Definition und Beispiele • BUOM

26. August 2021

Bei Office Runner-Positionen handelt es sich um administrative Einstiegspositionen, die zur täglichen Verwaltung eines Büros beitragen. Da Büroläufer Aufgaben wie die Zustellung von Post und Nachrichten oder die Arbeit an der Rezeption übernehmen, erfordert die Rolle ein breites Spektrum an sozialen und beruflichen Fähigkeiten. Das Erlernen dieser Fähigkeiten kann Ihnen dabei helfen, sich auf die Entwicklung der richtigen Qualitäten zu konzentrieren, um in der Rolle erfolgreich zu sein. In diesem Artikel besprechen wir, was Büroläuferfähigkeiten sind, geben Beispiele weiter, erklären, wie Sie sie verbessern können, und geben Tipps, wie Sie diese Fähigkeiten hervorheben können.

Was sind die Fähigkeiten eines Büroläufers?

Büroläuferfähigkeiten sind Kompetenzen, die Büroläufer zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben nutzen. Da es sich bei Büroläufern um Fachkräfte handelt, die in ihrem Büro verschiedene Verwaltungsaufgaben erledigen, benötigen sie oft eine Kombination aus Soft- und Technikkompetenzen. Die Fähigkeiten, die sie benötigen, variieren auch je nach Arbeitsumfeld und Branche. Beispielsweise benötigt ein Büroangestellter in einer Anwaltskanzlei möglicherweise grundlegende juristische Kenntnisse. Zu den Schlüsselkompetenzen, die ein Büroläufer möglicherweise benötigt, gehören:

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten

• Front-Office-Kenntnisse

• Kommunikationsfähigkeit

• EDV-Kenntnisse

• Kenntnisse im Umgang mit Bürogeräten, beispielsweise einem Faxgerät

• Lieferkettenmanagement

• Multitasking-Fähigkeiten

• Vertraulicher Umgang mit Dokumenten

• Forschungskompetenz

• Branchenkenntnisse

Beispiele für Office Runner-Fähigkeiten

Hier sind einige der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Büroläufer benötigen könnte, und warum sie wichtig sind:

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Zwischenmenschliche Fähigkeiten beziehen sich auf die Art und Weise, wie Fachkräfte am Arbeitsplatz mit anderen Menschen interagieren. Büroläufer arbeiten in ihrem Büro häufig mit einem breiten Spektrum an Menschen sowie mit Besuchern von Kunden. Wenn Sie wissen, wie Sie effektiv mit einzigartigen Menschen interagieren, können Sie ein positives Arbeitsumfeld aufrechterhalten.

Front-Office-Kenntnisse

Zu den Front-Office-Fähigkeiten gehört die Fähigkeit, mit eingehenden Kunden umzugehen und Verwaltungsaufgaben wie die Verwaltung von Kundeninformationen und die Registrierung auszuführen. In bestimmten Situationen können Büroangestellte auch als Administratoren arbeiten. Wenn Sie also Ihre Front-Office-Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf hervorheben, können Sie Arbeitgebern zeigen, dass Sie ihr Büro effektiv vertreten können. Front-Office-Mitarbeiter entwickeln häufig auch Zeitmanagementfähigkeiten, die ihnen helfen können, sich einen Ruf als Profis zu verschaffen.

Kommunikationsfähigkeit

Zu den Kommunikationsfähigkeiten gehört sowohl das Dolmetschen von Anfragen von Kollegen als auch das Übermitteln klarer Botschaften. In vielen Büros, beispielsweise in Rechts- oder Finanzbüros, überbringen Bürokuriere den Mitarbeitern Nachrichten von externen Parteien. Sie können auch Nachrichten übermitteln, die sich Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens gegenseitig senden, beispielsweise Gespräche zwischen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen. Effektive Kommunikationsfähigkeiten können Ihnen helfen, die notwendigen Informationen zu sammeln und sie klar zu vermitteln, damit der Empfänger die Botschaft versteht.

Computer- und Faxkenntnisse

Für viele Jobs als Bürokaufmann sind Grundkenntnisse im Umgang mit Bürogeräten wie Computern und Faxgeräten erforderlich. Auf Ihrem Computer können Sie Kundendaten verwalten, E-Mails versenden, Berichte erstellen, Tabellenkalkulationen verwalten oder Zeitpläne einsehen. In einigen Büros, beispielsweise Anwaltskanzleien, können Sie Faxgeräte zum Versenden von Verträgen oder anderen vertraulichen Informationen verwenden. Um diese Aufgabe erfolgreich abzuschließen, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie Ihr Faxgerät bedienen, Probleme beheben und Verbrauchsmaterial auffüllen.

Verwaltung von Bürobedarf

Büroangestellte sind häufig für die Verwaltung des Bestands an Büromaterialien wie Stiften und Papier verantwortlich. Dazu kann die Überwachung der aktuellen Vorräte im Büro und die rechtzeitige Bestellung von Nachschub gehören. Einige Büros sind möglicherweise auf der Suche nach Läufern mit Erfahrung im Einkauf von Büromaterial in Geschäften oder der Online-Bestellung.

Multitasking-Fähigkeiten

Beim Multitasking geht es darum, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten. Dazu kann gehören, dass Sie Ihre täglichen Aufgaben priorisieren und sich darauf konzentrieren, sie einzeln zu erledigen, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Aufgaben erledigen und Fristen einhalten können. Wenn beispielsweise die Post in der Regel mittags in Ihrem Büro ankommt, können Sie morgens Büromaterial online bestellen und sich die Post dann am Nachmittag zustellen lassen.

So verbessern Sie Ihre Lauffähigkeiten im Büro

Wenn Sie Ihre Bürokenntnisse verbessern möchten, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

1. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Fertigkeit

Versuchen Sie eine Selbsteinschätzung, um Ihre Stärken und Schwächen zu ermitteln. Wählen Sie dann zunächst die spezifische Fähigkeit aus, die Sie verbessern möchten. Anstatt zu versuchen, verschiedene Fähigkeiten zu verbessern, können Sie sich auf eine konzentrieren, die Ihnen dabei hilft, einen spezifischen Plan für Ihren Fortschritt zu entwickeln. Sobald Sie die erste Fertigkeit verbessert haben, können Sie eine weitere auswählen, die Sie verbessern möchten.

2. Beobachten Sie Ihre Kollegen

Um Ihre Bürokenntnisse zu verbessern, können Sie anderen Fachleuten bei der Ausübung ihrer Aufgaben zusehen. Überlegen Sie, welche Fähigkeiten Ihre Kollegen haben könnten, die für Ihren Job relevant sind, und wie sie diese Fähigkeiten nutzen, um ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Wenn Ihr Kollege beispielsweise ein erfahrener Läufer im Büro ist, können Sie die Techniken, die er zur Erledigung seiner Aufgaben anwendet, beobachten und sie dann anwenden, um effizienter zu arbeiten.

3. Legen Sie SMART-Ziele fest

SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert. Das Erstellen von SMART-Zielen kann Ihnen dabei helfen, die Fähigkeiten zu identifizieren, die Sie verbessern möchten, und einen spezifischen Plan zu entwickeln, um diese zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise daran interessiert sind, Ihre Multitasking-Fähigkeiten zu verbessern, könnten Sie sich zum Ziel setzen, innerhalb von drei Monaten drei neue Priorisierungstechniken auszuprobieren und an einem Webinar zum Thema Multitasking teilzunehmen. Nach drei Monaten können Sie Ihre Fortschritte bewerten und das Gelernte nutzen, um wirksame Ziele für die Zukunft zu setzen.

4. Entdecken Sie Lernmöglichkeiten

Wenn Sie sich mithilfe von Lernressourcen weiterbilden, erhalten Sie Zugang zu Ratschlägen von Fachleuten aus Ihrer Branche. Erwägen Sie die Erkundung von Lernmöglichkeiten wie Webinaren, Online-Kursen, Büchern und Videos, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern. Sie können sich die grundlegenden Aufgaben ansehen, die Büroläufer normalerweise bei der Arbeit ausführen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, auf welche Fähigkeiten Sie bei Ihrer Recherche achten sollten.

Fähigkeiten als Büroläufer am Arbeitsplatz

Hier sind einige Tipps für den Einsatz von Büroläuferfähigkeiten am Arbeitsplatz:

• Mache Notizen. Machen Sie sich Notizen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu verstehen, und geben Sie Referenzen an, die Sie in Zukunft überprüfen können. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Multitasking effektiver zu betreiben.

• Erstellen Sie To-Do-Listen: To-Do-Listen können die Aufgaben klären, die Sie erledigen müssen, was Ihnen dabei helfen kann, bei der Arbeit mehr zu erreichen. Erwägen Sie, in Ihre To-Do-Liste sowohl Aufgaben aufzunehmen, die Sie für Ihren Job erledigen müssen, als auch Aufgaben, die Ihnen beim Erreichen Ihrer Kompetenzentwicklungsziele helfen können.

• Fragen stellen. Indem Sie Fragen stellen, können Sie Managern und Vorgesetzten zeigen, dass Sie daran interessiert sind, Ihr Verständnis für Schlüsselkonzepte am Arbeitsplatz zu entwickeln. Indem Sie nach Informationen fragen, die Sie möglicherweise benötigen, können Sie auch Ihre Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten verbessern.

So stellen Sie Ihre Lauffähigkeiten im Büro unter Beweis

Bevor Sie einen Büroangestellten einstellen, sollten Sie Ihre Fähigkeiten in Ihren Bewerbungsunterlagen hervorheben, damit Personalvermittler und Personalmanager erkennen können, dass Sie die erforderlichen Anforderungen erfüllen. Sie können Ihre Fähigkeiten auf drei Arten hervorheben:

1. Fügen Sie Ihrem Lebenslauf Office Runner-Fähigkeiten hinzu

Sie können Ihre Lauffähigkeiten an verschiedenen Stellen in Ihrem Lebenslauf auflisten. Ziehen Sie in Betracht, einen professionellen Lebenslauf beizufügen, der Ihre stärksten Fähigkeiten hervorhebt und zeigt, was Sie dadurch im Job erreicht haben. Sie können auch einen Abschnitt mit Fähigkeiten einfügen, der Ihre Software- und technischen Fähigkeiten in einer Aufzählungsliste auflistet. Darüber hinaus können Sie die Stellenbeschreibung überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die Fähigkeiten enthalten, nach denen das Unternehmen bei idealen Kandidaten sucht.

2. Berücksichtigen Sie in Ihrem Anschreiben die Fähigkeiten eines Bürokaufmanns.

Wenn Sie detailliertere Angaben zu den Leistungen machen möchten, die Sie in Ihrem Lebenslauf aufgeführt haben, sollten Sie ein Anschreiben verfassen. Beschreiben Sie in Ihrem Anschreiben kurz, wie Sie Ihre Fähigkeiten in früheren Positionen zur Erledigung von Aufgaben eingesetzt haben. Das Einfügen eines Absatzes darüber, wie Ihre Fähigkeiten zur Erfüllung der in der Stellenbeschreibung aufgeführten Aufgaben beitragen können, kann Personalmanagern helfen, zu erkennen, dass Sie gut für die Position geeignet sind.

3. Besprechen Sie die Fähigkeiten eines Büroläufers in einem Vorstellungsgespräch.

Während des Vorstellungsgesprächs fragt Sie der Personalchef möglicherweise nach Ihren Stärken, Ihrer Berufserfahrung und wie Sie mit den Verantwortlichkeiten in Ihrem Job umgehen. Sie können diese Gelegenheit nutzen, um ein konkretes Erlebnis zu besprechen, das Ihren erfolgreichen Einsatz Ihrer Büroläuferfähigkeiten unterstreicht. Erwägen Sie die Verwendung der STAR-Methode, um Fragen effektiv zu beantworten. Bei Verwendung der STAR-Methode können Sie die Situation, die auszuführende Aufgabe, die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen und die Ergebnisse beschreiben.