Definition und Tipps • BUOM

Der Projektmanager ist in erster Linie dafür verantwortlich, alle Phasen der Projekte des Unternehmens zu überwachen und deren erfolgreichen Abschluss sicherzustellen. Sie entwickeln Dokumente, um Stakeholder zu informieren, Teammitglieder anzuleiten und die Projektdauer festzulegen. Sie können auch Änderungsmanagementpläne erstellen, um sich an Änderungen in den Projektabläufen und Zeitplänen anzupassen. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Bedeutung von Änderungskontrolle, ihrer Bedeutung, den notwendigen Schritten zu ihrer Umsetzung und drei Tipps für deren Verwaltung.

Was ist Change Control im Projektmanagement?

Unter Change Management versteht man den Prozess der Verwaltung und Bewertung von Änderungen an einem Projekt und seinen Abläufen. Änderungskontrollen können dem Projektmanager die Informationen liefern, die er benötigt, um Projekte zu regulieren und sie basierend auf sich ändernden Umgebungen, Bedingungen oder Anforderungen zu ändern. Zum Änderungsmanagement gehört häufig die Verwendung eines Änderungskontrollplans, um den Projektabschluss unabhängig von Änderungen an Verfahren oder Bedingungen sicherzustellen. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, Änderungswünsche zu dokumentieren, zu bewerten und vorzuschlagen und sicherzustellen, dass sich das Projekt effektiv an genehmigte Änderungen anpasst.

Die Bedeutung der Änderungskontrolle

Es ist wichtig, Projektänderungen zu überwachen und Änderungskontrollverfahren effektiv umzusetzen, um potenzielle Risiken zu bewältigen und die Wahrscheinlichkeit negativer Auswirkungen auf die Geschäftsleistung zu verringern. Dies kann dem Projektmanager helfen, Entscheidungen bezüglich Projektänderungswünschen und Projektstruktur zu treffen. Der Zweck des Change-Control-Managements besteht darin, unvorhersehbare Situationen zu bewältigen und unerwünschte Projektergebnisse zu minimieren. Projektmanager können mithilfe von Änderungsmanagementprozessen feststellen, ob ein Projekt im Budget liegt, die Produktivität des Teams verbessern und den Fortschritt messen.

Was ist ein Änderungsantrag?

Eine Änderungsanforderung liegt vor, wenn ein Kunde Änderungen an Produkten und Dienstleistungen wünscht oder glaubt, dass ein Projekt von einer bestimmten Änderung profitieren könnte. Änderungsanfragen sind notwendig, um Änderungen zu dokumentieren und zu verfolgen, damit der Projektmanager etwaige doppelte Anfragen oder frühere Lösungen identifizieren kann. Sie können dem Projektmanager auch dabei helfen, den Teammitgliedern die neuesten Projektänderungen mitzuteilen und zu bestätigen, dass sie die Änderungen verstehen. Die meisten Change-Management-Pläne erfordern häufig Änderungsanfragen.

5 Schritte zur Implementierung der Änderungskontrolle

Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung einer Change-Management-Strategie die folgenden Schritte:

1. Bestimmen Sie den Umfang der Änderung

Einer der Schlüsselfaktoren im Änderungsmanagement ist das Verständnis des Umfangs der potenziellen Änderung. Der Umfang beschreibt Ihren gesamten Projektplan, einschließlich der Projektziele, der Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds und der spezifischen Fristen für die Erfüllung der Projektverantwortlichkeiten. Wenn Sie den Umfang verstehen, können Sie testen, ob eine Änderungsanforderung den Zielen des Projekts entspricht, und feststellen, ob die Anforderung wichtige Informationen enthält, die die Beteiligten berücksichtigen müssen, um eine fundierte Änderung vorzunehmen. Ein gut konzipierter Projektumfang kann durch die folgenden Faktoren bestimmt werden:

• Beschreibung der Projektziele

• Produkte oder Dienstleistungen, die das Projekt entwickeln und bereitstellen kann

• Projektbeschränkungen

• Qualitätssicherungsstandards

2. Bewerten Sie die Auswirkungen möglicher Änderungen

Sobald Sie den Umfang Ihres Projekts verstanden haben, können Sie die Lösungen für die Umsetzung von Änderungen besser verstehen und welche Ergebnisse nach der Umsetzung erzielt werden können. Es ist wichtig, alle Änderungsoptionen zu berücksichtigen und zu berücksichtigen, welche Aspekte des Projekts von jeder Option betroffen sein könnten. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen können, um die Auswirkungen der Änderungen abzuschätzen:

• Könnte sich die Änderung auf den Zeitplan oder das Budget des Projekts auswirken? Wenn das so ist, wie?

• Wer im Team könnte von dieser Änderung betroffen sein?

• Welche Tools benötigen Sie, um Veränderungen umzusetzen?

3. Senden Sie einen formellen Änderungsantrag an das höhere Management.

Organisationen verfügen in der Regel über eine Befehlskette für die Genehmigung von Änderungen an Richtlinien, Verfahren, Jobrollen und Projekten. Die meisten größeren Änderungswünsche erfordern häufig die Zustimmung der Stakeholder des Unternehmens, da diese Ressourcen für Änderungen bereitstellen können, die möglicherweise größere Auswirkungen auf das Projekt und seinen Umfang haben. Die Verwendung eines Änderungsmanagementplans kann dazu beitragen, die Genehmigung von Anfragen zu rationalisieren und Qualitätssicherungsstandards für potenzielle Projektänderungen zu entwickeln.

4. Passen Sie Projektpläne an

Sobald ein Änderungsantrag genehmigt wurde, passen Sie die Projektpläne entsprechend an und dokumentieren Sie die Änderungen. Bei einigen Anfragen müssen Sie möglicherweise den Umfang des Projekts völlig überdenken und neue Ziele, Methoden zum Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder oder die Möglichkeit einer Erhöhung der Budgetzuweisung für das Projekt erkunden. Die Anpassung Ihrer Projektpläne kann Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen über die Wirksamkeit der Systemänderung zu treffen.

5. Kommunizieren und implementieren Sie den genehmigten Änderungsantrag

Die letzte Phase des Änderungsmanagementprozesses umfasst die Implementierung von Änderungsprozessen und die Kommunikation neuer Pläne und Verfahren an alle Teammitglieder. Dadurch soll sichergestellt werden, dass sie die neuen Projektziele verstehen und wissen, wie sie das Projekt innerhalb des Budgets und pünktlich erfolgreich abschließen können. Die Kommunikation genehmigter Änderungen kann auch die Produktivität steigern, da Teammitglieder Änderungsinformationen verwenden können, um ihre Projektaufgaben und deren Ausrichtung auf die Projektziele zu bewerten.

Tipps zum Änderungsmanagement

Hier sind einige hilfreiche Tipps, die Sie vor der Erstellung einer Change-Management-Strategie berücksichtigen sollten:

Nutzen Sie Projektmanagement-Tools

Eine der besten Möglichkeiten, effektive Change-Management-Prozesse sicherzustellen, ist der Einsatz spezieller Projektmanagement-Software. Projektmanagementsoftware kann Vorteile wie eine verbesserte Kommunikation, Zeitmanagement und Ressourcenzuweisung bieten. Kollaborationssoftware kann Teammitgliedern auch die Möglichkeit geben, ihre Verantwortlichkeiten zu visualisieren und ihre Ziele besser zu verstehen. Hier sind einige Beispiele für Collaboration-Software, die Sie in Betracht ziehen könnten:

• Trello

• Microsoft Projekt

• Friedkamp

• Bienenstock

• Asana

Verstehen Sie, wie Sie Risiken identifizieren

Manche definieren Risiko im Projektmanagement als eine Situation, die den erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder seiner Aufgaben beeinträchtigt. Projektmanager berücksichtigen häufig Projektrisiken während des Änderungsmanagementprozesses, um Änderungsmanagementstrategien zu entwickeln, die minimale Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Wenn Sie wissen, wie Sie Risiken identifizieren, bewerten und planen, können Sie effektive Change-Management-Strategien entwickeln, um sich auf möglicherweise auftretende Hindernisse vorzubereiten und sich an Veränderungen anzupassen, sobald ein Hindernis auftritt.

Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan

Ein Change-Management-Plan kann die Produktivität und Effizienz bei Änderungen an einem Projekt erheblich verbessern. Denn Kontrollpläne können es dem Projektmanager ermöglichen, mögliche Hindernisse einzuplanen, Optionen für Veränderungen zu entwickeln und Lösungen vorzubereiten. Diese Pläne können einem Unternehmen dabei helfen, größere Änderungen vorzunehmen, ohne negative Auswirkungen auf Projektzeitpläne, -abläufe und -budget zu erleiden.

Nutzen Sie das Änderungsprotokoll und erstellen Sie ein Änderungsanfrageformular

Die Entwicklung einer Anforderungsvorlage kann Ihnen dabei helfen, Änderungsanforderungen zu verfolgen, zu bewerten und umzusetzen. Vorlagen können dazu beitragen, Änderungsmanagementprozesse zu optimieren, indem sie den Teammitgliedern klare und prägnante Anleitungen zum Einreichen von Änderungsanfragen bieten. Sie können Projektmanagern auch dabei helfen, den Überblick über frühere Änderungen oder Anfragen zu behalten. Eine Vorlage für eine strikte Änderungsanforderung umfasst:

• Welche Aspekte des Projekts möchte die Person ändern?

• Zweck der Änderungen

• Welche Prozesse oder Entscheidungen haben das Management und die Teammitglieder zur Genehmigung in Betracht gezogen und wie wollen sie die Änderungen umsetzen?

• Die Auswirkungen jedes Prozesses oder jeder Entscheidung auf das Projekt

• Beschreibung und Erklärung für jede Lösung

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