Do’s und Don’ts beim Erstellen einer internen Kommunikationsstrategie

8. April 2022

Unternehmensleiter führen ihre Mitarbeiter oft mit unterschiedlichen Strategien und Führungsstilen. Ein Werkzeug für Unternehmensleiter ist eine interne Kommunikationsstrategie, die klare Kommunikationslinien im gesamten Unternehmen schaffen kann. Wenn Sie den internen Diskurs in Ihrer Organisation verbessern möchten, kann es hilfreich sein, mehr über interne Kommunikationsstrategien zu erfahren. In diesem Artikel definieren wir den Begriff, erklären, warum er wichtig ist, und besprechen die Vor- und Nachteile bei der Erstellung einer internen Kommunikationsstrategie.

Was ist eine interne Kommunikationsstrategie?

Eine interne Kommunikationsstrategie ist ein Geschäftsinstrument für Unternehmensleiter und Unternehmensleiter. Mit diesem Tool können sie Kommunikationsziele definieren, die interne Kommunikation an den Unternehmenszielen ausrichten und die Verbindungen zwischen Mitarbeitern und Unternehmensleitung stärken. Eine interne Kommunikationsstrategie beschreibt die verschiedenen Aktivitäten, die erforderlich sind, um die im Plan enthaltenen Ziele zu erreichen. Am besten ist es, wenn die Kommunikationsstrategie die Reichweite ihrer Zielgruppe berücksichtigt, wichtige Geschäftsziele unterstützt und proaktiv ist. Diese Merkmale stellen sicher, dass die Strategie in einem bestimmten Unternehmen oder einer bestimmten Organisation effektiv funktionieren kann.

Die Bedeutung einer internen Kommunikationsstrategie

Es gibt viele Gründe, warum eine Organisation von einer umfassenden internen Kommunikationsstrategie profitieren kann. Hier sind einige Gründe, warum dies für den Erfolg eines Unternehmens wichtig ist:

Schafft eine Unternehmenskultur

Eine häufige und konsequente Kommunikation mit den Mitarbeitern kann eine Unternehmenskultur schaffen. Die Kultur eines Unternehmens kann darüber entscheiden, wie den Mitarbeitern ihre Arbeit Spaß macht. Es kann sich auch auf den Ruf der Organisation in den Augen externer Stakeholder oder Zielgruppen auswirken. Die Entwicklung einer effektiven Kommunikationsstrategie kann dazu beitragen, eine positive und offene Kultur zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

Hilft Organisationen bei der Bewältigung von Veränderungen

Wenn Veränderungen eintreten, die Auswirkungen auf eine Organisation haben, ist eine interne Kommunikationsstrategie hilfreich. Mit dieser Strategie können Sie ermitteln, wie Sie die Veränderungen am besten an Ihre Mitarbeiter kommunizieren. Wenn die Änderung darüber hinaus weitreichende oder langfristige Folgen hat, möchten Sie möglicherweise die Strategie ändern, um sie besser an die Anforderungen der Situation anzupassen.

Erleichtert das Handeln

Das Ziel einer internen Kommunikationsstrategie besteht darin, die Strategie in die Tat umzusetzen. Indem Sie eine Strategie erstellen, die einen konkreten Aktionsplan umfasst, können Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Initiative zu ergreifen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten an einem Ort mit Gefahren am Arbeitsplatz, beispielsweise auf einer Baustelle. Wenn es wichtige Sicherheitshinweise gibt, die Mitarbeiter kennen müssen, kann Ihre interne Kommunikationsstrategie einen Plan dafür liefern, wie Mitarbeiter gewarnt werden können, was die Sicherheit der vor Ort arbeitenden Personen verbessern kann.

Löst wichtige Probleme

Manchmal gibt es wichtige Themen Ihrer Branche, die Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen möchten. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie leiten ein Team von Börsenmaklern. Wenn Sie am Montag zur Arbeit kommen, stellen Sie fest, dass es an der Börse erhebliche Veränderungen gegeben hat. Sie können auf Ihre interne Kommunikationsstrategie zugreifen, um zu bestimmen, wie Sie diese Informationen am besten mit Ihrem Team teilen können, da sie sich aktiv auf dessen Arbeit auswirken.

Teilen Sie Informationen zu sensiblen Themen

Manchmal können Umstände eintreten, die Sensibilität und Vorsicht erfordern. Sie können in Ihrer internen Kommunikationsstrategie einen Abschnitt erstellen, der erklärt, wie Sie diese Punkte am besten angehen. Beispielsweise könnte Ihr Vorgesetzter zurücktreten. Anstatt eine E-Mail zu senden, können Sie eine unternehmensweite Besprechung organisieren, um sicherzustellen, dass Sie die Nachrichten korrekt übermitteln.

5 Maßnahmen zur Erstellung einer internen Kommunikationsstrategie

Wenn Sie beginnen, über die Vorteile der Erstellung einer internen Kommunikationsstrategie nachzudenken, ist es wichtig zu verstehen, was Sie tun müssen, um Ihre Strategie erfolgreich zu machen. Die Erstellung einer effektiven Strategie kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher ist es wichtig, sich bei der Entwicklung der Strategie mit anderen zu beraten und Ihre Arbeit zu überprüfen. Bei der Erstellung einer internen Kommunikationsstrategie sind folgende Dinge zu beachten:

1. Bewerten Sie Ihre aktuelle Strategie

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine interne Kommunikationsstrategie verfügt, ist es am besten, diese zu bewerten. Die Überprüfung Ihrer aktuellen Strategie kann Ihnen dabei helfen, Stärken, Schwächen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Strategie verbessert werden muss. Möglicherweise möchten Sie die Wirksamkeit Ihrer aktuellen Strategie bewerten, um festzustellen, was Sie ändern oder überarbeiten müssen.

2. Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest

Bei der Entwicklung einer Strategie ist es wichtig, realistische Zeitpläne festzulegen. Dies kann Ihrem Team helfen, den Zeitplan einzuhalten und gleichzeitig die Erwartungen anderer zu erfüllen. Der Zeitplan kann sich auf bestimmte, in der Strategie beschriebene Ziele beziehen, oder Sie können den Zeitplan mit bestimmten Aktionen innerhalb des Plans verknüpfen.

3. Definieren Sie das Team

Bevor Sie mit der Entwicklung Ihrer Strategie beginnen, ist es hilfreich, Ihr Team zu definieren. Dies wird Ihnen helfen, Aufgaben an die richtige Personengruppe zu delegieren. Wenn Sie in der Kommunikationsabteilung arbeiten, können Sie außerdem entscheiden, wie viele Personen Sie in die Strategieentwicklung einbeziehen möchten. Wenn Sie selbst in der Kommunikationsabteilung arbeiten, müssen Sie möglicherweise Ihr Team aus anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie abgerundet ist.

4. Entwickeln Sie kurz- und langfristige Ziele

Eine weitere zu berücksichtigende Regel bei der Erstellung einer internen Kommunikationsstrategie besteht darin, sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele zu entwickeln. Indem Sie Ihre Strategie zwischen bevorstehenden und langfristigen Zielen abwägen, können Sie den Erfolg Ihrer Arbeit besser verfolgen. Während kurzfristige Ziele den Aufschub minimieren können, können Sie Ihre langfristigen Ziele auch im Voraus planen.

5. Identifizieren Sie wichtige Kennzahlen

Es ist wichtig, die Schlüsselkennzahlen Ihrer Strategie zu identifizieren, damit Sie Ihren Erfolg verfolgen können. Zu den Kennzahlen, die Sie ermitteln können, gehören die Anzahl der Shares, die Sie in den sozialen Medien erhalten, die Anzahl der Mitarbeiter, die an einem optionalen Seminar teilnehmen, oder die Reaktion auf unternehmensweite Beiträge. Unabhängig davon, welche Kennzahlen Sie verfolgen möchten, ist es wichtig, bestimmte Zeitpunkte einzuplanen, in denen Sie die Ergebnisse analysieren und auswerten können.

4 Dinge, die Sie bei der Erstellung einer internen Kommunikationsstrategie nicht tun können

Bei der Entwicklung einer Strategie gibt es einige Dinge zu vermeiden. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der weiteren Erstellung Ihrer internen Kommunikationsstrategie beachten sollten:

1. Erstellen Sie einen statischen Plan

Anstatt einen statischen Plan zu erstellen, ist es besser, eine flexible Strategie zu entwickeln. Anstatt eine Strategie zu entwickeln und bis zum Ende des Unternehmenslebenszyklus umzusetzen, ist es sinnvoll, den Plan jährlich oder alle zwei Jahre neu zu bewerten, zu überarbeiten und zu überarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Strategie auf dem neuesten Stand bleibt. Regelmäßige Evaluierungen können den Erfolg einer Strategie verbessern, da Sie feststellen können, welche Aspekte wirksam waren.

2. Setzen Sie eine Strategie ohne Genehmigung um

Vermeiden Sie es, Ihre Kommunikationsstrategie umzusetzen, ohne zuvor die erforderliche Genehmigung einzuholen. Durch die Genehmigung kann sichergestellt werden, dass der Inhalt fehlerfrei ist, und die Überprüfung Ihrer Arbeit durch andere kann deren Effektivität und Genauigkeit verbessern. Sie können einen Genehmigungsprozess entwerfen, der für die Organisation, für die Sie arbeiten, funktioniert. Erwägen Sie die Einstellung eines internen Kommunikationsmanagers oder die Einstellung von Mitarbeitern aus allen Abteilungen für die Bereitstellung von Inhalten. Sobald der Plan vollständig entwickelt ist, können Sie Teammitglieder und Führungskräfte bitten, die Strategie zu bewerten und ihre Umsetzung zu genehmigen.

3. Falsche Verwendung von Werkzeugen

Es gibt viele interne Kommunikationstools, die Sie zur Umsetzung Ihrer Strategie nutzen können. Es ist jedoch wichtig, Tools zu wählen, die der Organisation, für die Sie arbeiten, zugute kommen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllen. Es ist auch wichtig, eine Strategie zu entwickeln, die über die Verwendung eines einzelnen Tools, beispielsweise einer digitalen Messaging-Plattform, hinausgeht. Beispielsweise umfasst die interne Kommunikation oft auch andere Arten des Informationsaustauschs, etwa Unternehmens-E-Mails, Meetings oder Gruppen-Newsletter. Ihre Strategie kann beinhalten, welche Art von Informationen Sie mit den einzelnen Kommunikationstools teilen möchten.

4. Vergessen Sie zu bewerten

Es ist wichtig, den Prozess sowie die Erfolge und Mängel Ihrer internen Kommunikationsstrategie kontinuierlich zu bewerten. Durch die Planung regelmäßiger Überprüfungen können Sie sicherstellen, dass die Strategie relevant, flexibel auf Veränderungen im Unternehmen reagiert und für den Erfolg optimiert bleibt. Durch häufige Bewertungen können Sie Erkenntnisse gewinnen, die die Qualität, Genauigkeit und Effizienz Ihrer Strategie verbessern können, was dem Unternehmen als Ganzes zugute kommen kann.