Die Phasen des Buchhaltungszyklus verstehen • BUOM
Der Buchhaltungszyklus besteht aus acht Schritten, die detailliert beschreiben, wie ein Unternehmen alle seine Finanztransaktionen erfasst, verarbeitet und analysiert. Wenn Sie jeden der acht Schritte im Detail verstehen, können Sie besser verstehen, wie Sie Finanzinformationen am besten erfassen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihre Finanzdaten korrekt sind. Buchhalter und andere Finanzfachleute müssen wissen, wie jeder Schritt des Buchhaltungsprozesses funktioniert, um konsistente und gut organisierte Aufzeichnungen zu erstellen.
In diesem Artikel werden wir einige wichtige Konzepte im Zusammenhang mit dem Buchhaltungszyklus untersuchen und uns jede Phase des Zyklus im Detail ansehen.
Mehr Details: Was ist ein Abrechnungszyklus? (mit Schritten und Beispielen)
Warum sind die Phasen des Buchhaltungszyklus wichtig?
Die Phasen des Buchhaltungszyklus sind wichtig, da sie eine genaue Aufzeichnung gewährleisten und Finanzfachleuten einen klaren Rahmen für das Verständnis und die Interpretation der Daten bieten, mit denen sie arbeiten. Durch die regelmäßige Verarbeitung von Informationen in jeder Phase des Buchhaltungszyklus können Buchhalter und Buchhalter komplexe Finanzinformationen in überschaubare und klare Kategorien unterteilen. Die Phasen des Buchhaltungszyklus bieten eine Struktur, die es den Menschen ermöglicht, ihre Finanzen zu verstehen und verwirrende oder widersprüchliche Informationen zu erkennen, bevor sie sich auf ihre Arbeit auswirken.
Schlüsselbegriffe zum Verständnis des Abrechnungszyklus
Um die Einzelheiten des Rechnungslegungszyklus zu verstehen, ist es wichtig, die Grundlagen der Rechnungslegung gut zu verstehen. Hier sind einige der Schlüsselbegriffe, die Ihnen bei der Navigation durch den Buchhaltungszyklus helfen sollen:
Transaktion. Eine Transaktion ist eine Geschäftstransaktion, die zum Austausch von Zahlungen zwischen Konten führt. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen Geld erhält oder ausgibt, führt es eine Transaktion durch.
Abrechnungsperiode: Eine Abrechnungsperiode ist der Zeitplan für den Beginn und das Ende des Abrechnungszyklus. Es deckt in der Regel einen vorher festgelegten Zeitraum ab und schlüsselt Geschäftstransaktionen nach dem Zeitpunkt ihres Auftretens auf.
Lastschrift: Eine Lastschrift ist der fällige Betrag für eine Transaktion.
Kredit: Kredit ist der Geldbetrag, der aus einer Transaktion stammt.
Abgrenzung: Abgrenzung bezieht sich darauf, wie sich Transaktionen im Laufe der Zeit ansammeln.
Verschiebung: Unter Verschiebung versteht man die Verschiebung eines Geschäftsvorfalls auf eine andere Abrechnungsperiode.
Phasen des Abrechnungszyklus
Jeder Schritt im Buchhaltungszyklus bereitet wichtige Informationen für den nächsten Schritt vor und schafft einen klaren Weg für die Finanzanalyse. Während einige Unternehmen Software verwenden, um den Buchhaltungszyklus zu rationalisieren oder zu automatisieren, und andere den Buchhaltungszyklus manuell mithilfe von Papierunterlagen abschließen, sind die Schritte für jede Methode gleich. Acht Standardschritte im Abrechnungszyklus:
Transaktionen
Journaleinträge
Platzierung im Hauptbuch
Probebilanz
Arbeitsblatt
Einträge anpassen
Finanzbericht
Schließen
1. Transaktionen
Der erste Schritt im Buchhaltungszyklus besteht darin, alle Geschäftstransaktionen zu identifizieren und den entsprechenden Geldbetrag zu bestimmen, der den Büchern hinzugefügt oder von ihnen abgezogen werden soll. Buchhalter suchen nach allen Ausgaben oder Einnahmen, die mit einem Unternehmen während eines Abrechnungszeitraums verbunden sind, und verwenden diese Informationen als Grundlage für den Rest des Abrechnungszyklus. Zu den Transaktionen können Gehaltsabrechnungen, Schuldenzahlungen, Käufe, Rückerstattungen und Verkäufe gehören. In dieser Phase des Buchhaltungszyklus analysieren Buchhalter die Stammdaten, um die genauen Beträge zu ermitteln, die in den Buchhaltungsprozess einbezogen werden sollen.
2. Journaleinträge
Der nächste Schritt im Buchhaltungszyklus besteht darin, Transaktionsinformationen in einem Papier- oder elektronischen Journal aufzuzeichnen. Buchhalter sollten jede Transaktion in chronologischer Reihenfolge auflisten, wobei die älteste Transaktion oben und die neueste unten steht. Die meisten Unternehmen verwenden für die Buchhaltung ein System der doppelten Buchführung, bei dem es mindestens zwei Konten mit gleichen Soll- und Habenbeträgen gibt. Komplexe Finanzkonten verfügen häufig über mehrere unterschiedliche Journale, die auf Transaktionstypen basieren, z. B. Käufe, Verkäufe oder Geldeingänge.
Mehr Details: Doppelte Buchhaltung: Ein vollständiger Leitfaden zu den Inhalten, Vorteilen und Beispielen
3. Buchung im Hauptbuch
Nach der Auflistung jeder Transaktion im Journal besteht der nächste Schritt darin, die aufgezeichneten Informationen im Hauptbuch, auch „letztes Hauptbuch“ genannt, abzulegen. Das Hauptbuch eines Unternehmens bietet einen Überblick über alle nach Kategorien geordneten Transaktionen und ermöglicht es Buchhaltern und Buchhaltern, die Finanzlage des Unternehmens anhand eines zentralen Dokuments zu verstehen. Dieser Schritt im Buchhaltungszyklus hilft festzustellen, wie sich Ausgaben und Einnahmen in einzelnen Konten auf die Gesamtfinanzen des Unternehmens auswirken. Buchhalter veröffentlichen Journallisten sofort nach ihrer Erstellung im Hauptbuch, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.
4. Probebilanz
Am Ende des Abrechnungszeitraums berechnen die Buchhalter einen Probesaldo, um die Differenz zwischen den gesamten Soll- und Habensummen zu ermitteln. Ein ausgeglichenes Hauptbuch zeigt, dass die Belastungen den Gutschriften entsprechen, wobei etwaige Anpassungen der Eröffnungskontosalden berücksichtigt werden. Sollten ungelöste Differenzen zwischen Belastungen und Haben bestehen, wird anhand des Probesaldos ermittelt, welche Konten angepasst werden müssen.
Mehr Details: Was ist eine Probebilanz? So erstellen Sie eine Probebilanz (mit Beispielen)
5. Arbeitsblatt
Sollte zwischen dem Gesamtbelastungsbetrag und dem Gesamtkreditbetrag für jedes Konto eine Diskrepanz bestehen, kann der Buchhalter Anpassungen zur Korrektur des Hauptbuchs vornehmen und seine Änderungen anhand eines Arbeitsblatts erläutern. Dieser Schritt ermöglicht es, Fehler, Tippfehler oder Inkonsistenzen in anderen Teilen des Jahresabschlusses des Unternehmens zu erkennen. Buchhalter nutzen das Arbeitsblatt als Methode zur visuellen Analyse von Finanzdaten und zur Bestimmung, wann und wo Finanzdaten angepasst werden müssen.
6. Eingaben korrigieren
Nach Ausfüllen des Arbeitsblatts passen die Buchhalter dann alle Journal- und Hauptbucheinträge auf der Grundlage von Rückstellungen und Abgrenzungen an. In manchen Fällen kann die Bearbeitung von Finanztransaktionen mehrere Tage dauern, so dass Buchhalter mit diesem Schritt alle Ausgaben oder Verkäufe identifizieren können, die nicht in den Journalen erfasst wurden. Dieser Schritt umfasst auch die Berechnung etwaiger Vorauszahlungen, Wertminderungen von Vermögenswerten und anderer Kosten, die sich auf die Genauigkeit des Hauptbuchs auswirken können.
7. Finanzberichterstattung
Der nächste Schritt im Buchhaltungszyklus erfordert, dass Buchhalter einen Finanzbericht erstellen, der alle Transaktionen für einen bestimmten Buchhaltungszeitraum zusammenfasst. Die meisten Finanzberichte enthalten Kategorien wie Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung und Bilanz, um einen Überblick über die Finanzen eines Unternehmens zu geben.
8. Abschluss
Die letzte Phase des Buchhaltungszyklus umfasst den Abschluss der Bücher zu einem bestimmten Datum und die Erstellung des Abschlussberichts. Im Abschlussbericht präsentieren Finanzspezialisten ihre Analyse der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens für den letzten Berichtszeitraum. Das Schließen der Bücher und das Zurücksetzen der Einnahmen- und Ausgabensalden auf Null am Ende jedes Zyklus ermöglicht es Buchhaltern, Informationen zu ordnen und zu ordnen und nicht von vergangenen Transaktionen überwältigt zu werden. Nach diesem Schritt bereiten sich die Buchhalter darauf vor, dass der Zyklus erneut beginnt, und bereiten leere Arbeitsblätter und Journale vor, um neue Finanztransaktionen aufzuzeichnen.
Häufig gestellte Fragen zum Abrechnungszyklus
Hier sind einige häufig gestellte Fragen zum Buchhaltungszyklus, die Ihnen bei der Vorbereitung auf die Arbeit mit dem Finanzjournal und der Interpretation von Informationen aus dem Hauptbuch eines Unternehmens helfen sollen:
Wie lang ist der Abrechnungszyklus?
Der Abrechnungszyklus kann je nach den Anforderungen des Unternehmens unterschiedlich lang sein. Zu den üblichen Zeitrahmen gehören monatliche, vierteljährliche und jährliche Zyklen. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung des Start- und Enddatums Ihres Jahresabschlusses den Zeitpunkt wichtiger Ausgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen und anderer Betriebskosten. Der Abrechnungszyklus sollte lang genug sein, damit Buchhalter und Buchhalter finanzielle Muster erkennen können, aber kurz genug, damit sie nicht mit Informationen überhäuft werden.
Was ist der Zweck eines Hauptbuchs?
Unternehmen nutzen das Hauptbuch als zentralen Ort für alle anderen Finanzinformationen. Im Buchhaltungszyklus ermöglicht die Aktualisierung des Hauptbuchs den Buchhaltern, die Verteilung aller Aspekte der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens aufzuzeichnen. Gemeinsam genutzte Hauptbücher fördern zudem die Konsistenz, indem sie von Finanzexperten verlangen, regelmäßig Informationen aus verschiedenen Konten zu kombinieren.