Die 10 häufigsten Projektmanagerrollen in einer Organisation • BUOM

22. Februar 2021

In vielen Organisationen betreuen Projektmanager Projekte vom Anfang bis zum Abschluss. Sie haben unterschiedliche Rollen, darunter Planung, Überwachung, Festlegung von Fristen und Meilensteinen sowie die Zusammenstellung eines Teams zur Fertigstellung von Projekten. Das Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten von Projektmanagern kann Ihnen dabei helfen, Ergebnisse für Ihren Arbeitgeber zu erzielen und Ihre Verdienstmöglichkeiten als Fachkraft zu steigern. In diesem Artikel besprechen wir die Rollen von Projektmanagern in einer Organisation.

Allgemeine Projektmanagerrollen

Hier sind die 10 häufigsten Projektmanagerrollen:

1. Projektplanung

Mit einem klar definierten Plan verfügt das Projekt über klar definierte Ziele, Zeitpläne und Spezifikationen. Der Projektplan legt den Gesamtumfang des Projekts fest, einschließlich seiner Ziele, Fertigstellungspläne und Meilensteine. Der Projektmanager ist für die Erstellung eines Plans verantwortlich, der das Projekt von Anfang bis Ende leitet. Sie skizzieren die Projektergebnisse und bestimmen die erforderlichen Ressourcen, um sicherzustellen, dass das Projekt gemäß den Anforderungen des Managements und des Kunden so schnell wie möglich abgeschlossen wird.

Projektmanager müssen zunehmend zeigen, wie sich Projektziele auf das Endergebnis der Organisation auswirken. Daher listet der Projektmanager die Projektergebnisse in einem Plan auf und verknüpft sie mit den Geschäftszielen der Organisation. Für Projektmanager ist es wichtig, über gute Planungsfähigkeiten zu verfügen. Der Projektplan ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere weil er die Entscheidung des Managements über die Genehmigung oder Ablehnung einer Investition beeinflussen kann.

2. Teamorganisation und -koordination

Sobald das Projekt genehmigt wird, muss der Projektmanager ein Team zusammenstellen. Um talentierte Teams zusammenzustellen, muss ein Projektmanager über ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit verfügen, die individuellen Stärken und Schwächen jedes Teammitglieds einzuschätzen.

Der Projektleiter koordiniert das neu gebildete Team, um einen reibungslosen Projektstart zu gewährleisten. Sie verteilen Aufgaben, legen Fristen fest, stellen notwendige Ressourcen bereit und halten regelmäßige Besprechungen mit dem Team ab. Der Projektmanager beschreibt außerdem Tools für die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und schafft Möglichkeiten für Feedback von Teammitgliedern.

3. Kostenschätzung und Budgeterstellung

Die meisten Unternehmen haben eine festgelegte Grenze an finanziellen und anderen Ressourcen, die sie jedem Projekt zuweisen können, daher ist ein Budget erforderlich. Normalerweise berechnet der Projektmanager die geschätzten Kosten der Projektressourcen und erstellt anhand des Ergebnisses ein Projektbudget.

Die Budgetierung ist wichtig, weil sie den Entscheidungsträgern eine Vorstellung von den finanziellen Kosten eines Projekts gibt. Noch wichtiger ist, dass es kontrolliert, wie die Teams Geld ausgeben, während sie das Projekt ausführen. Übersteigen die Projektkosten das ursprüngliche Budget, gilt das Projekt als gescheitert, auch wenn das Team es früher als geplant abgeschlossen hat.

4. Umsetzung des Projekts

Der Projektleiter koordiniert die verschiedenen Phasen des Projekts. Sie sollten über einen klaren Plan für die schrittweise Ausführung des Projekts verfügen und die Teammitglieder sollten alle Details des Plans verstehen. Darüber hinaus müssen sie regelmäßig mit Teammitgliedern und Stakeholdern kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden.

5. Risikoanalyse und -management

Der Projektleiter muss auf Probleme vorbereitet sein, die während des Projekts auftreten können. Dazu führen sie eine „Risikoanalyse“ durch, um mögliche Probleme aufzuzeigen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Dadurch wird sichergestellt, dass dem Projekt bis zur Fertigstellung keine Hindernisse im Weg stehen.

Wenn diese Probleme auftreten, muss der Projektmanager deren Auswirkungen auf das Projekt minimieren. Sie nutzen vorgefertigte Gegenmaßnahmen, um Probleme zu lösen und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

6. Überwachung des Zeitmanagements

Fristen sind in Organisationen heilig und der wahrgenommene Misserfolg oder Erfolg eines Projekts hängt von seinem Abschlussdatum ab. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass das Projekt pünktlich oder vor Ablauf der Frist abgeschlossen wird. Das bedeutet, dass sie auf das Zeitmanagement achten müssen, um sicherzustellen, dass das, was geplant ist, wie geplant abgeschlossen wird.

Beim Zeitmanagement geht es darum, einen Zeitplan für Projektaktivitäten zu erstellen und Fristen für die Erledigung von Aufgaben durch die Teammitglieder festzulegen. Der Projektmanager muss außerdem sicherstellen, dass die Teammitglieder keine Zeit mit der Aufgabe verschwenden. Stattdessen weisen sie der Aufgabe mehr Mitarbeiter zu, um eine schnellere Erledigung zu gewährleisten.

7. Bewertung des Fortschritts

Obwohl es einfach ist, Ziele für ein Projekt zu formulieren, ist es nicht so einfach, diese zu erreichen. Jedes Projekt wird auf dem Weg vor Herausforderungen stehen. Daher ist es wichtig, dass ein Projektmanager das Projekt überwacht und seine Wirksamkeit bewertet.

Konkret überwacht der Projektmanager den Fortschritt des Projekts, um festzustellen, wie nah es am Abschluss ist. Wenn sie feststellen, dass ein Projekt langsam voranschreitet, können sie Taktiken implementieren, um den Fortschritt zu verbessern.

Der Projektmanager überwacht auch die Kosten, um festzustellen, ob das Projekt im Rahmen des Budgets liegt. Sie können Kostensenkungsstrategien umsetzen, um die Kosten zu senken und sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.

Die Bewertung des Fortschritts kann das Zusammentragen von Statusberichten von Untergebenen in der Gruppe umfassen. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um ein Großprojekt handelt, bei dem mehrere Gruppen im Team unterschiedliche Probleme lösen.

8. Qualitätskontrolle und Kundenzufriedenheit

Der Projektmanager muss sicherstellen, dass die Projektergebnisse den Qualitätsstandards des Kunden entsprechen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Projektmanager jede Entscheidung, die er in Bezug auf das Projekt trifft, von den Wünschen des Kunden diktieren lässt. Stattdessen informieren sie die Kunden über den Projektfortschritt und nutzen ihr Feedback, um Verbesserungen vorzunehmen.

Der Projektmanager muss reibungslose Beziehungen zu den Kunden pflegen und diese stets auf dem neuesten Stand halten. Das macht die Kunden zufrieden, reduziert Fehler und erhöht die Chancen, dem Unternehmen mehr Projekte zu geben.

9. Dokumentation und Berichterstattung

Um den relevanten Stakeholdern ordnungsgemäße Berichte zur Verfügung zu stellen, muss der Projektmanager die von den Teammitgliedern durchgeführten Aktivitäten dokumentieren. Sie müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder den Fortschritt der Aufgaben und verwendeten Ressourcen verfolgen und aufzeichnen. Der Projektleiter ist auch für die Unterzeichnung aller projektbezogenen Dokumente verantwortlich.

Zusätzlich zur Erstellung von Fortschrittsberichten muss der Projektmanager einen Abschlussbericht erstellen, der das gesamte Projekt dokumentiert. Dieser Abschlussbericht ist wichtig, da er den Beteiligten detaillierte Informationen über den Abschluss des Projekts liefert.

Bei der Erstellung des Abschlussberichts muss der Projektmanager die Aufgaben und deren Erledigung, die eingesetzten Ressourcen, Probleme usw. angeben. Der Projektmanager kann auch Empfehlungen für zukünftige Projekte aussprechen.

10. Fehlerbehebung und Wartung

Der Abschluss eines Projekts bedeutet nicht, dass alle mit dem Projekt verbundenen Arbeiten abgeschlossen sind. Sobald das Projekt geliefert ist, muss der Projektmanager einen Plan zur Fehlerbehebung, Wartung und Verbesserung des Projekts nach der Lieferung formulieren.