Effektive Schritte zur Lösung von Arbeitsplatzproblemen • BUOM

22. März 2021

Problemlösung gehört zum Job eines jeden, egal ob Manager oder Neuling. Der Projektmanager kann Probleme für seine Kunden und Teammitglieder lösen, während einzelne Mitwirkende Probleme für sich selbst oder ihre Kollegen lösen können. Daher ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter den Problemlösungsprozess versteht und Problemlösungskompetenzen entwickelt. Wenn Sie Ihre Karriere in eine Führungsposition vorantreiben wollen, müssen Sie diesen Prozess beherrschen.

Was ist Problemlösung?

Unter Problemlösung versteht man den Prozess, ein Problem zu verstehen und daran zu arbeiten, eine wirksame Lösung zu finden. Abhängig von der Art und Komplexität des Problems kann die Verwendung mathematischer Operationen erforderlich sein und Ihr kritisches Denkvermögen auf die Probe gestellt werden.

Wenn potenzielle Arbeitgeber über Problemlösungen sprechen, versuchen sie normalerweise, Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten im Umgang mit schwierigen Situationen und komplexen Geschäftsproblemen einzuschätzen. Fast alle Arbeitgeber legen Wert auf Problemlösungsfähigkeiten und streben danach, Mitarbeiter mit diesen Eigenschaften einzustellen, die den Entscheidungsprozess im täglichen Betrieb des Unternehmens unterstützen.

Mehr Details: Fähigkeiten zur Problemlösung: Definitionen und Beispiele

Phasen der Problemlösung

Hier sind die wichtigsten Schritte zur Lösung des Problems:

1. Definieren Sie das Problem

Analysieren Sie die Situation sorgfältig, um mehr über das Problem zu erfahren. In einer Situation können mehrere Probleme auftreten. Identifizieren Sie jedes Problem und ermitteln Sie die Ursache. Versuchen Sie, das Verhalten und die Reaktionen der von dem Problem betroffenen Menschen vorherzusehen.

Führen Sie dann basierend auf Ihren vorläufigen Beobachtungen die folgenden Schritte aus, um das Problem genauer zu identifizieren:

• Trennen Sie Fakten von Meinungen.

• Identifizieren Sie den Prozess, bei dem das Problem besteht.

• Überprüfung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren.

• Besprechen Sie sich mit den Teammitgliedern, um weitere Informationen zu erhalten.

• Definieren Sie das Problem konkret.

• Sammeln Sie alle notwendigen Informationen, um das Problem zu lösen.

Achten Sie beim Definieren eines Problems darauf, dass Sie sich auf das Problem konzentrieren, anstatt zu diesem Zeitpunkt zu versuchen, es im Sinne einer Lösung zu definieren. „Wir müssen die Studienunterlagen neu schreiben“ konzentriert sich beispielsweise auf die Lösung und nicht auf das Problem. Stattdessen heißt es besser: „Die Schulungsunterlagen sind inkonsistent.“

Abhängig von der Komplexität des Problems können Sie Tools wie Flussdiagramme und Ursache-Wirkungs-Diagramme verwenden, um das Problem und seine Grundursachen zu identifizieren.

2. Identifizieren Sie alternative Lösungen.

Brainstormen Sie alle möglichen Wege zur Lösung des vorliegenden Problems. Bitten Sie alle, die von dem Problem betroffen sind, um Vorschläge und wenden Sie sich an diejenigen, die möglicherweise mehr Erfahrung bei der Lösung des Problems haben, mit dem Sie konfrontiert sind. Sie können auch Umfragen und Diskussionsgruppen nutzen, um Ideen zu generieren.

Beachten Sie bei der Suche nach Alternativen die folgenden Punkte:

• Berücksichtigen Sie jeden Aspekt, der den Lösungsprozess des bestehenden Problems verlangsamen könnte.

• Stellen Sie sicher, dass die generierten Ideen mit den aktuellen Zielen und Vorgaben übereinstimmen.

• Stellen Sie sicher, dass alle am Ideengenerierungsprozess beteiligt sind.

• Es gibt kurzfristige und langfristige Alternativen.

Notieren Sie alle Lösungsvorschläge. Für jede Aufgabe sollten es mindestens fünf bis acht sein.

3. Lösungen bewerten.

Sobald Sie eine Liste mit Alternativen haben, ist es an der Zeit, diese zu bewerten. Bewerten Sie die positiven und negativen Folgen jeder im vorherigen Schritt identifizierten Alternative. Analysieren und vergleichen Sie alle Alternativen im Hinblick auf die für ihre Umsetzung erforderlichen Ressourcen, einschließlich Zeit, Daten, Personal und Budget.

4. Wählen Sie eine Lösung.

Wählen Sie nach Abschluss des Bewertungsprozesses die Lösung aus, die das Problem am wahrscheinlichsten löst. Überlegen Sie, inwieweit die Lösung die folgenden Ziele erfüllt:

• Dadurch wird das Problem reibungslos gelöst, ohne dass ein weiteres Problem entsteht.

• Dies ist für alle Teilnehmer akzeptabel.

• Es ist praktisch und einfach umzusetzen.

• Dies steht im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und -verfahren.

Bei der Auswahl einer Lösung ist es wichtig, den Implementierungsteil zu berücksichtigen. Entscheiden Sie Folgendes:

• Mitarbeiter, die für die Umsetzung der Entscheidung verantwortlich sind

• Wie werden die Mitarbeiter die Lösung umsetzen?

• Erforderlicher Zeit- und Ressourcenaufwand

5. Implementieren Sie die gewählte Lösung.

Der nächste Schritt umfasst die Implementierung der von Ihnen gewählten Lösung. Dazu müssen Sie in der Regel Folgendes tun:

• Entwickeln Sie einen Aktionsplan zur Umsetzung der gewählten Lösung.

• Definieren Sie Ziele und brechen Sie diese in messbare Ziele herunter, um die Umsetzung zu überwachen.

• Legen Sie Umsetzungsfristen fest.

• Kommunizieren Sie den Plan allen Teilnehmern.

• Entwickeln Sie Feedbackkanäle zur Nutzung im Prozess.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt und nehmen Sie Anpassungen vor.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Fortschritt kontinuierlich messen, um sicherzustellen, dass Ihre Lösung funktioniert. Sammeln Sie Daten und Feedback von anderen, um festzustellen, ob die Lösung ihren Anforderungen entspricht. Möglicherweise müssen Sie den Prozess anpassen, wenn etwas Unerwartetes eintritt. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Lösung nicht wie geplant funktioniert, müssen Sie möglicherweise zu Ihren alternativen Lösungen zurückkehren und einen neuen Plan umsetzen.

Welche wichtigen Fähigkeiten zur Problemlösung suchen Arbeitgeber?

Viele Arbeitgeber suchen Kandidaten mit hervorragenden Fähigkeiten zur Problemlösung. Hier sind einige der wichtigsten Fähigkeiten zur Problemlösung:

• Zuhören: Durch aktives Zuhören können Sie wertvolle Informationen sammeln, um Probleme zu lösen. Ein guter Problemlöser kann alle Beteiligten identifizieren, sie zur Teilnahme ermutigen und sich aktiv verschiedene Meinungen anhören, um das Problem, seine Grundursache und praktikable Lösungen zu verstehen.

• Analytisches Denken. Analytisches Denken hilft Ihnen, ein Problem und seine Ursachen zu erkunden und zu verstehen. Die Fähigkeit, Ursache und Wirkung festzustellen, ist auch wichtig, um die langfristigen Folgen einer Vorgehensweise vorherzusagen. Diejenigen, die haben ausgeprägte analytische Fähigkeiten kann die Wirksamkeit verschiedener Lösungen bewerten und die beste auswählen.

• Kreativität: Bei der Lösung von Problemen müssen Sie Logik und Kreativität in Einklang bringen. Sie müssen Ihrer Kreativität freien Lauf lassen, um die Ursache des Problems zu finden. Es erfordert auch Kreativität, innovative Lösungen zu entwickeln. Kreative Menschen bringen einzigartige Perspektiven ein und geben einem Unternehmen eine neue Richtung.

• Kommunikation: Ob Sie nach einer Lösung für ein bestehendes Problem suchen oder möchten, dass andere einem bestimmten Kurs folgen, Sie müssen dazu in der Lage sein effektiv kommunizieren. Möglicherweise müssen Sie persönlich, per Telefon, SMS oder E-Mail mit anderen Personen sprechen. Möglicherweise müssen Sie auch mit vielen verschiedenen Personen korrespondieren, darunter Teammitgliedern, Kunden und Managern. Durch die effektive Kommunikation über mehrere Kanäle können Sie ein guter Problemlöser sein.

• Entscheidungsfindung: Sie müssen entscheiden können, welche Methoden Sie zur Untersuchung eines Problems verwenden, welche Lösungen Sie verwenden und wie Sie die Lösung implementieren sollten. Bei fast jedem Schritt zur Lösung eines Problems müssen Sie eine Entscheidung treffen.

• Teamarbeit: Problemlösung erfordert Teamarbeit. Sie fragen Menschen nach ihrer Sicht auf ein Problem, beziehen sie in die Entwicklung effektiver Lösungen ein, holen ihr Feedback zur gewählten Lösung ein und verlassen sich auf Teammitglieder, die den Prozess umsetzen. Es ist wichtig, alle Teammitglieder einzubeziehen und zu motivieren, um Probleme effektiv zu lösen.

In Verbindung gebracht: Hard Skills vs. Soft Skills

Hervorheben von Fähigkeiten zur Problemlösung in Ihrem Lebenslauf

Wenn Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung in Ihrem Lebenslauf zur Schau stellen, können Sie sich von anderen Kandidaten abheben.

Sie können Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung im Abschnitt „Fähigkeiten“ oder „Erfolge“ Ihres Lebenslaufs erwähnen. Anstatt einfach zu schreiben, dass Sie über Fähigkeiten zur Problemlösung verfügen, versuchen Sie zu veranschaulichen, wie Sie diese Fähigkeiten in früheren Positionen zur Lösung spezifischer Probleme eingesetzt haben. Betrachten Sie die folgenden Beispiele:

• „Reduzieren Sie Sicherheitsvorfälle um 40 %, indem Sie strategisch Barrieren in der Produktionshalle installieren.“

• „Reduzierung der Lagerverwaltungskosten um 15 % durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen“

• „Erhöhte Kundenzufriedenheitsbewertungen um 25 % durch Dokumentation von Standardprozessen und -szenarien zur Lösung häufiger Probleme.“

Versuchen Sie, Ihren Lebenslauf so zu gestalten, dass Ihre Problemlösungsfähigkeiten mit der Stelle übereinstimmen, auf die Sie sich bewerben. Das Erstellen eines personalisierten Lebenslaufs kann Ihnen dabei helfen, die Aufmerksamkeit eines Personalvermittlers oder Einstellungsmanagers zu gewinnen und zu fesseln, wenn dieser Ihren Lebenslauf überprüft.