Der beste Weg, um eine Auszeit zu bitten, ist per E-Mail • BUOM

5. Januar 2021

In der wettbewerbsorientierten Arbeitskultur moderner Unternehmen fühlen sich viele Mitarbeiter eingeschüchtert, wenn sie um Freistellung oder Urlaub bitten. Urlaub ist wichtig für Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden und gibt Ihnen ein neues Gefühl der Motivation und Energie, Ihre Arbeit in vollen Zügen zu erledigen.

Wenn Sie lernen, um eine Auszeit zu bitten und richtig zu planen, können Sie negative Auswirkungen vermeiden und die gewünschten Ergebnisse erzielen.

So beantragen Sie Urlaub per E-Mail

1. Kennen Sie die Regeln Ihres Unternehmens

2. Wissen Sie, an wen Sie sich wenden können

3. Speichern Sie eine Kopie der Nachricht

4. Sei genau

Kennen Sie die Regeln Ihres Unternehmens

Wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um Freistellung senden möchten, stellen Sie dies bitte sicher E-Mail ist für Ihren Arbeitsplatz geeignet und entspricht den Unternehmensrichtlinien für die Beantragung von Freistellung. Sie sollten sich auch über den angemessenen Zeitrahmen für die Beantragung einer Freistellung im Klaren sein und wissen, was in Ihrer E-Mail enthalten sein sollte.

Beispielsweise erfordern einige Unternehmen eine Vorankündigung über Monate oder Wochen, und einige Unternehmen bitten Sie, die Art des Urlaubs anzugeben, den Sie beantragen. Zu den häufigsten Formen der Auszeit gehören:

• Urlaub

• Krankheit

• Krankenstand

• Familienurlaub

• Verlust

• Jurypflicht

• Militär

• Mutterschaftsurlaub

• Zeit für sich selbst

• Kurz- oder Langzeiturlaub

Auch wenn Sie möglicherweise nicht im Detail auf die Umstände Ihres Urlaubs eingehen müssen, können die Verfahren für die Beantragung verschiedener Urlaubsarten je nach den Richtlinien des Arbeitgebers variieren.

Wissen Sie, an wen Sie sich wenden können

Es ist auch wichtig, die E-Mail an die entsprechende Person zu senden. Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail im Cyberspace verloren geht oder fehlgeleitet wird. Finden Sie daher heraus, ob sie an Ihren Manager, die Personalabteilung oder den Abteilungsleiter gesendet werden soll. Wenn Ihr Vorgesetzter einen Assistenten hat, kopieren Sie ihn oder sie in die E-Mail, um gründliche Aufzeichnungen zu führen.

Speichern Sie eine Kopie der Nachricht

Es ist eine gute Angewohnheit, sich selbst eine Kopie der Anfrage per E-Mail zu senden und einen Ordner auf Ihrem Desktop oder Ihrer E-Mail zu speichern, damit Sie eine Sicherungskopie haben. Mit der Funktion „E-Mail empfangen“ können Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass Ihre E-Mail vom Empfänger geöffnet wurde, sodass Sie zumindest wissen, dass sie zugestellt wurde.

Sei genau

Geben Sie im Text der E-Mail unbedingt den konkreten freien Tag an, den Sie beantragen. Es ist hilfreich, den Wochentag und das genaue Datum anzugeben, und wenn es sich um einen Teiltag handelt, falls erforderlich. Wenn Sie planen, Ihre Freizeit für Arztbesuche zu nutzen, die nicht für Notfälle erforderlich sind, und Ihr Unternehmen dies zulässt, fügen Sie Ihrer E-Mail einen Hinweis hinzu. Geben Sie Ihren Urlaubsantrag in die Betreffzeile ein.

Wenn Ihre Freizeit etwas Dringendes betrifft, können Sie in Ihrer Anfrage etwas mehr Details angeben. Man könnte so etwas sagen wie:

• Meine Tochter gibt ein Tanzkonzert.

• Mein Cousin fährt übers Wochenende in die Stadt.

• Mir wurde ein Hausrenovierungsunternehmen zugewiesen.

Sie können auch einen privaten Tag beantragen, ohne weitere Informationen anzugeben. Beachten Sie dabei aber bitte, dass es sich hierbei um eine dringende Anfrage handelt.

Um Ihre Chancen auf eine Genehmigung zu erhöhen, können Sie einen Planungsnachweis vorlegen, der zeigt, dass Ihre Abwesenheit den Büroablauf nicht beeinträchtigt. Fügen Sie gegebenenfalls eine Zeile darüber ein, wie Sie Ihre Arbeit abdecken möchten.

Du könntest zum Beispiel so etwas sagen wie:

• Ich habe Jane und Jack gebeten, für meine Kunden einzuspringen.

• Jen bot an, mein Telefon für den Tag zu decken.

• Ich bin mit Smiths Projekt ein paar Tage im Voraus, also habe ich genügend Zeit, es fertigzustellen, wenn ich zurückkomme.

Muster für einen elektronischen Urlaubsantrag

Musterurlaubsbrief

Betreff der Nachricht: Vor- und Nachname – Anfrage für den 1.-14. Juni

Lieber Tom,

Ich hoffe, dass dieser Brief Sie sicher erreicht. Ich schreibe, um Urlaub vom 1. bis 14. Juni für einen geplanten Urlaub mit meiner Familie zu beantragen. Wird dies dem Team zugute kommen? Ich stehe Ihnen in dieser Zeit telefonisch und per E-Mail zur Verfügung.

Mein aktuelles Projekt wird bis zum 26. Mai abgeschlossen sein und ich kann die weiteren Unterlagen bis zum 29. Mai erledigen, sodass bis zu meinem Urlaub noch genügend Zeit bleibt.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob dies ein guter Zeitpunkt für Sie ist und ob Sie weitere Informationen von mir benötigen.

Danke.

Am besten,

Vorname und Nachname

Beispiel-E-Mail zum Thema Feiertage

Betreff der Nachricht: Vor- und Nachname – Anmeldung für: 1.-14. Juni

Lieber Tom,

Ich schreibe Ihnen, um Sie an unsere vorherige E-Mail-Korrespondenz vom 10. April zu erinnern, in der wir um Urlaub vom 1. bis 14. Juni gebeten haben.

Ich habe unser Projekt früher als geplant abgeschlossen, sodass Sie bis zum 25. Mai über zusätzliche Unterlagen verfügen werden.

Ich möchte Sie auch daran erinnern, dass ich während der Reise telefonisch und per E-Mail erreichbar bin, falls Sie oder eines der Teammitglieder Kontakt mit mir aufnehmen müssen.

Danke.

Am besten,

Vorname und Nachname

Sich um eine Auszeit zu bitten, kann stressig und überwältigend sein, aber ein wenig Voraussicht und Fingerspitzengefühl können Ihnen helfen, die Auszeit zu bekommen, die Sie brauchen, und sicherzustellen, dass Ihr Chef und Ihre Kollegen darauf vorbereitet sind, in Ihrer Abwesenheit produktiv zu sein. Wenn Sie an alle anderen denken, werden Ihr Chef und Ihre Kollegen Sie wahrscheinlich vermissen und sich auf Ihre Rückkehr freuen.