Die Vorteile des Vertragsmanagements (plus die besten Strategien) • BUOM

Vertragsmanagement ist ein wichtiger Prozess, der die Erstellung, Ausführung und Pflege von Verträgen umfasst. In diesem Artikel definieren wir Vertragsmanagement, diskutieren seine Vorteile und Phasen und stellen Strategien für ein erfolgreiches Vertragsmanagement vor.

Mehr Details: Arten von Arbeitsverträgen

Was ist Vertragsmanagement?

Ein Vertrag ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Verantwortlichkeiten, Pflichten und Rechte zweier oder mehrerer Parteien festlegt. Unter Vertragsmanagement versteht man den Prozess der Bearbeitung und Erfüllung von Vertragspflichten gegenüber Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern oder anderen. Zu den alltäglichen Beispielen für Verträge gehören Wohnungsmieten, Arbeitsverträge und Software-Geschäftsbedingungen.

Wer verwaltet die Verträge?

Vertragsmanagement kann ein integraler Bestandteil jeder Branche sein. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Berufen, die typischerweise mit Verträgen arbeiten:

• Anwalt: Einige Anwälte spezialisieren sich möglicherweise auf Vertragsrecht, wodurch sie Erfahrung in der Vertragsgestaltung erlangen können.

• Finanzmanager: Ein Finanzmanager kann Regierungsverträge oder Verträge mit Lieferanten verwalten.

• Vertragsmanager: Viele Unternehmen stellen Vertragsmanager ein, um Verträge mit Lieferanten und Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.

Mehr Details: Fähigkeiten als Finanzmanager: Definition und Beispiele

Vorteile des Vertragsmanagements

Hier sind einige der Vorteile des Vertragsmanagements für Unternehmen:

Steigert die Effizienz

Vertragsmanager können Software und andere Tools nutzen, um den Vertragsverwaltungsprozess zu automatisieren. Software kann menschliche Fehler im Vertragserstellungsprozess reduzieren. Dies kann zur Verbesserung der Geschäftseffizienz beitragen, da die Parteien mehr Zeit damit verbringen können, zu beurteilen, ob der Vertrag ihre Erwartungen erfüllt.

Hilft dem Unternehmen, besser zu funktionieren

Ein erfolgreiches Vertragsmanagement kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen bessere Leistungen erbringt. Dadurch können Unternehmen Einblicke erhalten, wie sie Verträge aushandeln können, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Diese Ideen können Unternehmen dabei helfen, Wege zu finden, Geld zu sparen.

Reduziert das Risiko

Vertragsmanagement kann das Geschäftsrisiko erheblich reduzieren, indem es die Erwartungen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Parteien gesetzlich festlegt. Dies könnte Unternehmen mehr Macht bei Rechtsstreitigkeiten verschaffen. Die Reduzierung von Risiken kann Unternehmen auch dabei helfen, ihr Geld sinnvoller auszugeben.

Hilft Lieferanten zu verfolgen

Vertragsmanagement kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung und Leistung ihrer Lieferanten zu überwachen. Dies kann Unternehmen dabei helfen, bessere Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen, sodass Unternehmen und Lieferanten ihre Bedürfnisse besser kommunizieren können. Die Verfolgung von Anbietern wie Lieferanten kann Unternehmen auch dabei helfen, das Lieferantenrisiko einzuschätzen.

Mehr Details: Was ist Lieferantenmanagement?

Sorgt für Compliance

Durch das Vertragsmanagement kann sichergestellt werden, dass die beteiligten Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten. Verträge können explizite Erwartungen und Konsequenzen beinhalten, die Menschen dazu ermutigen können, Vereinbarungen einzuhalten.

Phasen des Vertragsmanagements

Hier sind die acht Schritte zum Erstellen und Verwalten eines Vertrags:

1. Vorbereitung

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Vertrags besteht darin, die ersten Anfragen der Parteien zu verwalten, die vom Vertrag betroffen sein werden. Hier sind einige der Komponenten, die Sie während der Vorbereitungsphase des Vertragsmanagements berücksichtigen sollten:

• Ziele: Die Parteien, die an den Vertrag gebunden sind, können ihre Ziele für den Vertrag darlegen, was Ihnen bei der Entscheidung helfen kann, was darin enthalten sein soll.

• Erwartungen: Es ist wichtig, bei der Vertragsvorbereitung ein Verständnis für die Erwartungen jeder Partei an eine klare Kommunikation zu entwickeln.

• Bedürfnisse: Jede Partei kann ihre Bedürfnisse aus dem Vertrag beschreiben. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass der Vertrag wirksam ist.

• Risiken. Die Identifizierung von Risiken kann den Parteien dabei helfen, sicherzustellen, dass der Vertrag Risiken so weit wie möglich mindert.

Wenn beispielsweise ein Wohnungsvermieter mit einem Teppichreinigungsunternehmen einen Vertrag über die Reinigung von Wohnungen vor dem Einzug neuer Mieter abschließen möchte, können beide Parteien die mit dem Vertrag verbundenen Risiken prüfen und ihre Erwartungen sowie das Interesse daran besprechen . mit Vertragsschluss.

2. Projekt

Nachdem die Parteien in der Vorbereitungsphase ihre Bedürfnisse kommuniziert haben, können Sie einen ersten Vertragsentwurf erstellen, der ihre Ziele widerspiegelt und die Risiken berücksichtigt.

Wenn beispielsweise ein Wohnungsvermieter einen Vertrag mit einem Teppichreinigungsdienstleister abschließen möchte, kann ein Vertragsmanagement-Experte den Erstvertrag entwerfen. Dieses Projekt bietet zwei Unternehmen die Möglichkeit zu testen, ob der Vertrag ihren Erwartungen entspricht.

3. Verhandlungen

Vertragsparteien können den ursprünglichen Entwurf als Ausgangspunkt für die Aushandlung der Vertragsbedingungen nutzen.

Beispielsweise könnte ein Teppichreinigungsunternehmen einer Wohnungsvermietung als Lieferant zustimmen, wenn die Wohnungsvermietung 60 US-Dollar für die routinemäßige Teppichreinigung und 85 US-Dollar für Spezialreinigungsdienste zahlen kann. Anschließend können die Parteien festlegen, was eine Routine- und Sonderreinigung beinhalten könnte, und so lange verhandeln, bis sie sich auf die Konditionen einigen. In diesem Szenario fragt die Leasinggesellschaft, ob die Sätze von 50 und 75 US-Dollar für Routine- und Spezialdienstleistungen akzeptabel sind, und die Teppichreinigungsfirma stimmt zu.

Mehr Details: 15 Tipps für die Vertragsverhandlung

4. Aussage

Nach Einigung über die Vertragsbedingungen können die Vertragsparteien die endgültige Vertragsfassung unterzeichnen und sich auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens des Vertrags einigen. Viele Unternehmen nutzen Online-Tools zur Vertragsautorisierung, die die Verwaltung des Vertragsgenehmigungsprozesses erleichtern.

Wenn beispielsweise ein Wohnungsvermieter und ein Teppichreinigungsdienstleister mit den vereinbarten Tarifen für Dienstleistungen zufrieden sind, können sie einen Vertrag unterzeichnen und vereinbaren, ihre Partnerschaft zu Beginn des nächsten Monats aufzunehmen.

5. Ausführung

Sobald alle Interessenten dem Vertrag zugestimmt haben, kann dieser in Kraft treten. Der Vertrag kann je nach Vertragsart zum vereinbarten Termin oder sofort wirksam werden.

Am Beispiel eines Vertrags zwischen einem Vermieter und einem Teppichreinigungsunternehmen: Teppichreiniger beginnen ihre Dienste für den Vermieter zu Beginn des Monats.

6. Verpflichtungsmanagement

Sobald ein Vertrag abgeschlossen ist, kann der Vertragsmanager damit beginnen, die Einhaltung der Verpflichtungen durch die Parteien zu überwachen. Dieser Prozessschritt kann dazu beitragen, dass der Wert des Vertrags für alle Beteiligten erhalten bleibt.

Beispielsweise hat eine Wohnungsvermietungsfirma nach ein paar Monaten Schwierigkeiten, die Teppichreinigung zu planen, weil die Leasinggesellschaft einen strengen Zeitplan für die Übergabe der Wohnungen an neue Mieter einhalten muss. In diesem Fall kann eine Überarbeitung des Vertrages erforderlich sein.

7. Änderungen

Sobald der Vertrag in Kraft tritt, können die beteiligten Parteien bei sich ändernden Umständen eine Neuverhandlung vereinbaren.

In unserem Beispiel vereinbaren der Teppichreinigungsdienstleister und die Leasinggesellschaft konkretere Konditionen hinsichtlich des Zeitpunkts der Reinigungsleistungen. Der Lieferant erklärt sich damit einverstanden, dass sein Reinigungspersonal außer in unvorhergesehenen Fällen nicht mehr als 10 Minuten zu spät zu einer geplanten Reinigung kommt. Der Vertragsmanager kann den Vertrag überarbeiten, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

8. Verlängerung oder Kündigung

Wenn ein Vertrag endet, können die beteiligten Parteien den Vertrag verlängern oder kündigen. Die Verlängerung könnte zu einer neuen Verhandlungsrunde führen. Durch die Kündigung endet der Vertrag formal.

Beispielsweise war ein Vertrag zwischen einem Teppichreinigungsdienstleister und einem Wohnungsvermieter nach Neuverhandlung erfolgreich. Die Parteien vereinbaren, Verhandlungen über eine Vertragsverlängerung um ein weiteres Jahr aufzunehmen.

Vertragsmanagementstrategien

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Verträge effektiver zu verwalten:

Parteien eines Forschungsvertrags

Die Durchführung von Recherchen zu den Vertragsparteien, einschließlich Hintergrundüberprüfungen, kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass die natürliche oder juristische Person den Vertrag rechtmäßig abschließen kann. Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine Partei bestehende Verpflichtungen hat, die sich auf einen Vertrag auswirken können, den Sie mit ihr abschließen.

Ermittlung der Folgen von Verstößen oder Verzögerungen

Eine weitere Strategie zur Verbesserung des Vertragsmanagements besteht darin, die Folgen von Vertragsverletzungen oder -verzögerungen zu erkennen und zu kommunizieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass der Vertrag seinen Wert für die beteiligten Parteien entfaltet. Dies kann auch zur Durchsetzung des Vertrags beitragen.

Wenn beispielsweise ein Vertragsredakteur für ein Verlagsunternehmen ständig Fristen versäumt, könnte das einstellende Unternehmen die Folgen dieser Verzögerungen in den Vertrag einbauen, wie z. B. niedrigere Löhne, um die durch die Verzögerung verursachten Kosten auszugleichen.

Definieren des Vertragslebenszyklus

Sie können den Vertragslebenszyklus entsprechend Ihren Anforderungen festlegen. Wenn das Unternehmen beispielsweise vierteljährlich tätig ist, können Sie festlegen, dass neue Verträge vierteljährlich auslaufen. Sie können auch Informationen angeben, die möglicherweise für die automatische Verlängerung Ihres Vertrags erforderlich sind.

Geben Sie Kontakte an

Die Kommunikation mit Behörden ist eine weitere Strategie, die Ihnen dabei helfen kann, Verträge klarer zu verwalten. Es ist wichtig, dass alle am Vertrag beteiligten Parteien die Entscheidungsträger im Prozess kennen. Manchmal wählt der Vorstand eines Unternehmens einen Vertreter, der bei Vertragsverhandlungen Entscheidungsbefugnis hat.

Wenn ein Verkäufer beispielsweise die endgültige Genehmigung niedrigerer Tarife von seinem Vorgesetzten einholen muss, bevor der Kunde den Vertrag unterzeichnet, kann der Verkäufer dies dem Kunden mitteilen. Dies kann dem Kunden helfen zu verstehen, wer die Macht hat, die Preise für Produkte festzulegen.

Richten Sie einen Vertragsüberprüfungsprozess ein

Die Bereitstellung eines Vertragsüberprüfungsprozesses kann den Parteien dabei helfen, Informationen zu sammeln und sich auf die Vertragsüberprüfung vorzubereiten. Die frühzeitige Planung von Vertragsgesprächsthemen kann Unternehmen dabei helfen, ihre Zeit besser einzuteilen.