Die 11 besten Tipps für Arbeitsorganisation und Produktivität • BUOM

22. Februar 2021

Wenn Sie bei der Arbeit organisiert und produktiv bleiben, bleiben Sie konzentriert und erledigen Aufgaben pünktlich. Wenn Sie organisiert und produktiv sind, können Sie Ihre Arbeit priorisieren und hervorragende Leistungen erbringen, was zu Ihrem beruflichen Wachstum und Erfolg beiträgt. Abhängig von Ihrem Arbeitsstil haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu organisieren. In diesem Artikel geben wir Tipps, die Ihnen helfen, bei der Arbeit organisiert und produktiv zu bleiben.

Tipps zur Arbeitsorganisation und Produktivität

Erwägen Sie die folgenden Möglichkeiten, um bei der Arbeit organisiert zu bleiben:

Ziele setzen

Erreichbare Ziele helfen Ihnen, konzentriert und produktiv zu bleiben. Wenn Sie konkrete Ziele mit Schritten und einem Zeitplan festlegen, können Sie Ihre Arbeit in überschaubarere Aufgaben unterteilen. Erstellen Sie sowohl langfristige als auch kurzfristige Ziele und fügen Sie Meilensteine ​​zu Ihrem Kalender hinzu, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben.

Verfolge deinen Fortschritt

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele innerhalb der vorgegebenen Zeit erreichen, müssen Sie Ihre Fortschritte verfolgen. Durch die Verfolgung Ihrer Fortschritte können Sie auch feststellen, wann Sie am produktivsten sind. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie zu Beginn der Woche oder am Morgen mehr erledigen. Mit diesen Informationen können Sie entscheiden, wann Sie an den wichtigsten Aufgaben arbeiten.

Zu den Ansätzen zur Verfolgung Ihres Fortschritts gehören das Aufzeichnen Ihrer Arbeitszeit, das Zählen der Stunden, die Sie für ein Projekt aufgewendet haben, und das Blockieren von Tagespunkten, an denen Sie bestimmte Aufgaben erledigen.

Agenda verwenden

Eine Agenda ist ein hervorragendes Instrument zur Beurteilung Ihrer Arbeitsorganisation und Produktivität. Wenn Sie einen Planer verwenden, notieren Sie bestimmte Ereignisse und deren Details über die Tage, Wochen und Monate hinweg. Diese Strategie informiert Sie darüber, welche Termine und Fälligkeitstermine Sie in Ihrem Zeitplan haben. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Ziele erreichen und sich an bestimmte Ereignisse erinnern.

Es gibt viele Arten von Agenden. Einige Programme bieten Platz für jeden Tag, während andere Platz für die Woche oder den Monat bieten. Überlegen Sie, welcher Planer am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt. Wenn Sie häufig am Computer arbeiten, sollten Sie die Verwendung eines digitalen Kalenders in Betracht ziehen, in dem Sie Ereignisse zu bestimmten Terminen hinzufügen.

Erstellen Sie To-Do-Listen

To-Do-Listen sind einfache, aber sehr effektive Listen, die Ihnen helfen, den ganzen Tag über produktiv zu bleiben. Verwenden Sie To-Do-Listen, um wichtige Aufgaben aufzuschreiben, die Sie erledigen möchten. Versuchen Sie, Ihre Arbeit nach Dringlichkeit zu organisieren. Beispielsweise könnten Sie Dinge, die Sie bis zum Ende des Tages erledigen müssen, oben auf der Liste hinzufügen und Dinge, die bis zum nächsten Tag warten können, ganz unten.

Erwägen Sie, Aufgabenlisten auf Haftnotizen oder einem Notizblock zu schreiben. Denken Sie bei diesem Ansatz darüber nach, wie Sie Ihre To-Do-Liste organisieren. Verwenden Sie beispielsweise verschiedenfarbige Stifte, um Elemente zu unterscheiden, z. B. einen blauen Stift, um auf eine Teambesprechung hinzuweisen, und einen roten Stift, um dringende Verantwortlichkeiten anzuzeigen.

Verantwortung haben

Wenn Sie die Verantwortung übernehmen, überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste, bewerten Ihre Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele und ermitteln Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Leistung. Schauen Sie regelmäßig bei sich selbst vorbei, um Ihre Fortschritte einzuschätzen und Bereiche zu finden, in denen Sie sich verbessern können. Sie können mit Ihren Kollegen auch ein System der Rechenschaftspflicht entwickeln, indem Sie regelmäßig Treffen untereinander abhalten.

Begrenzen Sie Ablenkungen

In einem organisierten Arbeitsbereich ist es viel einfacher, sich über einen längeren Zeitraum auf die Arbeit zu konzentrieren. Wenn Sie Ablenkungen begrenzen, können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Begrenzen Sie Ablenkungen, indem Sie Ihren Raum einfach und organisiert halten. Bewahren Sie häufige Ablenkungen wie Ihr Telefon an Ihrem Schreibtisch oder in einem anderen Raum auf.

Schalten Sie einen Timer ein

Behalten Sie im Auge, wie viel Zeit Sie mit verschiedenen Aufgaben verbringen, um zu sehen, ob es Bereiche gibt, in denen Sie Ihre Zeit besser nutzen können. Wenn Sie eine Aufgabe starten und beenden, starten und beenden Sie Ihren Timer. Erwägen Sie die Verwendung von Zeiterfassungs-Apps, um zu sehen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden. Überlegen Sie am Ende der Woche, wie Sie Ihre Zeit nutzen und wie Sie produktiver sein können. Sie können beispielsweise versuchen, die Zeit, die Sie mit dem Abrufen von E-Mails verbringen, zu begrenzen, wenn Sie feststellen, dass Sie nicht mehr viel Zeit haben, um andere vorrangige Aufgaben zu erledigen.

Halten Sie die Umwelt sauber

Ein organisiertes Büro erleichtert das Auffinden von Materialien und Materialien und sorgt so für einen konsistenteren Arbeitsablauf. Wenn Sie die Dinge sauber halten, schaffen Sie auch einen professionell aussehenden Arbeitsplatz, den Kunden und Kollegen zu schätzen wissen.

Um die Dinge sauber zu halten, gehört es, Gegenstände an ihren Platz zu legen, den Tisch mit Reinigungstüchern zu desinfizieren und Fenster für frische Luft zu öffnen. Eine saubere Umgebung ist eine angenehme Umgebung, die es einfacher macht, produktiv zu sein.

Damit Ihr Arbeitsplatz sauber und ordentlich bleibt, ist es wichtig, dass Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt halten. Machen Sie einmal pro Woche oder Monat eine Bestandsaufnahme Ihres Arbeitsplatzes und entfernen Sie alle Gegenstände, die Sie nicht täglich verwenden. Werfen Sie veraltete Aufgabenlisten weg und archivieren Sie erledigte Arbeiten.

Verwenden Sie Verknüpfungen

Tags sind ein praktischer Ansatz zum Organisieren Ihrer Dateien. Beschriften Sie jede Datei deutlich und organisieren Sie sie nach Ihren Wünschen. Sie können Ihre Dateien beispielsweise alphabetisch oder nach Jahr ordnen.

Nutzen Sie diesen Ansatz auch für digitale Dateien. Klar gekennzeichnete Dateien und Ordner auf Ihrem Computer sind viel einfacher zu finden, ohne lange danach suchen zu müssen.

Sortieren Sie Ihre E-Mail

Viele Mitarbeiter und Kunden nutzen E-Mail, um miteinander zu kommunizieren, und daher kann es sein, dass Ihr Posteingang mit E-Mails überfüllt ist. Durch das Organisieren von E-Mails vermeiden Sie Unordnung in Ihrem Posteingang und können wichtige E-Mails schneller finden.

Erstellen Sie digitale Ordner in Ihren E-Mails, um alle Ihre Nachrichten zu organisieren. Ordner kategorisieren Ihre E-Mails an der entsprechenden Stelle. Verwenden Sie nach Möglichkeit Tags oder Sternchen, um wertvolle E-Mails zu kennzeichnen. Durch das Markieren von E-Mails werden Sie daran erinnert, den Absendern zu antworten, und wichtige E-Mails werden an einem Ort gespeichert.

Pausen machen

Pausen sind eine wichtige Möglichkeit, sich zu konzentrieren und produktiv zu bleiben. Durch Pausen bleiben Sie motiviert, weil Sie vermeiden, sich kurzzeitig zu überanstrengen. Dadurch können Sie oft länger arbeiten. Machen Sie in Ihrer Pause einen Spaziergang, meditieren Sie oder essen Sie einen Snack. Machen Sie unbedingt eine Pause von Ihrem Schreibtisch, um sich voll konzentrieren zu können.