Definition und Funktionsweise • BUOM

10. September 2021

Die Zeit bis zur Besetzung ist eine Kennzahl, die Ihnen zeigen kann, wie schnell die Personalabteilung eines Unternehmens Kandidaten prüft, interviewt und auswählt. Wenn Sie daran interessiert sind, den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens zu verbessern, könnte es für Sie von Interesse sein, zu wissen, welche Zeit Sie besetzen und wie Sie diese nutzen können. In diesem Artikel erläutern wir, was die Besetzungszeit ist, erklären, wie es funktioniert, und zeigen Möglichkeiten auf, wie Sie die Besetzungszeit Ihres Unternehmens verkürzen und mit der Zeit bis zur Einstellung vergleichen können.

Wann ist die Zeit zum Ausfüllen?

Mit der Besetzungszeit messen Sie die Zeit, die zur Besetzung einer Position benötigt wird. Dies ist eine Kennzahl, die Ihnen zeigen kann, wie lange es dauert, jemanden einzustellen. Dies ist wichtig, da die Personalabteilung häufig einen schnellen und effizienten Einstellungsprozess implementieren möchte, um die Einarbeitungsverfahren zu beschleunigen. Die Besetzungszeit Ihres Unternehmens kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, wie Sie offene Stellen ausschreiben, Kandidaten rekrutieren und neue Mitarbeiter einstellen. Beispielsweise zeigt Ihnen Ihre Zeit bis zur Besetzung möglicherweise, dass Ihr Einstellungsprozess zu lange dauert, und Sie möchten ihn möglicherweise überarbeiten, um ihn zu verkürzen.

Die durchschnittliche Füllzeit kann je nach Faktoren wie Unternehmensgröße, Standort und Branche variieren. Beispielsweise hat ein größeres Unternehmen möglicherweise weniger Zeit für die Personalbesetzung, da es über mehr Ressourcen für die Rekrutierung von Kandidaten verfügt. Ein Unternehmen in einer großen Branche wie dem Gesundheitswesen hat möglicherweise weniger Zeit für die Besetzung, da es möglicherweise mehr Kandidaten gibt, als für die Besetzung offener Stellen erforderlich sind.

Wie funktioniert die Füllzeit?

Es gibt verschiedene Ausgangspunkte, die Sie wählen können, wenn Sie die Zeit für die Besetzung nutzen, z. B. wenn die Personalabteilung eine freie Stelle erstellt oder eine Stelle ausschreibt. Sie können dies auch tun, wenn der Personalchef eine Stelle zur Annahme einreicht. Das Enddatum liegt in der Regel dann, wenn ein Bewerber ein Stellenangebot annimmt, manchmal auch zu Beginn seines ersten Arbeitstages.

Die Füllzeit ist die Anzahl der Tage zwischen dem Start- und Enddatum, die Sie einfach berechnen können. Sie können jedoch die durchschnittliche Besetzungszeit Ihres Unternehmens berechnen, indem Sie die Anzahl der Tage addieren, die für die Besetzung aller Ihrer Stellen in einem bestimmten Zeitraum benötigt wurden, und diese Zahl durch die Anzahl der Stellen dividieren. Wenn Sie beispielsweise vier Stellen besetzt haben und die Besetzung der Stellen 10, 20, 20 und 30 Tage dauerte, würden Sie diese Zahlen addieren und diese Zahl durch vier dividieren. Die Formel sieht so aus:

(10 + 20 + 20 + 30) / 4 = 20 Tage

Die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle in Ihrem Unternehmen beträgt 20 Tage.

So reduzieren Sie die Füllzeit

Hier sind einige Schritte, die Ihrem Unternehmen dabei helfen können, die Füllzeit zu verkürzen:

1. Erstellen Sie ein Empfehlungsprogramm

Erwägen Sie die Erstellung eines Empfehlungsprogramms, das Ihre Kollegen motiviert, einen Kandidaten an Ihr Unternehmen zu empfehlen. Wählen Sie Anreize, die den Mitarbeitern einen überzeugenden Grund geben, jemanden zu empfehlen, beispielsweise einen Bonus. Sobald Sie das Programm erstellt haben, senden Sie regelmäßig Erinnerungen an Ihre Mitarbeiter. Sie können ihnen sogar Stellenbeschreibungen per E-Mail zusenden, damit sie diese problemlos an ihre Empfehlungen weiterleiten können. Ein Empfehlungsprogramm kann dabei helfen, Ihre Stellenausschreibungen bekannt zu machen und den Einstellungsprozess zu beschleunigen.

2. Entwickeln Sie eine Datenbank

Entwickeln Sie eine Datenbank oder Tabelle potenzieller Bewerber. Dazu können frühere Kandidaten gehören, die sich beworben haben, nachdem Sie jemand anderen eingestellt haben, oder Kandidaten, die sich in den letzten Phasen des Einstellungsprozesses befanden. Sie können den Personalvermittler sogar bitten, Jobbörsen nach Kandidaten zu durchsuchen. Mit dieser Datenbank können Sie bei der Ausschreibung einer offenen Stelle die Suche nach neuen Kandidaten vermeiden. Möglicherweise kennen Sie einige oder die meisten Referenzen dieser Kandidaten, was die Zeit für die Auswahl eines Kandidaten verkürzen kann.

3. Suchen Sie ständig nach Kandidaten

Durch die kontinuierliche Suche nach Kandidaten können Sie Ihre Datenbank weiter ausbauen. Wenn Sie dann bei der Suche nach Kandidaten eine offene Stelle haben, können Sie ihnen schneller ein Vorstellungsgespräch anbieten. Sie können diesen Schritt auch dann durchführen, wenn Sie keine offene Stelle haben. So lernen Sie Kandidaten kennen, mit denen Sie Kontakt aufnehmen können, wenn eine Stelle frei wird.

4. Analysieren Sie Ihre Prozesse

Das bedeutet, dass Sie den Einstellungsprozess studieren sollten, um zu sehen, wie lange es dauert, die einzelnen Komponenten abzuschließen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass ein bestimmter Prozess viel länger dauert als andere Aspekte. Wenn beispielsweise das Vorstellungsgespräch doppelt so lange dauert wie andere Einstellungsprozesse, können Sie versuchen zu analysieren, warum es länger dauert. Sobald Sie herausgefunden haben, was so lange dauert, können Sie Lösungen finden, um diesen Schritt zu verkürzen, indem Sie beispielsweise mehr Personal für die Vorstellungsgespräche mit Kandidaten einsetzen und den Vorstellungsgesprächsprozess verkürzen.

5. Nutzen Sie Technologie

Sie können Recruiting-Technologie auch nutzen, um Kandidaten zu finden. Mithilfe von Recruiting-Technologien oder -Programmen können Sie möglicherweise offene Stellenangebote auf verschiedenen Social-Media-Plattformen veröffentlichen. Dies kann die Verbreitung dieser Materialien an ein breiteres Publikum erleichtern. Sie können auch andere Technologien nutzen, um Ihren Einstellungsprozess zu digitalisieren. Beispielsweise können Sie digitale Vorstellungsgespräche oder Onboardings durchführen. Probieren Sie verschiedene Programme aus, mit denen Sie Ihre Einstellungsprozesse verbessern können.

Dass es Zeit ist, jemanden einzustellen

Die Time-to-Hire misst verschiedene Aspekte des Einstellungsprozesses. Die Einstellungszeit beginnt, wenn sich ein Kandidat auf eine Stelle bewirbt, und endet, wenn er ein Stellenangebot annimmt. Dies kann Ihnen zeigen, wie effektiv Ihr Einstellungsprozess ist. Um die Einstellungszeit Ihres Unternehmens zu ermitteln, können Sie den Tag, an dem sich der Bewerber beworben hat, vom Tag der Annahme des Angebots abziehen. Wenn sich ein Kandidat beispielsweise am vierten Tag einer Stellenausschreibung bewirbt und Ihr Angebot am zehnten Tag annimmt, beträgt Ihre Einstellungszeit sechs Tage.

Zeit für die Besetzung vs. Zeit für die Einstellung

Während die Besetzungszeit beginnt, wenn Sie eine Stellenanzeige veröffentlichen, beginnt die Einstellungszeit, wenn Sie den von Ihnen ausgewählten Kandidaten gefunden haben. Mit „Time to Fill“ können Sie messen, wie lange es dauern wird, bis der Einstellungsprozess abgeschlossen ist. Time to Hire misst die Effizienz Ihres Einstellungsprozesses und wie schnell Sie den ausgewählten Kandidaten gefunden haben. Es ist wichtig, beide Indikatoren zu berechnen und zu verfolgen. Möglicherweise benötigen Sie eine kurze Besetzungszeit, damit Sie schneller beginnen können, und Sie möchten möglicherweise, dass Ihre Zeit schneller eingestellt wird, um den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens zu verbessern.