Definition, Ursachen und Lösungen • BUOM

15. April 2021

Wenn Sie über genügend Mitarbeiter verfügen, um die täglichen Aufgaben Ihres Unternehmens zu bewältigen, tragen Sie dazu bei, die Produktivität und Arbeitsmoral am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Unterbesetzung, auch Unterbesetzung genannt, kann den Arbeitsaufwand jedes einzelnen Mitarbeiters erhöhen und möglicherweise Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Wenn Sie wissen, was es bedeutet, unter Personalmangel zu leiden, können Sie besser erkennen, ob Ihnen das passiert. In diesem Artikel definieren wir Personalengpässe, nennen einige Gründe und geben hilfreiche Tipps, was im Ernstfall zu tun ist.

Was ist Personalmangel?

Unterbesetzung oder Unterbesetzung ist ein Zustand, bei dem nicht genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um die täglichen Aufgaben Ihres Unternehmens zu erfüllen. Es kann auch bedeuten, dass genügend Mitarbeiter für die Ausführung dieser Aufgaben zur Verfügung stehen, vorausgesetzt, dass alle oder die meisten dieser Mitarbeiter so viel wie möglich arbeiten. Selbst wenn Ihr Team in dieser Situation seinen täglichen Aufgaben nachgeht, hat es nicht mehr die Zeit oder die Ressourcen, um zusätzliche Arbeit zu leisten.

Es gibt zwei Arten des Personalabbaus: vorübergehend und langfristig. Bei vorübergehendem Personalmangel kann es sein, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub oder im Krankheitsfall sind. Dies kann einen Tag oder eine Woche dauern, aber die Arbeit normalisiert sich normalerweise bald danach wieder. Wenn Sie über einen längeren Zeitraum unter Personalmangel leiden, kann dies Auswirkungen auf Ihr Geschäft und Ihre Produktivität haben, sofern Sie nicht Maßnahmen zur Lösung des Problems ergreifen.

Gründe für Personalmangel

Als Führungskraft gibt es viele Situationen, die zu Personalengpässen in Ihrem Unternehmen führen können. Einige dieser Gründe liegen außerhalb Ihrer Kontrolle. Wenn Sie die Situationen verstehen, die zu Personalengpässen führen können, können Sie das Problem erkennen, bevor es auftritt, und sich entsprechend vorbereiten.

Zu den häufigsten Gründen für Personalmangel gehören:

• Downsizing: Downsizing kommt in einem Unternehmen aus mehreren Gründen vor, darunter geringere Umsätze oder ein zu hohes Budget. Ein gut geplanter Personalabbau kann helfen, Personalengpässe zu verhindern, aber manchmal führt er auch dazu, dass zu viel Arbeit erledigt wird, obwohl zu wenig Personal vorhanden ist.

• Mangel an qualifizierten Bewerbern: Manchmal kann der Einstellungsprozess länger als üblich dauern, weil nicht genügend Kandidaten für die Stelle qualifiziert sind. Infolgedessen müssen Teammitglieder möglicherweise Verantwortung für eine offene Position übernehmen.

• Hohe Fluktuation: Einige Mitarbeiter erkennen möglicherweise, dass sie nicht für ihre Stelle geeignet sind, und beschließen, sich etwas anderes zu suchen. Passiert dies in kurzer Zeit mehreren Mitarbeitern, kann es zu Personalengpässen kommen.

• Geschäftserweiterung. Ihr Unternehmen verzeichnet möglicherweise einen Anstieg der Umsätze oder der Kundenzahl, was zu mehr Arbeit führt, als Sie Mitarbeiter haben. Eine Geschäftsausweitung ist in der Regel gut für das Unternehmen. Bei steigenden Umsätzen sollten Sie jedoch die Überwachung der Daten in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter für die Erfüllung ihrer Aufgaben ordnungsgemäß gerüstet sind.

• Saisonaler Anstieg: Der saisonale Anstieg ist das vorhersehbare Wachstum von Unternehmen, Kunden oder Klienten basierend auf der Beliebtheit Ihrer Produkte oder Dienstleistungen von einer Saison zur nächsten.

Was tun, wenn Sie zu viel Arbeit und zu wenig Personal haben?

Wenn Sie mehr Arbeit als Personal haben, können Sie einige Dinge tun:

1. Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern

Eine positive Möglichkeit, die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter trotz Personalmangels aufrechtzuerhalten, besteht darin, während der gesamten Situation ehrlich zu ihnen zu bleiben. Halten Sie sie über Personalengpässe und die Anstrengungen, die Sie unternehmen, um diese zu beheben, auf dem Laufenden. Durch eine offene Kommunikation können Ihre Mitarbeiter auch mögliche Lösungen vorschlagen oder Ideen einbringen, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen können.

2. Priorisieren Sie Ihre Projekte und Aufgaben

Wenn es scheinbar mehr Arbeit gibt, als es Leute gibt, die sie erledigen können, hilft es, zu bestimmen, welche Projekte und Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Versuchen Sie, eine Liste oder ein Diagramm zu erstellen, um die Bedeutung jedes aktuellen und bevorstehenden Projekts, die für die Fertigstellung jedes Projekts erforderlichen Aufgaben und die Fälligkeitstermine für jede Aufgabe und jedes Projekt zu ermitteln.

Indem Sie festlegen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und wann sie erledigt werden müssen, können Sie ein Prioritätsdokument erstellen, das Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei hilft, wichtige Projekte rechtzeitig abzuschließen, um die Produktivität Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten.

3. Übernehmen Sie zusätzliche Verantwortung

Wenn die logischste Lösung für Ihr Unternehmen bei Personalmangel darin besteht, Ihren Mitarbeitern zusätzliche Aufgaben zu übertragen, sollten Sie darüber nachdenken, einige eigene Aufgaben zu übernehmen. Abgesehen von der zusätzlichen Arbeit hilft es auch, ein positives Beispiel für Ihren Arbeitsplatz zu sein, wenn Sie die gleichen Dinge tun, die Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen. Dies kann dazu beitragen, ihre Stimmung zu heben, während sie ihre Aufgaben erledigen.

4. Fördern Sie Teamarbeit

Um die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter zu stärken, wenn sie mehr arbeiten als sonst, ist es hilfreich, sie zur Teamarbeit zu ermutigen und sie zu ermutigen, um Hilfe zu bitten, wenn sie diese benötigen. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, indem den Mitarbeitern, die ihre Aufgaben frühzeitig erledigen, ermöglicht wird, denjenigen zu helfen, die noch Arbeit zu erledigen haben. Es ist auch hilfreich, die Teammitglieder zu ermutigen, Aufgaben untereinander aufzuteilen, sodass jeder Mitarbeiter die Aufgaben übernehmen kann, in denen er am stärksten ist. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter Aufgaben effizienter erledigen.

5. Stellen Sie wann immer möglich Zeitarbeitskräfte ein.

Abhängig von Ihrem Unternehmen und wenn Ihr Budget es zulässt, können in Zeiten des Personalmangels manchmal Zeitarbeitskräfte eingesetzt werden, die vor Ort helfen. Erwägen Sie die Recherche nach Diensten, die Zeitarbeitskräfte anbieten, um herauszufinden, ob diese Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

6. Bleiben Sie positiv

Als Führungskraft erwarten Ihre Mitarbeiter von Ihnen, dass Sie den Ton an ihrem Arbeitsplatz angeben. Indem Sie positiv bleiben, können Sie den Teammitgliedern helfen, eine positive Einstellung zu bewahren, was dazu beitragen kann, die Arbeitsmoral zu verbessern und sie zu motivieren, ihre Arbeit zu erledigen.

7. Stellen Sie sicher, dass das Personal Pausen einlegt.

Eine gute Möglichkeit, bei Personalmangel eine gute Arbeitsmoral zu gewährleisten, besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter während der Arbeit Zeit zum Entspannen haben. Ermutigen Sie sie, während des Arbeitstages Pausen einzulegen. Ganz gleich, ob es sich um eine ganze Stunde Mittagspause, eine kurze Pause für einen Schluck Wasser oder einfach nur um einen Moment für sich selbst handelt: Geben Sie ihnen Zeit zum Ausruhen, kann sie regenerieren und es ihnen ermöglichen, mit mehr Energie zu ihren Aufgaben zurückzukehren.