Der vollständige Leitfaden zum Werden eines Referatssekretärs • BUOM
Wenn Sie auf der Suche nach einer abwechslungsreichen Tätigkeit sind, die es Ihnen ermöglicht, technische, zwischenmenschliche und administrative Fähigkeiten einzusetzen, dann könnte eine Karriere als Abteilungssekretär ideal für Sie sein. Abteilungssekretäre spielen eine wichtige Rolle in der Gesundheitsbranche, da sie ein breites Spektrum von Personen unterstützen, darunter Patienten und andere medizinische Fachkräfte. In diesem Artikel erklären wir, was eine Abteilungssekretärin ist, gehen auf ihre Hauptaufgaben ein, erläutern das Gehalt und die Berufsaussichten für diesen Beruf, listen einige der für die Stelle erforderlichen Schlüsselkompetenzen auf und schlagen Schritte vor, die Sie unternehmen können, um Sekretärin zu werden Abteilungen.
Was ist ein Abteilungssekretär?
Eine Abteilungssekretärin, auch Pflegesekretärin oder medizinische Sekretärin genannt, führt Verwaltungsaufgaben in einem Pflegeheim, Krankenhaus oder einer Pflegeeinrichtung aus. Sie unterstützen das medizinische Personal und die Patienten der Einrichtung, indem sie Patienten aufnehmen, ihre Unterlagen organisieren und Telefone beantworten. Diese Rolle erfordert Kenntnisse über medizinische Verfahren, Prozesse und Terminologie.
Was macht eine Abteilungssekretärin?
Abteilungssekretäre haben ein breites Aufgabenspektrum, darunter:
Begrüßung der Patienten
Terminvereinbarung und Verfahren für Patienten
Versenden von Krankenakten per Fax an andere medizinische Einrichtungen
Sehen Sie sich die Versicherungsinformationen eines Patienten an, damit dieser bestimmen kann, welche Verfahren seine Versicherung abdeckt und welche Selbstbehalte gelten.
Patientenakten aktualisieren und organisieren
Erhalten Sie Testergebnisse zur Überprüfung durch Ihren Arzt
Koordinierung mit anderen medizinischen Abteilungen oder Praxen, damit diese Labortests wie Blutuntersuchungen, Röntgenaufnahmen oder MRTs planen können.
Patienten anrufen, um sie an ihre bevorstehenden Termine zu erinnern
Vorbereiten von Krankenakten und Dateien für die Patientenverlegung und/oder -entlassung
Leiten Sie Anrufe an die entsprechenden Parteien weiter
Betriebsbereite Büroausstattung
Stellen Sie sicher, dass das Gesundheitszentrum ausreichend Personal hat
Pflege des Einheitenbestands
Gehalts- und Berufsaussichten für eine Abteilungssekretärin
Während ihre Gehälter je nach geografischem Standort, Arbeitgeber und Berufserfahrung variieren, verdient der durchschnittliche Abteilungssekretär 29.966 $ pro Jahr In den Vereinigten Staaten. Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics wird die Gesamtbeschäftigung von Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen zwischen 2019 und 2029 voraussichtlich um 9 % zurückgehen.
Fähigkeiten als Abteilungssekretärin
Um in dieser Karriere erfolgreich zu sein, müssen Sie über mehrere Schlüsselkompetenzen verfügen, wie zum Beispiel:
Kompetenz im Kundenservice. In den meisten Gesundheitseinrichtungen ist die Abteilungssekretärin der Hauptansprechpartner des Patienten. Diese Fachkräfte müssen in der Lage sein, den Patienten das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, sie während des Besuchs zu begleiten und alle auftretenden Probleme zu lösen.
Kommunikationsfähigkeiten: Abteilungsangestellte interagieren mit Patienten, ihren Familien, Versicherungsgesellschaften und medizinischem Personal, weshalb ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten für diese Rolle unerlässlich sind.
Bürokompetenzen: Diese Position umfasst die Ausführung einer breiten Palette von Büroaufgaben, wie z. B. die Bedienung von Gegensprechanlagen, Faxgeräten, Scannern, Ablagesystemen und Kopierern.
Computerkenntnisse: Ein effektiver Abteilungssekretär muss über gut entwickelte Computerkenntnisse verfügen, um Buchhaltungssoftware, Textverarbeitungssoftware und medizinische Datenbanken verwenden zu können. Sie müssen außerdem über gute Schreibfähigkeiten verfügen.
Kenntnisse der medizinischen Terminologie: Da Abteilungssekretäre eng mit dem medizinischen Personal zusammenarbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie über fundierte Kenntnisse der grundlegenden medizinischen Begriffe und Verfahren verfügen.
Multitasking-Fähigkeiten: Der Referatssekretär nimmt häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig wahr. Sie können beispielsweise einen Anruf entgegennehmen und den Anrufer in die Warteschleife legen, während sie den nächsten Termin für einen Patienten vereinbaren.
Organisationstalent: Abteilungssekretäre verarbeiten und organisieren die wichtigsten Informationen über eine medizinische Einrichtung oder Abteilung. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, müssen Sie in der Lage sein, Organisationsstrategien wie Dokumentenablagesysteme zu nutzen, zu entwickeln und umzusetzen.
So werden Sie Abteilungssekretärin
Sie können diesen einfachen Schritten folgen, um Ihre Karriere als Bereichssekretär zu starten:
1. Holen Sie sich Ihr Abitur
Obwohl einige Arbeitgeber Bewerber mit höheren Qualifikationen bevorzugen, ist ein High-School-Abschluss oder GED in der Regel die Mindestvoraussetzung für die Ausbildung als Sekretär im Gesundheitsministerium. Sie können Ihren Lebenslauf stärken, indem Sie an der High School Kurse belegen, die sich auf Dinge konzentrieren wie:
Computers
Eingeben
Büromanagement
Kommunikation
2. Füllen Sie das Zertifikat aus
Viele angehende Abteilungssekretäre entscheiden sich für einen Abschluss an einer Fachschule oder Fachhochschule. Während Sie Kurse normalerweise in Ihrem eigenen Tempo belegen können, dauert es in der Regel etwa ein Jahr, bis diese Zertifikatsprogramme abgeschlossen sind und Themen wie die folgenden abdecken:
Arztanweisungen verstehen
Datensatzverwaltung
Büro-Verfahren
Buchhaltung
Fakturierung
Softwareanwendungen für Arztpraxen
Computerfähigkeiten
Kundenbeziehungen
Medizinische Terminologie
Transkription
Krankenhausverfahren
Anatomie und Psychologie
Da praktische Erfahrung für diese Rolle so wichtig ist, beinhalten die meisten Zertifizierungsprogramme eine Anforderung an klinische Erfahrung. Neben der Zertifizierung für eine bestimmte Rolle gibt es weitere nützliche Qualifikationen, die ein breiteres Spektrum an Verwaltungsaufgaben abdecken, wie z. B. die Zertifizierung in Professional Administrative Excellence (PACE) der American Society of Administrative Practitioners (ASPA), den Certified Administrative Professional (CAP) oder die Bezeichnung „Certified Professional Secretary“ (CPA).
3. Erwägen Sie einen Bachelor-Abschluss
Sie können sich von anderen Kandidaten abheben, indem Sie einen Associate- oder Bachelor-Abschluss im Management von Gesundheitseinrichtungen erwerben. Diese Qualifikationen stärken nicht nur Ihren Lebenslauf, sondern können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Karriere in eine Führungsposition voranzutreiben. Die meisten Studenten schließen Associate-Programme in etwa zwei Jahren ab. Abhängig von der Hochschule können Sie möglicherweise Diplom- oder Zertifikatsleistungen auf Ihren Abschluss anrechnen lassen.
4. Sammeln Sie Erfahrungen
Da die Qualifikationen für diesen Beruf so vielfältig und flexibel sind, ist Erfahrung oft genauso wertvoll wie Ausbildung. Während es Einstiegspositionen als Stationssekretär gibt, beginnen einige ihre Karriere als zertifizierter Pflegehelfer, bevor sie diese Stelle antreten. Teilzeit- oder Vollzeitstellen als Sekretärin finden Sie in der Regel beispielsweise in Langzeitpflegeeinrichtungen, Kliniken und Krankenhäusern.
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, können Sie Ihre Chancen auf eine Anstellung erhöhen, indem Sie Ihre relevanten Fähigkeiten hervorheben und eine flexible Verfügbarkeit anbieten. In einigen Einrichtungen des Gesundheitswesens, beispielsweise in Krankenhäusern, arbeiten Abteilungssekretäre möglicherweise in Nacht- und Wochenendschichten.
5. Lassen Sie sich als Gesundheitskoordinator zertifizieren.
Erhalt der Zertifizierung durch die National Association of Healthcare Coordinators, Inc. kann Ihnen dabei helfen, Ihre Karriere voranzutreiben und Ihre Verdienstmöglichkeiten zu erhöhen. Koordinatoren medizinischer Einrichtungen tragen die Verwaltungsverantwortung für eine gesamte Abteilung einer Klinik, eines Krankenhauses oder einer Arztpraxis, was für einen Abteilungssekretär eine natürliche Karriereentwicklung darstellt. Um sich für die Zertifizierungsprüfung zum Gesundheitseinrichtungskoordinator zu qualifizieren, müssen Sie ein Programm zum Gesundheitseinrichtungskoordinator abgeschlossen haben oder derzeit als Sekretär einer Gesundheitseinrichtung beschäftigt sein.