Erfahren Sie, wie Sie Büroassistent werden • BUOM

Was macht eine Büroassistentin?

Ein Büroassistent ist ein kaufmännischer Fachmann, der die täglichen Abläufe eines Büros und seiner Mitarbeiter unterstützt. Diese Rolle umfasst die Begrüßung von Gästen, die Aufrechterhaltung einer sauberen und attraktiven Büroumgebung und die Ausführung damit verbundener Aufgaben unter der Leitung des Büroleiters, des Geschäftsführers oder leitender Büroleiter. Zu den weiteren Aufgaben gehören:

• Reagieren Sie umgehend auf Telefonanrufe, E-Mails und andere schriftliche Mitteilungen

• Bestellung, Kontrolle, Verteilung und Nachschub von Büromaterial

• Entwicklung und Implementierung grundlegender Organisationssysteme

• Führen von Sitzungsprotokollen, Tagesordnungen und anderen wichtigen Dokumenten

• Dateneingabe, Kreditorenbuchhaltung oder leichte Buchhaltungsaufgaben

• Organisation von Tagesabläufen und Reisearrangements für Büromitarbeiter und Führungskräfte

Durchschnittsgehalt

Die Gehälter für Büroassistenten variieren je nach Unternehmensgröße und Verantwortungsgrad. Die Erfahrung eines Kandidaten hat auch Einfluss auf seine typische Gehaltsspanne. Für die aktuellsten Gehaltsinformationen von Indeed klicken Sie auf den Gehaltslink.

• Übliches Gehalt in den USA: 13,90 $ pro Stunde

• Die Gehälter liegen zwischen 7,25 und 24,60 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an eine Büroassistentin

Je nachdem, wo Sie arbeiten möchten, können für die Einstellung einer Büroassistentin formelle und informelle Anforderungen gelten, darunter:

Ausbildung

Während ein Hauptschulabschluss in der Regel die Mindestvoraussetzung für die Ausbildung zum Büroassistenten ist, gibt es für angehende Büroassistenten auch zwei formale Ausbildungsmöglichkeiten:

• Berufsschuldiplom: Diese Art von Programm bietet Schulungen in mündlicher und schriftlicher Kommunikation, gängigen Software- und Textverarbeitungsprogrammen, Dateneingabe und Kundendienstfähigkeiten. Die Programme werden persönlich und online von Community Colleges oder technischen Schulen angeboten und dauern in der Regel ein Jahr.

• Bachelor-Abschluss: Es gibt Associate- und Bachelor-Studiengänge in wirtschaftsnahen Bereichen wie Betriebswirtschaft, Marketing oder Kommunikation, die Sie auf die Tätigkeit als Büroassistent vorbereiten. Bei Vollzeiteinschreibung dauert der Abschluss dieser Studiengänge in der Regel zwei bzw. vier Jahre.

Die Weiterbildung

Die Ausbildung zum Büroassistenten kann die oben genannten formellen Ausbildungsmöglichkeiten oder informelles Lernen durch ehrenamtliche Tätigkeit oder ein Praktikum in einem Büro umfassen. Bei der Ausbildung unter der Aufsicht eines Büroassistenten geht es in der Regel darum, die erwarteten Aufgaben zu modellieren und engmaschig zu betreuen, bis Sie in der Lage sind, die Aufgaben selbständig auszuführen. Büropraktikanten werden zunächst wahrscheinlich Aufgaben auf niedrigerem Niveau übernehmen, wie zum Beispiel Kaffee kochen, Kopien anfertigen oder Dokumente archivieren. Die Komplexität der zugewiesenen Aufgaben nimmt typischerweise im Laufe der Zeit je nach Leistung zu. Jedes Büro legt seine eigenen Schulungsanforderungen fest, die den individuellen Anforderungen des Büros und der größeren Organisation gerecht werden.

Diese Fachkräfte können auch zu neuen Büroassistenten ausgebildet werden, um die spezifischen Prozesse und Bedürfnisse des Unternehmens kennenzulernen. Diese Schulung kann auch die Begleitung eines derzeitigen Büroassistenten oder Büroleiters umfassen, bis dieser sich mit der selbstständigen Erledigung von Aufgaben vertraut gemacht hat. Nachdem Sie in einem Büro gearbeitet haben, können viele der in dieser Schulung erlernten Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten auf zukünftige Rollen und Umgebungen angewendet werden.

Zertifikate

Angehende Büroassistenten können sich für den Erwerb eines Verwaltungsassistentenzertifikats entscheiden, um sich weiter von anderen Kandidaten abzuheben. Ziel dieser Zertifizierung ist es, Einzelpersonen mit den Kommunikations-, Organisations- und Kundendienstfähigkeiten auszustatten, die von einem Büroassistenten erwartet werden. Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung von Fähigkeiten in Textverarbeitungs- und Datenverwaltungssoftware wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Voraussetzung für diese Zertifizierung ist ein High-School-Abschluss oder ein GED. Zusätzlich zu den Studienleistungen erfordert der erfolgreiche Abschluss dieses Zertifikats das Bestehen der Verwaltungsassistenten-Zertifizierungsprüfung. Die Studien- und Prüfungsdauer beträgt in der Regel ein Jahr.

Fähigkeiten

Um ein effektiver Büroassistent zu sein, sind einzigartige Fähigkeiten erforderlich, die sowohl technische als auch soziale Fähigkeiten umfassen. Zu den wichtigsten Fähigkeiten, die Büroassistenten mitbringen sollten, gehören:

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Eine herzliche und einladende Persönlichkeit, die Gästen, Kunden und Mitarbeitern das Gefühl gibt, im Büro willkommen zu sein, ist unerlässlich. Diese Fähigkeiten tragen dazu bei, bei Außenstehenden, die das Büro besuchen, einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen zu hinterlassen.

• Kommunikation: Es sind ausgeprägte schriftliche, mündliche und persönliche Kommunikationsfähigkeiten erforderlich, einschließlich der Fähigkeit, effektiv Fragen zu stellen und zu beantworten, klare und prägnante Anweisungen zu geben, Verfahren genau zu erklären und wichtige Nachrichten schnell weiterzugeben.

• Multitasking: Büroassistenten müssen häufig Multitasking betreiben und unter engen Zeitvorgaben arbeiten, um Ergebnisse zu erzielen. Die Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit sind sehr wertvolle Fähigkeiten.

• Organisation: Büroassistenten müssen physische Räume, Materialien, Zeitpläne, Dateien und mehr organisieren. Für den Erfolg als Büroassistent ist es entscheidend, über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten zu verfügen, um effektive Systeme für jede dieser Aufgaben zu schaffen.

• Textverarbeitung: Die Fähigkeit, schnell und genau zu tippen, erleichtert die effiziente Erledigung häufig benötigter Kommunikationsaufgaben. Diese Fähigkeit umfasst interne und externe Kommunikation in Form von E-Mails, Notizen, Briefen, Berichten und mehr.

Arbeitsumgebung für Büroassistenten

Büroassistenten arbeiten in kleinen bis großen Büros im privaten, öffentlichen und gemeinnützigen Sektor. Typische Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr, mit der Möglichkeit von Überstunden oder Wechselstunden je nach Unternehmen. Beispielsweise wird ein Büroassistent einer Schule höchstwahrscheinlich im Sommer frei nehmen, während ein Büroassistent eines Unternehmens höchstwahrscheinlich das ganze Jahr über arbeiten wird. Virtuelle Büroassistenten arbeiten aus der Ferne, während alle anderen Büroassistenten im Büro selbst arbeiten. Die Art des Büros beeinflusst auch den Gesamtton des Büros und ob eine formelle oder informelle Kleiderordnung erforderlich ist.

So werden Sie Büroassistent

Eine durchdachte Herangehensweise an den Vorbereitungs- und Jobsuchprozess kann Ihnen zu einer erfolgreichen Erfahrung verhelfen. Hier sind fünf wichtige Schritte auf dem Weg zum Büroassistenten.

1. Recherchieren Sie den Arbeitsmarkt.

Auch wenn manche beruflichen Aufgaben von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterschiedlich sein können, ist es hilfreich, sich über die Fähigkeiten und Aufgaben zu informieren, die von Büroassistenten in der Branche Ihrer Wahl erwartet werden. Versuchen Sie, vor Ihrer Bewerbung so viel wie möglich über Stellen als Büroassistenten zu erfahren, sei es durch Online-Recherche oder durch Gespräche mit Fachleuten.

2. Sammeln Sie relevante Erfahrungen.

Erwägen Sie, sich als Freiwilliger oder Praktikant im Büro zu bewerben, um sich mit dem Arbeitsalltag im Büro und den spezifischen Erfahrungen eines Büroassistenten vertraut zu machen. Wenn Sie in einem Bachelor- oder Berufsausbildungsprogramm eingeschrieben sind, verfügt Ihre Schule möglicherweise über ein Karrierezentrum, das Ihnen bei der Suche nach dieser Möglichkeit helfen kann. Nutzen Sie diese Erfahrung, um herauszufinden, ob dieser Beruf das Richtige für Sie ist.

3. Erwägen Sie eine Zertifizierung.

Diese Referenzen können Ihnen dabei helfen, sich von anderen Kandidaten abzuheben. Wenn Sie sich für ein Fachgebiet wie Jura oder Medizin interessieren, informieren Sie sich, ob neben den allgemeineren Optionen auch spezielle Zertifizierungen erforderlich sind. Vergleichen Sie Programmelemente wie Kosten, Kreditanforderungen, Standort und Schwerpunktbereiche, um herauszufinden, welche Option für Sie am besten geeignet ist.

4. Erstellen Sie einen aussagekräftigen Lebenslauf.

Erstellen Sie einen prägnanten, gut geschriebenen Lebenslauf, der Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen hervorhebt, die Sie zu einem hochqualifizierten Kandidaten machen. Nutzen Sie die Informationen, die Sie über den potenziellen Arbeitgeber kennen, um Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben an die spezifische Organisation und Position anzupassen, auf die Sie sich bewerben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Zertifizierungen und relevante Berufserfahrung angeben.

5. Reichen Sie Ihre Bewerbung ein.

Bewerben Sie sich auf die Büroassistentenstellen, für die Sie in Frage kommen. Verfolgen Sie Ihre Bewerbung umgehend, etwa ein bis zwei Wochen nach der Einreichung, um sicherzustellen, dass der Arbeitgeber Ihre Bewerbung erhalten hat, bestätigen Sie Ihr Interesse an der Stelle und erkundigen Sie sich nach den nächsten Schritten im Bewerbungsprozess.

Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen Büroleiter

Die New Yorker Niederlassung unseres nationalen Zahnärztenetzwerks sucht einen Büroassistenten, der Sie bei der Patientenplanung, der Aktenführung, bei Versicherungsansprüchen und bei allgemeinen Büroabläufen unterstützt. Der Büroassistent ist für die Begrüßung aller Besucher, die Aufrechterhaltung eines sauberen und ordentlichen Büros, die Unterstützung der Patienten bei der Erledigung des Papierkrams und die Führung klarer und prägnanter Aufzeichnungen aller wichtigen Transaktionen verantwortlich. Starke Organisations-, Kommunikations- und Kundendienstfähigkeiten erforderlich. Eine Zertifizierung als Verwaltungsassistent und Grundkenntnisse in Microsoft Office-Programmen, insbesondere Word und Excel, werden bevorzugt.

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