Definition und Funktionsprinzip • BUOM

22. April 2021

Ein Kanban-Board ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, das Ihnen bei der Visualisierung Ihrer Arbeit helfen soll. Projektmanager, Teamleiter und andere Geschäftsleute nutzen Kanban-Boards, um den Fortschritt zu verfolgen, die Effizienz zu steigern und besser organisiert zu werden. Wenn Sie für die Leitung eines Teams oder Projekts verantwortlich sind, kann es hilfreich sein, zu verstehen, was ein Kanban-Board ist, und zu lernen, wie man es verwendet. In diesem Artikel besprechen wir, warum die Verwendung von Kanban-Boards von Vorteil sein kann, geben wichtige Begriffe bekannt, die Sie möglicherweise verstehen müssen, bevor Sie Ihr erstes Kanban-Board auf den Markt bringen, und zeigen Ihnen, wie Sie eines erstellen.

Was ist ein Kanban-Board?

Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet „visuelles Signal“. Ein Kanban-Board ist ein Projektmanagement-Tool, das visuelle Komponenten und spezifische Lieferpunkte verwendet, um die Arbeit zu planen, den Fortschritt zu verfolgen und die Effizienz zu maximieren. Kanban-Boards können von Teams oder Einzelpersonen verwendet werden, um tägliche Arbeitsaufgaben zu organisieren und zu rationalisieren. Je nach Bedarf können Sie entweder ein physisches oder ein digitales Kanban-Board erstellen. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Auswahl der Art des zu verwendenden Kanban-Boards berücksichtigen sollten:

Physische Kanban-Boards

Sie können ein physisches Kanban-Board erstellen, indem Sie ein Whiteboard oder eine Tafel in vertikale Spalten unterteilen. Notieren Sie, welche Phase des Projekts jede Spalte darstellt, und lassen Sie die Teammitglieder dann farbige Haftnotizen verwenden, um die verschiedenen Aufgaben zu kennzeichnen, die erledigt werden müssen. Diese Notizen können Ihre visuellen Hinweise sein, die Ihren Arbeitsablauf strukturieren und es Ihnen ermöglichen, Ihren Fortschritt zu verfolgen. Die Verwendung eines physischen Kanban-Boards kann für kleine Teams oder den persönlichen Gebrauch gut funktionieren.

Digitale Kanban-Boards

Für große Teams oder Gruppen, die remote arbeiten, ist ein digitales Kanban-Board möglicherweise die beste Wahl. Digitale Kanban-Boards ermöglichen jedem in Ihrem Team den Zugriff von überall, was den Arbeitsablauf reibungsloser gestalten kann. Digitale Kanban-Boards lassen sich einfach erstellen und schneller aktualisieren als physische Boards. Sie können Ihnen auch zusätzliche Daten über die Gesamtproduktivität Ihres Teams liefern, z. B. die Möglichkeit, Work-in-Process-Grenzwerte (WIP), kumulative Flussdiagramme und Zykluszeiten zu analysieren. Dies kann Ihnen helfen, fundiertere Entscheidungen über den Arbeitsablauf Ihres Teams zu treffen.

Für die Erstellung digitaler Kanban-Boards stehen zahlreiche Softwaretools zur Verfügung. Sie können eine Suchmaschine verwenden, um Ihre Optionen zu erkunden und diejenige zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Wichtige Kanban-Board-Begriffe, die Sie verstehen sollten

Bevor Sie lernen, wie man ein Kanban-Board erstellt, machen Sie sich mit einigen Schlüsselbegriffen vertraut:

• Visuelle Hinweise. Kanban-Teams nutzen visuelle Hinweise wie Karten, Haftnotizen oder Tickets, um alle ihre Aufgaben aufzuzeichnen. Normalerweise weisen Teammitglieder jedem visuellen Hinweis eine Aufgabe zu.

• Spalten: Spalten sind vertikale Aufgabenlisten, in denen die Aufgaben, an denen alle arbeiten, durch Gruppierung visueller Hinweise basierend auf der Aktivität oder Projektphase, zu der sie gehören, organisiert sind.

• Der Arbeitsprozess. Ein Workflow wird durch die Kombination mehrerer Spalten erstellt, die jeweils die entsprechenden Aufgaben oder visuellen Hinweise für eine bestimmte Phase des Projekts enthalten. Sie können jede Workflow-Spalte mit einfachen Begriffen wie „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“ beschriften, um die Organisation Ihres Teams zu erleichtern.

• Backlog: Ein Backlog ist eine Liste neuer Aufgaben, die von Teammitgliedern entwickelt wurden und die jedes Teammitglied zu seiner To-Do-Liste hinzufügen kann.

• Verpflichtungspunkt: Der Verpflichtungspunkt bezieht sich auf den Moment, in dem ein Teammitglied eine neue Aufgabe aus dem Backlog auswählt, sie zu seiner To-Do-Liste hinzufügt und mit der Arbeit daran beginnt.

• Lieferpunkt: Der Lieferpunkt markiert das Ende des Arbeitsablaufs des Kanban-Teams. Für die meisten Teams ist dies der Zeitpunkt, an dem das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden geliefert wird oder das Projekt abgeschlossen ist.

• Vorlaufzeit: Dies ist die Zeit, die benötigt wird, um von der Zusage bis zur Lieferung zu gelangen. Kanban-Teams arbeiten stets daran, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, damit sie Projekte schneller und effizienter abschließen können.

• WIP-Einschränkungen: WIP-Einschränkungen, auch als Work-in-Process-Einschränkungen bekannt, sind einfache Mechanismen, die dazu dienen, die Anzahl der Aufgaben in einer einzelnen Spalte zu einem bestimmten Zeitpunkt zu begrenzen. WIP-Grenzwerte können Kanban-Teams dabei helfen, festzustellen, ob ein Teammitglied zu viele Aufgaben übernimmt, und gemeinsam an der Verbesserung des Arbeitsablaufs zu arbeiten.

Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Kanban-Boards?

Zu den Vorteilen der Verwendung eines Kanban-Boards gehören:

• Verfolgen und messen Sie den Fortschritt ganz einfach. Digitale Kanban-Boards bieten eine Vielzahl von Tools, mit denen Sie Ihre Leistung analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren können.

• Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuweisen: Mit Kanban-Boards können Sie Aufgaben schnell verschiedenen Teammitgliedern zuweisen und den Überblick behalten, wer für die einzelnen Elemente verantwortlich ist. Teammitglieder können ihrer To-Do-Liste auch neue Aufgaben hinzufügen, indem sie Elemente aus dem Backlog auswählen.

• Komplexe Projekte organisieren: Kanban-Boards erleichtern die Organisation komplexer Projekte, indem sie sie in kleinere Aufgaben unterteilen, farbcodierte visuelle Hinweise bieten und Aufgaben in Spalten gruppieren, um anzuzeigen, zu welcher Phase des Projekts sie gehören.

• Diskussionen anregen: Sie können Kanban-Boards als Werkzeug verwenden, um Diskussionen über Arbeitsabläufe, Prozesse und Verbesserungsbereiche anzuregen. Dies kann Ihnen helfen, die Arbeitsweise Ihres Teams zu verstehen und Systeme zu entwickeln, die die Produktivität maximieren.

• So bleiben alle auf dem Laufenden: Kanban-Boards ermöglichen es jedem, zu sehen, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und welche Aufgaben als nächstes anstehen. Dies kann Teams dabei helfen, Doppelarbeit zu vermeiden, die Kommunikation zu verbessern und Fristen einzuhalten.

• Schnelle Anpassung: Kanban-Boards sind flexibel und ermöglichen es Teammitgliedern, je nach Bedarf neue Aufgaben hinzuzufügen, Aufgaben neu zuzuweisen oder Aufgaben in andere Spalten zu verschieben. Diese Flexibilität kann Kanban-Teams dabei helfen, einen effizienteren Arbeitsablauf zu entwickeln und schnell Anpassungen vorzunehmen, um ihre Ziele zu erreichen.

Tipps zum Erstellen Ihres ersten Kanban-Boards

Sie können Kanban-Boards an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, was bedeutet, dass es mehrere Regeln für deren Erstellung gibt. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines effektiven und effizienten Kanban-Boards helfen:

Machen Sie es visuell

Einer der Gründe, warum Kanban-Boards so nützlich sind, liegt darin, dass sie komplexe oder immaterielle Ideen visuell darstellen. Machen Sie Ihr Kanban-Board visuell, indem Sie Hinweise wie Karten oder Haftnotizen verwenden. Sie können Ihr Kanban-Board auch farblich kennzeichnen, um es auf einen Blick besser lesbar zu machen.

Beschränken Sie jeden visuellen Hinweis auf eine Aufgabe

Durch das Erstellen eines neuen visuellen Hinweises für jede Aufgabe können Teammitglieder, Projektmanager und Stakeholder schnell erkennen, woran die einzelnen Personen gerade arbeiten. Es kann Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob ein Teammitglied zu viele Aufgaben übernimmt, und WIP-Grenzwerte festzulegen, um einen effizienteren Arbeitsablauf zu schaffen.

Begrenzen Sie unvollendete Arbeiten

Überwachen Sie die Arbeit jedes Teammitglieds, um sicherzustellen, dass jeder für die entsprechende Anzahl an Aufgaben verantwortlich ist. Wenn Sie die Anzahl der Aufgaben begrenzen, an denen jeder in einem bestimmten Zeitraum arbeiten kann, können Sie die Effizienz steigern und die Teamarbeit fördern.

Respektieren Sie Ihre Teammitglieder

Kanban-Teams sind selbstorganisierend, was bedeutet, dass jedes Teammitglied eine Führungsrolle übernehmen muss, damit die Gruppe erfolgreich ist. Respektieren Sie andere Teammitglieder, indem Sie sich deren Ideen und Verbesserungsvorschläge aktiv anhören.

Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserung

Sprechen Sie regelmäßig mit sich selbst und anderen Teammitgliedern, um Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem Arbeitsablauf zu ermitteln. Wenn Sie offen für Kritik und Feedback sind, können Sie Durchlaufzeiten verkürzen und effizientere Prozesse entwickeln.

Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern

Selbst wenn Sie ein digitales Whiteboard zur Verwaltung eines Remote-Teams verwenden, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wie jedes Teammitglied seine Aufgaben erledigt, ein tieferes Verständnis für den Prozess Ihres Teams entwickeln und die Teamdynamik stärken.

Beispiel für ein Kanban-Board

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Kanban-Board aussehen könnte:

Vorbereiten

Erstellen

Rücksichtnahme

Veröffentlichen

Treffen mit einem Kunden, um eine Marketingkampagne zu besprechen.

Nehmen Sie Fotos und Videos für Ihre Marketingkampagne auf.

Überprüfen Sie alle Marketingressourcen mit dem internen Team.

Veröffentlichen Sie Ihre Landingpage.

Entwickeln Sie einen Marketingkampagnenplan.

Erstellen Sie eine Zielgruppe in allen sozialen Netzwerken.

Entwickeln Sie einen Vorschlag, der die endgültige Kampagne beschreibt.

Platzieren Sie eine Werbekampagne in sozialen Netzwerken.

Teilen Sie den Plan dem Kunden zur Genehmigung mit.

Erstellen Sie eine Landingpage.

Teilen Sie den Vorschlag dem Kunden zur Genehmigung mit.

Platzieren Sie eine Anzeige auf lokalen Fernsehsendern.

Verfassen Sie Texte für Ihre Anzeige und Zielseite.