Definitionen, Tipps zur jeweiligen Verwendung und Beispiele • BUOM

Wenn Sie ein Projekt planen, können Sie durch das Festlegen von Meilensteinen und Aufgaben auf unterschiedliche Weise das gleiche Ziel erreichen. Jedes Projekt benötigt Komponenten, um den Fortschritt zu verfolgen und Ergebnisse zu messen und das Projekt für den Gesamtprojektplan in Phasen zu unterteilen. Durch das Erstellen von Meilensteinen können Fragen zum Was und Wann eines Projekts beantwortet werden, und Aufgaben definieren die Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um den Meilenstein zu erreichen. In diesem Artikel definieren wir Meilensteine ​​und Aufgaben, erklären, wie sich das eine auf das andere auswirkt, und geben einige Tipps zum Festlegen von Zielen und Meilensteinen für Ihr nächstes Projekt.

Was ist ein Meilenstein?

Ein Meilenstein ist ein Zeitpunkt, der das Ende einer Phase markiert. Meilensteine ​​haben keine Dauer, sondern bieten eine Möglichkeit, das Projekt abzubilden und erreichbare Markierungen bereitzustellen. Meilensteine ​​können eine Veränderung in der Entwicklung des Projekts anzeigen oder den Übergang in eine andere Phase anzeigen. Sie geben jeder Aufgabe einen Sinn und ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.

Das Setzen von Meilensteinen kann Managern helfen, Projekthindernisse zu kommunizieren und Lösungen zu finden. Sie verfolgen Projekte und dokumentieren jede abgeschlossene Aufgabe. Typische Meilensteine ​​können sich auf die Initiierung, Planung, Umsetzung oder den Abschluss eines Projekts beziehen. Sie können aber auch konkrete Erfolge im Zusammenhang mit dem Projektfortschritt enthalten, zum Beispiel:

• Termine. Meilensteine ​​können voraussichtliche Start- und Endtermine für ein Projekt festlegen.

• Wichtige Ergebnisse: Legt Erwartungen an Produkte, Berichte oder andere wichtige wesentliche Ergebnisse fest.

• Kundengenehmigung: Wenn der Kunde erwartet, einen Entwurf, Prototyp oder eine Demo zu überprüfen.

• Einstellung und Schulung: Wann das Team je nach Projektstatus erweitert oder verkleinert werden sollte.

Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe ist eine einzelne Leistung mit einer begrenzten Dauer, die durch ein Start- und Enddatum definiert ist. Während eines Projekts beginnt die nächste Aufgabe erst, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Aufgaben tragen zum gesamten Projekt bei, um den Meilenstein zu erreichen. Beim Entwerfen von Aufgaben müssen die Anforderungen berücksichtigt werden, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, einschließlich Ressourcen und Zeit.

In einigen Projekten bilden Aufgabenzusammenfassungen einen Titel für eine Reihe von Aufgaben. Beispielsweise könnte eine Aufgabenzusammenfassung mit dem Titel „Website-Inhalt hinzufügen“ Unteraufgaben wie das Schreiben von fünf Informationsblogs, das Filmen von 10 Demovideos oder das Führen von Interviews mit zwei Branchenexperten enthalten. Streben Sie bei der Entwicklung von Aufgaben nach einer logischen, sequentiellen Reihenfolge, damit jede abgeschlossene Aufgabe das Projekt näher an den Meilenstein bringt.

Wer nutzt Meilensteine ​​und Aufgaben?

Unternehmen führen typischerweise Projekte durch, die darauf abzielen, ein Produkt, eine Erweiterung oder ein anderes Ziel oder eine andere Mission zu bewerben, die das Unternehmen vor Augen hat. Stakeholder und Manager erstellen Projekte basierend auf Geschäftszielen. Projektmanager weisen Projektmeilensteine ​​zu und weisen Aufgaben verschiedenen Teams zu, die die Aufgaben unter den Teammitgliedern verteilen.

Beispielsweise plant ein Käseeinzelhandelsunternehmen, für die Weihnachtszeit eine neue Linie von Käsespezialitäten auf den Markt zu bringen. Projektmanager legen Projektmeilensteine ​​fest, beispielsweise Anforderungsüberprüfungen. Um diesen Meilenstein zu erreichen, listen Projektmanager Aufgaben auf, die die Teams erledigen müssen, z. B. die Kostenschätzung, die Befragung von Herstellern oder die Preisgestaltung für neue Geräte. Sobald die Anforderungsüberprüfung abgeschlossen ist, kann das Projekt in die nächste Phase übergehen, um den nächsten Meilenstein zusammen mit seinen Zielen zu erreichen.

Wie hängen Meilensteine ​​und Aufgaben zusammen?

Meilensteine ​​und Aufgaben arbeiten zusammen, um jede Aufgabe abzuschließen und den beabsichtigten Meilenstein zu erreichen. Bedenken Sie, dass ein Projekt einen Meilenstein nicht erreichen kann, wenn es keinen organisierten Weg dorthin hat. Ebenso dienen Aufgaben ohne Ziel weder dem Projekt noch den Managern oder seinen Teammitgliedern. Meilensteine ​​stellen den Endpunkt dar und Ziele definieren die Schritte, um diesen zu erreichen.

Hier einige Beispiele, wie Meilensteine ​​und Aufgaben nicht nur für große und kleine Unternehmen, sondern auch für persönliche Projekte zusammenarbeiten:

Beispiel für ein großes Projekt

Ein großer Bekleidungshändler startet ein Projekt zur Neugestaltung seiner Website. Der Projektmanager setzt Meilensteine ​​und weist Aufgaben entsprechend dem aktuellen Projektziel zu:

• Wählen Sie eine Plattform: R**-Hosts durchsuchen, Verkehrskapazität und Speicherkapazität innerhalb von 10 Tagen bewerten.

• *Vorlagen entwerfen: Planen Sie fünf Tage ein, um Aufgaben wie das Erstellen von Vorlagen in vier verschiedenen Stilen zu erledigen.*

• *Inhalt hinzufügen: Planen Sie zwei Wochen ein, um Blogs zu schreiben, Videos zu erstellen und Änderungen vorzunehmen.*

• *Kundenfreigabe: Erstellen Sie Statusberichte und entwickeln Sie Präsentationen.*

• *Website-Werbung: Führen Sie zwei Wochen Pre-Launch-Werbung mit Anzeigenentwicklung, Social-Media-Werbung und der Einstellung von zwei Live-Chat-Kundendienstmitarbeitern auf der Website durch.*

Beispiel für ein kleines Projekt

Der Autor schreibt eine Autobiografie eines Kochs und möchte das Buch bis September fertigstellen. Der Autor legt Meilensteine ​​fest und listet die Aufgaben auf, die er erledigen muss. Er muss einen Meilenstein erreichen, bevor er zum nächsten übergehen kann, und organisierte Aufgaben helfen ihm, auf dem richtigen Weg zu bleiben:

• *Erster Entwurf bis zum 1. Juni: Erledigen Sie Aufgaben zur Wortzählung und füllen Sie jeden Tag, fünf Tage die Woche, 10 Seiten aus*.

• *Kundenbewertung 4. Juni: Legen Sie einen Termin für ein Treffen mit dem Kunden fest und bereiten Sie einen Entwurf zur Überprüfung vor.*

• *Senden Sie Ihren ersten Entwurf: Legen Sie einen Treffpunkt und ein Budget für das Mittagessen fest und geben Sie Ihre Bestellung auf.*

• *Redakteure: Planen Sie zwei Monate ein, um Notizen zu überprüfen, Änderungen zu entwerfen und Abschnitte neu zu schreiben.*

• *Endgültiger Entwurf 1. August: Schließen Sie die endgültige Prüfung ab und planen Sie ein Treffen mit dem Kunden.*

• *Veröffentlichung am 30. September: Nehmen Sie letzte Änderungen vor, holen Sie die Cover-Genehmigung ein und fügen Sie Cover-Notizen hinzu.*

Tipps zum Setzen von Meilensteinen und Aufgaben

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, effektive Meilensteine ​​und Aufgaben für Ihr nächstes Projekt festzulegen:

Sehen Sie Ereignisse als Meilensteine

Berücksichtigen Sie beim Festlegen von Meilensteinen alle Ereignisse, die in den Projektzeitplan fallen. Erwägen Sie die Festlegung von Ereignissen als Meilensteine, um unnötige Verzögerungen im Projekt zu vermeiden. Zu den Veranstaltungen können gehören:

• Konferenzen

• Seminare

• Workshops

• Ausstellungen

Legen Sie die entsprechende Anzahl an Meilensteinen fest

Zu viele Meilensteine ​​können tatsächlich verhindern, dass ein Projekt voranschreitet. Denken Sie also daran, dass Meilensteine ​​dazu dienen, ein Projekt in die nächste Phase zu bringen. Sie können sich auf die Schlüsselelemente des Projekts konzentrieren und entsprechend Meilensteine ​​setzen.

Behalten Sie Aufgaben und Meilensteine ​​im Blick

Denken Sie daran, dass ein Meilenstein ein Zeitpunkt ist und Aufgaben die Schritte zum Erreichen eines bestimmten Punktes sind. Stellen Sie beim Festlegen von Meilensteinen und Zielen die folgenden Fragen:

• Ist es eine Aktivität oder ein Ergebnis?

• Ist dies ein zentraler Bestandteil des Projekts?

• Zeigt es den Fortschritt des Projekts?

• Muss es von den Stakeholdern überprüft werden?