Definition und Phasen • BUOM

Die meisten Unternehmen verlassen sich auf Produkte und Dienstleistungen anderer Unternehmen, die ihnen bei ihren Geschäftsabläufen helfen. Der Einkaufsprozess ermöglicht es einer Organisation, die Wirksamkeit dieser Business-to-Business-Transaktionen zu bewerten. Durch das Verständnis dieses Kaufprozesses können Unternehmen ihre Ausgaben genau verfolgen und möglicherweise Kosten sparen. In diesem Artikel besprechen wir den Kaufprozess und die Schritte zu seiner Umsetzung.

Wie läuft der Kaufprozess ab?

Der Kaufprozess umfasst die Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um eine Transaktion abzuschließen. Im Gegensatz zu Verbrauchern durchlaufen Unternehmen beim Kauf normalerweise einen formellen Prozess. Die Beschaffung für ein Unternehmen kann Recherchen, Input aus verschiedenen Abteilungen, Verhandlungen und Rechnungsstellung erfordern.

Fachleute können den Kaufprozess eng mit dem Beschaffungsprozess verknüpfen. Der Kaufprozess konzentriert sich jedoch mehr auf Strategien wie Verhandlungen und Recherche. Der Kaufprozess konzentriert sich auf den eigentlichen Akt des Kaufs von Produkten und Dienstleistungen.

Warum ist der Kaufprozess wichtig?

Der Einkaufsprozess ist wichtig, da er Unternehmen eine strukturierte Möglichkeit bietet, ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Es ermöglicht auch eine fundiertere Finanzplanung. Ein effektiver Beschaffungsprozess kann dazu beitragen, Diebstahl, Betrug oder illegale Ausgaben zu verhindern, da er die Dokumentation aller Geschäftstransaktionen erfordert.

Schritte im Kaufprozess

Im Folgenden sind die Schritte eines typischen Kaufprozesses aufgeführt:

1. Identifizieren Sie den Bedarf

Der Kaufprozess beginnt, wenn ein Unternehmen erkennt, dass es ein Produkt, ein Tool oder eine Dienstleistung benötigt, die seine Abläufe verbessert. Teammitglieder können bei der täglichen Arbeit dabei helfen, Bedürfnisse zu ermitteln, indem sie ihre Vorgesetzten über alle auftretenden Probleme informieren. Sobald eine Organisation einen Bedarf erkennt, kann sie mit dem Kaufprozess beginnen.

2. Geben Sie die Anforderung an

In dieser Phase untersuchen die Führungskräfte den Bedarf weiter und erstellen einen Plan für genau das, was sie brauchen. Häufige Engpässe bei Druckerpapier führen beispielsweise dazu, dass 500 Blatt Tintenstrahlpapier pro Woche bereitgestellt werden müssen, um eine unterbrechungsfreie Versorgung zu gewährleisten.

Die Person, die den Bedarf erkannt hat, arbeitet häufig mit anderen Teammitgliedern und dem Management zusammen, um die richtige Lösung für das Problem zu finden, insbesondere wenn es um einen größeren Kauf geht. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der einen Bedarf an mehr Druckerpapier feststellt, die Anforderungen selbst festlegen, während der Bedarf an neuen Computersystemen im gesamten Büro wahrscheinlich den Input anderer erfordert.

3. Suchen Sie einen Lieferanten und wählen Sie ihn aus

Finden Sie potenzielle Lieferanten, die das spezifische Produkt oder die Dienstleistung anbieten können, die Sie kaufen möchten. Sie können Ihre eigenen Recherchen online durchführen oder sich an Personen in Ihrem beruflichen Netzwerk wenden, um Empfehlungen einzuholen. Wenn die Versandkosten bei Ihrem Kauf eine Rolle spielen, suchen Sie nach Unternehmen in Ihrer Nähe.

In dieser Phase empfiehlt es sich, mehrere Anbieter in Betracht zu ziehen und miteinander zu vergleichen. Kontaktieren Sie bei Bedarf den Lieferanten und fordern Sie ein Angebot oder einen Vorschlag an. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Lieferanten Faktoren wie Kosten, Zuverlässigkeit und Lieferzeit.

4. Vereinbaren Sie die Ausgaben

In vielen Fällen ist es möglich, mit dem Lieferanten über die Kosten zu verhandeln, insbesondere bei Bestellungen mit hohem Bestellwert oder bei Bestellungen, bei denen Sie davon ausgehen, dass sie regelmäßig wiederholt werden. Kontaktieren Sie den Lieferanten, den Sie in Betracht ziehen, und fragen Sie, ob er bereit ist, über den Preis zu verhandeln. Lieferanten können verhandeln, wenn sie dadurch einen großen oder langfristigen Vertrag für ihr Unternehmen abschließen können.

5. Lassen Sie Ihre Bestellung genehmigen

Bevor Ihr Unternehmen eine Transaktion einleiten kann, müssen Sie möglicherweise eine Auftragsgenehmigung einholen. Dazu kann die Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und der Buchhaltung gehören, um sicherzustellen, dass im Budget genügend Mittel für den Kauf vorhanden sind. In manchen Fällen muss ein Unternehmen möglicherweise auch eine Kreditlinie bei einem Lieferanten eröffnen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, erklären Sie dem Management, warum dieser Kauf notwendig ist und wie Sie mit dem Lieferanten einen angemessenen Preis ausgehandelt haben.

6. Geben Sie Ihre Bestellung auf

Sobald beide Parteien dem Deal zustimmen, können Sie Ihre Bestellung offiziell aufgeben. Konkrete Einzelheiten wie Preis, Lieferzeiten, Gebühren und Installation müssen von beiden Parteien vereinbart werden. Holen Sie sich alles schriftlich und lassen Sie es von Vertretern beider Organisationen unterschreiben. Bewahren Sie dann eine Kopie dieser Vereinbarung zur späteren Bezugnahme in Ihren Akten auf.

7. Empfangen und genehmigen Sie die Bestellung

Überprüfen Sie bei Eingang der Bestellung, ob Probleme mit dem Produkt vorliegen oder ob der Lieferant nicht liefern konnte. Pünktlichkeit ist der Schlüssel, denn wenn es Probleme gibt, muss der Lieferant diese lösen, bevor Sie den Rest der Zahlung freigeben.

8. Bewerten Sie die Leistung des Lieferanten

Unabhängig davon, ob Sie mit einem Lieferanten an einer einmaligen Transaktion zusammenarbeiten oder wiederkehrende Transaktionen einrichten, sollten Sie die Lieferungen Ihrer Lieferanten regelmäßig auf Qualität und Pünktlichkeit überprüfen. Durch die Aufzeichnung dieser Überprüfungen können Sie etwaige Probleme erkennen und nachverfolgen, die später in Ihrem Vertrag auftreten könnten. Halten Sie die Beziehungen zu Lieferanten aufrecht, die weiterhin Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen.

Kaufempfehlungen

Für einen effizienten Beschaffungsprozess sollten Sie die folgenden Best Practices in Betracht ziehen:

Automatisieren Sie den Einkaufsprozess

Versuchen Sie nach Möglichkeit, den Beschaffungsprozess zu automatisieren. Mit Software zur Beschaffungsautomatisierung können Unternehmen den Beschaffungslebenszyklus verkürzen, die Belastung der Teilnehmer verringern, Fehler reduzieren und den Papierkram reduzieren. Software zur Beschaffungsautomatisierung ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen häufig wiederholt bei denselben Lieferanten einkauft.

Führen Sie zuverlässige Aufzeichnungen

Führen Sie während des gesamten Kaufprozesses genaue Aufzeichnungen. Dazu gehören Aufzeichnungen über potenzielle Lieferanten, Verhandlungen, Verkäufe, Retouren und alle anderen Transaktionen. Es kann vorkommen, dass Sie einen anderen Lieferanten in Betracht ziehen möchten oder in einen Streit mit einem bestehenden Lieferanten geraten. Die Führung zuverlässiger Aufzeichnungen in jeder Phase des Kaufprozesses trägt dazu bei, künftige Probleme und Arbeitsbelastungen zu reduzieren.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Bedürfnisse

Geschäftsanforderungen ändern sich ständig. Manchmal braucht ein Unternehmen etwas völlig Neues, und manchmal braucht es eine andere Version von etwas, das es bereits hat. Machen Sie es in Ihrem Unternehmen zur regelmäßigen Praxis, zu analysieren, was Sie aktuell benötigen und ob das, was Sie kaufen, diesen Anforderungen entspricht. Durch die regelmäßige Überprüfung Ihrer Abläufe können Sie Bedürfnisse schneller erkennen und darauf reagieren, sodass Ihr Unternehmen wachsen und gleichzeitig effektive Ausgabenentscheidungen treffen kann.