter verwenden manchmal „Allen antworten“ und „Kopie“ zusammen. Sie können „Allen mit CC antworten“ verwenden, wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter, der in der vorherigen Korrespondenz hätte sein sollen, nicht in den Feldern „An“ oder „Cc“ aufgeführt ist. Diese Methode benachrichtigt sowohl aktuelle Empfänger über einen neuen Kontakt, der dem Stream hinzugefügt wurde, als auch stellt sicher, dass der neue Empfänger in Zukunft Antworten erhält.

3. SK

Wenn Sie einen Kontakt zum BCC- oder BCC-Feld hinzufügen, verbirgt der E-Mail-Thread seine E-Mail-Adresse vor anderen Empfängern.

Bcc-E-Mails sind nützlich, wenn ein neuer Mitarbeiter einem bestehenden Nachrichtenthread beitritt, andere müssen den neuen Kontakt jedoch nicht benachrichtigen oder dem neuen Kontakt zukünftige Inhalte im Zusammenhang mit dem Thread senden.

Bcc ist auch eine sichere Wahl, wenn Sie eine E-Mail an Personen senden, die in Zukunft nicht mehr miteinander über das Thema korrespondieren müssen. Das blinde Kopieren mehrerer Kontakte kann besonders nützlich sein, wenn Sie Massen-E-Mails an eine Liste von Kunden, Auftragnehmern oder das gesamte Unternehmen senden.