Erfahren Sie mehr über Hauptbücher

22. Februar 2021

Zu wissen, wie man ein Budget ausgleicht, ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört, kluge Finanzentscheidungen zu treffen und organisierte Aufzeichnungen zu führen, um Belastungen und Gutschriften für jedes einzelne Konto zu verfolgen. Unternehmen verfolgen diese Finanzinformationen mithilfe eines Tools namens „Hauptbuch“, das manchmal aus vielen kleinen Einzelbüchern besteht. In diesem Artikel geben wir nützliche Informationen darüber, was Hauptbücher sind, warum sie wichtig sind, wie man sie in der doppelten Buchführung verwendet und ein Beispiel für eine Journalbuchung.

Was sind Hauptbücher?

Hauptbücher sind Systeme zur Führung von Finanzunterlagen, die die Finanzdaten eines Unternehmens speichern und oft viele kleine Einzelkonten umfassen. Hauptbücher enthalten eine Aufzeichnung aller einzelnen Finanztransaktionen in der Geschichte eines Unternehmens und sind in Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnungskonten unterteilt. Die Bilanz umfasst das Eigenkapital, die Vermögenswerte und die Schulden eines Unternehmens. Die Gewinn- und Verlustrechnung umfasst die Gewinne, Verluste, Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Wenn für ein bestimmtes Konto umfangreiche Detailinformationen erforderlich sind, kann ein Nebenbuch verwendet werden. Beispielsweise enthalten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen häufig umfangreiche Informationen über Kredite und Umsätze, die eine Tochtergesellschaft erfordern.

Um das Budget eines Unternehmens auszugleichen, müssen alle Sollbeträge für eine bestimmte Transaktion im Hauptbuch den Habenbeträgen entsprechen. Probesalden sind interne Berichte, die zur Bestätigung der Genauigkeit und zur Meldung von Fehlern verwendet werden, wenn zwei Salden nicht gleich sind. Früher haben Buchhalter diesen Bericht manuell ausgefüllt, aber moderne Buchhaltungssoftware vervollständigt ihn jetzt elektronisch und korrigiert automatisch etwaige Fehler. Diese angepasste Probebilanz wird dann zur Erstellung der routinemäßigen Finanzberichte des Unternehmens verwendet, die bei Bedarf an interne und externe Stakeholder kommuniziert werden.

Das Konto jedes Unternehmens verfügt über eine individuelle Identifikationsnummer. Dies kann von einer dreistelligen Zahl bis hin zu einer komplexeren Zahl reichen, die jedes der Hauptbuch-Unterkonten darstellt. Organisatorisch listet das Hauptbuch die in der Bilanz zusammengefassten Konten auf, gefolgt von den in der Gewinn- und Verlustrechnung zusammengefassten Konten.

Warum Hauptbücher wichtig sind

Hauptbücher sind aus verschiedenen Gründen wichtig, vor allem aber, weil sie die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens unterstützen. Ohne ein Hauptbuch kann ein Unternehmen seine Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten nicht genau verfolgen und daher keine fundierten Entscheidungen über Ausgaben, Investitionen oder Anpassungen seiner Geschäftstätigkeit treffen. Finanzstrategie. Das Führen genauer Aufzeichnungen kann die Finanzberichterstattung und Steuererklärung erleichtern. Hauptbücher dienen auch dazu, betrügerische oder ungewöhnliche Transaktionen zu verhindern oder zu stoppen.

Hauptbücher sind auch als organisatorisches Instrument zur Unterstützung einer effektiven und fairen Kommunikation mit Finanzanalysten, Investoren, Aktionären und anderen Interessengruppen wertvoll. Der Kontenplanindex im Hauptbuch organisiert alle Finanztransaktionen für einen bestimmten Zeitraum in entsprechende Unterkategorien. Der Kontenplan folgt dem gleichen Format wie andere Finanzberichte: zuerst die Bilanz und dann die Gewinn- und Verlustrechnung. Das Vermögenskonto in einer Bilanz kann Unterkategorien wie Bargeld, Eigentum oder Inventar enthalten. Zu den Unterkategorien von Verbindlichkeiten, die auch in der Bilanz enthalten sind, können Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Lohnkosten oder Kreditkartenkosten des Unternehmens gehören.

So verwenden Sie Hauptbücher mit doppelter Erfassung

Die doppelte Buchführung ist ein System, das dazu dient, genaue Finanzunterlagen zu führen und Fehler zu erkennen. Dabei wird sichergestellt, dass jeder Belastungskontobuchung eine gleichwertige Gutschriftsbuchung gegenübergestellt wird, sodass die Summe aller Belastungen der Summe aller Gutschriften entspricht. Es erfordert, dass jede Finanztransaktion auf mindestens zwei Konten verbucht wird. Dieses System, manchmal auch T-Konto genannt, wird durch eine Formel organisiert, die als Buchhaltungsgleichung bekannt ist und wie folgt aussieht:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Für die Zwecke dieser Formel beziehen sich Vermögenswerte auf alles Wertvolle, das ein Unternehmen besitzt. Dabei kann es sich um Bargeld, Immobilien, Ausrüstung oder immaterielle Vermögenswerte wie Patente oder Urheberrechte handeln. Verbindlichkeiten beziehen sich auf alles, was ein Unternehmen einer anderen Person schuldet. Dazu können kurzfristige Lohnkosten, Verbindlichkeiten gegenüber Kunden oder langfristige Kredite an ein Finanzinstitut gehören. Unter Eigenkapital versteht man den Betrag, den ein Firmeninhaber in das Unternehmen investiert hat, zuzüglich oder abzüglich der entsprechenden Gewinne oder Verluste. Um das Hauptbuch zur Erleichterung der doppelten Buchführung zu nutzen, können Unternehmen die folgenden Schritte ausführen:

1. Richten Sie die Registrierung selbst ein

2. Auflistung aller Soll- und Habentransaktionen auf den relevanten Konten

3. Erstellen Sie Systeme zur Bestätigung.

1. Richten Sie die Registrierung selbst ein

Zuerst müssen Sie Ihr Hauptbuch erstellen und organisieren. Doppelbuchungstransaktionen, manchmal auch Journalbuchungen genannt, werden mit Sollbuchungen auf der linken Seite und Habenbuchungen auf der rechten Seite organisiert. Das Hauptbuch ist ein Organisationsinstrument, das den Ausgleich der doppelten Buchführung erleichtert.

2. Listen Sie alle Belastungen und Gutschriften auf den entsprechenden Konten auf.

Sie müssen jede Transaktion in Ihren Kredit- und Debitkonten erfassen. Wenn beispielsweise ein Kleinunternehmer 50.000 US-Dollar seines eigenen Geldes in ein Unternehmen investiert, gilt dies als Barabschreibung, die das Vermögen des Unternehmens erhöht und auf einem Sollkonto verbucht werden sollte. Es handelt sich auch um eine Gutschrift auf das Eigenkapital, die den Anteil des Eigentümers am Unternehmen erhöht, und sollte ebenfalls im Guthabenkonto verbucht werden.

3. Erstellen Sie Systeme zur Bestätigung.

Obwohl moderne Buchhaltungssoftware über Mechanismen verfügt, um diesen Prozess automatisch abzuschließen, möchte der Buchhalter oder Controller des Unternehmens die Dokumente möglicherweise manuell überprüfen. Dies kann dazu beitragen, etwaige Fehler zu erkennen, sodass Unternehmen Korrekturen vornehmen können, bevor sie Finanzberichte erstellen oder Informationen an externe Parteien weitergeben.

Beispiel für einen Hauptbucheintrag

Hier ist ein Beispiel dafür, wie das System der doppelten Erfassung in einem Hauptbuch funktioniert:

Ein Musikstudio leiht sich 120.000 US-Dollar, um vor seiner Eröffnung neue Aufnahme- und Technikausrüstung zu kaufen. Um diese Ausgaben zu verbuchen, muss das Studio sie in seinem Hauptbuch erfassen. Da das Studio die neue Ausrüstung auf Kredit gekauft hat, müssen die 120.000 US-Dollar seinem Kreditkonto als Aufwand gutgeschrieben werden. Da es sich bei den neuen Geräten um einen Vermögenswert handelt, müssen diese auch seinem Sachanlagenkonto belastet werden. Ein gleichwertiger Eintrag in beiden Konten führt zu einem ausgeglichenen Haushalt.