Erstellen Sie ein Arbeitsdokument (mit Vorlage und Beispiel) • BUOM

Durch das Verfassen einer umfassenden Leistungsbeschreibung können Projektteammitglieder und Stakeholder über die Ziele und Ergebnisse des Projekts informiert werden. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Projektpräsentation und -planung und können dabei helfen, den Nutzen des Projekts für das Unternehmen zu ermitteln. In diesem Artikel definieren wir, was eine Leistungsbeschreibung ist, erläutern detailliert, wie man eine solche erstellt, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel einer Leistungsbeschreibung zur Verfügung, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Leistungsbeschreibung helfen sollen.

Was ist eine technische Spezifikation?

Eine Leistungsbeschreibung ist ein Dokument, das die Bedingungen und Ziele eines bestimmten Projekts oder Dienstleistungsvertrags detailliert beschreibt. Zu den in der Leistungsbeschreibung enthaltenen Informationen gehören Projektumfang, Ziele, Kosten, Leistungen, Zeitpläne und andere Erwartungen. Diese Informationen können dazu beitragen, Projektinformationen zu klären und Missverständnisse zwischen Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden zu vermeiden.

So schreiben Sie eine Bewerbung

Die Leistungsbeschreibung umfasst viele Komponenten, die wichtige Aspekte des Projekts detailliert beschreiben. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung berücksichtigen sollten:

1. Erstellen Sie eine Einführung

Eine Einführung kann dabei helfen, das Projekt allgemein zu erklären und anzugeben, wer daran beteiligt ist. Dieser Abschnitt kann auch grundlegende Kontaktinformationen für Projektmanager enthalten und kann dabei helfen, detailliertere Abschnitte in die Leistungsbeschreibung einzuführen. Es kann auch einen Projekthintergrund enthalten, der das Hauptkonzept und das gewünschte Ergebnis des Projekts vorstellt.

2. Erläutern Sie den Zweck des Projekts

Dieser Abschnitt enthält möglicherweise detailliertere Informationen über den Zweck des Projekts und darüber, wie es dem Unternehmen zugute kommen kann. Es kann auch Aussagen enthalten, die Fragen zu den Zielen, Ergebnissen und der erwarteten Kapitalrendite des Projekts beantworten. Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, zu beantworten, warum das Projekt für das Unternehmen und seine Stakeholder wichtig ist.

3. Bestimmen Sie den Umfang des Projekts

Das Detail zum Projektumfang beschreibt die Arbeit, die zum Abschluss des Projekts beitragen kann. Einige der in diesem Abschnitt enthaltenen Informationen beschreiben die erforderliche Hardware und Software, den Zeitaufwand für jede Phase des Projekts und allgemeine Schritte, die zum Abschluss des Projekts unternommen werden können. Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, Fragen dazu zu beantworten, was zur Fertigstellung des Projekts erforderlich ist und wie lange das Projekt dauern kann.

4. Definieren Sie Projektmeilensteine ​​und -ergebnisse

Die Aufnahme von Meilensteinen und Ergebnissen in Ihre Leistungsbeschreibung kann dazu beitragen, das Projekt pünktlich zu halten und es in überschaubare Aufgaben aufzuteilen. Es kann auch dazu beitragen, Projektinformationen für das gesamte Projektteam zu klären und wichtige Stakeholder über die Projektzeitpläne und -erwartungen auf dem Laufenden zu halten. Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, zu beantworten, wie ein Unternehmen ein Projekt abschließen kann und wie lange es dauern kann.

5. Geben Sie wichtige Stakeholder-Informationen an

Der Abschnitt „Stakeholder“ der Leistungsbeschreibung ist nützlich, um die Kontaktinformationen und Verantwortlichkeiten jedes Stakeholders detailliert anzugeben. Dieser Abschnitt kann grundlegende Kontaktinformationen und detaillierte Rollen oder Verantwortlichkeiten jeder Person im Projekt enthalten. Dies kann dazu beitragen, die Erwartungen aller am Projekt beteiligten Stakeholder zu klären und die Projektergebnisse zu verbessern.

6. Ermitteln Sie den Kostenvoranschlag für das Projekt

Ein wichtiger Teil des Projekts ist eine detaillierte Beschreibung der zu erwartenden Kosten für ein konkretes Projekt. Dies kann Unternehmen dabei helfen, die Vorteile der Umsetzung eines Projekts zu ermitteln und den Return on Investment nach Abschluss des Projekts zu berechnen. Dieser Abschnitt kann Arbeitskosten, Materialkosten oder Wartungskosten umfassen.

7. Informationen zur Projektgenehmigung

In diesem Abschnitt können die verschiedenen Projektbeteiligten detailliert beschrieben und ihnen die Befugnis erteilt werden, den Start des Projekts zu genehmigen. Dieser Abschnitt kann wahrscheinlich mehrere Projektbeteiligte umfassen, um sicherzustellen, dass jeder Abschnitt des Dokuments vollständig und korrekt ist. Zu den Genehmigungsbehörden können der Projektinhaber, der Projektmanager, der Projektsponsor und wichtige Interessenvertreter gehören.

Musterbewerbung

Hier ist eine Vorlage dafür, was Sie in ein Arbeitsdokument aufnehmen könnten:

Technische Aufgabe
EinführungName:Telefon:E-Mail:Projekthintergrund:**Projektziel**
Projektumfang
Meilensteine ​​und ErgebnisseMeilensteine ​​1
Frist: Ergebnisse: Meilenstein 2
Frist: Ergebnisse: Meilenstein 3
Frist: Ergebnisse: Meilenstein 4
Fälligkeitsdatum:Liefergegenstände:Name der Stakeholder:
Telefon: Rollen/Verantwortlichkeiten: Name: Telefon: Rollen/Verantwortlichkeiten Geschätzte Kosten Ausgaben:
Beschreibung:Kosten:Arbeit

Material

Dienstleistungen

Inhaber von ApprovalProject:
Unterschrift: Projektleiter:
Unterschrift: Projektsponsor:
Unterschrift: Projektbeteiligter:
Unterschrift:## Beispiel für technische Spezifikationen

Hier ist ein Beispiel für ein fertiges Arbeitsdokument:

Leistungsbeschreibung**EinleitungName: James SmithTelefon: 555-654-1324E-Mail: (email protected)Projekthintergrund: Herr Smith führte eine Fertigungsstudie durch, um Verbesserungsmöglichkeiten zur Erweiterung bestehender Fertigungskapazitäten zu ermitteln. Das Werk produziert derzeit mit aktuellen Prozessen 500 Fertigteile pro Stunde. Neue Prozesse und Geräte können die Produktion auf 800 Teile pro Stunde steigern und gleichzeitig die aktuellen Qualitätsstandards beibehalten. Insbesondere stellte Herr Smith fest, dass die Implementierung einer Qualitätskontrollstation vor der Produktion vor der Produktion von Teilen den Produktionsabfall reduzieren und die endgültigen Qualitätsmerkmale der fertigen Produkte verbessern kann. Ziel des Projekts Ziel des Projekts ist die Einrichtung und Implementierung einer Vorqualitätskontrollstation, die vor der endgültigen Produktion der hergestellten Teile fertiggestellt wird, um etwaige Qualitätsmängel vor der Endbearbeitung zu identifizieren. Umfang des Projekts: Dieses Projekt erfordert möglicherweise die Schaffung eines neuen Arbeitsplatzes mit einem Computersystem, das an die Produktionslinie angeschlossen ist. Das System ermöglicht es dem Personal am Arbeitsplatz, Fehlerinformationen einzugeben und Materialien durch den Produktionsprozess zu bewegen. Konkret erfordert das Projekt möglicherweise einen Schreibtisch, einen Computer, einen Monitor, Unternehmenssoftware und Qualitätsmesswerkzeuge. Meilensteine ​​und Ergebnisse. Meilenstein 1. Fälligkeitsdatum: 15.07.2020. Installation von Meilenstein 3 Fälligkeitsdatum: 15.08.2020 Leistungen: Installierter Computer, Monitor und Unternehmenssoftware Fälligkeitsdatum von Meilenstein 4: 30.08.2020 Leistungen: QA-Instrumente hinzufügen und Projekt abschließen Name der Beteiligten: Maria Garcia Telefon: 555-789- 3254 Rollen/Verantwortlichkeiten: Netzwerkkonnektivität herstellen. Installation von Computer-, Monitor- und Firmensoftware. Name: David Johnson. Telefon: 555-457-7852. , Qualitätskontrolltools 2.450,00 $ DienstleistungenGenehmigung und Installation von Unternehmenssoftware 200,00 $Genehmigung**Projektinhaber: James SmithUnterschrift:Projektmanager: Roger JonesUnterschrift:Projektsponsor:Mary FranklinUnterschrift:Projektbeteiligte:Maria GarciaUnterschrift:## Tipps zum Verfassen einer effektiven Leistungsbeschreibung

Auch wenn die Leistungsbeschreibung je nach Projekt und Branche variieren kann, gibt es bei der Erstellung des Arbeitsdokuments einige wichtige Punkte zu beachten. Es ist wichtig, genügend Zeit für die Erstellung und Überarbeitung der Spezifikation einzuplanen, bevor Sie sie zur Genehmigung einreichen. Hier sind einige weitere hilfreiche Tipps, die Sie beim Erstellen Ihres Dokuments beachten sollten:

Seien Sie prägnant und klar

Wenn Sie einfach und direkt schreiben, können Sie die Ziele des Projekts besser vermitteln und die Aussage klarer formulieren. Darüber hinaus kann eine prägnante Schreibweise Ihnen dabei helfen, alles aufzunehmen, was für das Projekt relevant ist, und das Verständnis des Projekts zu verbessern. Wenn Sie eine Checkliste in Ihren Schreibprozess integrieren, können Sie Ihre Bewerbung prägnant halten und dennoch alle wichtigen Informationen in allen Abschnitten enthalten.

Erwarten Sie Veränderungen

Viele Stakeholder und Stakeholder überprüfen und bewerten Projekte, bevor sie genehmigt werden. Daher ist es wichtig, während des gesamten Genehmigungsprozesses mit Änderungen zu rechnen und diese zu antizipieren. Das Einbeziehen von Feedback oder das Erstellen von Änderungsantragsformularen kann dabei helfen, ein umfassendes Projektdokument zu erstellen und die Projektergebnisse zu verbessern. Darüber hinaus ist es wichtig, Änderungswünsche und Feedback auszuwerten, um Änderungen zu identifizieren, die dem Projekt und dem Unternehmen zugute kommen können, ohne den Return on Investment zu übersteigen.

Anerkennung der Stakeholder

In vielen Projekten gibt es wahrscheinlich mehrere Stakeholder oder beteiligte Parteien, die am erfolgreichen Ergebnis des Projekts beteiligt sind. Es ist wichtig, alle beteiligten Stakeholder und ihre Rollen im Zusammenhang mit dem Projekt zu identifizieren, um die Kommunikationsfähigkeiten des Projekts zu verbessern. Es ist auch wichtig, den Grad der Zustimmung anzugeben, den jeder Stakeholder für das Projekt mitbringen muss, um den Fortschritt und die Ergebnisse des Projekts zu verbessern.