Delegationsstrategien am Arbeitsplatz • BUOM

Wenn eine Person das gesamte Projekt nicht alleine abschließen kann, unterteilt sie die Gesamtziele in kleinere Aufgaben und weist diese Aufgaben anderen Personen zu. Dieser Prozess wird als Delegation bezeichnet und ist ein wesentlicher Bestandteil der Teamarbeit. Auch wenn das Delegieren wie eine logische Lösung für Stress und Überlastung erscheint, ist die Fähigkeit, effektiv zu delegieren, eine fortgeschrittene Führungskompetenz, die Sie entwickeln und üben können. In diesem Artikel geben wir einen Überblick darüber, was Delegation ist, wie man das Delegieren lernt und Techniken für eine effektive Delegation am Arbeitsplatz.

Was bedeutet es zu delegieren?

Das Delegieren einer Aufgabe bedeutet, dass Sie einem Dritten die Verantwortung übertragen, damit dieser die Aufgabe erledigen kann. Es kann sich auch auf das Geben an jemand anderen beziehen Macht zu handeln in Ihrem Namen. Zur richtigen Delegation gehört es, anderen zu vertrauen und zu verstehen, welche Aufgaben Sie delegieren können und welche Sie persönlich erledigen müssen.

Beim Delegieren müssen Sie die Stärken Ihres Teams und die Strategien kennen, mit denen es seine Arbeit erledigt. Sie müssen außerdem ein allgemeines Verständnis dafür haben, wie die verschiedenen delegierten Aufgaben zusammenwirken, um das Endziel zu erreichen. Bei der Delegation geht es darum, die Erwartungen an das, was erreicht werden muss, Standards für den Erfolg und Zeitpläne für den Abschluss des Projekts klar festzulegen.

Vorteile der Delegation

Arbeitgeber sind auf der Suche nach Kandidaten, die Erfahrung in der Delegation von Befugnissen haben, um bei der Führung und Verwaltung des Tagesgeschäfts ihres Unternehmens behilflich zu sein. Delegation ist einer der wichtigsten Bestandteile des Personalmanagements und ein strategischer Ansatz dafür, wie Mitarbeiter ihre Zeit individuell und als Gruppe verwalten. Die Möglichkeit zum Delegieren hat viele Vorteile, darunter:

Schützen Sie Ihre Zeit

Unabhängig von Ihrer Position am Arbeitsplatz ist Ihre Zeit wertvoll. Der Versuch, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen, kann zu Burnout und unnötigem Stress führen. Indem Sie Ihre Zeit schützen, indem Sie unwesentliche Aufgaben an andere delegieren, können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und Verantwortlichkeiten konzentrieren.

Verbesserung der Produktqualität

Indem Sie Aufgaben an die Personen delegieren, die sie am besten beherrschen, verbessern Sie die Gesamtqualität der Arbeit Ihres Teams. Wenn man den Stress eines Projekts auf mehrere Personen verteilt, anstatt zu versuchen, alles selbst zu machen, kann sich jeder auf die Qualität seiner Arbeit konzentrieren, anstatt sich auf die Einhaltung von Fristen zu beeilen.

Wachsende Teamfähigkeiten

Indem Sie Ihr Team ermutigen, mehr Verantwortung zu übernehmen, indem Sie ihm Schlüsselaufgaben delegieren, geben Sie jedem die Möglichkeit, zu lernen, was er am besten kann, und am Arbeitsplatz unterschiedliche Fähigkeiten zu entwickeln. Indem Sie darauf vertrauen, dass Ihre Kollegen zum Projekt beitragen, schaffen Sie eine Teamkultur der Eigenverantwortung und der kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung.

Demonstration der Führung

Durch die Delegation zeigen Sie Arbeitgebern effektiv, dass Sie über Führungspotenzial verfügen und Projekte in größerem Umfang verwalten können. Indem Sie gemeinsam mit Ihrem Team an Ihren Verantwortlichkeiten arbeiten und den Status der delegierten Aufgaben überprüfen, beweisen Sie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten zu setzen – zwei wichtige Managementfähigkeiten, die Sie in Ihrer Karriere voranbringen können.

Probleme lösen

Delegation ist eine wichtige Technik zur Problemlösung, insbesondere wenn Sie mit begrenzten Ressourcen enge Fristen einhalten müssen. Das Umleiten von Aufgaben an andere Teammitglieder kann Ihnen helfen, Ziele mit hoher Priorität zu erreichen oder Ihren Arbeitsablauf neu zu organisieren, wenn jemand nicht zur Arbeit kommen kann.

Delegationsstrategien

Während Sie üben, Verantwortung an andere zu delegieren, probieren Sie jede dieser Strategien aus, um den Prozess einfacher, produktiver und konsistenter zu gestalten.

Lernen Sie, Hilfe anzunehmen

Eine wirksame Delegation erfordert, dass Sie anderen vertrauen und sich beteiligen. Viele Menschen, die normalerweise fleißig und engagiert sind, können Aufgaben nicht an andere delegieren, weil sie zu sehr an ihrem persönlichen Erfolg interessiert sind. Indem Sie lernen, darauf zu vertrauen, dass andere Menschen Ihre Qualitätsstandards erfüllen können, können Sie effektiv delegieren. Sie können Vertrauen aufbauen und sich daran gewöhnen, um Hilfe zu bitten, indem Sie mit kleinen Aufgaben beginnen, um sich mit dem Delegationsprozess vertraut zu machen.

Prioritäten klassifizieren

Erstellen Sie ein klares System zur Bestimmung, wann verschiedene Aufgaben delegiert werden müssen. Kategorisieren Sie Aufgaben nach ihrem Aufwand, den erforderlichen Fähigkeiten und den bevorstehenden Fristen. Ihr Prioritätensystem kann Ihnen dabei helfen, alles zu analysieren, was getan werden muss, und schnell zu bestimmen, was Sie an andere delegieren müssen.

Wissen Sie, wann Sie delegieren müssen

Delegation ist eine wichtige Fähigkeit, aber nicht immer die richtige Lösung. Wenn Sie die einzige Person mit dem richtigen Wissensstand sind, um eine Aufgabe auszuführen, kann die Delegation dieser Aufgabe an andere zu einem unzureichenden Ergebnis führen. Delegieren Sie, wenn Sie Kollegen haben, die über die nötige Zeit und Fähigkeiten verfügen, um die Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich der Arbeitsbelastung Ihrer Kollegen bewusst sind, damit sie nicht überfordert werden, anderen zu helfen.

Kennen Sie Ihr Team

Erfahren Sie mehr über die Vorlieben, Abneigungen, Stärken, Schwächen und Gewohnheiten Ihres Teams. Ein Mitarbeiter erledigt möglicherweise bestimmte Aufgaben schneller als andere in Ihrem Team. Diese Informationen im Voraus zu haben, ist wichtig für die strategische und zielgerichtete Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Geben Sie Ihrem Team Aufgaben, die ihm Freude bereiten und die es gerne übernehmen möchte. Dadurch bleibt es motiviert und engagiert sich für das Projekt.

Weisen Sie Entscheidungsbefugnisse zu

Weisen Sie Ihren Teammitgliedern nicht nur bestimmte Aufgaben zu, sondern machen Sie sich auch darüber im Klaren, zu welchen Entscheidungen sie befugt sind. Wenn ein Mitarbeiter nicht sicher ist, ob er oder sie das Recht hat, Entscheidungen zu einem Projekt zu treffen, kann dies die Fertigstellung des Projekts verlangsamen. Teilen Sie Ihrem Team direkt mit, dass es das Recht und die Verantwortung hat, alle Aspekte einer bestimmten Aufgabe zu kontrollieren, sodass es bei Bedarf Entscheidungsbefugnisse delegieren kann.

Geben Sie klare Anweisungen

Wenn Sie eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, geben Sie detaillierte Anweisungen dazu, wie und wann diese Person die Aufgabe voraussichtlich erledigen wird. Möglicherweise müssen Sie anderen die Grundlagen einer Fertigkeit beibringen, bevor sie diese zum ersten Mal selbst anwenden können. Seien Sie bereit, klärende Fragen zu beantworten und helfen Sie Ihrem Team, sich an unbekannte Prozesse anzupassen. Dies kann zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, verhindert jedoch Fehler und ermöglicht es dem Kollegen, die Aufgabe beim nächsten Mal mit weniger praktischen Anweisungen zu erledigen.

Erläutern Sie Ihre Argumentation

Geben Sie Ihrem Team einen klaren Kontext dafür, warum Sie ihm die Verantwortung für eine neue Aufgabe übertragen. Wenn Sie die normale Arbeitsbelastung einer Person ändern, teilen Sie ihr mit, warum sie Ihrer Meinung nach für die Aufgabe am besten geeignet ist und wie sie in den Rahmen ihrer Position oder ihrer beruflichen Interessen passt. Dadurch fühlt sich jeder persönlicher in seine Aufgabe eingebunden und wird ermutigt, Verantwortung für neue Aufgaben zu übernehmen, anstatt das Gefühl zu haben, die Arbeit eines anderen zu erledigen.

Registrieren

Überwachen Sie den Status delegierter Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie wie geplant abgeschlossen werden. Auch wenn Sie die Arbeit an jemand anderen delegieren, tragen Sie weiterhin die volle Verantwortung für das Ergebnis. Indem Sie einfach eine E-Mail senden und fragen, ob jemand Unterstützung benötigt, können Sie das gesamte Projekt auf Kurs halten. Manche Menschen haben möglicherweise weniger Kontrolle als andere. Sprechen Sie daher mit Ihrem Team darüber, wie Sie sie am besten unterstützen können.

Geben Sie Feedback und fordern Sie es an

Bewerten Sie während und nach dem Projekt, wie erfolgreich Ihr Team die ihm zugewiesenen Aufgaben erfüllt hat. Konstruktives Feedback ist für die Weiterentwicklung ihrer beruflichen Fähigkeiten und die Demonstration klarer Erwartungen von entscheidender Bedeutung. Bitten Sie auch um Feedback zu Problemen, die während der Aufgabe aufgetreten sind und wie Sie diese besser hätten lösen können. Der Input Ihrer Kollegen kann Ihnen dabei helfen, Anweisungen zu verfeinern oder Ihren Führungsstil zu ändern, um deren Arbeitsabläufe besser zu unterstützen.

Danken

Zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie es schätzen, dass es die von Ihnen delegierten Aufgaben übernimmt, indem Sie ihm regelmäßig danken. Auch wenn die Übernahme zusätzlicher Aufgaben Teil der Berufsbezeichnung einer Person ist, kann Wertschätzung viel dazu beitragen, dass sich die Person wertgeschätzt fühlt und bereit ist, in Zukunft neue Verantwortungen zu übernehmen.