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25. März 2022

Organisationen sind oft sehr groß und komplex und benötigen möglicherweise den Einsatz bestimmter Richtlinien oder Systeme, um zu funktionieren oder zu wachsen. Sie können die organisatorische Kontrolle nutzen, um Menschen dabei zu helfen, gemeinsam auf die Unternehmensziele hinzuarbeiten. Wenn Sie die Arten organisatorischer Kontrollen und Aspekte eines wirksamen Kontrollsystems verstehen, können Sie bessere Richtlinien für Ihr Team oder Unternehmen entwickeln. In diesem Artikel besprechen wir, was organisatorische Kontrolle ist, welche Merkmale ein wirksames Kontrollsystem aufweist und welche Schritte Sie bei der Implementierung organisatorischer Kontrolle in Ihrem Team unternehmen können.

Was ist Organisationskontrolle?

Organisationskontrolle ist der Prozess, den Manager und andere Führungskräfte einer Organisation nutzen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht. Dabei geht es um die Erstellung von Regeln, Verfahren oder Best Practices für eine Einzelperson oder Abteilung in einer Organisation. Mithilfe dieser Richtlinien können Sie die Aktionen Ihres Teams oder anderer Mitglieder Ihres Unternehmens verwalten und so die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens verbessern.

Warum ist organisatorische Kontrolle wichtig?

Organisatorische Kontrolle ist wichtig, weil sie es Ihnen und anderen in Ihrem Unternehmen ermöglicht, sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren und diese zu erreichen. Die Implementierung organisatorischer Kontrollsysteme kann Ihrem Unternehmen helfen, Geld und Zeit zu sparen, indem sie detailliert vorgibt, wie bestimmte Aktivitäten ausgeführt werden sollen, oder sicherstellt, dass Mitarbeiter bestimmte Verkaufsziele erreichen. Es kann Ihnen auch helfen, unerwartete Situationen oder Probleme besser zu bewältigen, da Sie über ein etabliertes System verfügen, auf das Sie zurückgreifen können.

Arten der organisatorischen Kontrolle

Es gibt drei Hauptarten der organisatorischen Kontrolle:

1. Ausgabesteuerung

Output-Kontrolle ist jedes Maß für die organisatorische Kontrolle, das sich auf Dinge konzentriert, die Sie direkt messen können, wie z. B. die Anzahl der Verkäufe, die Anzahl der Kunden, denen Sie helfen, oder die Anzahl der Stunden, die Sie arbeiten. Diese Art der Kontrolle konzentriert sich auf das Endprodukt oder die Ergebnisse einer Aktion. Einige Beispiele für Output-Kontrollen sind Verkaufsquoten, Leads, die Sie in einem bestimmten Zeitraum kontaktieren, und die Menge ungenutzter Zutaten, die Sie am Ende der Woche haben.

2. Verhaltenskontrolle

Während sich die Ausgabekontrolle auf die Ergebnisse einer bestimmten Aktion bezieht, beschreibt die Verhaltenskontrolle die Richtlinien oder Systeme, die diese Aktionen steuern. Verhaltenskontrollen können Anweisungen zur Durchführung bestimmter Aufgaben oder detaillierte Anweisungen zu angemessenem Verhalten am Arbeitsplatz geben. Einige Beispiele für Verhaltenskontrollen umfassen Kleiderordnung, Sicherheitsverfahren und Anwesenheitsrichtlinien.

3. Clankontrolle

Clankontrolle ist eine indirekte Form der Kontrolle, die gemeinsame Erwartungen, Werte und soziale Normen nutzt, um Menschen zu motivieren, auf Unternehmensziele hinzuarbeiten. Diese Form der Kontrolle ist oft mit der Unternehmenskultur verbunden und hilft der Organisation, ihre Ziele zu erreichen, indem sie die dort arbeitenden Menschen motiviert. Zu den Richtlinien, die Einfluss auf die Kontrolle des Clans haben können, gehören Unternehmenstreffen, Gruppentreffen und Unternehmensnewsletter sowie Möglichkeiten für Personen, Vorschläge zur Organisation zu machen.

Was macht ein organisatorisches Kontrollsystem effektiv?

Ein organisatorisches Kontrollsystem ist eine Richtlinie, ein Tool, eine Ressource oder eine Kombination dieser Dinge, die Sie beim Prozess der organisatorischen Kontrolle unterstützen. Effektive Systeme haben oft die folgenden Eigenschaften:

Fokus

Ein Qualitätskontrollsystem konzentriert sich auf die Verbesserung eines bestimmten Aspekts der Unternehmensziele. Wenn ein System einen bestimmten Schwerpunkt hat, kann es Ihnen dabei helfen, zu erkennen, welche spezifischen Prozesse aktiviert werden müssen, was die Gesamteffizienz des Systems verbessern kann. Es kann Ihnen auch dabei helfen, den Erfolg zu messen, da das System ein spezifisches, vordefiniertes Ziel hat.

Integration

Organisatorische Kontrollsysteme funktionieren normalerweise am besten, wenn sie gut in andere Systeme und Richtlinien integriert sind, die bereits in der Organisation vorhanden sind. Integrierte Systeme können Ihnen helfen, den einzigartigen Zweck Ihres Unternehmens zu erreichen, ohne dass es zu Konflikten mit anderen Formen der organisatorischen Kontrollen kommt, die Sie bereits haben. Bevor Sie neue Verwaltungssysteme erstellen, überprüfen Sie Ihre aktiven Richtlinien, um eine korrekte Integration zu ermöglichen.

Annahme

Jede Form der organisatorischen Kontrolle erfordert ein gewisses Maß an Zustimmung aller Mitglieder des Unternehmens oder der Organisation. Wenn Menschen ein Kontrollsystem akzeptieren, ist es wahrscheinlicher, dass sie Richtlinien befolgen, die die Funktionsweise dieses Systems verbessern können. Sie können Ihrem Team helfen, Kontrollsysteme zu akzeptieren, indem Sie Umfragen nutzen, um mehr über ihre Präferenzen zu erfahren, Richtlinienbesprechungen abhalten und Ihre Arbeitskultur oder Clankontrolle verbessern.

Information

Die Bereitstellung von Informationen über die von Ihnen verwendeten Managementsysteme kann Ihrem Team oder anderen im Unternehmen helfen, das System zu verstehen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie den Leitlinien der Richtlinien folgen, und die Wirksamkeit des Systems verbessern. Versuchen Sie beim Erstellen einer neuen Richtlinie oder eines neuen Managementsystems, die Informationen für Ihr Team leicht zugänglich zu machen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Team die Sicherheitsprotokolle Ihres Restaurants befolgt, könnte eine wirksame Richtlinie ein Sicherheitshandbuch umfassen, das die Leute lesen können, oder Schilder und Poster mit relevanten Sicherheitsinformationen an verschiedenen Arbeitsplätzen.

Durchführbarkeit

Um eine wirksame Form der organisatorischen Kontrolle zu schaffen, müssen Sie möglicherweise über die Ressourcen nachdenken, die Ihrem Unternehmen zur Umsetzung von Richtlinien oder Systemen zur Verfügung stehen. Wenn Sie beispielsweise wöchentliche Pizzapartys veranstalten möchten, um Ihren Clan in Schach zu halten, müssen Sie möglicherweise feststellen, ob Ihre Organisation über ein Budget für den wöchentlichen Einkauf von Pizza verfügt. Erwägen Sie, Ihren Vorgesetzten nach den Ressourcen zu fragen, die Sie beim Aufbau eines Systems nutzen können.

Messung

Ein wirksames Qualitätskontrollsystem verfügt über spezifische Kriterien oder eine Reihe von Kriterien, anhand derer es den Fortschritt Ihres Unternehmens genau messen kann. Wenn Sie messen, wie gut eine Richtlinie oder ein System Ihrem Unternehmen dabei hilft, seine Ziele zu erreichen, können Sie feststellen, wie gut eine bestimmte Form der Kontrolle funktioniert. Es kann Ihnen auch mehr Daten liefern, die Sie zum Erstellen neuer Systeme verwenden können.

Wie man organisatorische Kontrolle ausübt

Hier sind einige Schritte, mit denen Sie die organisatorische Kontrolle an Ihrem Arbeitsplatz ausüben können:

1. Legen Sie Ihre Unternehmensstandards fest

Der Zweck der organisatorischen Kontrolle besteht darin, eine Richtlinie oder Kultur zu schaffen, die Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen. Wenn Sie also verstehen, was Ihr Unternehmen erreichen möchte, können Sie entsprechende Richtlinien erstellen. Wenn beispielsweise ein Teddybärunternehmen der weltweit beliebteste Verkäufer von Stofftieren werden möchte, können organisatorische Kontrollinitiativen darauf abzielen, die Kundenbedürfnisse zu erweitern oder zu befriedigen.

2. Entscheiden Sie, was Ihr Managementtyp sein soll

Sobald Sie die Ziele Ihres Unternehmens kennen, können Sie darüber nachdenken, welche Form der organisatorischen Kontrolle Ihnen am besten dabei helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Obwohl die meisten Organisationen eine Kombination aller drei Arten von Kontrollen verwenden, kann die Auswahl eines primären Typs für einen bestimmten Zweck Ihnen dabei helfen, Ihre Richtlinien gezielter auszurichten. Wenn das Hauptziel Ihres Unternehmens beispielsweise darin besteht, den Umsatz zu steigern, können Sie Freigabekontrollformulare erstellen, um den Preis oder die Menge eines verkauften Produkts zu erhöhen.

3. Messen Sie die Leistung Ihres Teams

Wenn Sie messen, wie gut Ihre Organisation ihre Ziele erreicht, können Sie feststellen, wie gut Ihre Richtlinien funktionieren und ob Sie organisatorische Kontrollen ändern oder hinzufügen müssen. Für einige Ziele gibt es physische Messformen, beispielsweise die Anzahl der verkauften Produkte oder die Anzahl der Tage, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Sie können auch subjektive Formen des Fortschritts messen, indem Sie sich Daten zu dieser Fähigkeit ansehen, indem Sie beispielsweise messen, wie gut die Richtlinie die Kreativität fördert, indem Sie aufzeichnen, wie viele unabhängige Projekte Ihr Team jedes Quartal abschließt. Überlegen Sie, welche Messformen für Ihre Zwecke am besten geeignet sind und setzen Sie diese um.

4. Erstellen Sie eine Organisationsstruktur

Sobald die Ziele Ihres Unternehmens klar sind und Sie wissen, wie Sie den Fortschritt Ihres Teams messen, können Sie eine Richtlinie oder Struktur erstellen, die Ihnen dabei hilft, mehr Kontrolle zu erlangen. Wenn Sie beispielsweise Verhaltenskontrollen verwenden möchten, um die Produktivität in Ihrem Coding-Büro zu verbessern, können Sie eine Richtlinie erstellen, die die Websites einschränkt, die Ihr Team auf Firmencomputern besuchen kann, und Software verwenden, um diese Richtlinie durchzusetzen. Obwohl die Clan-Kontrolle eine indirekte Form der organisatorischen Kontrolle ist und keine formellen Richtlinien hat, können Sie dennoch eine Struktur erstellen, beispielsweise regelmäßige Ereignisse oder eine Feedback-Box für das Unternehmen.

5. Experimentieren Sie mit Führungsstilen

Die Art und Weise, wie Sie Ihr Team führen, kann einen direkten Einfluss auf die Ziele Ihres Unternehmens haben und eine große Rolle bei der organisatorischen Steuerung spielen. Möglicherweise wissen Sie jedoch zunächst nicht, welche Führungsstile für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind. Sie können dies ändern, indem Sie sich die Zeit nehmen, verschiedene Führungsstile auszuprobieren und aufzuschreiben, was Sie von jedem Stil halten und wie Ihr Team darauf reagiert.

6. Überprüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation

Die Überprüfung Ihrer Richtlinien kann Ihnen helfen, einen Einblick in die Wirksamkeit Ihrer organisatorischen Kontrollinitiativen zu gewinnen, und es Ihnen möglicherweise ermöglichen, diejenigen zu ändern oder zu ersetzen, die möglicherweise verbessert werden müssen. Erwägen Sie beim Erstellen eines Kontrollformulars die Festlegung eines festen Zeitintervalls und testen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.