Definition, Typen und Beispiel • BUOM
Der Projektplan beschreibt den voraussichtlichen Zeitrahmen und dokumentiert die Strategie, Prozesse und Ressourcen, die erforderlich sind, um das Projekt termingerecht abzuschließen. Mithilfe einer Projektplanvorlage können Sie effizienter arbeiten und Ihren Projektzeitplan einhalten. In diesem Artikel besprechen wir die verschiedenen verfügbaren Arten von Projektplanvorlagen und wie Sie diese selbst erstellen können.
Eine Projektplanvorlage ist ein Dokument, das ein Standardformat für einen Projektplan erstellt. Typischerweise enthält es eine Liste der Schlüsselelemente des Projekts, wie z. B. Stakeholder, Umfang, Zeitplan, geschätzte Kosten und Kommunikationsmethoden. Der Projektmanager gibt Informationen basierend auf der Aufgabe ein.
Die Verwendung einer Standardvorlage für alle Projektpläne hat viele Vorteile, darunter:
Es standardisiert den Projektmanagementprozess. Die Verwendung mehrerer Arten von Dokumenten während eines Projekts kann es für Teammitglieder schwierig machen, auf alle Informationen zuzugreifen, die sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. Durch die Erstellung einer Geschäftsprojektvorlage können Mitarbeiter die benötigten Materialien einfach scannen und in einem einzigen Dokument finden.
Dies fördert eine bessere Kommunikation. Eine Projektvorlage beschreibt den gesamten Aktionsplan in einem Standarddokument. Management und Teammitglieder können schnell feststellen, ob das Projekt wie erwartet voranschreitet. Es kann zeitnahes Feedback geben, um das Projekt in die richtige Richtung zu lenken, und Sie können Projektmeilensteine und Zeitpläne aktualisieren, um einen realistischeren Projektstatus widerzuspiegeln.
Er setzt Prioritäten. Mithilfe von Projektplanvorlagen können Sie für jedes an einem Projekt beteiligte Teammitglied spezifische Prioritäten festlegen. Sie dienen als gemeinsames Dokument, auf das Teammitglieder zur Verdeutlichung zurückgreifen können.
Es gibt vier Haupttypen von Vorlagen, die Sie je nach Hauptzweck des Projekts verwenden können:
Aufgabenorientierte Vorlage: Diese Vorlage erstellt einen Leitfaden zum Erreichen kleiner Ziele. Dies eignet sich am besten für kürzere Projekte mit nur wenigen Aufgaben.
Zeitplanorientierte Vorlage. Eine termingesteuerte Vorlage unterteilt ein Projekt in Phasen und erleichtert so die Konzentration auf Meilensteine. Die Länge der Phasen variiert je nach Projektgröße.
Zeitachsenorientiertes Muster: Dieses Muster entwickelt angemessene Abschlusstermine für Aktivitäten auf hoher Ebene, anstatt einzelne Aufgaben zu verwalten. Dies ist bei großen Projekten nützlich, bei denen es viele Schritte gibt.
Gantt-Diagramm-zentrierte Vorlage: Die Gantt-Diagrammvorlage visualisiert die Aufgaben und Aktivitäten des Projekts in Form eines Balkendiagramms, das ihren Abschlussstatus veranschaulicht. Ein Gantt-Diagramm kann den Fortschritt nach Zeit oder nach Teammitglied anzeigen und ist für jedes Projekt nützlich.
Wählen Sie das richtige Programm: Unabhängig davon, ob Sie eine Tabellenkalkulation oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm verwenden, wählen Sie eine Anwendung, mit der Sie eine Vorlage basierend auf Ihrem Projekt erstellen können. Alle Teammitglieder sollten einfachen Zugriff darauf haben.
Erstellen Sie einen Zeitplan: Erstellen Sie einen vorläufigen Zeitplan basierend auf den Aufgaben, die Sie erledigen möchten. Mithilfe eines Gantt-Diagramms können Sie Ihren Zeitplan visualisieren.
Aufgaben nach Farbe trennen: Aufgaben in verschiedene Kategorien einteilen. Sie können sie beispielsweise nach Typ, Zeit, Befehl und Priorität trennen. Verwenden Sie für jede Kategorie unterschiedliche Farben.
Erklären Sie den Prozess anhand von Bildern und Bildern: Erklären Sie die Schritte, die zur Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, um jede Aktion zu erklären. Dadurch wird Ihre Vorlage nicht nur attraktiver, sondern Sie können sich die Schritte auch leichter merken.
Zeigen Sie eine Übersicht über Ihren Projektplan an: Zeigen Sie eine visuelle Zusammenfassung Ihres Projektplans an. Sie können beispielsweise Aufgaben und Meilensteine hervorheben, die jeden Monat erledigt werden müssen.
Erstellen Sie einen Statusbericht: Verschiedene Hindernisse können häufig zu Projektverzögerungen führen. Mit einem Statusbericht in der Vorlage können Sie den Status des Projekts einfacher an andere Stakeholder weitergeben.
Identifizieren Sie Prozesse anhand ihres Namens: Personen können dasselbe mit unterschiedlichen Namen bezeichnen. Um die Konsistenz zu fördern und Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie erwägen, jedem Prozess oder Schritt einfache Überschriften oder Namen zu geben. Nehmen wir an, ein bestimmter Prozess wird „Reinigung mit Wasser“ genannt. Jeder in der Organisation wird wissen, was Sie tun, wenn Sie angeben, dass Sie an der „Wasseraufbereitungsphase“ des Projekts arbeiten.
Mit einem Flussdiagramm veranschaulichen: Die Verwendung von Flussdiagrammen ist eine gute Möglichkeit, jeden Teil eines Projekts miteinander zu verbinden und die Reihenfolge zu veranschaulichen, in der alles ablaufen sollte. Flussdiagramme bieten eine einfache visuelle Darstellung selbst der komplexesten Prozesse.
Richten Sie einen Kalender ein: Wenn das Projekt eine Veranstaltung beinhaltet (z. B. eine Pressekonferenz), kann es hilfreich sein, einen Zeitplan zu erstellen, damit sich das Team rechtzeitig an die Veranstaltung erinnert und sich darauf vorbereitet. Erwägen Sie die Verwendung von Farben, um Veranstaltungen nach Typ oder Datum zu organisieren.
Erstellen Sie Ihr Thema: Während Sie sich mehr auf die Funktionalität der Vorlage konzentrieren sollten, ist es auch wichtig, ihr eine visuelle Anziehungskraft zu verleihen. Eine attraktive und leicht lesbare Vorlage zieht Leser an und erhöht das Vertrauen des Teams.