Erfahren Sie, wie Sie als Sekretärin arbeiten: • BUOM

10. Dezember 2019

Was macht die Sekretärin?

Eine Sekretärin, auch Verwaltungsassistentin genannt, ist für Planungs-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben im Zusammenhang mit der Betreuung der Organisation verantwortlich. Die Aufgaben einer Sekretärin variieren je nach Arbeitgeber und Branche. Typischerweise umfassen sie jedoch die Beantwortung von Telefonanrufen, das Versenden von E-Mail-Korrespondenz, die Organisation von Besprechungen, die Erstellung von Besprechungsprotokollen und die Koordinierung der Kommunikation zwischen den Büros. Manche Sekretärinnen übernehmen neben den grundlegenden Bürotätigkeiten auch komplexere Führungsaufgaben oder spezialisieren sich auf Bereiche wie rechtliche oder medizinische Betreuung.

Zu den weiteren Aufgaben des Schriftführers gehören:

• Planen Sie Besprechungen und aktualisieren Sie Veranstaltungskalender

• Helfen Sie Besuchern oder Kunden, sich im Arbeitsbereich zurechtzufinden

• Pflege von Kundenakten und anderen Bürodokumenten

• Implementierung neuer Verfahren und Verwaltungssysteme

• Auswahl, Anpassung und Steuerung neuer Mitarbeiter

• Erstellen Sie Berichte, Präsentationen und Dokumente

Durchschnittsgehalt

Viele Sekretärinnen arbeiten Vollzeit, andere arbeiten in Teilzeit oder als Aushilfskraft. Die Gehälter von Sekretären variieren je nach Ausbildung und Erfahrung sowie der Branche des Arbeitgebers, der Unternehmensgröße und dem geografischen Standort. Für die aktuellsten Gehaltsinformationen von Indeed klicken Sie auf den Gehaltslink.

• Übliches Gehalt in den USA: 38.880 $ pro Jahr

• Typische Gehälter liegen zwischen 24.690 und 64.230 US-Dollar pro Jahr.

Anforderungen an eine Sekretärin

Abhängig von der Stelle, auf die Sie sich bewerben, umfassen die Anforderungen für die Stelle als Sekretärin eine Kombination aus Folgendem:

Ausbildung

Obwohl Hochschulabsolventen häufig für Einstiegsjobs in Frage kommen, kann ein Associate-Abschluss oder ein technisches Zertifikat einem Bewerber einen Vorteil verschaffen, indem er seine Ausbildung in den folgenden Bereichen nachweist:

• Büromanagement

• Datenbankmanagement

• Grundlegende Computernutzung, einschließlich der Fähigkeit, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Textverarbeitungssoftware zu bedienen.

Während für reguläre Büropositionen in der Regel kein Bachelor-Abschluss erforderlich ist, kann er für bestimmte Bereiche wie Recht und Gesundheitswesen erforderlich sein. Personen, die sich für Sekretariatspositionen im juristischen und medizinischen Bereich interessieren, müssen möglicherweise Branchenkurse belegen, in denen sie mehr über die Verfahren und Terminologie der Branche lernen. Personen, die sich für eine Stelle als leitender Sekretär bewerben, benötigen möglicherweise mehrere Jahre Berufserfahrung und einen Bachelor-Abschluss, um ihre Chancen auf eine Anstellung zu erhöhen.

Die Weiterbildung

Sekretärinnen erwerben ihre Fähigkeiten in der Regel durch kurzfristige Schulungen am Arbeitsplatz. Durch Schulungen lernen sie Unternehmensrichtlinien, Verfahren und den Einsatz von Technologie und Software für einen bestimmten Job kennen. Allerdings kann die Ausbildung für Rechts- und Medizinsekretäre mehrere Monate dauern, da sie die Verantwortung in der Branche beherrschen müssen.

Zertifikate

Nicht alle Arbeitgeber verlangen von ihren Sekretärinnen eine Zertifizierung, aber der Erwerb einer dieser Zertifizierungen kann Ihnen helfen, mehr über die Stelle zu erfahren und Sie zu einem attraktiveren Kandidaten zu machen.

Certified Professional Secretary (CPS) oder Certified Administrative Professional (CAP)

Die International Association of Administrative Professionals (IAAP) bietet diese Zeugnisse an, um Kenntnisse in Bürosystemen, Bürotechnik, Verwaltung und Management nachzuweisen. Angehende Sekretärinnen müssen über eine Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung verfügen, bevor sie zertifiziert werden können. Sofern sie lediglich über einen Hauptschulabschluss verfügen, müssen sie mindestens vier Jahre Berufserfahrung nachweisen. Wenn sie über einen Associate- oder Bachelor-Abschluss verfügen, benötigen sie mindestens drei Jahre Berufserfahrung. Sie müssen außerdem mindestens ein Jahr für dasselbe Unternehmen oder dieselbe Organisation gearbeitet haben, bevor die Berufserfahrung auf die Anforderungen angerechnet wird.

Sekretariatszertifikate sind in der Regel fünf Jahre gültig. Während die Zertifizierung aktiv ist, muss eine Person 90 Credits in drei Kategorien erwerben – Führung, Weiterbildung und andere IAAP-Zertifizierungen oder Spezialgebiete –, um die Zertifizierung am Ende des Fünfjahreszeitraums zu erneuern.

Zertifizierungen der National Association of Legal Secretary (NALS).

Personen, die zertifizierte Rechtssekretärin werden möchten, können die NALS-Zertifizierung in Kategorien wie „Professional Paralegal“ (PP), „Professional Legal Secretary“ (PLS) und „Accredited Legal Secretary“ (ALS) erwerben. Für jede Zertifizierung gelten spezifische Erfahrungs- und Qualifikationsanforderungen sowie separate Prüfungen, die angehende Sekretärinnen bestehen müssen, um ihre Qualifikationen zu erhalten.

Zertifizierung der American Association of Medical Assistants (AAMA).

Vor der Prüfung müssen sie ein von der Commission on Accreditation of Allied Health Education Programs oder dem Accreditation Bureau of Schools of Health Education akkreditiertes Programm absolvieren. Teilnehmer müssen die Prüfung alle fünf Jahre wiederholen, um weiterhin AAMA-zertifiziert zu bleiben.

Fähigkeiten

Sekretärinnen benötigen vielfältige Fähigkeiten, um ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können. Hier sind einige Fähigkeiten, auf die Arbeitgeber bei der Einstellung einer Sekretärin normalerweise achten:

• Grundlegende Computerkenntnisse: Sekretärinnen verbringen viel Zeit mit Computern, insbesondere mit Tabellenkalkulations-, Datenbank- und Textverarbeitungsprogrammen. Daher sind Kenntnisse der Microsoft Office-Suite unerlässlich.

• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten: Sekretärinnen verfassen in der Regel E-Mails und Memos, wenn sie mit Kunden, Mitarbeitern und Managern kommunizieren. Daher müssen sie die Grammatik beherrschen, einen professionellen Ton wahren und auf Genauigkeit achten.

• Entscheidungskompetenz: Sekretärinnen priorisieren häufig Aufgaben und treffen Entscheidungen im Namen ihrer Arbeitgeber, daher ist gesunder Menschenverstand wichtig.

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Da Rezeptionisten häufig mit Mitarbeitern oder Kunden interagieren, müssen sie im Umgang mit anderen effektiv kommunizieren und höflich sein, um einen zufriedenstellenden Kundenservice zu bieten und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

• Organisatorische Fähigkeiten: Sekretärinnen müssen Dokumente, Akten und Zeitpläne in der richtigen Reihenfolge halten, damit das Büro effizient arbeiten kann.

• Liebe zum Detail: Die Sekretärin muss alle Aufgaben auf hohem Niveau und mit minimalen oder keinen Fehlern ausführen.

Arbeitsbedingungen der Sekretärin

Sekretärinnen arbeiten typischerweise in Krankenhäusern, Schulen, Regierungsbehörden, Unternehmensbüros sowie im medizinischen und juristischen Bereich. Eine Sekretärin auf Einstiegsniveau kann in einem großen Raum als Teil eines Teams arbeiten, eine Chefsekretärin kann in einem geräumigen Büro in einem großen Bürogebäude arbeiten und eine medizinische Sekretärin kann in einer überfüllten Arztpraxis arbeiten. Viele Sekretärinnen arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld mit den unterschiedlichsten Menschen. Die meisten Sekretärinnen arbeiten 35 bis 40 Stunden pro Woche, und einige Organisationen gestatten Sekretärinnen flexible Arbeitszeiten.

So werden Sie Sekretärin

Hier sind fünf Schritte, die Sie unternehmen können, um Sekretärin zu werden:

1. Melden Sie sich für Bürokurse an.

Abiturienten können Bürokurse belegen, um sich für Einstiegsjobs zu qualifizieren. Wenn diese Kurse an ihrer High School nicht verfügbar sind, können potenzielle Sekretärinnen diese Ausbildung an Berufsschulen oder Community Colleges erwerben.

2. Wählen Sie ein Feld aus.

Vor einer Bewerbung oder einer Ausbildung müssen sich angehende Sekretärinnen entscheiden, in welchem ​​Bereich sie arbeiten möchten. Sekretärinnen sind in den unterschiedlichsten Bereichen tätig, die meisten arbeiten jedoch in medizinischen, juristischen oder geschäftlichen Organisationen.

3. Holen Sie sich Ihr Abitur oder Ihren Abschluss.

Obwohl Arbeitgeber möglicherweise keinen Abschluss oder ein Zertifikat verlangen, kann der Besitz eines solchen die Kompetenz eines Bewerbers nachweisen. Schulungsprogramme können angehende Bürosekretäre durch die Entwicklung technischer Fähigkeiten vorbereiten.

4. Suchen Sie nach einer Stelle als Sekretärin.

Erwägen Sie, Stellenausschreibungen auf Websites von Anwaltskanzleien, im Gesundheitswesen und in Büros zu prüfen. Zeitarbeits- oder Personalvermittlungsagenturen können eine nützliche Quelle für die Suche nach Sekretariatsstellen sein, da diese Agenturen manchmal formelle Büro- und Computerschulungen anbieten. Auch Sekretärinnen können als virtuelle Assistentinnen von zu Hause aus arbeiten.

5. Weiterentwicklung auf diesem Gebiet.

Wenn Sekretärinnen Erfahrung sammeln, können sie in höhere Positionen befördert werden, beispielsweise als Vorgesetzte oder Assistenten der Geschäftsführung. Diese Positionen bieten höhere Gehälter und bringen in der Regel mehr Verantwortung mit sich.

Beispiel einer Stellenbeschreibung für eine Sekretärin

Unser Unternehmen sucht eine Sekretärin in Teilzeit, die das Büropersonal unterstützt und den Arbeitsprozess optimiert. Der Sekretär ist für die Lagerung und Organisation von Vorräten, Akten und Geräten verantwortlich. Der ideale Kandidat für diese Position kann Aufgaben priorisieren, ist motiviert, die Arbeit mit minimaler Aufsicht abzuschließen und fühlt sich wohl, der Hauptansprechpartner für alle Arten von Fragen und Wünschen zu sein.

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