Die Bedeutung der Jobanalyse (und wie man sie durchführt) • BUOM

17. März 2021

Wenn Unternehmen wachsen und sich Rollen ändern, müssen HR-Experten möglicherweise Rollen und Joberwartungen neu definieren, indem sie eine Jobanalyse durchführen. In dieser Jobanalyse können Mitarbeiter die Fähigkeiten oder Aufgaben besprechen, die für die Ausübung einer Rolle erforderlich sind. Die Jobanalyse kann dabei helfen, Rollen neu zu definieren, aktuelle Praktiken zu verbessern und in manchen Fällen sogar Gehälter anzupassen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was eine Jobanalyse ist und wie man eine Jobanalyse durchführt.

Was ist eine Jobanalyse?

Bei der Jobanalyse geht es darum, eine Rolle oder Position zu untersuchen und zu untersuchen, welche Aktivitäten sie ausführt und welche Fähigkeiten für die Stelle erforderlich sind. Eine Stellenanalyse kann auch die Bedingungen beurteilen, unter denen ein Mitarbeiter eine Stelle ausübt, und wie sich die Rolle möglicherweise auf andere Rollen im Unternehmen auswirkt.

Eine Stellenanalyse untersucht die Rolle oder Position selbst und nicht den Mitarbeiter oder seine Leistung. Es handelt sich um eine gründliche Untersuchung der Rolle, die genutzt wird, um ein neues Verständnis und eine Perspektive für die Position zu gewinnen und Prozesse zu verbessern. Bei der Jobanalyse geht es darum, Daten zu jedem Aspekt einer Rolle zu sammeln, sie dann zu untersuchen und neue Standards für diese Rolle zu erstellen.

In den meisten Fällen führen HR-Vertreter eine Stellenanalyse durch und melden die Daten an HR- und Abteilungsleiter, die dann notwendige Anpassungen vornehmen. Da Personalvertreter nicht in derselben Abteilung arbeiten wie die Stelle, die sie bewerten, können sie in der Regel eine objektivere Analyse liefern.

Die Bedeutung der Jobanalyse

Die Jobanalyse kann einem Unternehmen dabei helfen, wichtige Prozesse und Informationen zu aktualisieren, beispielsweise arbeitsplatzbezogene Gehaltsabrechnungsinformationen. Die Stellenanalyse kann dem Management auch dabei helfen, die Verantwortlichkeiten der einzelnen Positionen zu verstehen. Im Zuge der Weiterentwicklung von Rollen und Technologie sind der Position möglicherweise zusätzliche Verantwortlichkeiten hinzugefügt worden, die zuvor im Unternehmen möglicherweise nicht vorhanden waren. Eine Stellenanalyse kann Ihnen dabei helfen, Verantwortlichkeiten gerecht auf die Abteilungen zu verteilen oder bei Bedarf die Gehälter anzupassen.

So führen Sie eine Stellenanalyse durch

Wenn Sie sich für den Jobanalyseprozess interessieren, können Sie in der Regel die folgenden Schritte ausführen:

1. Planen Sie Ihre Zeit und Ihren Prozess

Durch die Planung Ihres Prozesses können Sie sicherstellen, dass Ihre Analyse effizient und gründlich ist. Versuchen Sie, eine Liste mit den Schritten zu erstellen, die Sie unternehmen möchten, mit anderen Kollegen oder Personen vor Ort, mit denen Sie sprechen können, und mit den Ressourcen, die Sie während des Projekts möglicherweise benötigen. Sie können auch einen Zeitrahmen für den Abschluss des Projekts einplanen, damit die Analyse fortgesetzt werden kann.

2. Sammeln Sie Informationen über Qualifikationen und Rolle

Sobald Sie Ihren Prozess geplant haben, können Sie mit dem Sammeln von Rolleninformationen für Ihre Analyse beginnen. Dies kann die für die Ausübung der Rolle erforderlichen Qualifikationen oder Fähigkeiten sowie bestehende Verantwortlichkeiten umfassen. Möglicherweise finden Sie einige dieser Informationen in früheren Stellenausschreibungen oder in Handbüchern zur Mitarbeiterschulung. Mitarbeiterschulungshandbücher können Sie über Aufgaben und deren Ausführung informieren. Möglicherweise verfügen sie auch über Testmaterial für Aufgaben, die Ihre Daten ergänzen können.

Sie können auch mit Mitarbeitern sprechen, die derzeit die Position innehaben, um Informationen über ihre Position einzuholen. Sie können Ihnen sagen, welche Aufgaben sie wahrnehmen, und einen Überblick über alle früheren Aufgaben geben. Ihre Verantwortlichkeiten können sich im Laufe der Rolle geändert haben. Daher ist es wichtig zu beachten, ob sich die Rolle im Verlauf Ihrer Analyse geändert hat.

3. Sprechen Sie mit Unternehmensleitern

Auch Manager, Vorgesetzte oder andere HR-Experten können in dieser Phase hervorragende Informationsquellen sein. Andere HR-Experten verfügen möglicherweise über frühere Stellenausschreibungen oder Bewertungen für diese Rolle. In früheren Stellenausschreibungen können ältere Aufgabenbereiche oder frühere Positionen aufgeführt sein. Rollenbewertungen können auch eine Überprüfung der bisherigen Leistung umfassen, die Ihre Daten ergänzen kann.

Manager und Vorgesetzte können auch Mitarbeiter beraten, die zuvor die Position innehatten. Die Manager konnten Empfehlungen zu ehemaligen Künstlern abgeben, die sich in den von ihnen übernommenen Rollen und Verantwortlichkeiten hervorgetan hatten. Sie können Sie auch über andere Mitarbeiter in der Rolle und über Fähigkeiten informieren, die für die Position nicht mehr relevant sind. Fragen Sie einen Manager oder eine Führungskraft, wie die Rolle in das Team, die Abteilung und das Unternehmen passt, um herauszufinden, welchen Beitrag sie leistet.

4. Bewerten Sie Ihre Fähigkeiten

Sobald Sie eine Liste der aktuellen Qualifikationen und Fähigkeiten haben, die für die Ausübung einer Rolle erforderlich sind, können Sie die Fähigkeiten bewerten. Einige Fähigkeiten können Teil der Einstiegskompetenzen sein, während andere als Spezialwissen bewertet werden können. Sie können die für diese Rolle erforderlichen Fähigkeiten anhand der ausgeführten Aufgaben oder Verantwortlichkeiten sortieren. Die Auswertung Ihrer Liste kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was das Unternehmen möglicherweise für neue Standards benötigt.

5. Vergleichen Sie mit Branchenrollen

Sie können sich auch andere ähnliche Rollen oder Positionen in der Branche ansehen und Standards vergleichen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Ergebnisse Ihrer Analyse den eng damit verbundenen Rollen ähneln. Wenn sich Ihre Analyse von anderen Rollen in der Branche unterscheidet, möchten Sie die Rolle möglicherweise anpassen, indem Sie neue Standards oder einen völlig neuen Titel erstellen.

6. Erstellen Sie eine Liste neuer Standards

Sobald Sie alle Details kennen, können Sie eine Liste mit Standards für Ihre Rolle erstellen. Abhängig von den Ergebnissen Ihrer Analyse kann diese Liste der vorherigen Liste ähneln oder eine neue Liste der beruflichen Verantwortlichkeiten darstellen. Ihre neue Liste von Standards kann gegebenenfalls eine völlig neue Rolle erstellen oder eine bestehende Rolle einfach geringfügig ändern.

Bei Ihrer Analyse der Rolle des Verwaltungsassistenten ist Ihnen beispielsweise aufgefallen, dass dieser viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben wahrnimmt, die nicht in der ursprünglichen Stellenbeschreibung enthalten waren. Da sie kein zentraler Bestandteil der Rolle sind, fügen Sie sie einer neuen Liste von Verantwortlichkeiten hinzu, anstatt einen neuen Lohn- und Gehaltsabrechnungsjob zu erstellen.

Nutzen Sie die neuen analytischen Informationen, um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, die archiviert wird. Wenn Ihr Unternehmen für diese Position erneut Mitarbeiter einstellen muss, können Sie die Daten nutzen, um Stellenangebote zu veröffentlichen, wodurch mehr qualifizierte Kandidaten angezogen werden können.