Definition, Typen und Best Practices • BUOM

Typischerweise arbeiten Gruppen innerhalb eines Unternehmens gemeinsam an Projekten. Wenn Gruppen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ist es wichtig, über funktionale Kommunikationstools zu verfügen, damit jeder versteht, wie er zusammenarbeiten kann, um dieses Ziel zu erreichen. Eine effektive Gruppenkommunikation kann den Teilnehmern helfen, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen, potenzielle Rückschläge zu bewältigen und sich gegenseitig bei der gemeinsamen Arbeit an der Erledigung einer Aufgabe zu unterstützen. In diesem Artikel definieren wir Gruppenkommunikation, erläutern ihre Vorteile, skizzieren einige Kanäle für die Gruppenkommunikation und geben Tipps zur Verbesserung dieser Art der Kommunikation.

Was ist Gruppenkommunikation?

Unter Gruppenkommunikation versteht man das Senden und Empfangen von Nachrichten an mehrere Mitglieder einer Gruppe. Im Geschäftsumfeld nutzen Gruppen diese Art der Kommunikation häufig, um Ideen auszutauschen, Ziele zu definieren und andere Mitglieder zu motivieren. Die Größe der Gruppen kann variieren, in der Regel umfassen sie jedoch mindestens drei und bis zu 20 Mitglieder. Gruppenkommunikation kann für Gruppen jeder Größe von Vorteil sein, von kleinen Fokusgruppen bis hin zu ganzen Abteilungen. Wenn Gruppen effektiv kommunizieren, können sie notwendige Informationen austauschen und gleichzeitig auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Es gibt viele Arten von Gruppenkommunikationskanälen, und es ist wichtig, eine Methode zu wählen, die für die meisten Teilnehmer funktioniert, damit jeder die Gesamtbotschaft erhält und versteht. Gruppenmitglieder können unterschiedliche Kommunikationsstile haben, sodass das Erreichen der Gesamtziele der Gruppe möglicherweise mehr als eine Art der Kommunikation erfordert. Beispielsweise könnte ein Teamleiter wöchentliche Besprechungen abhalten, um die Fortschritte des Teams zu besprechen, und auch E-Mails für eine regelmäßigere Kommunikation nutzen.

Vorteile der Gruppenkommunikation

Gruppenkommunikation hat am Arbeitsplatz viele Vorteile, darunter:

• Ermöglichen Sie den Gruppenmitgliedern, Ideen und Lösungen zu entwickeln, um ihr gemeinsames Ziel zu erreichen.

• Ermutigung der Teilnehmer, Entscheidungen in der Gruppe zu treffen.

• Eine Möglichkeit für das Team schaffen, eine Beziehung zueinander aufzubauen.

• Aufbau von gegenseitigem Respekt und Verständnis zwischen den Gruppenmitgliedern.

• Sorgen Sie für Klarheit und Transparenz der Ziele und Erwartungen.

Gruppenkommunikationskanäle

Hier sind einige gängige Arten von Gruppenkommunikationskanälen:

Persönliche Treffen

Bei einer persönlichen Teambesprechung kommt die Gruppe an einem Ort zusammen, um ihre Fortschritte auf dem Weg zu einem gemeinsamen Ziel zu besprechen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Arbeit anderer Teammitglieder anzuerkennen. Diese Art von Gruppenkommunikationskanal kann für Gruppen mit einem klar definierten Leiter, beispielsweise einem Manager oder Projektleiter, nützlich sein. Diese Leiter können Erwartungen an das Treffen festlegen, eine Tagesordnung festlegen und Feedback von anderen Gruppenmitgliedern einholen.

Telefonkonferenz

Eine Konferenz oder ein Videoanruf ähnelt einer Teambesprechung, ermöglicht Remote-Mitarbeitern jedoch die Teilnahme an der Diskussion von jedem Ort aus, an dem sie arbeiten. Jedes Teammitglied nimmt über eine Telefonkonferenz oder eine Videokonferenzplattform an dem Anruf teil, um die Aufgabe zu besprechen. Eine Telefonkonferenz oder ein Videoanruf funktioniert gut, wenn eine Person den Anruf aufbaut, um Verwirrung darüber zu vermeiden, wann und wie der Anruf stattfindet. Dieser Kommunikationskanal kann auch ideal sein, wenn das Team mit anderen wichtigen Projektbeteiligten kommunizieren möchte, die möglicherweise außerhalb ihrer Organisation arbeiten.

Digitale Nachrichten

Digitale Nachrichten, die per E-Mail oder über eine Online-Messaging-Plattform gesendet werden, können im Vergleich zu Gruppentreffen, Konferenzen oder Videoanrufen eine informellere Art der Kommunikation zwischen Gruppenmitgliedern ermöglichen. Über diesen Kanal können Gruppenmitglieder digitale Nachrichten senden, um Ideen auszutauschen, Fragen zu stellen und über ihre Fortschritte zu berichten. Aufgrund der Unmittelbarkeit der Technologie können Gruppenmitglieder über diesen Kanal schneller Informationen austauschen als über andere. Dieser Kommunikationskanal kann auch eine effektive Wahl sein, wenn es keinen klaren Gruppenleiter gibt, da wahrscheinlich jeder den gleichen Zugang zur Technologie hat.

Anmerkungen

Ein Memorandum, besser bekannt als Memorandum, ist eine schriftliche Nachricht, die ein Mitglied einer Gruppe an andere Mitglieder verteilt. Notizen sind eine formelle Form der Gruppenkommunikation und enthalten in der Regel wichtige Informationen zur Gruppenaufgabe. Ein Memo hat normalerweise eine ähnliche Struktur wie ein Brief, mit dem Datum der Notiz, den beabsichtigten Empfängern und einer Betreffzeile vor der Nachricht. Diese Art von Kommunikationskanal kann gut funktionieren, wenn Teilnehmer, die im selben Büro arbeiten, geheime oder vertrauliche Informationen im Zusammenhang mit ihrem Projekt kommunizieren müssen.

Tipps zur Verbesserung der Gruppenkommunikation

Hier sind einige Tipps für eine effektive Gruppenkommunikation in Ihrem Team:

Ermutigen Sie zu einer offenen Diskussion

Bevor die Arbeit an einem Projekt beginnt, möchten Teammitglieder möglicherweise zu einer Diskussion zusammenkommen, die alle zur Teilnahme an einem Gruppenkommunikationskanal ermutigt. Durch die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation fühlen sich die Mitglieder in der Regel besser in der Lage, ihre Gedanken und Meinungen mit anderen Personen im Team zu teilen. Wenn es einen Gruppenleiter gibt, möchte diese Person möglicherweise eine Richtlinie festlegen, nach der alle Ideen jedes Mitglieds ohne unmittelbares Urteil oder Voreingenommenheit berücksichtigt werden. Diese Art der Anleitung kann dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer bei der Kommunikation in einem Gruppenkanal wohler fühlen.

Legen Sie Verantwortlichkeiten fest

Bei der Arbeit in Gruppen ist es hilfreich sicherzustellen, dass jedes Mitglied eine individuelle Rolle oder Verantwortung hat, damit die Gruppe ihre Gesamtaufgabe erfolgreich abschließen kann. Nehmen Sie sich zu Beginn eines Projekts etwas Zeit, um Ziele festzulegen, wichtige Schritte zum Erreichen dieser Ziele zu skizzieren und ein Teammitglied zu bestimmen, das jeden Schritt überwachen kann. Die Festlegung klarer und spezifischer Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied kann dazu beitragen, Verwirrung oder Missverständnisse hinsichtlich seiner Rolle im Team zu vermeiden und Verantwortlichkeiten zu schaffen, damit jedes Mitglied auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet.

Betonen Sie Teamarbeit

Bei der Arbeit in einer Gruppe kann der Erfolg des Teams davon abhängen, wie gut seine Mitglieder zusammenarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen. Es ist wichtig, ein Gefühl der Teamarbeit zu entwickeln, damit sich jedes Mitglied motiviert fühlt, zum Erfolg der Gruppe beizutragen. Gruppen, die ein Gefühl der Kameradschaft verspüren, können eher effektiv verhandeln und Konflikte schnell und professionell lösen. In einer Teamumgebung sind die Mitglieder möglicherweise auch eher geneigt, sich gegenseitig bei verschiedenen Aufgaben zu helfen, um die Gruppe auf dem Weg zu ihrem gemeinsamen Ziel zu halten.