Definition und Prozesse • ​​BUOM

13. Mai 2021

Projekte in verschiedenen Branchen benötigen externe Materialien und Ressourcen, um ihre Ziele erfolgreich zu erreichen. Das Projektbeschaffungsmanagement umfasst die Auswahl, Koordination und Wartung dieser Waren und Dienstleistungen und ist ein wichtiger Bestandteil des erfolgreichen Projektabschlusses. Wenn Sie die Prozesse, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Projektbeschaffungsmanagements verstehen, können Sie Ihre Projektziele effektiver erreichen. In diesem Artikel definieren wir Projektbeschaffungsmanagement, diskutieren, wer es nutzt, seine Vorteile und Prozesse und beschreiben die Verantwortlichkeiten von Projektbeschaffungsmanagern.

Was ist Projektbeschaffungsmanagement?

Beim Projektbeschaffungsmanagement geht es um den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu externen Ressourcen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Der Projekteinkaufsmanager kontaktiert Lieferanten, um Produkte und Dienstleistungen zu kaufen, zu leasen oder Verträge abzuschließen, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind. In den meisten Fällen erfolgt die Lieferantenauswahl, nachdem sie sich um eine Partnerschaft mit Unternehmen beworben haben, die ihre Produkte oder Dienstleistungen suchen. Der Projektbeschaffungsmanager ermittelt dann, welche Vorschläge und Partnerschaften für seine Ziele am vorteilhaftesten sind. Es können weitere Verhandlungen stattfinden, um sicherzustellen, dass die Interessen beider Parteien fair vertreten werden.

Wer nutzt Projektbeschaffungsmanagement?

Projektbeschaffungsmanagement kann für eine Vielzahl von Branchen erforderlich sein, deren Projekte Materialien oder Dienstleistungen Dritter erfordern. Die folgenden Branchen nutzen typischerweise Projektbeschaffungsmanagement, um ihre Projektziele zu erreichen:

• Konstruktion

• Produktion

• Maschinenbau

• Technologie

• Finanzen

• Gesundheitspflege

Vorteile des Projektbeschaffungsmanagements

Das Hinzufügen des Beschaffungsmanagements zu Projekten unterschiedlicher Größe und Komplexität bietet mehrere Vorteile, darunter:

Erhöhte Qualität

Das Projektbeschaffungsmanagement ermöglicht es Unternehmen, detaillierte Serviceverträge auszuhandeln, um ihre Anforderungen bestmöglich zu erfüllen, und kann das Vertrauen in die hohe Qualität von Waren und Dienstleistungen stärken. Ein gesteigertes Vertrauen in die Qualität kann den Stakeholdern mehr Vertrauen in den Erfolg des Projekts geben und zu künftigen Investitionen und Finanzierungen führen.

Risikominderung

Der Prozess des Schreibens und Aushandelns von Serviceverträgen kann Unternehmen dabei helfen, ein klareres Verständnis ihrer Lieferantenoptionen zu erlangen und Kosten, Prozesse und Servicequalität zu definieren. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Vertragsverletzungen zu verringern, die den Erfolg des Projekts verzögern oder negativ beeinflussen könnten.

Kontrollierbare Kosten

Sorgfältig ausgehandelte Einkaufskonditionen sind eine gute Möglichkeit, Kosten zu senken und Ausgaben zu kontrollieren. Das Beschaffungsmanagement kann Unternehmen dabei helfen, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Kosten besser zu verstehen und Produkte und Dienstleistungen von Lieferanten auszuwählen, die ihren Anforderungen am besten entsprechen, ohne das Budget zu überschreiten.

Prozesse im Projektbeschaffungsmanagement

Mit dem Produktbeschaffungsmanagement sind vier Schlüsselprozesse verbunden:

1. Beschaffungsplanung

Die Beschaffungsplanung umfasst eine Reihe von Schritten, die dabei helfen, zu bestimmen, welche Ressourcen eine Organisation zum Abschluss eines Projekts benötigt und wie hoch ihr Budget ist. Projektbeschaffungsmanager berücksichtigen bei der Beschaffungsplanung häufig die folgenden Aspekte:

• Materialien und Ressourcen, die zur Fertigstellung des Projekts benötigt werden

• Materialien und Ressourcen, die sie bereits haben und auslagern müssen

• Vertragsvoraussetzungen für externe Beschaffung

• Anforderungen an den Liefertermin

• Wichtige Projektmeilensteine ​​und deren Zeitpunkt

• Rechtliche Bedingungen

• Industriestandards für Material- und Ressourcensicherheit

• Suche nach Lieferanten und Verkäufern

• Partnerschaftskriterien

Am häufigsten verwenden Manager ein schriftliches Dokument als Projektbeschaffungsplan, in dem die oben genannten Überlegungen behandelt und alle anderen wichtigen Informationen aufgeführt werden, z. B. wie mit Änderungen an Lieferterminen oder Vertragsbedingungen umgegangen werden soll.

2. Beschaffung

Nach der Beschaffungsplanung bewerten Projektbeschaffungsmanager Lieferantenvorschläge und wählen Partner basierend auf ihren Projektanforderungen aus. In dieser Phase der Beschaffung finden häufig Verhandlungen mit Lieferanten statt und alle Beteiligten unterzeichnen die vereinbarten Verträge. Projekteinkaufsmanager können in dieser Zeit auch Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen leisten.

3. Beschaffungskontrolle

Sobald Verträge in Kraft treten, werden Beschaffungskontrolle und -management zu wesentlichen Elementen, um Partnerschaften mit Lieferanten aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Dienstleistungen und Produkte während des gesamten Projekts wie beabsichtigt funktionieren. Die Beschaffungskontrolle umfasst häufig:

• Bewerten Sie regelmäßige interne Statusaktualisierungen

• Prüfung von Verträgen mit Auftragnehmern

• Überprüfen Sie Fortschritts- und Leistungsaktualisierungen von Anbietern

• Durchführung von Inspektionen und Audits

• Schätzung von Arbeitsaufträgen

• Gegebenenfalls Gewährung einer Nachzahlung

4. Abschluss des Kaufs

Der Beschaffungsabschluss umfasst alle notwendigen Schritte zur Beendigung einer Partnerschaft oder eines Vertrags. Dies umfasst häufig eine Überprüfung der durchgeführten Arbeiten oder Dienstleistungen, eine Überprüfung etwaiger Änderungen der ursprünglichen Vertragsbedingungen sowie eine Bestätigung der geleisteten und erhaltenen Zahlungen. Organisationen können auch nach Abschluss der Beschaffung einen formellen Haftungsausschluss einreichen. Dieser Vertrag bestätigt, dass der Lieferant die Bedingungen des ursprünglichen Vertrags erfüllt hat und nicht mehr für zusätzliche Beiträge zum Projekt verantwortlich ist.

Aufgaben des Projektleiters im Einkauf

Bei der Projektbeschaffung gibt es mehrere Verantwortlichkeiten von Projektmanagern. Diese können je nach Projekt und seinen Zielen variieren, es gibt jedoch fünf allgemeine Verantwortlichkeiten von Projektbeschaffungsmanagern:

1. Projektinitiierung

Der Projektbeschaffungsmanager kann den Beschaffungsprozess während der Projektinitiierung beginnen. Sie kommunizieren häufig mit dem Management, Vorgesetzten und den für das Projekt zuständigen Teammitgliedern, um Ziele und Zeitpläne zu besprechen. Dazu können auch Diskussionen über Budget, interne Kapazitäten und hohe Erwartungen gehören.

2. Beschaffungsplanung

Der Beschaffungsplan ist ein wichtiger Bestandteil der Abstimmung von Erwartungen und der Organisation von Prozessen. Während der Beschaffungsplanung erstellen Projektmanager häufig Listen und Dokumente, in denen die benötigten Ressourcen und Materialien, Zeitpläne und Meilensteine ​​sowie mögliche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Lieferanten aufgeführt sind. Sie können ihren Bedarf an Auftragnehmern auch über Anzeigen, Online-Networking-Sites und über ihre beruflichen Netzwerke bekannt geben.

Projektbeschaffungsmanager können auch mit dem Management und Führungskräften zusammenarbeiten, um Lieferantenanforderungen und Aktivitäten nach der Beschaffung zu besprechen.

3. Koordination der Stakeholder

An Projekten sind oft mehrere Stakeholder beteiligt, darunter Geschäftsinhaber, Management, Führungskräfte, Projektteams, Haftungsbeauftragte und Berater. Der Projektbeschaffungsmanager ist für die Koordinierung dieser Teams und Einzelpersonen verantwortlich, um ein gegenseitiges Verständnis der Ziele und Zielsetzungen des Projekts sicherzustellen. Lassen Sie sie dazu alle wichtigen Stakeholder identifizieren und sie zu geeigneten Zeitpunkten während des Projekts einbeziehen.

4. Koordination der Lieferanten

Oftmals sind mehrere Lieferanten an demselben Projekt beteiligt. Es ist wichtig, dass Projektbeschaffungsmanager die Bemühungen mehrerer Auftragnehmer effektiv koordinieren. Während dieses Prozesses kann der Projektmanager Teambesprechungen oder Lieferantenvorführungen planen und bei Bedarf die Kommunikation zwischen Auftragnehmern erleichtern.

5. Fortschrittsmeldung

Während sich das Projekt entwickelt und voranschreitet, kommuniziert der Projektbeschaffungsmanager diese Änderungen und Erfolge allen Beteiligten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Teams und Einzelpersonen, die am Projekt arbeiten, über Fristen und Zeitplanänderungen informiert sind. Projektbeschaffungsmanager bestimmen oft, welche Informationen kommuniziert werden müssen, sammeln diese Informationen von Stakeholdern und Lieferanten und teilen sie den entsprechenden Parteien mit. Sie können auch wöchentliche E-Mail-Updates senden, um alle Teammitglieder über den aktuellen Status des Projekts auf dem Laufenden zu halten.