Der vollständige Leitfaden zur internen und externen Kommunikation • BUOM

3. April 2022

Unternehmen verlassen sich auf effektive Kommunikation, um ihre Produktivität zu steigern, die Compliance zu verbessern und in ihrem Markt oder Sektor voranzukommen. Externe und interne Kommunikation stellen die unterschiedlichen Arten dar, wie Fachleute Informationen innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens austauschen. Wenn Sie die Kommunikation in Ihrer Organisation besser verstehen oder verbessern möchten, kann es hilfreich sein, mehr über externe und interne Kommunikation zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was interne und externe Kommunikation ist, vergleichen sie, beantworten häufige Kommunikationsfragen und geben hilfreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten.

Was ist interne Kommunikation?

Interne Kommunikation ist der Informationsfluss durch Gespräche, Nachrichten und andere Methoden zwischen Teammitgliedern innerhalb einer Organisation. Dazu können Unternehmens-E-Mails, Besprechungen und Gespräche zwischen zwei oder mehr Mitarbeitern gehören. Der Zweck der internen Kommunikation besteht darin, sicherzustellen, dass die Organisationsmitglieder bevorstehende Ziele, Standardabläufe und Verfahrensänderungen verstehen. Interne Kommunikation kann den Informationsaustausch zwischen Managern und von Manager zu Manager, den Informationsaustausch innerhalb von Teams und die Weitergabe von Informationen zwischen Kollegen umfassen.

Was ist externe Kommunikation?

Bei der externen Kommunikation handelt es sich um Informationen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens mit Personen außerhalb des Unternehmens teilen und austauschen. Dazu können Pressemitteilungen, Werbespots, öffentliche Ankündigungen von Werbeaktionen oder Beteiligungen sowie Social-Media-Beiträge gehören. Ziel der externen Kommunikation ist es, ein öffentliches Erscheinungsbild gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und der Bevölkerung zu schaffen. Externe Kommunikation kann Marketing, formelle Berichte an Stakeholder, Verhandlungen mit Lieferanten und Verkäufern sowie die Weitergabe von Informationen durch die Organisation an externe Auftragnehmer umfassen.

Interne und externe Kommunikation

Interne und externe Kommunikation arbeiten innerhalb von Unternehmen typischerweise zusammen, um Kommunikationskanäle zu schaffen und Mitarbeiter und Kunden über Unternehmensrichtlinien und Branding zu informieren. Hier sind einige Unterschiede zwischen interner und externer Kommunikation:

Frequenz

Unter Kommunikationshäufigkeit versteht man, wie oft Menschen Informationen austauschen. Interne Kommunikation ist für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation von entscheidender Bedeutung und findet in vielen Unternehmen täglich statt. Interne Kommunikation findet aufgrund ihrer Natur in der Regel häufig und organisch statt, Manager können jedoch auch tägliche Besprechungen oder Check-ins abhalten, um dies zu erleichtern. Externe Kommunikation findet oft seltener statt und ist abhängig von Marketingentscheidungen und Veränderungen im Unternehmenserfolg.

Formalität

Da die externe Kommunikation dazu dient, das Image eines Unternehmens gegenüber Verbrauchern und Stakeholdern zu präsentieren, weist sie in der Regel einen höheren Grad an Formalität auf als die interne Kommunikation. Wie formell die interne Kommunikation ist, hängt möglicherweise davon ab, welche Teammitglieder Informationen austauschen. Wenn beispielsweise ein Marketingmanager Informationen mit einer Führungskraft teilt, ist es wahrscheinlicher, dass er eine formelle Sprache verwendet. Zwei Vermarkter verwenden möglicherweise eine informellere Sprache, wenn sie miteinander kommunizieren.

Methode

Kommunikationskanäle sind ein weiterer Unterschied zwischen interner und externer Kommunikation. Je nach Unternehmen kann die interne Kommunikation auf viele verschiedene Methoden angewiesen sein, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Beispielsweise kann ein Team, das vollständig persönlich arbeitet, auf tägliche Besprechungen und eine enge Kommunikation im Büro angewiesen sein, um Informationen auszutauschen. Teams mit Remote-Mitarbeitern können Video-Chat, Messaging und E-Mail nutzen, um sicherzustellen, dass die Informationen die richtige Zielgruppe erreichen.

Bei der externen Kommunikation kommen oft andere Methoden zum Einsatz als bei der internen Kommunikation. Es gibt einige gängige Methoden wie E-Mail, aber für die externe Kommunikation können weitere Methoden genutzt werden, um ein breiteres Publikum zu erreichen. Dazu können Social-Media-Beiträge, öffentliche Ankündigungen und offizielle Berichte gehören. Für das Marketing können dies Methoden wie Printwerbung, Fernsehwerbung oder Social-Media-Werbung sein.

Ziel

Der Zweck jeder Art der Kommunikation ist unterschiedlich. Während interne und externe Kommunikation zusammenarbeiten können, um sicherzustellen, dass alle mit einem Unternehmen verbundenen Personen die richtigen Informationen erhalten, sind ihre spezifischen Ziele unterschiedlich. Interne Kommunikationsfunktionen zum Austausch spezifischer und eher persönlicher Informationen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Durch die interne Kommunikation erhalten Teammitglieder Informationen wie Aktualisierungen der Gehaltsabrechnung, Änderungen der Sicherheitsverfahren und Änderungen im Betrieb. Es kann Teammitglieder auch über Unternehmensziele, Erfolge und Verbesserungsstrategien informieren.

Externe Kommunikation dient dazu, das Image einer Organisation zu schaffen und Außenstehenden zu präsentieren. Dazu können Verkäufer, Investoren, Auftragnehmer und Verbraucher gehören. Aus diesem Grund besteht das Hauptziel der externen Kommunikation darin, Informationen so zu formatieren und zu präsentieren, dass sie sich positiv auf das Unternehmen auswirken. Wenn die externe Kommunikation richtig funktioniert, haben die Stakeholder Vertrauen in ihre Investitionen, und die Verbraucher interessieren sich für Produkte oder Dienstleistungen und haben eine hohe Meinung von der Organisation.

Häufig gestellte Fragen zur internen und externen Kommunikation

Wenn Sie Manager oder Leiter einer Organisation sind, können Sie Ihr Team besser informieren und das Unternehmen besser repräsentieren, wenn Sie mehr über verschiedene Arten der Kommunikation erfahren. Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur internen und externen Kommunikation:

Wie interagieren interne und externe Kommunikation?

Interne und externe Kommunikation funktionieren zusammen, um einen wechselseitigen Informationsfluss innerhalb und aus einem Unternehmen zu schaffen. Fachleute können interne und externe Kommunikation nutzen, um ihre Zielgruppe zu identifizieren und geeignete Botschaften auszuwählen. Unternehmen kommunizieren mit Aktionären oft anders als mit Kunden und ändern die Sprache und Herangehensweise. Dies zeigt den Unterschied zwischen interner und externer Kommunikation, aber Unternehmen verstehen auch, dass es wichtig ist, eine konsistente Marke zu schaffen und diese über alle Kommunikationskanäle hinweg zu repräsentieren.

Was ist Kommunikationsfluss?

Der Kommunikationsfluss ist das System in einer Organisation oder einem Unternehmen, das vorgibt, wie Informationen übertragen werden. Dazu können spezifische Anweisungen für Teammitglieder gehören, wem sie mitteilen sollen, wenn sie Informationen erhalten, oder wem sie über Richtlinienänderungen oder neue Ziele informieren sollen. Beispielsweise fließen Informationen innerhalb eines Unternehmens nach oben, wenn ein Teammitglied eine Idee hat oder etwas Neues lernt und es seinem Vorgesetzten meldet. Informationen fließen innerhalb des Unternehmens nach unten, wenn ein Manager oder Teamleiter die Gruppe über einen neuen Kunden, eine neue Methode oder ein neues Verfahren informiert.

Gibt es verschiedene Arten der internen Kommunikation?

Es gibt verschiedene Klassifizierungen der internen Kommunikation, anhand derer Sie den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens unterscheiden können. Hier sind einige der verschiedenen Arten der internen Kommunikation:

• Vertikal: Vertikale Kommunikation innerhalb einer Organisation bezieht sich auf den Informationsaustausch zwischen Managern und Teammitgliedern. Informationen können innerhalb der vertikalen Kommunikation sowohl nach oben als auch nach unten fließen.

• Horizontal: Bei dieser Art der Kommunikation handelt es sich um den Austausch von Informationen innerhalb einer Abteilung oder Abteilung. Horizontale Kommunikation findet in der Regel zwischen Teammitgliedern statt, die in der Unternehmenshierarchie ungefähr die gleiche Position einnehmen.

• Diagonale: Unter funktionsübergreifender Kommunikation oder diagonaler Kommunikation versteht man eine Art Informationsaustausch zwischen Personen auf verschiedenen Führungsebenen und in verschiedenen Abteilungen, die miteinander kommunizieren. Beispielsweise kann ein Buchhalter mit einem Marketingspezialisten kommunizieren oder ein Verkäufer mit einem Betriebsleiter.

Tipps zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten

Hier sind einige nützliche Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern:

• Lernen Sie, Kommunikationstechnologien zu nutzen. Eine Möglichkeit, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, besteht darin, sich verschiedene Arten von Kommunikationstechnologien anzueignen. Dazu können Videoanrufe, Chats und Nachrichten sowie die optimale Nutzung von E-Mails gehören.

• Konzentrieren Sie sich auf Körpersprache und Zuhören. Bei der persönlichen Kommunikation ist es wichtig, eine positive Körpersprache und aktives Zuhören zu erlernen. Aktives Zuhören ist eine aktive Art, jemandem Aufmerksamkeit zu schenken, indem man zeigt, dass man zuhört, sich Notizen macht oder sich Informationen merkt.

• Üben Sie die Verwendung verschiedener Gesichtsausdrücke. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit anderen zu kommunizieren, sollten Sie Ihre Körpersprache und Mimik überprüfen. Wenn Sie lernen, zu lächeln, während Sie mit jemandem sprechen, wirken Sie freundlicher und zugänglicher.

• Bitten Sie Kollegen um Feedback. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie kommunizieren und was Sie verbessern können, bitten Sie Ihre Freunde oder Kollegen um Feedback zu Ihrem Kommunikationsstil. Für spezifisches Feedback können Sie darum bitten, Ihre Körpersprache, Ihr Zuhören oder Ihre Artikulation zu bewerten.