Definition und Schritte zu ihrer Erstellung • BUOM

22. Februar 2021

Organisationen profitieren von einem strukturierten Regelwerk, das die Rolle jedes Mitglieds im Projekt klarstellt. Das Projektmanagement kommuniziert Abläufe und weist verschiedene Verantwortlichkeiten zu, um dem Team zu helfen, das Projekt erfolgreich zu verwalten. Wenn Sie im Projektmanagement arbeiten, ist es hilfreich zu verstehen, was Projektmanagement bedeutet. In diesem Artikel besprechen wir Projektmanagement, was es bedeutet und wie es Ihnen zum Erfolg Ihres Projekts verhelfen kann.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine Reihe von Prozessen und Regeln, die Sie bei der Verwaltung eines Projekts unterstützen. Es berichtet über die verschiedenen Aktivitäten der Organisation und teilt Ihnen mit, wer dafür verantwortlich ist.

Was beschreibt Projektmanagement?

Projektmanagement beschreibt Folgendes:

• Information: Das Projektmanagement bietet eine Methode zum Informationsaustausch. Der Austausch konsistenter Daten kann für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung sein.

• Struktur: Das Projektmanagement beschreibt die gesamte Struktur der Organisation sowie das unmittelbare Projektteam. Ihr Projekt hat bessere Erfolgsaussichten, wenn es ein unterstützendes Umfeld hat, beispielsweise wenn die Geschäftsleitung den Projektmanagern eine Vision bietet.

• Menschen. Projektmanagement beschreibt die Ziele, die Projektmanager erreichen müssen. Diese Ziele sind klar, erreichbar und nachhaltig. Für Führungskräfte ist es am besten, sich die Zeit zu nehmen, die Aktivitäten von Projektmanagern zu verstehen, um entsprechende Ziele festzulegen.

Projektmanagement vs. Organisationsmanagement

Projektmanagement unterscheidet sich vom Organisations- oder Tagesmanagement. Organisationsführung ist ein Regelsystem, das einer Organisation hilft, ihre Ziele zu erreichen. Es stellt Praktiken und Prozesse bereit, um ein Unternehmen wie gewohnt zu führen, bietet jedoch nicht den Rahmen für die Umsetzung eines Projekts und die Änderung des Geschäfts.

Das Projektmanagement umfasst folgende Aspekte:

• Vorschriften

• Verfahren

• Prozesse

• Verantwortlichkeiten

• Funktionen

Rollen im Projektmanagement

Im Projektmanagement gibt es drei Hauptrollen:

• Projektinhaber: Der Projektinhaber ist für den Projektmanager verantwortlich.

• Wichtige Stakeholder. Wichtige Stakeholder können Lieferanten, Käufer des Endprodukts oder Personen sein, die das Projekt finanzieren.

• Beratergruppe: Eine Beratergruppe kann bei Projekten nützlich sein, bei denen die Anzahl der Beteiligten so groß ist, dass sie den Entscheidungsprozess beeinflussen kann. Es fungiert als Forum und ermöglicht es den Beteiligten, am Projekt beteiligt zu bleiben.

In großen Unternehmen sorgt das Projektmanagementbüro häufig dafür, dass das Projektmanagement formalisiert und ordnungsgemäß umgesetzt wird. In kleinen Unternehmen wird diese Funktion in der Regel vom Projektmanager wahrgenommen.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagement ist aus folgenden Gründen wichtig, da es Ihnen dabei helfen kann, Projekte erfolgreich durchzuführen:

• Richtige Prozesse: Das Projektmanagement informiert Stakeholder über die passenden Prozesse im Projekt. Die Regeln müssen zur Art des Projekts passen. Beispielsweise erfordert ein IT-Projekt bestimmte technische Techniken wie das Datenmanagement.

• Verantwortlichkeit: Das Projektmanagement stellt der Organisation einen Entscheidungsrahmen zur Verfügung, der Managern, Projektteams und anderen Mitarbeitern dabei hilft, verantwortlich und aufeinander abgestimmt zu bleiben.

• Zeit und Budget. Das Projektmanagement hilft Ihnen, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Projektbeteiligte arbeiten häufig in verschiedenen Abteilungen der Organisation. Das Projektmanagement bringt sie zusammen, um eine effektive Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

• Die richtige Wahl treffen: Das Projektmanagement hilft Ihnen bei der Auswahl des richtigen Projekts für Ihre Organisation, indem es die entsprechenden Informationen, Personen und Strukturen bereitstellt.

• Kommunikation: Das Management umfasst Kommunikationsprotokolle, um sicherzustellen, dass Informationen an die entsprechenden Parteien weitergeleitet werden.

• Ressourcenzuteilung: Das Management priorisiert Ressourcen. Dies trägt dazu bei, Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeitern zu reduzieren.

• Umfang: Ein gut strukturiertes Governance-Modell weist die richtigen Stakeholder zu, um nicht autorisierte Ergänzungen zu Projekten zu moderieren.

• Stakeholder-Management: Das Projektmanagement definiert die Verantwortlichkeiten bestimmter Stakeholder und bildet Gruppen zur Überwachung.

• Projektkultur. Ein Governance-Modell kann das Engagement und Engagement für den Projekterfolg steigern.

• Evaluierungen: Managementgremien arbeiten mit verschiedenen Abteilungen wie IT, Projektmanagement und Finanzen zusammen, um sicherzustellen, dass Evaluierungen alle Aspekte umfassen.

• Projektmanagement als Erfolgsfaktor: Die Bereitstellung der richtigen Ressourcen, Planung und Ziele können zum Erfolg eines Projekts beitragen.

Was ist ein Managementmodell?

Das Managementmodell stellt das koordinierte Zusammenspiel dreier Elemente dar:

Entscheidungsstrukturen

Organisationen verwenden häufig Diagramme, um Entscheidungsstrukturen zu definieren. Viele dreistufige Managementmodelle zeigen deutlich einen hierarchischen Kontrollfluss. Managementdiagramme profitieren von vordefinierten Rollen und Verantwortungsmatrizen, die für mehr Klarheit sorgen und genaue Entscheidungen darüber ermöglichen, wer welche Entscheidungen in der Organisation treffen darf.

Ein Kontrollmodell stellt typischerweise die folgenden Elemente in einem Diagramm dar:

• Lenkungsausschuss: Dies sind die Führungskräfte, die für strategische Investitionen, Entscheidungsfindung, Planung und Organisation verantwortlich sind.

• Vorstand: Der CEO und die Finanzvertreter sind in der Regel für die Berichterstattung und Aufsicht verantwortlich.

• Beratende Ausschüsse: Der Beirat besteht aus Vertretern mehrerer Abteilungen.

• Sponsoren: Dies sind Teammitglieder, die das Projekt unterstützen und Verantwortung übernehmen.

In diesen Diagrammen gehören Makroentscheidungen Managern, Stakeholdern und anderen Entscheidungsträgern im Diagramm. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass viele Wahlen auf der Mikroebene stattfinden. Die Auswirkungen vieler kleiner Mikroentscheidungen von Teammitgliedern auf dem Weg zu ihren individuellen Zielen akkumulieren sich und geben Schwung für den Abschluss des Projekts. Beispiele für kleine Entscheidungen sind die Änderung eines Designs oder die Entscheidung, ein Risiko einzugehen.

Arbeitsanweisungen

Verfahren definieren die Erwartungen des Projekts an die Erzielung kollektiver Ergebnisse. Obwohl Prozesse spezifisch für Ihr Projekt sein sollten, sind einige für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts wichtig und notwendig. Das beinhaltet:

• Den Plan verwalten: Einen Plan haben, um Ergebnisse zu erzielen

• Kommunikationsmanagement: Kommunikation mit Stakeholdern

• Interdependenz managen: Entscheiden, wie man mit anderen Teams zusammenarbeitet

• Scope-Management: Scope-Grenzen verwalten

• Risikomanagement: Bestimmen, wie Risiken vermieden werden können

• Problemmanagement: Hindernisse beseitigen, die die Umsetzung des Plans verhindern

Um festzustellen, welche Prozesse Ihr Projekt erfordert, ist es hilfreich, zunächst die Methoden zu verstehen, die Ihnen am besten dabei helfen, das Projektziel zu erreichen. Mit einem Ziel vor Augen können Sie bestehende Prozesse auswählen oder diese anpassen oder kombinieren, um sie optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Um sicherzustellen, dass der Prozess für Ihr Projekt relevant bleibt, können Sie ihn vorab für den nächsten Schritt überprüfen.

Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Das Kollaborationstool bietet Projektbeteiligten ein System zum Austausch ihrer Beobachtungen und ihres Wissens. Anstatt sich auf das kollektive Gedächtnis zu verlassen, können Unternehmen von einem Tool profitieren, bei dem Teammitglieder Entscheidungen im Verlauf des Projekts protokollieren. Dadurch können Sie viele Fragen beantworten und sich daran erinnern, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde, unabhängig davon, wo Sie sich im Projekt befinden. Durch diese Echtzeitübertragung von Informationen können zufällige Daten in wertvolle Informationen umgewandelt werden.

Schließlich muss ein adäquates Modell Folgendes definieren:

• Berichtsstruktur für Mitarbeiter und Stakeholder

• Wie der Vorstand Risiken kontrolliert

• Wer hat die Zuständigkeit für Rechts-, Prüfungs-, Finanz- und Risikoangelegenheiten?

So verwenden Sie das Projektmanagementmodell

Befolgen Sie diese Schritte, um ein Projektmanagementmodell zu erstellen und zu verwenden:

1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Stakeholder können hochrangige Manager, Mitarbeiter oder mit dem Projekt verbundene Dritte sein. Sobald Sie sie identifiziert haben, erklären Sie ihnen, wie wichtig Projektmanagement ist, um den Übergang zu erleichtern.

2. Priorisieren Sie Ihre Geschäftsziele

Der Lenkungsausschuss priorisiert Geschäftsziele und Initiativen. Ausschussmitglieder können Ziele entwickeln, in denen sie Erfahrung haben. Anschließend arbeiten sie zusammen, um diejenigen zu identifizieren, auf die sie sich konzentrieren sollten.

3. Erstellen Sie die richtigen Prozesse

Erstellen Sie Prozesse, um den Kommunikationsfluss zu klären und festzulegen, wie Sie eine Genehmigung erhalten. Schreiben Sie Regeln und legen Sie Standards fest, die es allen Beteiligten ermöglichen, gemeinsam auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten.

4. Wählen Sie die Ausschussmitglieder aus

Wählen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen aus und weisen Sie ihnen eine klare Rolle zu, um das Projekt abzuschließen. Sie können Ihren Ausschuss bilden, indem Sie Personen auswählen, die nachweislich in der Lage sind, die strategische Ausrichtung des Projekts vorzugeben, zu analysieren und zu steuern und den Stakeholdern und dem Projektteam politische Anweisungen zu geben. Diese Mitglieder werden Projektansätze empfehlen und Gesamtstrategien für die Projektplanung und -umsetzung diskutieren. Dem Lenkungsausschuss gehören in der Regel leitende Manager und leitende Vertreter der Projektkunden an.

5. Kommunizieren Sie klar

Informieren Sie alle Projektbeteiligten über die am Projekt beteiligten Gremien und Prozesse. Die Bereitstellung von Schulungen für Projektteilnehmer zeigt, dass das Management in das Projektmanagement investiert und dazu beiträgt, alle Mitarbeiter einzubeziehen.