Definition und Verwendung dieser Projektmanagement-Tools • BUOM

29. April 2021

Im Projektmanagement gibt es viele Strategien, mit denen sich Ziele setzen, Projekte koordinieren und Ziele übertreffen lassen. Projektplanmanager verwenden manchmal Leads und Lags als Methode zur Planung ihrer Aktivitäten innerhalb des Projektzeitplans. Leads und Lags können nützliche Werkzeuge für eine effektive Planung, Terminoptimierung und als Input für die Bestimmung des kritischen Pfads eines Projekts sein. In diesem Artikel stellen wir die Begriffe „Lead“ und „Lag“ vor, erklären, wofür sie verwendet werden, und geben ein Beispiel für die praktische Verwendung von „Lead“ und „Lag“.

Was ist Verzögerung?

Im Projektmanagement bezieht sich der Rückstand auf die Verzögerung bis zum Beginn der nächsten Aktivität auf der Projektzeitachse. Es gibt viele Gründe, eine Verzögerung zu planen, darunter:

• Ressourcenbeschränkungen: Es kann zu Verzögerungen kommen, wenn für das Projekt keine Materialien verfügbar sind. Beispielsweise kann es bei einem Bauprojekt zu Verzögerungen kommen, wenn man auf die Ankunft von Holz wartet.

• Physische Einschränkungen: Zugangsprobleme, Trocknungs- oder Abbindezeiten und die Notwendigkeit, vor Beginn der nächsten Projektphase zusätzliche Projekte abzuschließen, stellen allesamt physische Einschränkungen dar.

• Warten auf ein Datum oder ein Ereignis. Manchmal sind Projekte mit bestimmten Terminen oder Ereignissen verbunden. Der Projektplanmanager muss möglicherweise eine Verzögerung einplanen, um dem Ereignis Rechnung zu tragen, oder bis zum genehmigten Phasenstartdatum warten.

In Netzwerkdiagrammen werden Pluszeichen zur Darstellung von Verzögerungen verwendet, da sie die Addition der Zeit anzeigen. Die Verzögerungszeit kann Stunden, Tage oder Wochen betragen. Verzögerung ist die Zeitspanne, die zwischen einer nachfolgenden Aktion und einer vorhergehenden Aktion vergehen muss.

Was ist ein Lead?

Leads und Durchlaufzeiten beziehen sich auf die Überschneidung geplanter Aktivitäten. Leads werden generiert, wenn eine Phase eines Projekts beginnt, bevor die vorherige Phase abgeschlossen ist. In diesen Szenarien besteht Interesse, wenn der vorherige Vorgang keine Berücksichtigung physischer Einschränkungen erfordert, bevor der nachfolgende Vorgang beginnen kann. In Netzwerkdiagrammen stellen Subtraktionssymbole Ableitungen dar. Dies liegt daran, dass Leads durch die Verdoppelung von Aktivitäten die Projektdauer verkürzen.

Leads sind für Projektplanmanager wichtig, da sie ihnen ermöglichen, Bereiche zu identifizieren, in denen es möglicherweise zu Duplikaten von Aktivitäten kommt, und Zeit sparen können. Beispielsweise würde ein Projekt mit zwei Aktivitäten, von denen die erste vier Tage und die zweite sechs Tage dauert, in 10 Tagen abgeschlossen sein. Wenn Sie jedoch zwei Tage vor Abschluss der ersten Aktivität mit der zweiten Aktivität beginnen können, dauert das Projekt jetzt nur noch acht Tage. Ein Projekt, bei dem jede Aktivität abgeschlossen sein muss, bevor eine andere beginnen kann, hat keine Vorlaufzeit und wird wahrscheinlich hinter dem Zeitplan abgeschlossen.

Wofür werden Lead und Lag verwendet?

Projektmanager nutzen Leads und Lags, um notwendige Verzögerungen zu identifizieren und zeitsparende Möglichkeiten zu planen. Bei der Planung von Projekten kann das Verständnis von Vorlauf- und Verzögerungszeiten Managern dabei helfen, den Fertigstellungstermin eines Projekts genau vorherzusagen. Diese Tools ermöglichen es ihnen auch, Projektphasen zu rationalisieren und unnötige Verzögerungszeiten zu reduzieren.

Leads und Lags können Managern dabei helfen, Ereignisse innerhalb der größeren Projektzeitleiste logisch abzufolgen, Zeitpläne zu erstellen und die Leistung zu verfolgen. Bauleiter, IT-Experten und Projektplaner können Lead und Backlog nutzen, um ihre Projekte zu organisieren, zu planen und zu optimieren. Zu diesem Zweck verwenden Projektmanager manchmal Netzwerkdiagramme, in denen Plussymbole für Verzögerungen stehen, um anzuzeigen, dass mehr Zeit zum Abschluss eines Projekts benötigt wird, und Subtraktionssymbole für Interessen stehen, um anzuzeigen, wie viel Zeit von der Gesamtsumme abgezogen wird.

Verwendung von Lead und Lag in Netzwerkdiagrammen

Planer, Koordinatoren und Manager verwenden Netzwerkdiagramme, um die Beziehungen zwischen den verschiedenen Phasen ihrer Projekte zu veranschaulichen. Diagramme können eine nützliche Möglichkeit sein, Aktivitäten zu modellieren und Vor- und Verzögerungszeiten zu bestimmen, um den Planungsprozess zu optimieren. Netzwerkdiagramme, manchmal auch Prioritätsdiagrammtechnik genannt, ermöglichen Planern die Analyse potenzieller Leads und Verzögerungen, um logische Beziehungen zu identifizieren.

Es gibt vier Arten logischer Beziehungen in einem Präzedenzdiagramm:

• Ende-Anfang-Beziehungen (FS): Eine Ende-Anfang-Beziehung bedeutet, dass eine Aktivität abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann. Ein Beispiel hierfür wäre, zwei Tage zu warten, bis der Putz getrocknet ist, bevor mit dem Streichen begonnen wird.

• Completion-Completion (FF)-Beziehung: In dieser Beziehung hängt die zweite Aktion von der ersten ab, die abgeschlossen werden muss, bevor sie abgeschlossen werden kann. Beispielsweise kann sich der Abschluss der hydraulischen Frakturierung verzögern, bis die Druckprüfung abgeschlossen ist.

• Start-zu-Start-Beziehung (SS): In einer Start-zu-Start-Beziehung muss die vorhergehende Aktivität beginnen, bevor die nachfolgende Aktivität beginnen kann. Beispielsweise müssen Fachleute möglicherweise mit dem Mischen von Chemikalien warten, bis sie mit der Prüfung der Luftqualität beginnen.

• Anfang-zu-Ende-Beziehungen (SF-Beziehungen): Die letzte Art logischer Beziehungen ist die Anfang-zu-Ende-Beziehung. In diesem eher seltenen Szenario kann die Vorgängeraktivität erst beginnen, wenn die Nachfolgeraktivität abgeschlossen ist. Beispielsweise muss die Website möglicherweise warten, bis der Kunde mit dem Surfen beginnt, bevor sie den Bezahlvorgang abschließen kann.

Beispiel für Lead und Lag

Einige reale Beispiele für Vorlauf und Rückstand wären die Ablaufplanung eines Softwareentwicklungsprojekts, die Planung eines Wohn- oder Gewerbebauprojekts oder der Beginn einer Ausgrabung. Hier ist ein Beispiel, das anhand einer Bauanwendung zeigt, wie sich Vor- und Nachlauf auf ein Projekt auswirken können:

Der erste Schritt eines Auftragnehmers beim Start eines Projekts mit vielen beweglichen Teilen kann darin bestehen, eine Liste der abhängigen vorgelagerten Aktivitäten zu erstellen. Sie können damit beginnen, die wichtigsten Phasen ihres Projekts zu beschreiben, z. B. Entwurf, Bau, Installation der Versorgungseinrichtungen und Fertigstellung. Zu diesen Phasen gehören Aufgaben wie Entwurf, Aushub, Rahmung, Klempnerarbeiten, Elektrik, Trockenbau, Malerarbeiten, Fenstereinbau und Landschaftsbau. Einige dieser Aufgaben hängen davon ab, dass andere abgeschlossen werden, bevor sie beginnen können, andere wiederum nicht.

Beispielsweise kann mit dem Trockenbau eines Hauses erst begonnen werden, wenn das Team die elektrischen Leitungen installiert hat. Landschaftsgestaltung und Fenstermontage sind jedoch unabhängig voneinander, sodass beide Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können. In diesem Beispiel kann der Auftragnehmer Beziehungen mithilfe von Tags wie FS und SS kennzeichnen, um Abhängigkeiten zu definieren. Durch das Verständnis logischer Zusammenhänge können Projektmanager die Starttermine von Aufgaben optimieren und Doppelarbeit oder unnötige Verzögerungen vermeiden.

Sie können dann Plus- und Subtraktionszeichen verwenden, um Vor- und Nachlauf anzuzeigen. Wenn mit dem Streichen zwei Tage nach der Installation der Trockenbauwand begonnen werden kann, kann man sich das als FS+2 vorstellen. Die Verzögerungszeit beträgt zwei Tage und die nächste Arbeit kann erst beginnen, wenn die vorherige Arbeit abgeschlossen ist. In diesem Beispielprojekt kann die Verkabelung drei Tage nach Beginn des Rahmens beginnen. Um Strom zu betreiben, müssen Sie den Rahmen nicht fertigstellen, sondern nur starten. Der Auftragnehmer kann dies als SS-3 angeben.