Definitionen von Perpetual-Inventory-Systemen (mit Beispielen) • BUOM

22. Februar 2021

Die Verfolgung des Warenverkehrs ist ein wichtiger Bestandteil vieler Buchhaltungstransaktionen. Einige Unternehmen tun dies, indem sie in bestimmten Abständen den Lagerbestand zählen. Andere erfassen Käufe zum Zeitpunkt des Verkaufs mithilfe einer Softwaretechnologie, die als „Perpetual Inventory System“ bekannt ist. In diesem Artikel erklären wir, was ein kontinuierliches Inventarsystem ist, welche Vorteile die Verwendung eines solchen Systems bietet und wie es verwendet wird.

Was ist ein kontinuierliches Inventarsystem?

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist eine Möglichkeit, den Waren- und Dienstleistungsfluss am Point of Sale zu verfolgen. Diese Systeme basieren in der Regel auf Point-of-Sale-Software, um die Verkäufe bestimmter Artikel zu zählen und diese Verkäufe mit der erwarteten Gesamtproduktbasis des Unternehmens zu vergleichen. Sie können fast jederzeit einen Bericht über Ihr kontinuierliches Inventarsystem erstellen, der ein relativ genaues Bild davon liefert, wie viel Inventar sich derzeit im Lager befindet.

Manchmal zählt ein Unternehmen seinen Bestand physisch und vergleicht ihn mit diesem System, um die Genauigkeit sicherzustellen und seine Aufzeichnungen abzugleichen. Einige Unternehmen führen dies regelmäßig durch, um Verluste wie Verschwendung und Diebstahl im Auge zu behalten.

Vorteile der Verwendung eines Perpetual Inventory Systems

Viele Fachleute halten die kontinuierliche Inventur, bei der der Bestand am Verkaufsort kontinuierlich gezählt wird, für besser als die periodische physische Inventur, da sie jederzeit einen Echtzeitüberblick über den Bestellbedarf bieten kann. Es ist außerdem weniger arbeitsintensiv als ein System, das häufige physische Inventuren erfordert.

Permanente Buchhaltungssysteme lassen sich in der Regel mit anderen Buchhaltungsfunktionen wie Budgetierung und Einkauf integrieren und erleichtern so komplexe Geschäftsentscheidungen. Kontinuierliche Inventursysteme erleichtern aufgrund der detaillierten Art ihrer Aufzeichnungen auch die Erklärung von Diskrepanzen zwischen dem Point-of-Sale-System und physischen Inventurzählungen.

Ständige Inventur vs. periodische Inventur

Bei der fortlaufenden Inventur und der periodischen Inventur handelt es sich um unterschiedliche Systeme, die letztendlich zu leicht unterschiedlichen Buchhaltungsergebnissen führen. Hier sind einige Unterschiede zwischen den beiden Systemen:

• Flexibilität: Benutzer können fortlaufende Buchhaltungssysteme ändern, um neue Produkte oder Prozesse schnell zu berücksichtigen. Unternehmen dürfen periodische Lagerbestände nur dann ändern, wenn der Lagerbestand physisch gezählt wird, was dazu führen kann, dass die Informationsberichterstattung hinter einem angemessenen Entscheidungszeitraum zurückbleibt.

• Geschwindigkeit: Die fortlaufende Inventur erfolgt fast sofort, wenn ein Verbraucher ein Produkt kauft oder wenn ein Artikel aus einem Lager entnommen wird. Die periodische Inventur findet nur in bestimmten Zeitabständen statt, sodass Sie möglicherweise bis zur nächsten Inventursitzung warten müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

• Arbeitsintensiv: Perpetual Inventory ist ein elektronischer Prozess, der mithilfe von Point-of-Sale-Software nachverfolgt, wie viele Artikel verkauft wurden und wie viel auf Lager ist. Während viele Unternehmen ihre Bestände manchmal physisch zählen, um sicherzustellen, dass ihr System ordnungsgemäß funktioniert, automatisiert Software für Systeme zur kontinuierlichen Bestandsaufnahme einen Großteil der Bestandsarbeit. Die regelmäßige Inventur ist arbeitsintensiver, da sie eine physische Zählung jedes Artikels im Lager erfordert, wenn ein Unternehmen wissen möchte, wie viel von einem Produkt es tatsächlich verkauft hat.

• Berichtsabgleich: Die meisten kontinuierlichen Buchhaltungssysteme enthalten detaillierte Informationen über Verkäufe, Einkäufe und andere Arten von Produktverlusten wie Verschwendung oder Diebstahl. Dadurch ist es relativ einfach, die Unterschiede zwischen physischen und digitalen Bestandsaufzeichnungen abzugleichen. Diskrepanzen sind bei Verwendung eines periodischen Inventarsystems schwieriger zu erklären, da der Prozess häufig solche spezifischen Details nicht umfasst.

So wechseln Sie zu einem permanenten Inventarsystem

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein kontinuierliches Inventarsystem verwenden möchten, können Sie die folgenden Schritte unternehmen, um loszulegen:

1. Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse

Bei der Umstellung auf ein kontinuierliches Inventarsystem sind zunächst die Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Wenn Sie bereits über komplexe Buchhaltungsmaßnahmen verfügen, sollten Sie den Einsatz eines Systems in Betracht ziehen, das sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. Wenn Sie keinen definierten Lagerhaltungsprozess haben, denken Sie über das Volumen des Lagerbestands nach, den Sie verkaufen, und über den Umfang des Lagersoftwareprodukts, das Sie wahrscheinlich verwenden möchten. Möglicherweise möchten Sie auch darüber nachdenken, wie oft Sie eine physische Inventurzählung durchführen möchten oder müssen, wenn Sie Ihren Softwarebedarf für die kontinuierliche Inventur ermitteln.

2. Wählen Sie ein Softwaresystem aus

Beginnen Sie mit der Auswahl eines Softwaresystems, indem Sie die verfügbaren Programmtypen recherchieren. Wenn Sie über bestimmte Arten von Point-of-Sale-Geräten wie Computerterminals oder Registrierkassen verfügen, berücksichtigen Sie auch die Eigenschaften dieser Geräte. Eine Websuche nach den Begriffen „Permanent-Inventory-System-Software“ oder „Inventory-Management-Software“ kann ein produktiver Ausgangspunkt für Ihre Suche sein.

3. Übertragen Sie Ihr Inventar

Sobald Sie sich für eine Perpetual-Inventory-Systemsoftware entschieden haben, können Sie Ihr Inventar hinzufügen und es in Ihrem täglichen Betrieb verwenden. Viele Softwareunternehmen bieten Schulungen an, um Ihnen den Einstieg in ihre Produkte zu erleichtern. Einige bieten sogar Integrationsunterstützung vor Ort an. Erwägen Sie, diese Onboarding-Möglichkeiten zu nutzen, sofern verfügbar.

Sie können Ihre Erfahrungen auch dokumentieren, um sie später zu reflektieren. Wenn Ihnen beispielsweise ein bestimmter Arbeitsablauf kompliziert vorkommt, können Sie sich eine Notiz machen, um zu diesem Punkt für weitere Schulungen zurückzukehren.

Beispiele für die Verwendung eines kontinuierlichen Inventarsystems

Sie fragen sich vielleicht, ob die Verwendung eines kontinuierlichen Inventarsystems für Ihr eigenes Unternehmen von Vorteil wäre. Hier sind einige Beispiele für Fälle, in denen ein Unternehmen möglicherweise auf die kontinuierliche Lagerhaltung umsteigen möchte:

Maßstabsgerecht wachsen

Ein schnell wachsendes Unternehmen entscheidet sich möglicherweise für ein kontinuierliches Inventarsystem, weil die periodische Inventarisierung physisch zu aufwändig geworden ist. Wenn Sie beispielsweise eine Buchhandlung besitzen und plötzlich Ihren Umsatz verdoppeln und eine zweite Filiale eröffnen, können Sie auf ein kontinuierliches Inventarsystem umsteigen, um die mit physischen Inventuren verbundenen Arbeitskosten zu sparen. In diesem Beispiel ermöglicht Ihnen ein kontinuierliches Inventarsystem auch die einfache Verwaltung des Inventars über mehrere Standorte hinweg.

Zugang zu neuen Technologien

Ein weiterer guter Zeitpunkt, mit der Nutzung eines kontinuierlichen Inventarsystems zu beginnen, ist, wenn neue Technologie oder Ausrüstung verfügbar wird. Wenn Sie beispielsweise eine Bäckerei besitzen, seit Jahren veraltete Geräte verwenden und nun neue Kassenterminals angeschafft haben, möchten Sie möglicherweise gleichzeitig auch ein kontinuierliches Inventarsystem integrieren. Wenn Hardwareeinschränkungen die Verwendung von persistentem Inventar verhindert haben, können Upgrades eine gute Gelegenheit für den Wechsel sein.

Mitarbeiterschulung oder Personalfluktuation

Wenn Sie umfangreiche Mitarbeiterschulungen planen oder neue Mitarbeiter einstellen, die zu einem Gruppen-Onboarding führen, sind Sie möglicherweise auch in einer guten Position, auf ein System mit kontinuierlicher Bestandsaufnahme umzusteigen. Wenn Sie beispielsweise ein saisonales Floßausrüstungsgeschäft betreiben, möchten Sie möglicherweise vor Beginn der Saison auf ein permanentes Inventarsystem umsteigen. Auf diese Weise können Sie die neue Software in ihre regulären Schulungen integrieren, wenn Ihre Saisonmitarbeiter zur Schulung kommen.